Le temps de travail : guide ultime pour optimiser votre GTA

Le temps de travail est tout simple le temps qu’on passe à travailler. Cependant, les choses se compliquent une fois que sont pris en considération les différentes lois et régulations du code du travail, les différents types de contrats ou même les différents outils qui existent pour le suivi du temps de travail.

Dans ce guide, nous allons partager avec vous tout ce que vous devez savoir afin d’assurer un suivi et un enregistrement du temps de travail dans votre entreprise qui soient efficaces et simple d’application pour vous et vos collaborateurs.

 

Définition de la gestion du temps de travail 

Le suivi du temps de travail, ou encore appelé gestion du temps et des activités, vise à comptabiliser les heures de travail d’un collaborateur et surtout, les heures supplémentaires ou les heures qui dépassent les horaires habituelles ou celles fixées dans le contrat ou par la loi.

En règle générale, l’heure et la date de début et de fin de la journée de travail sont notées  pour que le temps de travail puisse être calculé. Ces données sont ensuite utilisées à diverses fins telles que le traitement du bulletin de paie ou le calcul des heures supplémentaires … D’autre part, le suivi des heures de travail peut également être utilisé pour créer des analyses de la productivité du personnel et dériver des KPIs RH pour améliorer les stratégies de gestion des ressources humaines.

De nos jours, il existe de nombreuses méthodes pour un enregistrement minutieux des heures de travail pour les entreprises : des feuilles de calcul Excel aux solutions plus modernes tels que des logiciels de suivi du temps de travail.

Il est important pour les entreprises de choisir le bon système de suivi du temps en fonction du budget, du nombre d’employés et des exigences de l’entreprise et du code du travail.

Lois et régulations du suivi du temps de travail 

De nombreuses lois existent autour des heures de travail dans l’entreprise. Qu’il s’agisse des horaires, des outils de suivi du temps ou des feuilles de temps, tout est encadré !

  • Les horaires de travail : les droits et obligations de l’employeur dans le cadre des horaires de travail varient selon le type d’activité de l’entreprise, les postes … L’une des lois principales est l’obligation d’affichage des horaires et d’information des employés (Article D3171-1)
  • Les outils de suivi et d’enregistrement du temps : ces derniers doivent correspondre à de nombreuses exigences afin d’être conforme aux lois. Il est important que cet outil soit infalsifiables, conforme aux lois sur les droits et les libertés individuelles et collectives du personnel, il doit permettre d’éditer les relevés, les collaborateurs doivent pouvoir avoir accès à leurs données de temps de travail et enfin, il doit être conforme au RGPD.

gestion des temps de travail

Calcul du temps de travail 

Le calcul du temps de travail est une étape importante lors de la gestion de toute entreprise. Que ça soit pour évaluer la productivité, répartir les ressources, définir les coûts des projets ou la rémunération des salariés.

Il existe  de nombreuses approches lorsqu’il s’agit de la gestion du temps de travail ainsi que son calcul : par exemple on peut parler d’annualisation du temps de travail, les RTT … aussi le calcul du temps de travail peut se faire par mois ou annuellement.

👉 Voici notre guide sur le calcul du temps de travail

Outils de suivi du temps de travail

Comme on l’a déjà mentionné, il existe de nombreuses méthodes disponibles aujourd’hui pour enregistrer le temps de travail de vos employés. L’horloge telle que nous la connaissons dans le passé a été remplacée par des outils modernes d’enregistrement du temps, tels que les pointeuses digitales, l’utilisation du GPS ou même l’enregistrement du temps à l’aide d’une empreinte digitale. Cependant, des méthodes telles que des feuilles de calcul Excel ou des feuilles de temps papier sont encore fréquemment utilisées par les entreprises et les responsables RH.

Suivi du temps de travail manuel 

Dans ce cas, l’entreprise utilise soit une feuille de temps Excel ou même papier afin d’enregistrer les heures de travail de leurs employés.

Ce système étant certes très économique, il peut être adapté à des entreprises de petite taille, cependant si le nombre d’employés devient important, il sera rapidement propice aux risques de fraudes, d’erreurs et surtout à de nombreuses limitations. 

👉 Retrouvez ici notre modèle de feuille de temps Excel gratuit afin de vous faire votre propre avis

Suivi du temps de travail avec un logiciel 

Logiciel de gestion des temps de travail

Comment Factorial peut vous aider avec votre gestion du temps de travail ?

Factorial vous offre un système de suivi et d’enregistrement du temps de travail combiné à une pointeuse digitale accessible facilement à partir du Desktop ou notre application mobile. Vos employés pourront en un seul clic enregistrer leurs heures de travail.

Vous pourrez définir vos horaires de travail, visualiser les volumes horaires par employé ou par équipes ainsi que télécharger des résumés mensuels et faciliter le calcul des salaires mensuels.

La pointeuse digitale offre différentes options afin de s’adapter aux mieux aux besoins de votre entreprise ainsi qu’aux exigences du code du travail.

Découvrez comment Factorial peut vous assister lors de la gestion des temps de travail 

outil temps travail pointeuse

Système de pointage

Un système de pointage est un système utilisé pour l’enregistrement et le suivi du temps de travail des employés.

Il existe sous plusieurs formes et utilise différentes technologies selon les besoins, comme par exemple :

  • Pointeuse avec géolocalisation
  • Pointeuse avec code QR
  • Pointeuse avec un badge (Badgeuse)
  • Pointeuse biométrique

Il est important de prendre de nombreux facteurs en considération avant de choisir une pointeuse : Les types d’horaires de travail, les informations que vous devez marquer pour un enregistrement conforme, l’utilisation des données enregistrées, …

👉 Découvrez tous ce que vous devez savoir sur les pointeuses 

Infos pratiques pour le suivi du temps de travail

Les heures supplémentaires 

L’une des raisons principales pour la gestion du temps de travail sont les heures supplémentaires. Elles sont toutes les heures travaillées au-delà des 35h autorisées par semaine. Nous pouvons parler aussi dans le cadre d’un contrat à durée déterminée d’heures complémentaires. Il est cependant important de noter que les heures de travail ne peuvent pas dépasser les 10h par jour ou 48h par semaine.

Elles sont strictement régulées de par leur durée et leur rémunération.

👉 Vous pouvez en savoir plus sur les heures supplémentaires 

Modulation du temps de travail 

Il s’agit d’un dispositif qui vise à offrir plus de flexibilité aux entreprises. Il s’applique dans les cas d’entreprises avec de fortes démarcations dans l’activité, selon la saisonnalité. L’une des formes de modulation du temps de travail est l’annualisation du temps de travail.

Un des bénéfices principaux de la modulation du temps de travail reste la flexibilité et la réactivité qu’elle offre aux entreprises en cas de changements brusques dans le volume de ses activités, cependant, elle exige un effort important de suivi du temps de travail effectif de chaque employé. 

👉 Découvrez notre article sur la modulation du temps de travail 

L’annualisation du temps de travail

Une alternative au calcul des heures supplémentaires est l’annualisation du temps de travail. Concrètement, elle consiste en la compensation des heures travaillées au-delà des 35h par semaine, par des heures de repos. 

C’est une approche qui peut s’avérer très utile pour les entreprises qui connaissent une forte saisonalité de leurs activités.

👉 Apprenez en plus sur l’annualisation du temps de travail

Aménagement du temps de travail 

L’aménagement du temps de travail permet de mieux distribuer les volumes d’heures de travail en fonction du niveau d’activité de l’entreprise.

Ce concept devient très utile pour les entreprises dans le cadre de pics d’activité ou au contraire de creux d’activités. Aussi, dans le cas de la production, il est utile pour éviter des surproductions ou des pénuries.

👉 En savoir plus sur l’aménagement du temps de travail 

Conseils pour la gestion du temps de travail 

Encourager gestion temps travail

Comment encourager la gestion du temps de travail ?

La gestion du temps de travail, encore appelée la GTA, est souvent très utile pour les managers, cependant, pour les collaborateurs, elle est parfois perçue comme une tâche additionnelle ou même une corvée. La question se pose donc sur comment peut-on réconcilier les collaborateurs avec la gestion du temps de travail.

Il est important de garder en tête que la GTA a des bénéfices qui concernent aussi les employés comme le fait d’éviter le surmenage au travail et recevoir la rémunération de leurs heures supplémentaires.

Voici quelques exemples d’actions que vous pouvez entreprendre pour encourager la gestion du temps de travail dans votre entreprise :

  • Expliquer son importance aux collaborateurs
  • Montrer l’exemple
  • Partager les résultats obtenus

👉 Découvrez nos conseils sur comment encourager la gestion du temps de travail 

Comment la gestion du temps de travail est liée à la qualité de vie au travail 

Comme on le disait, la gestion du temps de travail résulte aussi en des bénéfices pour les collaborateurs et participe même en l’amélioration de leur qualité de vie au travail et de ce fait de leur productivité !

La gestion du temps de travail offre plus de visibilité sur le volume de travail aux employeurs et aux employés et de se fait elle permet de plus facilement détecter des opportunités pour plus de flexibilité dans les volumes horaires et les horaires de travail. 

Aussi, lorsqu’on utilise un logiciel tel que Factorial RH pour la gestion du temps de travail, on permet aux collaborateurs de se sentir plus autonomes et plus responsables.

👉 On vous invite à lire notre article sur la gestion du temps de travail et la QVT

 

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