En entreprise, une pointeuse horaire est un dispositif qui permet de gérer de manière efficace les temps de travail des salariés en termes de contrôle horaire, mais également des entrées et sorties, des absences ou encore du calcul des heures supplémentaires.
Il s’agit donc d’un outil indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Comment la mettre en place et quels sont les avantages qu’elle offre ?
Table des matières
Comment fonctionne une pointeuse horaire en entreprise ?
Le pointage du personnel dans le Code du travail impose aux entreprises de contrôler les entrées et les sorties de leur personnel.
La pointeuse est alors la solution la plus adaptée pour démontrer que les employeurs respectent leurs obligations.
Les nouveaux types de pointeuse en entreprise vous permettent de suivre les heures de travail effectif tout en respectant la loi.
Le calcul du temps de travail effectif peut vite devenir un problème dans le cadre de différents types d’aménagement comme :
- L’annualisation du temps de travail qui est un type de modulation du temps de travail,
- le temps partiel,
- les RTT
- ou encore des dispositions comme les heures supplémentaires, l’heure de nuit.
NB : Les entreprises qui ne respectent pas la mise en place d’une badgeuse ou d’une pointeuse horaire selon les normes établies par la CNIL sont passibles de sanctions pénales, avec des amendes allant de 750 € (pour une personne physique) à 3 700 € (pour une personne morale).
Les différents types de pointeuse horaire et leur fonctionnement
Il existe différents types de pointeuses horaires.
Quel que soit le modèle choisi par l’entreprise, le dispositif doit nécessairement enregistrer toutes les données de façon fiable.
Pointeuse mécanique
C’est l’une des plus simples et plus anciennes en matière de pointage horaire en entreprise. Les heures d’entrées et de sorties sont enregistrées à l’aide d’une horlogerie.
L’outil fonctionne à partir d’une commande ou d’une carte de pointage.
Pointeuse numérique
Il s’agit ici d’une version améliorée du modèle mécanique.
En plus des fonctionnalités basiques de la pointeuse mécanique, le modèle de pointage numérique permet d’enregistrer les horaires de pointage du personnel, récolter et traiter les données pour pouvoir créer des rapports précis.
Pointeuse mobile
La pointeuse mobile est particulièrement adaptée aux entreprises dont les salariés sont souvent en déplacement ou travaillent en dehors des locaux de l’organisation.
Cet outil est très pratique et permet différents modes de pointage, comme par exemple le pointage par QR code.
Il permet aux employeurs de suivre les informations concernant les salariés depuis leur poste.
Afin de fournir des résultats précis, en accord avec les besoins des entreprises, différents modèles, de plus en plus performants, sont disponibles.
Pointeuse digitale
De plus en plus d’entreprises s’intéressent à la pointeuse digitale. Cette dernière, également appelée pointeuse biométrique, ne cesse de se moderniser, en utilisant des technologies novatrices et plus sûres, comme par exemple le geofencing.
Cet outil remplace le traditionnel badge et repose sur le principe de l’identification du personnel par un détail corporel : visage, iris, empreintes digitales ou contour de la main.
Pointeuse badgeuse
C’est un système de pointage qui est totalement différent des modèles numériques ou mécaniques.
La pointeuse badgeuse, comme son nom l’indique, nécessite l’utilisation d’une carte pour le terminal ou d’un badge pour pointer.
Dans la plupart des cas, elle s’accompagne d’un logiciel de gestion permettant de traiter et de gérer les données.
👉 Découvrez-en plus sur les types de badgeuses qu’il existe
Les 5 avantages de la mise en place d’une pointeuse dans l’entreprise
La gestion des temps de travail des salariés peut très vite devenir un véritable casse-tête. Surtout pour les entreprises avec un effectif important.
L’installation d’une badgeuse ou d’une pointeuse reste alors la meilleure solution pour enregistrer les données, tout en les sécurisant.
1- Optimisation la gestion RH
Grâce à une pointeuse horaire adaptée, fini la gestion des heures en entreprise sur des feuilles de papier. Les salariés enregistrent leurs arrivées et leurs sorties en pointant à l’aide d’une badgeuse.
Quelques secondes suffisent pour la collecte des données de pointage, permettant ainsi aux RH de bénéficier d’un gain de temps considérable.
La gestion des plannings, des heures supplémentaires, des congés, des absences et autres seront optimisées grâce aux données récoltées.
Ce qui permet d’améliorer les performances de chaque individu.
2- Gestion de la paie facilitée
La mise en place d’une pointeuse horaire en entreprise permet de générer de façon rapide tous les éléments variables indispensables au traitement de la paie des salariés.
Les calculs et soldes relatifs aux congés, heures supplémentaires et autres sont générés automatiquement dans des fichiers de pré-paie.
3- Une preuve de justification fiable : plus d’erreur humaine !
Comme les données sur les horaires de travail ne sont pas collectées de façon manuelle, il suffit d’une simple vérification.
Ceci lèvera le moindre doute dans le cas où un membre du personnel croit à une erreur.
C’est aussi valable si une équipe de l’inspection du travail ou encore un organisme de contrôle vient effectuer une visite.
4-Amélioration de la productivité
La pointeuse horaire permettant de gérer les retards, les salariés se responsabilisent en arrivant à l’heure.
Le dispositif permet également de limiter les temps de pause abusifs. L’entreprise pourra donc gagner en productivité.
5- Amélioration du climat social au sein de l’entreprise
Comme la pointeuse d’heures est un dispositif impartial, aucun salarié n’est favorisé plus qu’un autre.
Tous les collaborateurs sont donc sur le même pied d’égalité. Ce qui permet d’améliorer le climat social dans l’entreprise.
Quand faut-il pointer au travail ?
Dans la majorité des cas, si un salarié pointe avant l’heure prévue, il n’aura pas droit à des heures supplémentaires.
Si porter une tenue spécifique au travail est obligatoire, et que le salarié doit être devant son poste de travail à 7 heures du matin, par exemple, il devra pointer avant pour pouvoir s’habiller dans les locaux de l’entreprise.
Le temps d’habillage ne sera pas pris en compte. Néanmoins, il existe des cas où une contrepartie peut être négociée avec les partenaires sociaux.
On l’appelle généralement la prime d’habillage mensuelle.
Si l’entreprise a opté pour des horaires fixes, pointer avant l’heure ne donnera aucun avantage aux salariés.
Concrètement, s’ils pointent à 7 h 55 alors qu’ils devraient commencer à 8 h, ils ne gagnerons pas de temps.
Ceci dit, s’il ne pointe qu’à 8 h, ils perdront du temps de travail effectif. Ce qui sera décompté, même s’ils décident de pointer après l’heure de fin prévue.
Si l’entreprise décide d’opter pour des horaires variables, une plage horaire sera déterminée afin que chaque salarié puisse arriver à l’heure qui lui convient, et de repartir en fonction de cette donnée après ses heures de travail (un peu plus tôt ou un peu plus tard).
La pointeuse horaire en télétravail
Plus de personnes travaillent à domicile, c’est un fait. Les entreprises doivent donc s’adapter et jongler avec la gestion des collaborateurs au bureau et en remote.
Le pointage à distance est donc nécessaire. Il doit être facile et rapide pour vos employés où qu’il se trouve.
👉 Voici comment une pointeuse mobile peut vous aider à gérer le temps efficacement
Comment mettre en place une pointeuse horaire ?
L’installation d’une pointeuse horaire obligatoire au sein d’une entreprise va apporter beaucoup de changements, mais il est possible de tous les anticiper.
Pour la mise en place d’une pointeuse, il est important de respecter toutes les règles en vigueur et d’informer tout le personnel.
Il faut passer par différentes étapes pour ce genre de procédure.
Optez pour un système de pointage répondant à vos besoins
Comme il existe plusieurs types de systèmes de pointage, il vaut mieux peser le pour et le contre de chaque modèle par rapport à votre entreprise avant de prendre une décision.
Mettez en place la pointeuse horaire et faire une déclaration à la CNIL
Pour obtenir une autorisation, il est obligatoire d’informer la CNIL. Cette dernière sera aussi en charge de veiller à la bonne utilisation de la pointeuse.
D’ailleurs, plus aucune utilisation de données personnelles ne peut passer sans un accord de la CNIL.
Prévenez chaque représentant du personnel
En fonction de l’entreprise, il sera nécessaire de consulter les délégués du personnel (ou du CHSCT et du CE) avant d’installer une pointeuse.
Une notice d’information devra leur être fournie avec un récépissé de la déclaration auprès de la CNIL. Après un débat entre les différentes parties, un vote sera réalisé.
Pour que la mise en place de la pointeuse soit officialisée, il faudra rédiger un procès-verbal de la réunion entre les représentants.
Informez les salariés
Une fois toutes les précédentes étapes réalisées, il faudra informer les salariés qui sont les principaux concernés.
Il faudra trouver un moyen de motiver la décision prise par l’entreprise pour que les employés ne voient pas l’installation de la pointeuse comme un moyen de les surveiller.
Les informations qu’il faudra leur donner doivent être claires et précises concernant le mode d’utilisation des installations, le recueil de leurs données, etc.
Anticipez les éventuelles conséquences de l’installation d’une pointeuse en entreprise
Les problèmes d’organisation seront vite mis en avant avec la pointeuse, notamment en ce qui concerne les heures supplémentaires.
Le mieux est de se tenir prêt à négocier des accords pour les temps de travail auprès des représentants du personnel.
Gérer le pointage du personnel grâce à une pointeuse horaire
Avec une pointeuse horaire, vous devrez vous assurer de respecter toutes les règles de décompte et de contrôle du temps de travail afin de payer les salariés en conséquence.
Il faudra bien gérer les congés et les heures supplémentaires. Les données recueillies doivent être archivées pour que l’entreprise puisse les présenter en cas de contrôle.
Vous devrez conserver les récapitulatifs de temps de travail durant 5 ans, comme les bulletins de salaire. Grâce à la pointeuse, il sera plus facile de calculer les taxes et les charges sur le bulletin de salaire.
Pour bien gérer le pointage du personnel, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion des temps lié à votre pointeuse. Grâce à lui, vous pourrez facilement exporter les données et gérer les congés.
Mai aussi les absences, les temps de travail et les heures supplémentaires des salariés et organiser au mieux les plannings de vos équipes.
En travaillant avec cette méthode, la prévention des besoins à court, à moyen et à long terme sera plus simple et vous serez en mesure de réaliser les bulletins de salaire plus rapidement et plus efficacement.
