Le logiciel SIRH paie qui simplifie la gestion de vos variables de paie

Avec un logiciel SIRH paie, vous combinez une solution complète d’où gérer toutes les tâches RH importantes en plus de la paie.

1. Ajustement à vos besoins et adaptation à vos contraintes organisationnelles

Un logiciel SIRH paie doit s’adapter à votre entreprise. Si en plus de la paie, vous avez besoin d’autres modules RH comme la gestion des congés, du temps de travail ou des notes de frais, alors un SIRH à la carte est fait pour vous. 

Faites un état des lieux des outils déjà disponibles en interne et demandez-vous bien s’ils répondent totalement à votre situation actuelle. Ils doivent simplifier les flux de travail et faciliter l’automatisation des processus RH.

Assurez-vous aussi qu’il soit facile à installer et convient à l’effectif de votre entreprise. Il doit suivre votre croissance et évoluer en fonction de celle-ci.

2. Intuitivité et facilité d’utilisation

Il y a de nombreux logiciels sur le marché. Le mieux est de choisir un système de paie qui rationalise votre processus de gestion de la paie pour faire gagner du temps à vous et toutes vos équipes.

Le profil de vos employés rentre également en ligne de compte. Demandez-vous si vos employés sont assez à l’aise avec les nouvelles technologies. Vous devez alors opter pour un outil simple à utiliser, avec une prise en main facile et rapide.

Vos collaborateurs ont un certain nombre de missions à accomplir. En leur facilitant la tâche avec un outil qui leur permette de réaliser certaines actions en quelques clics, ils vont pouvoir se concentrer pleinement sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Une solution RH et paie doit proposer une interface ergonomique.

3. Accessibilité, sécurité et mise à jour automatique

Un SIRH paie doit être accessible par tous les services pour rendre votre entreprise plus productive. La paie associée à un module de congés simplifie la tâche du gestionnaire de paie au moment de la création des fiches de paie.

La maintenance doit être assurée régulièrement pour éviter des problèmes techniques. Un logiciel SIRH en Saas est mis à jour en permanence de façon automatique pour être à niveau en fonction des progrès technologiques, des nouvelles fonctionnalités, des améliorations produit et aussi des évolutions législatives en vigueur pour être 100% conforme. 

Et pour plus de commodité, votre logiciel RH en mode SaaS est disponible à n'importe quel moment. Votre responsable informatique peut partir en vacances l’esprit tranquille !

Le respect du RGPD doit être une priorité pour l’éditeur sélectionné. Sur le bulletin de paie, les informations personnelles et confidentielles de votre salarié doivent être bien protégées.

4. Intégration facile avec d’autres outils

Votre SIRH doit s’interfacer avec vos logiciels actuels ou à venir via des API (Application Programming Interface) par exemple. Vos données doivent pouvoir être communiquées entre les uns et les autres pour vous éviter des saisies répétitives et inutiles.

De cette façon, vous limitez les erreurs et vous avez toutes vos données regroupées dans une seule base de données.

1. Configuration du logiciel de paie : combien de temps cela prend-t-il ? La configuration initiale ne devrait prendre que quelques jours et ne pas vous accaparer trop de temps. Vous ne devriez avoir qu’à renseigner les éléments variables de la paie (heures supplémentaires, primes, etc.) chaque mois.

2. Édition automatique des bulletins de paie : les éléments de la convention collective et autres données comme les charges par exemple sont-ils bien intégrés automatiquement ?

Les logiciels de paie avec lesquels nous travaillons connaissent les détails de la convention collective, et Factorial envoie les informations automatiquement au logiciel de paie. En ce qui concerne l’aspect financier, ramener les résultats de la paie dans le SIRH permet au CFO de voir la répartition des postes de dépense.

3. Des modules complémentaires : propose-t-il des fonctionnalités qui complètent le module de paie ? (congés et absences, notes de frais)

4. Accès en ligne pour les collaborateurs : peuvent-ils consulter et télécharger leurs fiches de paie ?

Avec le logiciel RH de Factorial, vous pouvez miser sur la collaboration. Les managers peuvent entrer les données eux-mêmes, pas besoin de recopier des données partagées offline. De leur côté, les collaborateurs voient leurs EVP "en direct", avant même de recevoir leur bulletin de paie.

5. Stockage des données dans le cloud : la conservation et la sécurité des données sont-elles optimales ? L’outil est-il conforme avec le RGPD ? Propose-t-il bien un coffre-fort numérique ?

6. Envoi automatique de la déclaration sociale nominative : toutes les informations nécessaires sont-elles bien envoyées aux organismes concernés ?

7. Coûts cachés : l'ajout d’un nouveau salarié modifie-t-il le coût ?

8. Durée d’engagement : devez-vous vous compromettre à rester un certain temps ou est-ce un abonnement sans engagement ?

9. Support technique et assistance personnalisée : est-il joignable à tout moment ? via téléphone, email, messagerie instantanée ?

10. Collaboration entre le service RH et la comptabilité, et les employés : les bulletins de salaire sont-ils créés automatiquement ? Le salarié a-t-il accès à un portail RH où trouver tous ses documents personnels ?

Vous ne devriez pas vous priver d’une solution de paie intégrée à un SIRH pour toutes ces raisons.

• Un seul logiciel SIRH et paie
• Dématérialisation des fiches de paie
• Risque à l’erreur réduit grâce à la centralisation des données RH
• Sécurité maximale
• Meilleure expérience utilisateur
• Mise à jour des informations en temps réel
• Accès direct à des tableaux de bord RH pour une meilleure analyse des indicateurs RH importants et avoir une vision globale sur la politique de rémunération
• Consolidation des éléments variables de paie

Suivez ces 6 étapes pour assurer la mise en place d’un logiciel SIRH et paie :

• Dresser un cahier des charges le plus précis possible (définition des besoins, fonctionnalités utiles, état des lieux sur le processus de gestion de la paie actuel…)
• Constituer une équipe projet SIRH
• Définir un planning clair pour suivre l’avancement du projet et un budget alloué
• Comparer différents éditeurs de logiciels et choisir votre partenaire (niveau d’expertise RH de l’éditeur, outil évolutif au rythme de votre entreprise…)
• Communiquer pour faire adhérer votre direction et vos collaborateurs
• Accompagner la mise en place du logiciel SIRH paie en informant et en formant vos collaborateurs

Pour intégrer SIRH et paie, nous facilitons l’import des absences et des éléments variables de paie, et le pré-remplissage automatique de vos fiches de paie directement dans les logiciels de paie les plus utilisés sur le marché français.

Des outils de paie comme Silae et le coffre-fort électronique bulletin de paie de notre partenaire DeskRH facilitent la production des bulletins de paie, Edoc de Silae garantit leur stockage. 

Factorial assure l’export de données fiables et sécurisées sur les activités des salariés, et la synchronisation entre les différentes intégrations avec toutes ces solutions.

De plus, avec notre solution RH Factorial professionnals, vous automatisez et facilitez le processus de paie entre vous et votre comptable.

Toutes les informations et les échanges se font en un seul endroit. Vous profiterez de toutes ces possibilités :

• Application de paie pour gérer les éléments variables de paie des salariés pour une période donnée
• Rapports sur la paie pour être informé sur toutes les incidences de paie 
• Dossiers où récupérer les documents relatifs à la paie comme les bulletins de salaire
• Envoi de mails automatiques de façon instantanée pour notifier votre gestionnaire de paie à propos d’incidences importants comme les arrêts maladie

Pour garder le contrôle sur le traitement de vos bulletins de paie, vous devez avant tout vous fier au bon partenaire.

Votre logiciel de paie (avec lequel Factorial s’intègre) doit vous garantir une conformité complète avec les dispositions légales en vigueur et votre convention collective. 

Notre réseau de cabinets comptables est formé d’experts prêts à vous accompagner tout au long de votre processus de paie.

Les données générées pour chaque bulletin de paie sont stockées dans des bases de données sécurisées, mises à jour en permanence et facilement accessibles à tout moment.

La DSN ou déclaration sociale nominative réunit plusieurs déclarations transmises en une fois, chaque mois. Elle est liée aux données issues de la paie comme les cotisations, les salaires, le SIRET, les numéros de contrat, le NIR/NTT de l’établissement, etc. 

Pour bien la remplir, votre logiciel de paie doit être compatible et capable de répondre aux normes en vigueur. 

Factorial compte sur un écosystème d’experts qui gèrent votre paie et réalisent votre DSN. Toutes les informations concernant la DSN sont ensuite converties dans un format Factorial.

Pour faire une fiche de paie en ligne, un logiciel de paie reconnu et fiable est important. Nos prestataires vous accompagnent dans son utilisation. Leurs experts en paie et leur équipe juridique s’adaptent aux évolutions législatives liées à la paie.

Si Factorial ne peut pas générer de fiches de paie, le logiciel de paie d’un de ses partenaires les crée puis elles sont téléchargées via le module Gestion de la Paie sur notre plateforme.

Ne pas utiliser un logiciel de paie est une option. Vous pouvez continuer à remplir manuellement toutes les informations relatives aux congés, aux notes de frais… pour établir la paie du mois pour chacun de vos salariés. Mais ce process devient incroyablement complexe et exhaustif quand vous avez des dizaines d’autres tâches à gérer en même temps.

D'un autre côté, la solution de paie de Factorial garantit des avantages pour l'entreprise et pour les employés.

Vous pouvez gérer vos tâches administratives automatiquement et en moins de temps. Et en plus, vous donnez le contrôle à vos collaborateurs. Ils sont 

Vous pouvez activer les applications et intégrations qui vous concernent comme les éléments variables de paie.

Vous pouvez identifier un gestionnaire de paie ou un prestataire externe.

De la préparation au calcul de paie, tout est fait pour être fluide et clair, et les managers peuvent aussi y participer facilement.

Vous aurez accès à des rapports sur les absences du mois précédent qui impactent la paie du mois en cours, les variables de paie… Vous avez des modèles prédéfinis mais vous pouvez aussi les personnaliser selon vos besoins.

Avec Factorial, vous connectez la paie et tous les processus liés à la gestion administrative du personnel sur une seule et même plateforme.