Logiciel congés pour une gestion des absences automatique, simple et rapide

Un logiciel de gestion des congés permet aux professionnels des ressources humaines d'automatiser les absences, planifiées ou imprévues, de leurs salariés. Le traitement des absences et congés se fait automatiquement à partir d'une base de données sécurisée. Depuis une plateforme web, les salariés peuvent eux-mêmes déclarer leurs absences en quelques clics et les justifier selon une liste d'options de congés proposés par l'entreprise (congés payés, RTT, congés maladies ou congés maternité, déménagement, mariage… ).

Un logiciel de gestion des absences et des congés facilite la communication grâce à la transmission directe des informations entre les salariés, les managers et les RH. 

Si une solution gratuite (Excel, Open Source…) convient à certaines entreprises, elle limite la gestion des congés lorsque les effectifs commencent à être conséquents. Avec un SIRH complet, vous avez toutes les fonctionnalités nécessaires pour optimiser le quotidien de vos services RH (automatisation, dématérialisation, interconnectivité…).

Pour choisir un logiciel de congés, définissez clairement vos besoins.

• Quel est votre budget à allouer à un logiciel de congés ?
• Combien de personnes vont utiliser le logiciel quotidiennement ?
• Avez-vous besoin de consulter le planning des congés en temps réel ?
• Quelles interconnexions devez-vous faire (export vers Quelles interconnexions devez-vous faire (export vers logiciel SIRH paie, logiciel RH, etc.) ?, logiciel RH, etc.) ?
• Avez-vous besoin d'autres fonctionnalités comme la gestion du temps de travail, de la paie ou encore des notes de frais ?

Assurez-vous que votre logiciel de congés respecte bien le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).  A-t-il les certifications adéquates ?

Pour les paramétrages et le suivi du logiciel, un support d'aide accessible et dans votre langue maternelle est indispensable.

Vous devez organiser les plannings de travail de vos collaborateurs, avec moins de personnel et en évitant les chevauchements entre les équipes ? Avec Factorial, vous pouvez commencer à gérer les remplacements dès que vous savez qu'il y aura un congé ou une absence. 

Si vous travaillez avec une planification préalable, vous serez en mesure de mieux gérer votre temps et les congés ne deviendront pas une source de conflit inutile. Si vous voyez les choses comme nous, alors vous avez besoin d'un logiciel de gestion congés et d'absences, car aucune autre méthode ne permettra d'atteindre le résultat que vous et votre équipe attendez.

Organiser les absences et les demandes de congés des collaborateurs est une mission complexe et chronophage qui peut pénaliser l'entreprise quand elle est manuelle. Adopter un logiciel de gestion des congés permet de simplifier considérablement la tâche pour les salariés, les managers, le service des ressources humaines ainsi que le service comptabilité. 

• Un logiciel de gestion des congés permet de gagner du temps

Chaque salarié peut faire une demande de congé directement sur l’interface du logiciel que le manager n'a plus qu'à accepter ou refuser en un seul clic. Les calculs des absences sont réalisés automatiquement en fonction de vos conventions et politiques d'entreprise. Un outil pour les congés permet de gagner plus de 50% de temps sur la gestion des congés et des absences.

• Un logiciel de gestion des congés permet de gagner en performance

Le service RH peut vérifier l’état des compteurs (nombre de jours de congé pris, restants, le nombre de jours d’absence) par salarié et par type de congés et s'assurer qu'il y a toujours quelqu'un pour assurer le service dans chaque département. Grâce à un logiciel de gestion des congés, les dirigeants s'assurent que les absences de chacun n’agissent pas négativement sur l'activité de l’entreprise.

• Un logiciel de gestion des congés favorise la communication interne

Les salariés peuvent gérer en toute autonomie leurs congés ou réaliser une demande directement depuis le portail RH. Une fois fait, ils n’ont plus qu’à attendre la validation de leur responsable. Chacun reçoit des notifications automatiques. Cela allège les processus et réduit les allers-retours par e-mails comme les erreurs de compréhension.

Une feuille de calcul Excel peut sembler être le moyen le plus simple de suivre les congés du personnel, mais c'est en fait celui qui vous demandera le plus de travail. Pourquoi ?

• Votre équipe ne peut pas y accéder globalement.
• Elle doit être mis à jour manuellement
• Vous perdez du temps à approuver les demandes et à équilibrer les absences.
• Le fichier peut être perdu ou endommagé, surtout si c'est un support papier.
• Vous aurez des professionnels qui ne s'occuperont que de ces feuilles de calculs alors qu'ils pourraient avoir plus d'impact sur votre activité.

Le gestionnaire de congés de Factorial calcule automatiquement les jours restants et disponibles, en fonction du contrat du collaborateur ou collaboratrice. Le planning des congés des équipes sera synchronisé directement avec cette base de données des absences et des congés.

Grâce à notre outil de gestion des congés, vous disposerez de toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit.

Créez les absences que vous jugez appropriées, pour faciliter la gestion de ces absences avec votre entreprise et vos employés. Par exemple, vous pouvez créer des absences pour un arrêt maladie ou des jours de déménagement. 

Avec le logiciel congés de Factorial, vous pouvez créer les politiques de congés dont vous avez besoin en fonction de chaque contrat : permis de travail pour les stagiaires, pour les contrats temporaires, pour les CDI et CDD, etc. et elles seront automatiquement appliquées à chaque employé.

Gagnez du temps et des heures de travail répétitif, car vos employés géreront eux-mêmes leurs jours de congé ; vous n'aurez qu'à fixer les règles du jeu et vos managers examineront les demandes de leurs équipes. Finies les chaînes d'e-mails interminables et les dizaines de messages pour demander des congés et programmer des absences. 

Les supervisieurs examinent les demandes reçues (via une notification par mail). Une fois acceptées, elles sont automatiquement mises à jour dans le calendrier et les jours d'absences sont visibles par toute l'entreprise.

Créez et visualisez en un coup d'oeil des tableaux de bord préconçus ou sur-mesure pour obtenir un résumé clair et rapide sur les congés.

Notre plateforme propose des récapitulatifs mensuels et annuels des congés et absences afin que vous puissiez les analyser et prendre de meilleures décisions à l'avenir. 

Maîtrisez l'absentéisme de votre équipe et mesurez les performances de vos employés, sur la base des heures travaillées et des objectifs fixés. Obtenez des rapports à partir d'une base de données unique, mise à jour avec les congés et les jours fériés de votre entreprise.

Il y a 10 types de congés principaux.

Le plus commun, le congé payé, fait partie des avantages sociaux régulés par la loi. Les employés peuvent s’absenter pendant un certain nombre de jours tout en continuant à bénéficier d’une compensation salariale. Tout salarié a le droit d’avoir 2,5 jours de congés par mois de travail chez le même employeur, ce qui fait 5 semaines par année complète de travail. La période de référence pour les congés payés est du 1er juin au 31 octobre. 

On retrouve aussi le congé de fractionnement, les congés sans solde, les congés exceptionnels (congé sabbatique, congé parental d’éducation, congé de création d’entreprise, projet de transition professionnelle), les congés médicaux, les congés pour raisons familiales, le congé d’ancienneté et enfin le RTT. Pour tout savoir sur ces congés, consultez notre article de blog détaillé sur les types de congés. 

Est-il possible de paramétrer différents régimes et types de congé sur Factorial ? 

Avec un logiciel de gestion de congés comme Factorial, vous pouvez créer des politiques de congés personnalisées et vos employés peuvent choisir l'option la plus appropriée au moment de leur demande de congés. 

Existe-t-il un résumé des absences sur la solution Factorial ?

Vous avez accès à un résumé des absences téléchargeable.

L'employé, son manager et administrateur ont accès aux données sur les congés du salarié. Ils peuvent consulter le planning, le solde de congés et les justificatifs de demande de congés fournis s'il y en a. En fonction du paramétrage du logiciel de congés, l'équipe peut visualiser le calendrier des absences et congés de leurs collègues. 

Est-ce que l'administrateur peut faire une demande à la place du salarié ? 

L'administrateur peut ajouter une absence au planning du salarié, ou un congé s'il informe le salarié 2 mois avant son ouverture. 

Est-il possible de joindre un document à sa demande d'absence ? 

Le salarié peut ajouter un document justificatif quand celui-ci lui est demandé. Par exemple, s'il est absent pour un décès, il pourra ajouter un justificatif de décès.

Les jours fériés sont bien pris en compte et indiqués dans le logiciel de gestion des congés Factorial, directement sur le calendrier des absences. Ces jours ne sont, en principe, pas travaillés. Selon le secteur des entreprises, certains jours fériés sont travaillés. Vous pouvez paramétrer directement sur le logiciel de congés Factorial les jours fériés travaillés. Factorial vous permet aussi de synchroniser automatiquement les jours fériés ou événements avec Google Agenda.