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Comment calculer le temps de travail du salarié facilement ?

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12 minutes de lecture
Réveil et cahier pour le calcul du temps de travail

Le calcul du temps de travail est un véritable casse-tête pour les RH. C’est un combat social de premier ordre et une variable d’ajustement politique, qui évolue constamment.

Le temps de travail et son suivi sont essentiels pour assurer avec précision la rémunération du salarié par l’employeur, à laquelle peut venir s’ajouter des heures supplémentaires. D’ailleurs, il est bon de rappeler que le nombre d’heures de travail doit apparaître sur la fiche de paie de l’employé. Nous vous aidons à y voir plus claire pour calculer les heures de travail.

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Comment calculer les heures de travail ?

Calculer les heures de travail d’un salarié est une étape cruciale dans le processus de gestion du temps de travail. La rémunération est établie sur la base du calcul précis du temps de travail effectif du salarié.

Le temps de travail effectif englobe toutes les heures pendant lesquelles un salarié est à la disposition de son employeur et est tenu de se conformer à ses directives. Il ne peut pas vaquer librement à ses occupations personnelles pendant cette période.

  • Heures de travail effectif = heures rémunérées par l’employeur

Un salarié à temps plein travaille 35 heures par semaine, soit 151.67 heures par mois et 1607 heures par an. Le salarié à temps partiel travaille lui en principe 28 heures par semaine.

Exemple : Supposons que Marie travaille dans un magasin. Lorsqu’elle est sur son lieu de travail, que ce soit pour accueillir les clients, ranger les étagères, ou effectuer des tâches administratives assignées par son employeur, chaque minute est considérée comme faisant partie de son temps de travail effectif. Même si le magasin est calme pendant certaines heures et que Marie n’a pas de tâches immédiates à accomplir, elle est toujours à la disposition de son employeur et doit se conformer à ses éventuelles directives. Par conséquent, toutes ces heures sont comptabilisées dans son temps de travail effectif et doivent être rémunérées conformément aux lois du travail en vigueur.

En résumé, le calcul du temps de travail d’un salarié ne se limite pas simplement à compter les heures passées au bureau ou sur le lieu de travail, mais englobe toutes les périodes pendant lesquelles le salarié est à disposition de l’employeur. Cette approche garantit une rémunération équitable pour les travailleurs et une conformité aux réglementations en matière de temps de travail.

Comment calculer le temps de travail mensuel ?

Le calcul de la rémunération d’un employé à temps plein est une opération cruciale sur le bulletin de paie, et il repose généralement sur un standard de 151,67 heures par mois. Cette valeur découle de la durée légale de travail hebdomadaire fixée à 35 heures en France. Mais comment obtenons-nous ce chiffre ?

Pour calculer les heures de travail par mois pour un salarié à temps complet, voici la formule :

  • (35 heures x 52 semaines) / 12 mois = 151,67 heures

Exemple : Maintenant, pour illustrer ce concept, considérons un employé nommé Alice. Alice travaille à temps plein avec une rémunération horaire de 15 euros. En janvier, elle a effectué 160 heures de travail. Pour calculer son salaire brut pour ce mois, il suffit de multiplier le nombre d’heures effectuées par son taux horaire. Donc, dans le cas d’Alice :

  • 160 heures x 15 euros/heure = 2 400 euros.

C’est son salaire brut pour le mois de janvier. Ce montant peut ensuite être utilisé comme base pour calculer les déductions fiscales et sociales, aboutissant au salaire net qu’Alice recevra.

Quelles sont les exceptions ?

Ces 35 heures peuvent être susceptibles de modification, en fonction des besoins des entreprises.

Ainsi, au lieu de 35 heures chaque semaine, le salarié peut :

  • travailler 39 heures par semaine, en échange de Réduction de Temps de Travail (RTT), qui sont des congés supplémentaires. Il en obtient donc 4 heures par semaine de 39 heures.
  • ou travailler jusqu’à 48 heures par semaine (maximum légal) pendant plusieurs semaines. La somme des heures travaillées ne doit pas dépasser 1607 heures.

Le temps de travail peut être organisé différemment si le salarié connaît une situation particulière (handicap par exemple).

🚀 Avec Factorial, vous pouvez définir le nombre d’heures qu’un collaborateur doit travailler au cours d’une période hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

heures estimees Factorial

Que se passe-t-il quand il y a des heures supplémentaires ?

Au delà de ce quota d’heures hebdomadaire, l’employeur peut continuer à faire travailler son salarié. Mais dans ce cas, le salaire sera majoré :

  1. De 25% pour les 8 premières heures
  2. De 50% au delà

La limite maximale des heures supplémentaires est fixée à 220 heures par an par salarié, ce qui limite le temps maximal de travail pour un salarié à 1827 heures par an.

Ces dispositions sont susceptibles de varier en fonction des accords collectifs ou de branche.

À NOTER : Les heures supplémentaires sont exonérées de cotisations salariales et d’impôt sur le revenu. À condition qu’elles tiennent compte des dispositions légales en vigueur ou de la convention.

Comment calculer le temps de travail annualisé ?

Dans le cadre du dispositif d’aménagement du temps de travail, les employeurs peuvent mettre en place une méthode de décompte des heures de travail sur une base annuelle. La quantité d’heures que les salariés sont tenus d’accomplir est fixée sur l’ensemble de l’année. Cette approche est connue sous le nom d’annualisation du temps de travail, et elle est soumise à des règles spécifiques.

La durée minimale de travail légale pour un employé à temps plein, soit 35 heures par semaine, équivaut à 1 607 heures par an. Examinons la méthode pour déterminer le temps de travail annuel.

Premièrement, nous avons :

  • Total des jours dans une année : 365 jours.
  • Nombre de samedis et dimanches au cours de l’année : 104 jours.
  • Nombre de jours fériés, à l’exclusion des samedis et dimanches : 9 jours.
  • Jours de congés légaux annuels, soit 5 semaines de congés : 25 jours.

Logiquement, cela signifie que le salarié travaillera 227 jours au cours de l’année :

  • 365 – 104 – 9 – 25 = 227

Deuxièmement, nous avons :

  • Le nombre de semaines de travail sur l’année, calculé en divisant les jours travaillés par semaine (227 jours) par 5 jours (une semaine de travail) : 45,4 semaines.
  • Le nombre d’heures de travail sur l’année, calculé en multipliant les semaines de travail par le nombre d’heures travaillées par semaine (35 heures) : 1 589 heures.

Il est important de noter que l’administration arrondit le nombre d’heures travaillées sur l’année à 1 600 heures pour simplifier les calculs.

Enfin, nous ajoutons la journée de solidarité, qui équivaut à 7 heures. Cela nous donne un total de 1 607 heures de travail annuelles.

Ces calculs se basent sur une semaine de travail standard de 35 heures. Si la durée légale du travail est différente, les résultats seront ajustés en conséquence pour refléter la situation spécifique de l’employé.

Calcul annualisé pour les cadres au forfait

Le calcul annualisé est particulièrement intéressant pour les cadres, qui travaillent en général « au forfait ». C’est-à-dire que le calcul ne base pas sur les 35 heures hebdomadaires, mais sur les 1607 heures annuelles.

Cela implique que parfois, le salarié va travailler 25 heures une semaine, puis 40 la semaine suivante. Pour les salariés en forfait jour, le calcul se fait par rapport au nombre de journées ou demi-journées travaillées.

Exemple en 2022 : Nombre de jours calendaires sur l’année (365) – Nombre de samedis et de dimanches (105) – Nombre de jours ouvrés de congés payés (25) – Nombre de jours fériés en jour ouvré (11) = 224 jours

À NOTER : D’un point de vue légal, la durée maximum des jours travaillés est fixée à 218 jours sur l’année, ce qui inclut la journée de solidarité.

Il faut donc accorder au salarié en forfait : 218 jours – 224 = 6 jours de repos.

Pourquoi les feuilles de temps manuelles ne sont pas les meilleures solutions ?

Vous faites partie des PME qui utilisent des feuilles de pointage ? Prenons cet exemple.

Elles rendent le suivi du temps de travail fastidieux et mènent souvent à la confusion. Une saisie manuelle a de nombreuses conséquences :

  • Manque de précision. Vos employés renseignent le temps approximatif durant lequel ils ont travaillé. Ce sont des estimations qui ne sont pas toujours exactes à 100 %.
  • Moins d’efficacité. À force de remplir des documents à la main, vos collaborateurs finissent par passer leur temps à saisir des chiffres et des dates au lieu de se concentrer sur leurs tâches.
  • Perte de temps. Il faut généralement remplir tous les champs, lignes et colonnes.
  • Plus d’erreurs. Des chiffres qui ne correspondent pas au temps de travail réel peuvent semer le chaos dans l’entreprise. Notamment au moment de la paie.

La digitalisation RH : réponse à un calcul du temps de travail sans fautes

Pour gérer le suivi du temps facilement, un logiciel de gestion des temps est un outil de suivi efficace, pratique, simple d’utilisation et en lequel les salariés et les RH peuvent avoir confiance.

Passer à la digitalisation pour calculer les heures efficacement vous permet d’optimiser la gestion du temps de travail.

Factorial est un outil intuitif qui vous permet d’être conforme à la législation en vigueur.

Le principal problème auquel les PME sont confrontés est le manque d’engagement des employés à remplir les informations de suivi du temps. 

Une solution RH est facile à prendre et ne nécessite aucune connaissance en informatique. En plus, un service support est toujours prêt à vous aider.

Le logiciel vous facilite le suivi des heures en temps réel et vous évite des erreurs de calcul quel que soit le type de contrat.

Vous pourrez :

  • Suivre les heures travaillées au quotidien
  • Valider les feuilles de temps rapidement
  • Faciliter le paiement des heures supplémentaires
  • Agiliser le système de pointage pour vos salariés
  • Créer des autorisations personnalisées…

Comment calculer le temps de travail des salariés ?

Pour calculer les heures de travail mensuel facilement, additionnez les heures effectuées chaque jour, du 1er au 31 du mois.

Il faut savoir qu’il y a une obligation d’avoir au moins un jour de repos dans les 7 jours de la semaine.

Pour le calcul du temps de travail effectif, on prend en considération une base de calcul mensuelle : 

  • Le temps où le salarié est à la disposition de l’employeur,
  • soumis à son autorité,
  • et où il ne peut pas faire des choses personnelles.

Ainsi, peu importe où se situe le salarié, s’il remplit ces trois conditions, on estime qu’il est en train de travailler.

On utilise ce temps de travail effectif comme calcul pour déterminer les heures de travail par mois.

Dans le temps de travail effectif, il faut aussi considérer les points suivants dès qu’ils rentrent dans le cadre du contrat de l’employé :

  • Congés (RTT, congé maternité, congé paternité, congés payés, congés exceptionnels pour événements familiaux)
  • Heures de délégation du CSE
  • Heures de formation
  • Horaires du salarié en astreinte
  • Durée d’une visite médicale…

Une convention ou un accord collectif peut allonger cette liste.

  • Les déplacements professionnels,
  • les astreintes,
  • la formation professionnelle ou les entretiens de suivi avec les managers,
  • les heures de délégation des représentants du personnel,
  • certains congés (RTT, congé maternité, congé paternité, congés payés, congés exceptionnels pour événements familiaux)

🚀 Si vos employés utilisent Factorial pour pointer, vous pourrez facilement exporter des rapports de suivi du temps mensuels pour chacun de vos collaborateurs !

Calculatrice du temps de travail

Vos employés connaissent peut-être la calculette Mauricette. Pour vous responsable du suivi des temps, Factorial a développé sa propre calculatrice d’heure de travail en ligne, vous permettant de télécharger vos feuilles de temps hebdomadaires.

Cette calculette (ou simulateur de calcul du temps de travail) permet de calculer rapidement les heures travaillées par vos employés dans la journée, directement en ligne.

Vous pouvez aussi toujours utiliser un tableau Excel pour calculer les heures de travail que vous pourrez conserver dans un fichier et avoir sous la main à tout moment.

BON à SAVOIR : Pour plus de précision et moins de travail manuel, vous avez un logiciel GTA comme Factorial. Vos employés renseignent leurs heures d’entrée et de sortie, leurs pauses… vous n’avez plus qu’à approuver leur feuille de temps à la fin de la semaine ou du mois, en quelques clics seulement.

Comment sont calculées les 1607 heures ?

En principe, sur toute l’année le calcul des heures de travail  est 35 heures x 52 semaines = 1820h. Cependant, pour déterminer le nombre d’heures travaillées, il faut prendre en compte différents éléments et faire les calculs suivants :

  • Nombre de jours non travaillés
    Il s’agit du repos hebdomadaire (habituellement le samedi et le dimanche) 2j x 52 semaines = 104 jours, des 25 jours de congés annuels, des 8 jours fériés de l’année.  On obtient alors un total de
    104 + 25 + 8 = 137 jours non travaillés.
  • Nombre de jours travaillés
    Nombre de jours dans l’année – Nombre de jours chômés, soit 365 – 137 = 228 jours

Sachant que 228 jours x 7 heures (heures de travail dans une journée) = 1596 heures, que ce chiffre est arrondi à 1600 heures, auquel on ajoute la journée de solidarité de 7h, on obtient un total d’heures travaillés de 1607h.

Aussi, sachez que pour prendre en compte les heures supplémentaires dans le calcul des heures de travail du salarié par an :

  1. On calcule le temps de travail effectif du mois
  2. On verse une rémunération égale à celle des 35 heures, que le salarié ait fait moins ou plus d’heures
  3. À la fin de l’année, on fait le décompte, semaine par semaine, des heures supplémentaires effectuées. Les semaines inférieures à 35 heures viennent compenser les heures supplémentaires.
  4. On verse alors le solde des heures supplémentaires !

Quels sont les pièges à éviter dans le calcul du temps de travail effectif ?

Si quand le salarié part en pause, vous lui demandez de surveiller le téléphone, cela devient du temps travaillé, même si le salarié peut vaquer à ses occupations !

La durée du trajet pour se rendre à un entretien professionnel doit lui être ajouté au calcul du temps de travail effectif ! Le temps d’habillage peut être assimilé à du temps de travail. Tout dépend des circonstances et des conventions en vigueur dans chaque entreprise, établissement ou branche.

Calculer le temps de travail avec un outil de gestion des temps

De nombreuses entreprises continuent d’utiliser des feuilles de temps pour évaluer les horaires de travail de leurs employés. Perte de documents, des données incomplètes, fautes de frappe et répétitivité de cette tâche sont quelques défis qui les amènent de plus en plus à digitaliser ce processus avec un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA).

Les logiciels GTA offrent divers avantages :

  1. Calculs fiables et précis
  2. Conformité réglementaire
  3. Réduction de la charge de travail associée à la gestion manuelle du temps
  4. Preuves concrètes en cas de contrôle de l’inspection du travail.
  5. Sécurisation des données
  6. Alertes en cas de dépassements des durées légales.

Un logiciel GTA permet la comptabilisation précise des heures de travail, des heures supplémentaires, des pauses, des temps de repos, des congés et des absences. Sa flexibilité réside dans son paramétrage personnalisé selon les obligations légales, les conventions d’entreprise et les spécificités des contrats individuels.

Intégré dans un logiciel SIRH,  toutes les données sont centralisées pour une visibilité globale et une gestion proactive grâce à des alertes automatiques.

Questions-réponses sur le calcul du temps de travail

Quelles heures ne rentrent pas dans le calcul du temps de travail effectif ?

Les heures de pauses ne sont pas des heures considérées comme travaillées. À ce titre, toutes pauses, y compris le déjeuner, ne sont pas rémunérées ni incluses dans le temps de travail. Le salarié est libre pendant ces périodes. De plus, le temps de trajet domicile-travail n’est pas compté dans le calcul des heures de travail.

Comment calculer un temps de travail à 70% ?

Pour calculer un temps de travail à 70%, multipliez le nombre d’heures de travail standard par 0,7. Par exemple, si le temps de travail standard est de 40 heures par semaine, le calcul serait : 40 heures x 0,7 = 28 heures. Cela représente 70% du temps de travail standard.

Quelle est la différence entre 35h et 39h ?

La durée hebdomadaire du temps de travail différencie un contrat de travail à 35 heures (durée légale standard en France) et un contrat à 39 heures (va au-delà de la durée légale. Les heures supplémentaires peuvent être compensées par des avantages spécifiques, comme des majorations de salaire).

Le choix entre les deux contarts dépend des besoins de l’entreprise, des accords collectifs, et des préférences des employés. Les contrats à 35 heures sont plus répandus en France, mais d’autres durées peuvent être négociées en fonction des situations particulières.

Qui doit compter les heures de travail ?

Le suivi et le calcul des heures de travail sont généralement de la responsabilité partagée entre l’employeur et l’employé. Cependant, la charge principale incombe à l’employeur, qui doit mettre en place des systèmes de suivi précis, conformes aux lois du travail. Les employés doivent fournir des informations exactes sur leurs heures de travail, notamment en enregistrant leurs arrivées et départs pour déterminer leurs droits aux heures supplémentaires, et assurer une gestion équitable du temps de travail.

Conclusion sur le calcul des heures de travail

Une fois qu’on a compris :

  1. le principe des heures de travail effectif,
  2. la base de 35 heures par semaine,
  3. la possibilité de moduler le calcul avec l’annualisation du temps de travail,

Alors, on sait facilement comment calculer le temps de travail.

Et avec un logiciel spécialisé, la tâche est encore plus simplifiée, vous laissant du temps pour vous et vos équipes.

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Oumaima est une experte de l'analyse de données mais pas que. Au sein de l'équipe de content marketing, elle prête parfois sa plume pour rédiger des articles informatifs, utiles et pratiques pour les RH.

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