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Calcul du temps de travail

Calcul temps de travail : comment s’y prendre ?

Le calcul du temps de travail est un véritable casse-tête pour les RH. C’est un combat social de premier ordre et une variable d’ajustement politique, qui évolue constamment.

Le temps de travail et son suivi sont essentiels pour assurer avec précision la rémunération du salarié par l’employeur, à laquelle peut venir s’ajouter des heures supplémentaires.

D’ailleurs, il est bon de rappeler que le nombre d’heures de travail doit apparaître sur la fiche de paie de l’employé.

Nous vous aidons à y voir plus claire pour calculer les heures de travail.

>>> Téléchargez notre guide sur le suivi du temps de travail

Calcul du temps de travail effectif : que dit la loi ?

La loi prévoit qu’un salarié à temps plein travaille 35 heures par semaine, soit 151.67 heures par mois et 1607 heures par an.

Le salarié à temps partiel travaille lui en principe 28 heures par semaine.

En d’autres termes, le calcul horaire de travail se base sur ces données.

Le temps de travail effectif correspond aux nombre d’heures de travail par mois qu’il faut considérer pour le versement du salaire.

Heures de travail effectif = heures rémunérées par l’employeur

Calcul du temps de travail loi

Des exceptions à prendre en compte

Ces 35 heures peuvent être susceptible de modification, en fonction des besoins des entreprises. C’est notamment le cas dans le cadre de l’aménagement du temps de travail, la modulation du temps de travail et l’annualisation du temps de travail.

Modèle Excel annualisation du temps

Pour résumer, les entreprises ont la possibilité de ne pas faire travailler 35 heures chaque semaine leur salarié.

Ils peuvent, soit : 

  • Les faire travailler 39 heures par semaine, en échange de Réduction de Temps de Travail (RTT), qui sont des congés supplémentaires. Le salarié en obtient donc 4 heures par semaine de 39 heures.
  • Faire travailler un salarié jusqu’à 48 heures par semaine (maximum légal) pendant plusieurs semaines, s’ils permettent au salarié de travailler moins par la suite. La somme des heures travaillées ne doit pas dépasser 1607 heures.
  • Organiser le temps de travail différemment si le salarié connaît une situation particulière (handicap par exemple).

Les heures supplémentaires

Au delà de ce quota d’heures hebdomadaire, l’employeur peut continuer à faire travailler son salarié. Mais dans ce cas, le salaire sera majoré :

  1. De 25% pour les 8 premières heures
  2. De 50% au delà

La limite maximale des heures supplémentaires est fixée à 220 heures par an par salarié, ce qui limite le temps maximal de travail pour un salarié à 1827 heures par an.

Ces dispositions sont susceptibles de varier en fonction des accords collectifs ou de branche.

Comment calculer le temps de travail des salariés ?

Pour calculer les heures de travail, il faut tout d’abord un bon outil de suivi. Vous pouvez utiliser un tableau pour calculer les heures de travail ou encore mieux un logiciel GTA comme Factorial.

Voilà donc comment calculer les heures de travail par mois facilement.

Il faut additionner les heures effectuées chaque jour, du 1er au 31 du mois.

Il faut savoir qu’il y a une obligation d’avoir au moins un jour de repos dans les 7 jours de la semaine.

Calcul du temps de travail par mois

Quelles heures rentrent dans l’assiette de calcul des heures de travail par mois ?

Pour le calcul du temps de travail effectif, on prend en considération une base de calcul mensuelle : 

  • Le temps où le salarié est à la disposition de l’employeur,
  • soumis à son autorité,
  • et où il ne peut pas faire des choses personnelles.

Ainsi, peu importe où se situe le salarié, s’il remplit ces trois conditions, on estime qu’il est en train de travailler. On utilise ce temps de travail effectif comme calcul pour déterminer les heures de travail par mois.

Peuvent aussi rentrer dans ce calcul :

  • Les déplacements professionnels,
  • les astreintes,
  • la formation professionnelle ou les entretiens de suivi avec les managers,
  • les heures de délégation des représentants du personnel,
  • certains congés (RTT, congé maternité, congé paternité, congés payés, congés exceptionnels pour événements familiaux)

Le temps de travail effectif peut s’étendre à d’autres situations régies par une convention collective ou un accord collectif.

Quelles heures ne rentrent pas dans le calcul du temps de travail effectif ?

Les heures de pauses ne sont pas des heures considérées comme travaillées.

A ce titre, le salarié n’est donc pas rémunéré, peut vaquer à ses occupations et le temps n’est pas calculé dans le temps de travail.

Parmi ces pauses, les heures de pause déjeuner ne sont pas inclues non plus dans le calcul.

Le trajet domicile – travail n’est pas non plus considéré dans le calcul du temps de travail.

Quels sont les pièges à éviter dans le calcul du temps de travail effectif ?

Si quand le salarié part en pause, vous lui demandez de surveiller le téléphone, cela devient du temps travaillé, même si le salarié peut vaquer à ses occupations !

La durée du trajet pour se rendre à un entretien professionnel soit lui, être ajouté au calcul du temps de travail effectif !

Le temps d’habillage peut être assimilé à du temps de travail. Tout dépend des circonstances et des conventions en vigueur dans chaque entreprise, établissement ou branche.

Calculer le temps de travail annuel

Le calcul annualisé est particulièrement intéressant pour les cadres, qui travaillent en général « au forfait ».

C’est à dire que leur base de calcul ne s’effectue pas sur les 35 heures hebdomadaires, mais sur les 1607 heures annuelles.

Cela implique que parfois, le salarié va travailler 25 heures une semaine, puis 40 la semaine suivante.

Calculer 1607 heures de travail

Pour faire le calcul des heures de travail du salarié par an, il faut faire le même suivi que pour le calcul du temps de travail par mois : 

  1. On calcule le temps de travail effectif du mois
  2. On verse une rémunération égale à celle des 35 heures, que le salarié ait fait moins ou plus d’heures
  3. A la fin de l’année, on fait le décompte, semaine par semaine, des heures supplémentaires effectuées. Les semaines inférieurs à 35 heures viennent compenser les heures supplémentaires.
  4. On verse alors le solde des heures supplémentaires !

Digitalisation : la réponse à un calcul du temps de travail sans erreurs

Pour gérer le suivi du temps facilement, un logiciel de gestion des temps est un outil de suivi efficace, pratique, simple d’utilisation et en lequel les salariés et les RH peuvent avoir confiance.

Passer à la digitalisation pour calculer les heures efficacement vous permet d’optimiser la gestion du temps de travail.

Le logiciel vous facilite le suivi des heures en temps réel et vous évite des erreurs de calcul quel que soit le type de contrat et les législations en vigueur.

Vous pourrez :

  • suivre les heures travaillées au quotidien
  • valider les feuilles de temps rapidement
  • faciliter le paiement des heures supplémentaires
  • agiliser le système de pointage pour vos salariés
  • créer des autorisations personnalisées…

En conclusion

Une fois qu’on a compris :

  1. le principe des heures de travail effectif,
  2. la base de 35 heures par semaine,
  3. la possibilité de moduler le calcul avec l’annualisation du temps de travail,

alors on sait facilement comment calculer le temps de travail. Et avce un logiciel spécialisé, la tâche est encore plus simplifiée, vous liassant du temps pour vous et vos équipes.

 

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