Politique de confidentialité

Toutes les informations sur notre politique de confidentialité

Dernière mise à jour : Janvier 2026

Ci-dessous, nous vous informons sur le traitement des données à caractère personnel que nous effectuons à Factorial. Avec cette politique de confidentialité, nous visons à nous conformer au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après le « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »), ainsi qu’à toute législation sur la protection des données qui s’applique à nous en raison des territoires dans lesquels nous exerçons nos activités.

Aujourd’hui, chez Factorial, nous traitons les données de différentes manières et avec différents types de relations : prospects, clients, internautes, utilisateurs de notre plateforme RH. Certaines de ces sections peuvent s’appliquer à vous parce qu’elles sont génériques et dans d’autres cas, il se peut que vous ne deviez consulter que certaines sections. Dans ce cas, il vous suffit de vous rendre dans la sous-section qui vous intéresse.

1. Quelles sont les information relatives au Responsable du traitement des données et au Délégué à la protection des données?

EVERYDAY SOFTWARE, S.L. société espagnole dont le siège social est situé Carrer de Llacuna, 56, Réception au rez-de-chaussée, Bâtiment C, Sant Martí, 08005 - Barcelone (Espagne) et NIF [numéro d’identification fiscal] B66854530 (ci-après « Factorial HR » ou « Factorial ») s’engage à protéger vos données à caractère personnel. La présente politique de confidentialité (« Politique de confidentialité ») vous explique comment nous traitons vos données à caractère personnel lorsque vous interagissez avec notre site web (« Site web »), une brève description du traitement que nous effectuons dans notre Plateforme (« Plateforme ») ou dans le cadre de la fourniture de nos services.

Coordonnées du responsable : e-mail ([email protected])

Coordonnées du DPD : e-mail ([email protected]), adresse postale (FIRST PRIVACY B.V., Naritaweg 127-137, PC 1043 BS, Amsterdam, Pays-Bas)

2. Services de la Plateforme RH Factorial

Le service principal de Factorial consiste en la mise à disposition d’une plateforme de gestion entrepreneuriale et RH en mode cloud utilisée par des organisations en leur qualité d’employeur (ci-après dénommées « Client » ou « Clients ») pour optimiser leurs processus en centralisant et numérisant les tâches administratives liées à leurs employés ou collaborateurs (ci-après dénommés « Utilisateurs finaux »).

Dans ce contexte, Factorial traite vos données à caractère personnel en tant que sous-traitant. En raison de la nature de ses activités, Factorial n’a pas de relation directe avec les utilisateurs des données ou les personnes concernées. Nous traitons exclusivement les données à caractère personnel des Utilisateurs finaux pour le compte de nos Clients et conformément à leurs instructions. Par conséquent, si vous êtes un employé/collaborateur qui utilise notre Plateforme en tant qu’utilisateur, nous vous informons que nous agissons uniquement en tant que sous-traitant. Nos Clients décident des finalités de l’utilisation de notre Plateforme, ainsi que des moyens de collecte et de traitement des données selon l’étendue des fonctions de notre Plateforme, et de tout traitement ultérieur des données.

Exemples :

Si vous êtes un Utilisateur final de la Plateforme et que vous souhaitez accéder à certaines informations, vous devez contacter votre employeur. Factorial ne peut vous donner accès à ces informations, sauf demande expresse du Client ou d’un organisme disposant d’une autorité suffisante.
D’autre part, dans le cas des employés du Client ou de tiers (tels que ses free-lances, les candidats aux processus de sélection, les anciens employés, etc.) qui souhaitent communiquer une situation par le biais du canal d’information interne que nous offrons à nos Clients et qui n’optent pas pour l’anonymat, Factorial sera sous-traitant des données à caractère personnel introduites par le biais de ce canal, étant donné que c’est le Client qui décide des fins pour lesquelles ce canal est utilisé.

Les personnes intéressées dont nous traitons les données à caractère personnel dans ce contexte sont les Utilisateurs finaux de la Plateforme. Par ailleurs, l’utilisation de la Plateforme peut nous amener à traiter les données de personnes dont les données sont fournies par les Utilisateurs finaux de la Plateforme eux-mêmes.

De manière générique, les catégories de données à caractère personnel qui peuvent être saisies sur la Plateforme peuvent être des types suivants, toujours à la demande de nos clients :

Informations d’identification directe (par exemple, nom, adresse électronique, numéro de téléphone).
Informations d’identification indirectes (par exemple, titre du poste, sexe, date de naissance, identifiant de l’utilisateur).
Informations professionnelles (CV, contrat de travail, offre d’emploi, évaluation des performances, etc.)
Informations financières (compte bancaire, banque, feuille de paie, etc.).
Données d’identification des appareils et données relatives au trafic (par exemple, adresses IP, adresses MAC, journaux web).
Toutes les données à caractère personnel fournies par les Utilisateurs finaux de la Plateforme.
Toute donnée à caractère personnel contenue dans un document fourni par les Utilisateurs finaux et/ou le Client.

Si vous choisissez d’accéder à notre Plateforme via le site web en utilisant l’outil de connexion Google, Okta ou Microsoft Azure, ces sociétés partageront avec nous votre nom complet, votre adresse électronique, vos préférences linguistiques et votre photo de profil à des fins d’authentification. Les données sont transmises dans le but déclaré de se connecter et de respecter à tout moment les paramètres que l’utilisateur a définis pour son compte Google.

Quant aux types de traitements, ils peuvent aller de la collecte ou de l’enregistrement de vos données au sein de la Plateforme, à leur organisation ou structuration, leur stockage, leur conservation et, enfin, une fois la relation terminée, leur effacement définitif et leur destruction à la demande du Client.

Si vous avez accès à notre liste actuelle de sous-traitants, vous pouvez consulter notre accord de traitement des données pour obtenir la liste actuelle des sous-traitants. liste actuelle des sous-traitants ou directement en envoyant un message à [email protected].

Pour la fonctionnalité spécifique de géolocalisation, nous informons la personne concernée que Factorial travaille avec le service Google Maps. À cet égard, nos Utilisateurs finaux peuvent accéder aux Conditions générales de protection des données de ce responsable indépendant du traitement des données à l’adresse suivante :

https://cloud.google.com/maps-platform/terms/maps-controller-terms.

Si nos Clients souhaitent utiliser l’une des intégrations que nous proposons avec notre Plateforme pour compléter différentes fonctionnalités, ils doivent accepter les conditions générales et la politique de confidentialité respectives de ces prestataires, et les données seront traitées aux fins déterminées dans ces politiques. Lorsque dés intégrations de tiers, des prestataires de services ou des applications externes sont utilisées via le Marketplace exploité par Factorial, ces fournisseurs d’intégrations agissent en tant que responsables du traitement indépendants et/ou sous-traitants indépendants, selon le type d’application et la nature de leur relation avec vous ou votre employeur.

Factorial peut être amené à transmettre des données à l’une de ces intégrations. Dans ce cas, Factorial procédera à la transmission dans le cadre du service fourni en tant que sous-traitant, conformément aux instructions du Client.

Avant de souscrire à tout service d’intégration avec des logiciels de tiers, nous vous recommandons d’examiner et d’évaluer la politique de confidentialité dudit prestataire, ses conditions d’utilisation, les mesures de sécurité mises en place ainsi que le respect des lois applicables en matière de protection des données.

Nous pouvons également traiter certaines données à des fins de sécurité et afin de garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données, ainsi que de prévenir les biais dans les systèmes d’intelligence artificielle de notre Plateforme. À cet égard, nos équipes IT et Sécurité peuvent collecter et analyser des données d’utilisation, des données techniques, des données d’activité ou des métadonnées, dans le strict respect des instructions du Client et exclusivement aux de détection, de prévention et de réponse aux incidents de sécurité, tels que les accès non autorisés ou les comportements anormaux, conformément aux mesures de sécurité prévues dans l’accord de sous-traitance et dans l’intérêt exclusif du Client.

Comme nous l’avons déjà mentionné, Factorial ne traite pas vos données à caractère personnel pour ses propres besoins sans base légale ou autorisation de notre Client. . Nous pouvons traiter des informations d’utilisation et d’analyse, ainsi que des données financières, statistiques et agrégées provenant de la Plateforme. Parmi toutes ces informations, il peut y avoir certaines données dérivées de données à caractère personnel. Lorsque nous utilisons ces données pour améliorer et développer nos produits et/ou services, nous ne le faisons que si elles sont rendues désassociés ou anonymes. Veuillez noter que ce traitement n’est pas le même que l’utilisation de cookies analytiques, que vous pouvez librement autoriser ou refuser en tant qu’utilisateur de notre Site web ou de notre Plateforme lors de votre premier accès ou à tout moment via la section « Settings » de la Plateforme. À cette fin, nous utilisions des dispositifs et des plateformes de suivi susceptibles de nous permettre de collecter des données d’utilisation ou des métadonnées de la Plateforme. Ces données d’utilisation nous permettent d’analyser le fonctionnement de la Plateforme lorsque nos utilisateurs interagissent avec des différentes fonctionnalités et de détecter d’éventuelles erreurs ou incidents afin de les analyser et d’y remédier d’un point de vue technique et de sécurité. Toutefois, l’utilisation de ces dispositifs à des fins analytiques sera soumise au consentement des Utilisateurs finaux lors du premier accès et leur acceptation pourra être configurée à tout moment ultérieur, conformément aux informations fournies dans la Politique de cookies de la Plateforme (disponible à tout moment via la rubrique « Mes paramètres » ou « My Settings » du compte utilisateur).

Pour des raisons de sécurité et afin de garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de notre Plateforme, nos équipes IT et Sécurité peuvent collecter et analyser certaines données d’utilisation, données techniques, données d’activité ou des métadonnées, lesquelles pourront, le cas échéant, être communiquées à nos Clients afin qu’ils procèdent à leur propre analyse et à la prise de décision correspondante. Ce traitement sera strictement limité aux besoins et aux instructions du Client. À cet égard, il sera proportionné et orienté vers la détection, la prévention et la réponse aux incidents de sécurité, tels que les accès non autorisés ou tout comportement anormal susceptible de compromettre la Plateforme ou les données.

Dans ce contexte, une fois la prestation des services de traitement par Factorial arrivée à son terme, nous conserverons, par défaut, les données bloquées dans un système S3 pendant une période de douze (12) mois. Nous recommandons à nos Clients de profiter de ce délai pour extraire l’ensemble des informations de la Plateforme avant la résiliation effective de l’accès à la Plateforme ou, à défaut, dans un délai de trente (30) jours suivant cette date. Passé ce délai de trente (30) jours et en l’absence d’une demande expresse de suppression, les données resteront bloquées pendant une période d’un (1) an. À l’issue de cette période d’un (1) an, nous procéderons à la suppression définitive de vos données à caractère personnel de la Plateforme.

3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Toutes les données détaillées dans cette section ne s’appliquent pas à tous les traitements. Afin de pouvoir consulter le type exact de données qui s’applique à chaque traitement et son origine, veuillez consulter la présente section et la section suivante sur les finalités et les bases de légitimité.

En général, nous collectons les données à caractère personnel suivantes afin de fournir nos différents services :

Données de nos clients potentiels et/ou utilisateurs du site web

Si vous figurez dans notre base de données Factorial, nous pouvons avoir reçu les informations suivantes à votre sujet :

Données d’identification et coordonnées professionnelles : Il s’agit notamment du nom et du prénom, de l’adresse électronique et du numéro de téléphone de l’entreprise, du titre, du nom d’utilisateur du réseau social correspondant, du poste et de l’organisation à laquelle vous appartenez, ainsi que de la taille et du secteur de l’organisation et du pays.
Cookies, données relatives à la navigation, au trafic et/ou aux métadonnées : Adresse IP, données comportementales sur notre site web (à condition que vous y ayez consenti).
Données sur les préférences et les besoins de votre organisation : Il s’agit d’informations fournies directement par vous sur les applications Factorial susceptibles de vous intéresser, ainsi que d’informations déduites par Factorial sur le comportement du prospect ou de l’utilisateur à l’égard des contenus et des Sites web de Factorial, ainsi que sur les préférences et les besoins de l’organisation à laquelle vous appartenez.

Vous nous fournissez ces données directement par le biais de formulaires tels que les formulaires de contact direct, les formulaires de demande de démonstrations, les formulaires de participation à des événements, des salons professionnels et/ou des webinaires, d’inscription sur notre marketplace et intégrations ou les formulaires de demande de matériel et/ou de contenu numérique offert par Factorial, entre autres.

Nonobstant ce qui précède, nous pouvons également collecter vos données par l’intermédiaire de fournisseurs tiers avec lesquels Factorial a une relation contractuelle ou par l’intermédiaire de réseaux sociaux et de plateformes similaires, tels que Linkedin, dans la mesure où nous en avons le pouvoir.

Dans tous ces cas, Factorial s’efforce de s’assurer que ces prestataires recueillent correctement les consentements ou qu’ils disposent des évaluations pertinentes et qu’ils ont mis en place des mesures de protection adéquates.

Données de contact de nos clients

Lorsqu’il existe un contrat entre Factorial et ses Clients, en tant que représentant de votre organisation ou point de contact, nous pouvons avoir reçu les données suivantes pour des fins telles que la bonne gestion de la relation contractuelle ou l’offre de nouveaux services susceptibles d’intéresser le Client: :

Identification et coordonnées : Nom et prénom, adresse électronique et numéro de téléphone de l’entreprise, poste et organisation à laquelle vous appartenez, ainsi que la taille et le secteur de l’organisation et le pays.
Données comportementales : Factorial utilisera vos données comportementales en tant que client dans le cadre d’interactions avec nous ou dans le contexte de la fourniture de nos services.

Les Clients nous fournissent ces données directement ou par le biais de l’accord contractuel respectif ou à la suite de contacts entre Factorial et votre organisation. Ces données sont traitées par Factorial en tant que responsable du traitement.

Données sur les mineurs

Factorial offre un service B2B aux organisations, ciblé et destiné aux adultes. Les services de Factorial ne sont pas destinés à traiter des données à caractère personnel de mineurs sans capacité juridique de contracter ou de travailler. Nos services sont axés sur la gestion des ressources humaines dans le contexte d’une organisation. A cet égard, nous n’autorisons pas les personnes âgées de moins de 18 ans ou n’ayant pas la capacité juridique de contracter à créer un compte sur notre Plateforme ou à commander nos services. Si nous apprenons qu’un mineur n’ayant pas la capacité juridique de contracter souhaite utiliser notre Plateforme, nous nous réservons le droit d’annuler la Plateforme, de supprimer immédiatement ces données de nos systèmes et d’engager toute action en justice que nous jugerons appropriée, entre autres mesures appropriées.

4. Quelles sont les finalités et les bases légitimes pour lesquelles nous traitons les données ?

Afin de vous fournir ces informations de manière claire et compréhensible, nous souhaitons, dans cette section, répartir les finalités pour lesquelles nous pouvons traiter vos données en fonction du groupe de personnes concernées dont vous faites partie, ainsi que par base de légitimité au sein de chaque groupe de personnes concernées :

Prospects et/ou utilisateurs de nos sites web :

Nous traitons vos données en tant que prospect ou utilisateur de nos sites web aux fins suivantes :

a. Les finalités de traitement suivantes sont réalisées sur la base de votre consentement (art. 6.1.a RGPD) :

Nous tenons à souligner qu’en ce qui concerne ces objectifs, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Vous contacter à des fins commerciales par le biais de différents canaux (en ligne et en personne, en tenant compte de vos préférences), ainsi que pour vous envoyer des communications commerciales personnalisées, sur la base d’élaboration d’un profil réalisé au titre de l’intérêt légitime (une explication plus détaillée vous sera fournie plus loin dans la présente politique), y compris la réalisation de tâches préparatoires permettant la mise en œuvre de communications commerciales efficaces et conformes à la réglementation applicable.

Parmi les tâches préparatoires que nous effectuons figurent notamment les suivantes : (1) vérifier la validité et la délivrabilité des communications auprès de notre base de données de prospects, sans procéder à l’envoi de courriels ; (2) examiner notre base de données afin de supprimer les contacts présentant des risques en matière de conformité, figurant sur nos listes d’exclusion ou identifiés comme inactifs ou n’ayant pas permis une réception effective ; (3) la combinaison ou l’unification des informations de contact des prospects afin de permettre une communication commerciale plus ciblée et personnalisée ; (4) s’assurer que les contacts respectent les réglementations applicables en matière de protection des données.

Outre le courrier électronique, Factorial pourra vous contacter à des fins publicitaires par le biais de différents canaux en ligne, notamment via l’utilisation de réseaux sociaux ou de plateformes tierces (par exemple, des réseaux sociaux tels que Meta, LinkedIn, WhatsApp, etc., et au moyen de dispositifs tels que des audiences personnalisées ou similaires).

Chez Factorial, nous nous efforçons d’utiliser l’ensemble de ces canaux de la manière la plus appropriée possible et dans le respect des principes de protection des données. Dans ce contexte, vos données seront toujours partagées avec les garanties appropriées en matière de confidentialité et de sécurité des données.

Dans le cas où nous n’aurions pas obtenu vos données de contact directement auprès de vous, nous vous informerons, entre autres éléments, de l’origine à partir de laquelle ces données ont été obtenues. À titre d’exemple, ces données peuvent provenir d’un formulaire de contact en ligne, d’un prestataire tiers, de nos partenaires, ainsi que de webinaires, de salons, de conférences ou d’événements similaires auxquels vous avez participé et dans le cadre desquels vos données de contact ont été collectées de manière licite et partagées avec Factorial.

Pour gérer votre participation à nos activités promotionnelles, événements, cours et/ou webinaires et le cas échéant, vous informer de toute mise à jour concernant ces activités et/ou gérer la remise du prix correspondant ou des informations relatives à l’action ou à l’événement.
Captation, enregistrement et utilisation ultérieure de l’image et de la voix des participants lors de nos actions ou événements.

Dans le cadre des actions ou événements que nous organisons, nous pouvons procéder à des enregistrements et/ou à la prise de photographies dans lesquels votre image et/ou votre voix peuvent apparaître. La finalité de ces traitements est la promotion et la diffusion desdits événements ou actions, ainsi que de la marque Factorial.

Communiquer vos données d’identification et vos coordonnées professionnelles à des partenaires tiers avec lesquels nous menons des activités promotionnelles conjointes, à condition que vous nous ayez donné votre consentement spécifique.

.Nous organisions parfois ces événements, cours et/ou webinaires, ainsi que d’autres types d’actions, dans le cadre desquels nous traitons vos données en collaboration avec d’autres organisations ou en tant que promoteurs. Dans de telles situations, nous pouvons donc divulguer les données à caractère personnel que vous nous avez fournies. Dans ces cas, nous vous demanderons votre consentement préalable pour les communiquer à ces tiers à des fins commerciales, telles que l’envoi d’informations et de contenus liés à leurs produits et/ou services. Ces partenaires tiers auront leur propre politique de confidentialité et vous pourrez obtenir plus d’informations sur le traitement de vos données sous leur responsabilité. Pour plus d’informations concernant la communication éventuelle de vos données à des tiers, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante [email protected].

Vous fournir, à votre demande, certaines des ressources disponibles sur nos sites web.
Analyser votre comportement sur nos sites web afin de comprendre vos préférences pour nos produits, notre contenu et/ou nos services au moyen de cookies et d’autres dispositifs de suivi. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre
Enregistrement et transcription des visioconférences avec des prospects : Lorsque vous participez à une visioconférence avec Factorial, vous serez informé du fait que celle-ci peut être enregistrée et transcrite au moyen d’outils intégrant des fonctionnalités d’intelligence artificielle. Votre consentement sera également sollicité préalablement au démarrage de l’enregistrement. Vous pourrez, à tout moment, informer nos agents de votre opposition ou de votre refus de l’enregistrement, ainsi que demander son interruption à tout moment au cours de la visioconférence.

Nous procédons à l’enregistrement et à la transcription de nos visioconférences au moyen d’assistants d’intelligence artificielle avec nos agents, aux fins distinctes suivantes :

i) Améliorer et vérifier la qualité du service : Nous analysons les conversations afin d’identifier les axes d’amélioration en matière de service fourni, de nos processus commerciaux ainsi que de la qualité de nos produits et services, dans le but d’améliorer votre expérience en tant que client potentiel.

ii) Formation interne : Nous fournissons des retours structurés et des actions de formation à nos collaborateurs en matière de pratiques de communication. À partir de ces enregistrements, nous pouvons élaborer des supports de formation permettant d’analyser des interactions réelles, de fournir un retour structuré et d’améliorer les compétences de communication et de prise en charge des prospects en interaction avec nos équipes.

iii) Documentation des interactions et suivi de la relation : Nous conserverons certaines interactions clés afin d’assurer la documentation appropriée des accords, des engagements commerciaux et des échanges contenant des informations essentielles pour le suivi adéquat de la relation avec le prospect.

iv) Scoring au moyen de l’intelligence artificielle à des fins analytiques : Analyse des transcriptions et de métadonnées de base (telles que la durée de la réunion) afin de vérifier la bonne application de nos méthodologies commerciales et d’identifier d’éventuelles opportunités d’amélioration. Cette analyse : (i) est réalisée exclusivement sur la base des textes transcrits et des données techniques des conversations ; (ii) n’analyse en aucun cas le ton, les émotions ni des données biométriques et ne vise pas l’analyse des sentiments ou des caractéristiques personnelles des participants ; (iii) génère des résultats fondés sur l’appel en tant que tel et non sur les participants pris individuellement ; et (iv) fait l’objet d’une supervision humaine préalable à toute conclusion ou action, incluant une phase de révision et de validation.

b. Les finalités de traitement suivantes sont effectuées sur la base de l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou pour la mise en œuvre, à la demande de la personne concernée, de mesures précontractuelles (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD) :

Gestion des relations commerciales et finalisation des accords : En cas de progression dans la relation commerciale avec le client principal ou potentiel, nous préparerons et vous enverrons une proposition financière adaptée aux besoins de votre organisation.

Il est également possible que nous devions traiter vos données afin d’adapter ces propositions économiques, de négocier leurs conditions contractuelles et, le cas échéant, de formaliser des offres personnalisées répondant aux besoins de votre organisation

Prendre contact avec vous et convenir ensemble d’une date pour la réalisation d’une démonstration de la Plateforme. En cas de demande de démonstration de la Plateforme, nous pourrons traiter vos données afin de vous adresser automatiquement une invitation en fonction de la disponibilité la plus proche de l’un de nos agents ou vous contacter par les moyens que vous nous avez fournis afin de l’organiser. En cas de progression dans la négociation et de conclusion d’un accord dans le cadre de la relation commerciale, nous pourrons vous adresser une proposition économique adaptée aux besoins de votre organisation et procéder à la signature du contrat correspondant.
Gérer vos demandes via le site web.

Nous collecterons, traiterons et gérerons vos demandes par l’intermédiaire de nos formulaires, de nos chats ou d’autres canaux web. En particulier, s’agissant des formulaires de démonstration permettant à l’utilisateur de commencer à utiliser un compte d’essai gratuit (« free trial ») pour l’un de nos produits, ou destinés à traiter et gérer des demandes ultérieures liées à ce compte d’essai, telles que la prolongation de la période d’essai ou la modification des paramètres du compte.

En cas de questions ou de demandes adressées via nos chats web, il est possible que nous utilisions un bot pour assurer un premier niveau de prise en charge et rediriger la demande vers nos agents.

Gestion du Marketplace des intégrations. Afin de vous permettre, en qualité d’utilisateur du site web, d’accéder au Marketplace des intégrations et de connecter des outils à notre Plateforme, nous devons traiter certaines de vos données à caractère personnel. Cela inclut la possibilité d’explorer et de sélectionner des intégrations et, dans certains cas, de collecter des informations de contact de base, telles que le nom et l’adresse électronique du représentant de votre organisation.

Selon l’intégration que vous choisissez, ces données peuvent être nécessaires pour faciliter l’installation, initier des démarches contractuelles ou toute autre étape permettant à votre organisation de commencer à utiliser l’intégration avec la Plateforme Factorial. Nous agissons en qualité de simples gestionnaires du Marketplace, ce qui signifie que ce traitement de données est strictement limité à la mise à disposition de l’information et à la facilitation de la connexion avec les intégrations disponibles.

Il est important de noter que, dès lors que vous décidez d’utiliser une intégration proposée par un prestataire tiers, celui-ci agit généralement de manière indépendante de Factorial, soit en qualité de responsable du traitement, soit en qualité de sous-traitant. Cela signifie que le traitement des données à caractère personnel par ces tiers est régi par leurs propres politiques de confidentialité et conditions applicables, sur lesquelles nous n’exerçons aucun contrôle.

Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur la manière dont un fournisseur d’intégration traite vos données, nous vous recommandons de consulter sa politique de confidentialité ou de le contacter directement..

c. Les finalités de traitement suivantes sont réalisées sur la base de notre intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) :

Créer un profil commercial vous concernant et concernant votre organisation.

En votre qualité de contact pertinent au sein de votre organisation, nous établirons un profil commercial vous concernant, lequel sera associé à votre entreprise. La finalité principale est de créer un profil vous concernant afin de pouvoir vous contacter de manière personnalisée par le biais de différents canaux, sur la base des données que nous avons obtenues à votre sujet, ainsi que de données provenant de différentes sources, telles que des formulaires en ligne de tiers que vous avez complétés pour solliciter des informations sur Factorial, des bases de données de prestataires tiers spécialisés offrant des garanties quant à la collecte licite des données et à l’obtention des autorisations nécessaires à des fins de prospection commerciale, ainsi que des sources publiques, de nos partenaires, de répertoires d’entreprises ou de profils professionnels accessibles sur des plateformes, des réseaux sociaux et sur Internet.

À cet égard, nous veillerons à ce que l’utilisation de ces données repose sur une base juridique légitime dans un contexte B2B. Ces tiers collectent vos données à caractère personnel en qualité de responsables indépendants du traitement, conformément à leurs propres politiques de confidentialité. Si vous souhaitez que vos données soient supprimées de leurs bases de données respectives, vous devrez les contacter directement. Dans la mesure du possible, nous vous informerons et nous efforcerons de vous faciliter les informations nécessaires afin que vous puissiez exercer vos droits directement.

En cas d’évolution de la relation commerciale, d’autres bases de licéité pourront s’appliquer, telles que le consentement ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles.

L’intérêt légitime de Factorial au regard des traitements que nous réalisons repose sur la possibilité d’offrir nos produits et services en fonction de l’intérêt potentiel de votre organisation à bénéficier d’une relation commerciale personnalisée avec Factorial, ainsi que de personnaliser nos prises de contact afin de les rendre plus pertinentes en fonction du profil de l’entreprise ciblée. Le bénéfice pour Factorial réside dans l’augmentation de la notoriété de ses produits et services, ainsi que, le cas échéant, dans leur commercialisation effective. Le bénéfice pour vous, en tant que personne concernée, consiste à disposer d’informations utiles pour votre organisation concernant notre Plateforme, ainsi que de produits et services connexes susceptibles de présenter un intérêt particulier pour l’organisation dont vous faites partie. Si vous souhaitez accéder à la mise en balance correspondante, vous pouvez en faire la demande à l’adresse suivante : [email protected].

Plus précisément, en ce qui concerne le profilage que nous réalisons, les données susceptibles d’être traitées pour son élaboration incluent notamment votre fonction, vos nom et prénom, l’entreprise à laquelle vous appartenez, vos interactions avec nos produits ou contenus sur nos sites web (sous réserve que vous ayez consenti à l’utilisation de cookies), ainsi que les fonctionnalités de notre Plateforme que vous avez indiquées comme étant susceptibles de vous intéresser.

Vous avez le droit de vous opposer à cette finalité à tout moment. En aucun cas, l'opposition à ce traitement n'aggravera ou ne conditionnera votre relation commerciale avec Factorial. Si vous vous opposez uniquement à cette finalité et que nous continuons à disposer de votre consentement pour vous envoyer des publicités ou des communications commerciales, nous continuerons à vous proposer nos produits ou services, mais de manière plus générique.

i) Segmentation et personnalisation sur la base d'un profil commercial de base vous concernant, vous et votre organisation.

Si vous consentez à recevoir des communications publicitaires exclusives ou personnalisées, les communications pourront être envoyées sur la base du profil généré à partir des données décrites et conformément aux caractéristiques détaillées dans la présente politique de confidentialité.

Outre le courrier électronique, Factorial communiquera avec vous à des fins publicitaires par le biais de différents canaux en ligne, en particulier, l’utilisation de réseaux sociaux ou de plateformes tierces.

Chez Factorial, nous essayons d’utiliser tous ces canaux de la meilleure façon possible et dans le respect des principes de protection des données. Dans ce contexte, vos données seront toujours partagées avec les garanties respectives de confidentialité et de sécurité des données.

En ce qui concerne l’utilisation des canaux offerts par les réseaux sociaux ou les plateformes en général, nous devons, pour les utiliser, fournir une série de données nécessaires et suffisantes, telles que: le nom, le pays, l’adresse électronique de l’entreprise et le numéro de téléphone. Avant de partager vos données avec ces plateformes ou réseaux sociaux, un cryptage sera appliqué à vos données à l’aide d’outils fournis par ces plateformes ou réseaux sociaux. De cette manière, seul le réseau social ou la plateforme sera en mesure de vérifier qu’il existe une correspondance avec l’un de ses utilisateurs. En d’autres termes, une fois que nous avons transmis ces données, le réseau social ou la plateforme attribue automatiquement un code de cryptage pour nous empêcher d’identifier les utilisateurs et ce n’est qu’ensuite qu’il vérifie s’il y a des utilisateurs correspondants dans sa communauté.

Les plateformes avec lesquelles nous souhaitons collaborer sont celles où nous pouvons avoir un impact utile sur nos prospects professionnels. Chaque plateforme a sa propre façon de l’appeler, mais ces méthodes de génération d’audience sont souvent appelées custom audiences,matched audiences ou audiences personnalisées. Par défaut, dans le cadre de ces plateformes ou réseaux sociaux, nous n’appliquerons que des audiences personnalisées avec un seul segment fixé par Factorial qui seront basées sur les fonctionnalités préférées indiquées par le prospect lui-même, ou dans le but de ne pas recevoir d’autres publicités liées à Factorial (c’est-à-dire pour vous exclure de la réception de nos publicités et ne pas vous surcharger d’informations commerciales)..

Factorial n’a pas accès aux données de ces réseaux sociaux ou plateformes. Vos données d’utilisateur des réseaux sociaux ne sont à aucun moment partagées avec nous. Nous aurons simplement accès à des informations statistiques relatives à la base de données que nous avons soumise. En ce sens, le réseau social ou la plateforme ne nous permet pas de communiquer directement avec vous. Si vous disposez d’un compte d’utilisateur sur un tel réseau social ou une telle plateforme, vous recevrez des communications publicitaires au sein du réseau social lui-même.

En outre, à partir de Factorial, nous pouvons également appliquer ce que l’on appelle les audiences « lookalike » ou audiences similaires. Ces activités consistent à ce que des plateformes ou des réseaux sociaux affichent des informations publicitaires à des utilisateurs tiers dont le profil est similaire à celui des utilisateurs de Factorial. En d’autres termes, ces plateformes détermineront que vous avez des goûts ou des préférences similaires à ceux de nos utilisateurs et vous montreront du contenu promotionnel de Factorial parce qu’elles pensent que cela pourrait vous intéresser.

Nonobstant ce qui précède, nous tenons à vous préciser que vos paramètres de confidentialité sur ces plateformes ou réseaux sociaux prévaudront. Bien que vous ayez consenti à recevoir des communications publicitaires de Factorial, si vous avez restreint les autorisations de confidentialité de votre profil par le biais du réseau social ou de la plateforme en question, nous ne serons pas en mesure de mener à bien ces activités. Si vous souhaitez restreindre les paramètres de confidentialité de votre profil d’utilisateur, nous vous conseillons de consulter directement les conditions générales et les politiques de confidentialité en vigueur sur ces plateformes ou réseaux sociaux.

Si vous souhaitez recevoir des communications publicitaires non personnalisées et ne voulez donc pas que nous traitions vos données pour mener à bien ces activités publicitaires avec les réseaux sociaux, vous pouvez vous y opposer en envoyant votre demande directement à l’adresse suivante [email protected] et nous répondrons à votre demande.

L’intérêt légitime de Factorial en ce qui concerne le profilage et l’ utilisation que nous faisons de ces services publicitaires sur les médias sociaux ou d’autres plateformes est notre intention d’améliorer notre stratégie de communication publicitaire avec nos prospects professionnels et de veiller à ce qu’ils reçoivent des informations réellement pertinentes pour le type d’organisation dont ils font partie. L’avantage que nous en retirons est de mieux faire connaître nos produits et services, ainsi que la passation de contrats pour nos services - dans l’éventualité où cela deviendrait effectif. L’avantage pour vous, en tant que personne concernée, est de disposer d’informations sur les plateformes de gestion des ressources humaines et sur les produits et services connexes susceptibles d’intéresser l’organisation dont vous faites partie. Si vous souhaitez avoir accès à cette mise en balance, vous pouvez en faire la demande via le compte suivant : [email protected].

Enfin, veuillez noter que vous pouvez parfois voir la publicité de Factorial sur un réseau social sans que nous ayons partagé vos données à caractère personnel avec eux auparavant. Dans ces cas, c’est la plateforme ou le réseau social lui-même qui vous montre de la publicité selon ses propres critères.. L’affichage de cette publicité dépendra exclusivement de la manière dont vous avez configuré votre profil d’utilisateur sur cette plateforme ou ce réseau social.

ii) Scoring basée sur un ensemble de segments préétablis.

Chez Factorial, nous utilisons une série de modèles algorithmiques qui nous permettent.. :

(1) de mieux personnaliser nos relations et nos communications commerciales avec le prospect ; et

(2) de déterminer le segment ou score du prospect. Cela nous permettra de prédire les résultats et de suivre une stratégie commerciale à son égard et de l’intégrer dans certaines séquences de traitement prédéfinies et personnalisées. À cette fin, nous vous proposerons les produits ou services qui, selon nous, sont susceptibles de vous intéresser le plus. Si vous souhaitez accéder à la mise en balance des droits , vous pouvez en faire la demande via le compte suivant : [email protected].

Plus précisément, si le prospect y a consenti, il reçoive des communications personnalisées; nous établirons alors un profil et appliquerons les séquences correspondantes en fonction des intérêts qu’il a manifestés ou des caractéristiques de l’organisation à laquelle il appartient (taille, secteur, pays, etc.).

La détermination de ces séquences personnalisées est obtenue par une série de calculs basés sur un modèle prédictif. Afin d’améliorer ces modèles prédictifs, nous fournissons les données susmentionnées à des fins d’entraînement et d’amélioration. Nous optimisons ainsi les règles des séquences prédéfinies ou des profils qui vous ont été attribués. Au final, nous pourrons continuer à offrir un traitement personnalisé au prospect, ce qui nous permettra de savoir quelles caractéristiques de nos produits ou services nous devons mettre en avant pour susciter un plus grand intérêt.

Il est important de souligner que ces modèles ne disposent d’aucune capacité de raisonnement ni de prise de décision autonome. Ils sont conçus pour des tâches très spécifiques et ne peuvent être appliqués à des situations en dehors de ces finalités. Il s’agit de modèles statistiques visant à identifier des schémas dans les données afin de prédire la probabilité de survenance de certains événements, tels que la réalisation d’un achat par un Client ou l’abandon de nos services. Ces modèles ne prennent aucune décision de manière automatisée ; ils fournissent uniquement des prédictions destinées à assister les membres de nos équipes dans la prise de décisions plus éclairées.

Vous avez le droit de vous y opposer à tout moment. En aucun cas l’opposition à ce traitement n’aggrave ou ne conditionne votre relation commerciale avec Factorial. Si vous vous opposez uniquement à cette finalité et que nous continuons à avoir votre consentement pour vous envoyer de la publicité ou des communications commerciales, nous continuerons à vous proposer nos produits ou services, mais sous une forme plus générique.

Gérer les contacts et les communications reçus par le biais de nos canaux de contact mis à disposition.

Nous gérerons vos éventuelles questions, commentaires ou avis que vous nous transmettez par le biais des canaux mis à disposition (formulaires, adresses électroniques, réseaux sociaux et/ou plateformes de messagerie), afin de traiter et de répondre aux communications reçues, de maintenir une relation transparente avec les utilisateurs et de protéger la réputation de l’entreprise sur ces canaux de communication.

L’existence de ce traitement bénéficie aux deux parties et permet d’offrir une prise en charge fluide, transparente, personnalisée et efficace, tout en maintenant un niveau élevé de satisfaction des utilisateurs à l’égard de Factorial.

Conservation des enregistrements à des fins de défense juridique et de conformité réglementaire.

Nous vous informons que nous pourrons conserver certains enregistrements et/ou transcriptions spécifiques lorsque cela est nécessaire pour la défense de Factorial dans le cadre de réclamations légales, de litiges contractuels ou de procédures administratives ou judiciaires. Seuls les enregistrements directement liés à un risque juridique concret ou à une réclamation identifiée seront conservés. Les enregistrements et/ou transcriptions feront l’objet d’un blocage approprié et ne seront pas utilisés à d’autres finalités ultérieures. L’accès à ces données sera strictement limité au personnel dûment habilité.

Ce traitement permet d’assurer la défense en cas de réclamations ou de litiges juridiques, y compris lorsqu’ils sont raisonnablement prévisibles. La conservation d’éléments de preuve attestant de l’existence d’un contrat entre Factorial et l’entreprise concernée bénéficie aux deux parties, en leur permettant de défendre leur position juridique dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires et d’apporter la preuve des engagements ou déclarations formulés au cours de l’enregistrement.

Réalisation d’enquêtes auprès de prospects, d’utilisateurs du site web, de clients potentiels, de partenaires et/ou de participants à des événements concernant leur niveau de satisfaction à l’égard des interactions commerciales, des événements ou des actions promotionnelles auxquels ils ont participé.

Ces enquêtes ne sont pas obligatoires, mais elles présentent une grande valeur pour nous. À cet égard, nous analysons vos commentaires et interactions afin d’évaluer la perception et la réputation de la marque Factorial, d’identifier des opportunités d’amélioration et d’apprécier l’expérience globale.

Factorial réalise ces enquêtes dans le but de détecter des axes d’amélioration, de connaître votre niveau de satisfaction et d’obtenir des informations utiles à l’amélioration continue des services et des actions menées. En tant que participant à l’enquête, l’avantage de répondre à ces questionnaires réside dans le fait que, sur la base de vos avis ou suggestions, nous améliorons nos processus et nous nous efforçons de maintenir un niveau de satisfaction élevé.

Clients :

Nous traitons vos données en tant que contact professionnel des clients de Factorial aux fins suivantes :

a. Les finalités de traitement suivantes sont réalisées sur la base de votre consentement (art. 6.1.a RGPD) :

Nous tenons à souligner qu’en ce qui concerne ces objectifs, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Pour gérer votre participation à nos activités promotionnelles,programmes, événements, cours et/ou webinaires et le cas échéant, vous informer de toute mise à jour concernant ces activités.

Si vous nous avez donné votre consentement, nous utiliserons des photographies et/ou des vidéos sur lesquelles vous apparaissez afin de diffuser des contenus relatifs à Factorial à des fins promotionnelles ou publicitaires. Ces contenus peuvent inclure des entretiens, des témoignages, des événements ou d’autres activités liées à Factorial.

Pour la gestion et la livraison de cadeaux ou d’avantages promotionnels destinés aux clients.

La finalité de ce traitement est la promotion ou le renforcement de la relation commerciale, la fidélisation ainsi que la reconnaissance de la collaboration fournie par le Client. La remise peut être effectuée en présentiel ou en ligne. Afin de mener à bien cette activité, nous prendrons préalablement contact avec le point de contact de l’organisation et, avec son autorisation, l’obtention et l’envoi du cadeau correspondant seront effectués à l’adresse professionnelle de l’organisation.

Analyser votre comportement sur notre Plateforme afin de comprendre vos préférences concernant nos produits, notre contenu et/ou nos services par le biais de cookies et d’autres dispositifs de suivi similaires.
Enregistrement et transcription des visioconférences avec les Clients : Lorsque vous participez à une visioconférence avec Factorial, vous serez informé du fait que celle-ci peut être enregistrée et transcrite au moyen d’outils intégrant des fonctionnalités d’intelligence artificielle. Votre consentement sera également sollicité préalablement au démarrage de l’enregistrement. Vous pourrez, à tout moment, informer nos agents de votre opposition ou de votre refus de l’enregistrement, ainsi que demander son interruption à tout moment au cours de la visioconférence.

Nous procédons à l’enregistrement et à la transcription de nos visioconférences au moyen d’assistants d’intelligence artificielle avec nos agents, aux fins distinctes suivantes :

b. Les finalités de traitement suivantes sont mises en œuvre sur la base de l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou de la mise en œuvre, à sa demande, de mesures précontractuelles (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD) :

Gérer et assurer le développement de la relation contractuelle avec le Client :

Dans ce contexte, Factorial mettra en œuvre plusieurs activités de traitement visant à fournir le service tout au long du cycle de vie de la prestation de services et à établir une communication adéquate avec les utilisateurs administrateurs du compte du Client et/ou les autres utilisateurs sollicitant une assistance. Ces activités peuvent notamment inclure l’assistance au chargement des informations et le soutien initial aux utilisateurs administrateurs chargés de la gestion de la Plateforme, l’envoi d’offres relatives à de nouvelles fonctionnalités ainsi que leur activation et leur souscription ultérieures, la gestion des paiements ou des encaissements, les communications informatives liées à la relation contractuelle, l’assistance et le support aux utilisateurs pour la clarification de doutes, la fourniture d’informations ou la résolution d’incidents, l’organisation de réunions, ainsi que le support final pour la gestion du départ du Client de Factorial.

Pour la gestion de votre participation à l’une de nos actions promotionnelles, programmes, événements, formations et/ou webinaires.

Dans le cas où vous souhaitez participer à l’une de nos actions promotionnelles, y compris notre programme de parrainage (« Referral Program »), nous traiterons vos données afin de gérer votre participation à chacune de ces actions.

Lorsque vous souhaitez participer à l’une de ces actions, vous devrez suivre les instructions prévues dans les conditions générales spécifiques applicables, et nous traiterons vos données conformément à celles-ci et aux fins de la gestion de votre participation. Lorsque les conditions requises sont remplies, nous traiterons vos données afin de vous adresser le prix ou l’incitation correspondante.

Dans le cadre du programme de parrainage (« Referral Program »), par exemple, nous pourrons traiter vos données afin de gérer les recommandations d’autres organisations vers Factorial, de vérifier le respect des conditions dudit programme et, le cas échéant, de vous adresser l’incitation ou l’avantage correspondant.

Pour plus d’informations, vous pourrez consulter, directement via le formulaire propre à chaque action, les conditions spécifiques du programme de parrainage ou du programme concerné.

Pour la gestion du recouvrement des créances impayées des Clients en cas de manquement à leurs obligations de paiement, y compris l’envoi de rappels au débiteur, soit directement, soit par l’intermédiaire d’un avocat, ainsi que les démarches internes nécessaires au traitement de ces communications.

Cette gestion comprend notamment l’envoi de rappels et de communications formelles de réclamation de créances, les démarches internes liées à la gestion des impayés et, le cas échéant, la coordination avec des prestataires chargés du recouvrement ou des conseillers juridiques en vue de la récupération des montants dus. Lorsque cela s’avère nécessaire, Factorial pourra se coordonner avec des prestataires ou des agences de recouvrement et engager des actions en justice pour manquement aux obligations de paiement devant les juridictions compétentes. Ces opérations seront réalisées sur la base de l’intérêt légitime, dans le but de recouvrer les sommes dues.

c. Les objectifs de traitement suivants sont réalisés sur la base de notre obligation légale (art. 6.1.c RGPD) :

Réception et gestion des communications par le biais du canal de signalement interne de Factorial.

Afin de mieux comprendre le contexte de ce traitement de vos données, nous vous recommandons de toujours consulter la politique de confidentialité respective de notre canal interne pour plus de détails sur les finalités pour lesquelles nous traiterons vos données, ainsi que les autres informations sur la protection des données.

Le respect des obligations légales, y compris celles liées à la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme et à la prévention de la fraude.

Ces activités de traitement sont principalement axées sur le respect des mesures de diligence raisonnable auxquelles nous sommes soumis conformément à la réglementation applicable en vigueur.

d. Les finalités de traitement suivantes sont réalisées sur la base de notre intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) :

Promotion et proposition de modules ou de fonctionnalités supplémentaires de la Plateforme Factorial.

Promotion et proposition de modules ou de fonctionnalités supplémentaires de la Plateforme Factorial auprès de Clients utilisant déjà nos services, afin d’adapter la solution à leurs besoins, d’améliorer leur expérience et d’optimiser l’utilisation de la Plateforme.

Ce traitement vise à améliorer la portée de nos différents produits et services et à permettre à nos Clients de découvrir de nouveaux modules ou fonctionnalités susceptibles d’apporter une valeur ajoutée au service déjà souscrit, en optimisant leur expérience avec la Plateforme et en facilitant une gestion plus complète et plus efficace de leurs processus opérationnels.

Enregistrement et transcription des appels téléphoniques avec les clients: Enregistrement, transcription et conservation des appels avec nos agentspour vérifier la qualité du service, formation interne, et, si nécessaire, améliorer l'expérience du processus.

Lorsque cela s'avère nécessaire et que vous assistez à un appel téléphonique qui sera enregistré, vous en serez dûment informé, ainsi que des finalités pour lesquelles ladite communication est enregistrée.

Factorial réalise ces enregistrements dans le respect des principes de protection des données et dans le but d’identifier des axes d’amélioration, tant en ce qui concerne le service fourni à ses Clients que la qualité de l’ensemble de ses produits et services. Les conversations avec les Clients sont analysées afin d’en extraire des informations qualitatives pouvant être utilisées pour améliorer les produits et services, optimiser la stratégie commerciale et former les équipes en charge de la relation client. En tant que Client, l’avantage réside dans le fait que, sur la base des avis ou suggestions exprimés lors de ces réunions, il est possible de corriger d’éventuelles erreurs identifiées dans les produits et services ainsi que dans le service fourni. Factorial s’efforce en permanence de maintenir un niveau de satisfaction élevé.

Améliorer la qualité du service d’assistance aux utilisateurs de la Plateforme par l’analyse des interactions liées aux incidents, aux demandes et aux commentaires desdits utilisateurs.

Par le biais de l’utilisation de ces plateformes, nous procéderons à l’examen et à l’analyse des demandes et/ou des incidents afin de vérifier le traitement adéquat des demandes, d’optimiser les interactions avec les Clients et d’améliorer la qualité du service fourni. À cette fin, les commentaires, avis et suggestions des contacts du Client concernant les produits et services de Factorial seront pris en compte.

Réaliser des enquêtes ou sessions de recherche auprès de nos Clients afin de connaître leur degré de satisfaction à l’égard de notre Plateforme et d’autres services.

Ces enquêtes ou sessions ne sont pas obligatoires, mais elles nous sont très utiles.

Chez Factorial, nous les réalisons dans le but de détecter les domaines susceptibles d’être améliorés, tant au niveau du service fourni à nos Clients qu’au niveau de la qualité de nos produits et services. En tant que Client, l’avantage de répondre à ces questions est que, sur la base de vos opinions ou suggestions, nous améliorons nos produits et services et nous nous efforçons de maintenir votre niveau de satisfaction à un niveau élevé.

Scoring de base de votre organisation sur la base d’un ensemble de segments préétablis et par l’application de modèles prédictifs qui nous permettront de calculer et de prévoir la valeur du cycle de vie des organisations clientes afin d’orienter la stratégie de traitement de nos contrats professionnels vers une plus grande personnalisation.

Cette analyse repose sur les données d’interaction avec les Clients, l’utilisation de la Plateforme ainsi que l’historique des paiements. Elle nous permet ainsi d’identifier de manière anticipée les Clients présentant un risque d’insatisfaction à l’égard de Factorial.

Ces modèles prédictifs comprennent les éléments suivants :

i) Déterminer le segment du système de notation dont votre organisation fait partie et vous intégrer dans certaines séquences personnalisées pour ce segment du traitement des contacts de nos Clients et mieux se concentrer sur le contact commercial. Ce traitement consistera en l’analyse de l’adéquation de la stratégie commerciale appropriée pour les Clients. La finalité de ce traitement est la classification de l’organisation Cliente selon un système de notation prédéfini par Factorial, avec différents groupes en fonction des données de l’organisation elle-même (secteur, taille, pays, etc.) et des données comportementales des contacts de l’organisation. Tout ce qui précède, sur la base de modèles prédictifs ou de schémas qui indiquent quand un Client risque d’être mécontent et qui permettent d’ajuster notre stratégie commerciale ou nos relations avec ce Client.

ii) Analyser le cycle de vie du Client.

iii) Identifier les opportunités de passer à des plans supérieurs pour nos Clients.

Nonobstant ce qui précède, ces modèles prédictifs ne prennent aucune décision en notre nom. Nous les utilisons simplement comme une ressource supplémentaire pour l’analyse des données. Les décisions seront toujours prises par Factorial et toujours à la recherche du bénéfice commun - le nôtre et celui de nos Clients.

Il est important de souligner que ces modèles ne disposent d’aucune capacité de raisonnement ou de prise de décision autonome. Ils sont conçus pour des tâches très spécifiques et ne peuvent pas être appliqués à des situations en dehors de ces finalités. Il s’agit de modèles statistiques destinés à identifier des schémas dans les données afin de prédire la probabilité de survenance de certains événements, tels que la réalisation d’un achat par un Client ou l’abandon de nos services. Ces modèles ne prennent aucune décision de manière automatisée ; ils fournissent uniquement des prédictions destinées à assister les membres de nos équipes dans la prise de décisions plus éclairées.

Vous avez le droit de vous y opposer à tout moment. En aucun cas, l’opposition n’aggrave ou ne conditionne votre relation avec Factorial. Si vous vous opposez uniquement à cette finalité, nous continuerons à vous fournir nos services à la Clientèle, mais sous une forme plus générique. Si vous souhaitez accéder à la mise en balance effectuée, vous pouvez la demander via le compte suivant : [email protected].

Afin d’améliorer les modèles ou schémas prédictifs mentionnés ci-dessus, nous intégrons les données précitées à des fins d’entraînement et d’amélioration de ces modèles. À cet égard, seules des données provenant de sources internes de Factorial ainsi que des informations dérivées de la relation contractuelle entre Factorial et le Client sont traitées. Grâce à cet entraînement, nous optimisons les règles des séquences ou des segments prédéfinis auxquels votre organisation a été rattachée.
Conservation des enregistrements à des fins de défense juridique et de conformité réglementaire.

Nous vous informons que nous pourrons conserver certains enregistrements et/ou transcriptions spécifiques lorsque cela est nécessaire pour la défense de Factorial dans le cadre de réclamations légales, de litiges contractuels ou de procédures administratives ou judiciaires. Seuls les enregistrements directement liés à un risque juridique concret ou à une réclamation identifiée seront conservés. Les enregistrements et/ou transcriptions feront l’objet d’un blocage approprié et ne seront pas utilisés à d’autres finalités ultérieures. L’accès sera strictement limité au personnel dûment autorisé.

Analyse des données statistiques et des données d’utilisation de notre Plateforme - dérivées des données d’utilisation de la Plateforme par les Utilisateurs finaux de la Plateforme - pour l’amélioration et le développement de nos fonctionnalités et de nos services.

Cette activité consiste en l’analyse statistique et de l’utilisation de la Plateforme au niveau des utilisateurs administrateurs et des comptes, y compris l’étude des tendances historiques en matière de résiliations, de renouvellements et d’extensions, ainsi que des indicateurs de performance des produits au niveau du compte. En particulier, les données d’utilisation des utilisateurs administrateurs sont préalablement agrégées et analysées à des fins d’analyse statistique interne, d’élaboration de rapports et de génération de visualisations fondées sur l’interaction des Clients avec la Plateforme.

Ce traitement nous permettra également d’analyser vos demandes ou autres contacts liés à des incidents, des bogues ou des problèmes récurrents sur notre Plateforme afin de mieux comprendre les erreurs soulevées par nos Clients et de tenter de les résoudre, ainsi que de soutenir la prise de décisions en matière de produits et de stratégie commerciale, d’identifier les modules les plus rentables et d’obtenir des informations sur l’utilisation transactionnelle.

Autres objectifs :

Dans le cadre des processus de sélection de Factorial, si vous souhaitez rejoindre notre équipe, soit parce qu’un poste correspond à votre profil, soit parce que vous souhaitez nous envoyer votre CV, nous vous recommandons de toujours consulter la politique de confidentialité de candidats correspondante afin de connaître les raisons pour lesquelles nous traiterons vos données, ainsi que le reste des informations relatives à la protection des données. Cette politique sera disponible à tout moment via notre page des postes ouverts.

5. ¿Comunicamos tus datos personales? ¿Realizamos transferencias internacionales de datos?

Como regla general, los datos tratados por Factorial no son compartidos con terceros destinatarios. No obstante, podemos colaborar con otras entidades y compartir tus datos con los mismos:

En el contexto de webinars, eventos o acciones comerciales y/o promocionales, comunicaremos tus datos de contacto a nuestros colaboradores, partners o promotores para que se pongan en contacto contigo posteriormente con fines comerciales, siempre que nos hayas dado tu consentimiento para ello.
En el mismo sentido, siempre que como contacto de un Cliente o como lead hayas consentido previamente, comunicaremos tus datos a nuestros partners o colaboradores para que puedan contactarte y remitirte información comercial.
Podremos compartir determinados datos con terceras redes sociales o plataformas.
Proveedores de servicios de pago o colaboradores que prestan servicios bancarios debidamente homologados/regulados bajo la respectiva licencia. Para el procesamiento de operaciones de pago y según el método de pago escogido por el Cliente estos servicios podrán conservar y tratar tus datos para completar las operaciones de pago como parte esencial de la ejecución de la relación contractual con dicho colaborador. Para la gestión de cuentas bancarias por terceros colaboradores, la utilización de servicios de pago e incluido el pago mediante transferencia o tarjeta de crédito es posible que debamos compartir tus datos como Cliente. Esta comunicación deberá ser considerada en el contexto de la relación contractual exclusiva entre tú como Cliente y el tercer colaborador y, por tanto, serán aplicables los Términos y Condiciones específicos de dicho tercer colaborador.
Es posible que con el fin de cumplir con determinadas obligaciones legales debamos comunicar tus datos a fuerzas y cuerpos de seguridad, organismos, administraciones públicas, Jueces o Tribunales y/o autoridades que sean competentes.
Puede que también lleguemos a comunicar tus datos a potenciales adquirentes y otras partes interesadas en caso de fusión, operación de reestructuración empresarial como, por ejemplo, adquisición, empresa conjunta, cesión, escisión o desinversión. En dicho caso, lo haremos tomando las respectivas garantías de protección de datos.

Asimismo, en algunos casos damos acceso a tus datos a nuestros proveedores, los cuales prestan un servicio a Factorial en calidad de encargados del tratamiento y nunca para sus propios fines. Para la selección de los mismos siempre procuramos escoger a los proveedores que nos aportan suficientes garantías adecuadas en el tratamiento de tus datos. Entre las diferentes categorías de proveedores que utilizamos podemos encontrar:

Servicios de alojamiento o hosting.
Servicios de call center, de chat y de videoconferencia.
Servicios de marketing y publicidad (por ejemplo, de mailing con contenido personalizado, de gestión de encuestas, de gestión de eventos).
Servicios de pago.
Servicios de logística.
Servicios analíticos.
Servicio de validación y entregabilidad de correos electrónicos que verifica la exactitud y la entregabilidad de las direcciones de correo electrónico de nuestras bases de datos.
En caso de que tu organización forme parte de un determinado segmento o tamaño, puede que proveedores o Partners nuestros te contacten por cuenta de Factorial tras completar tu solicitud de demo.
Plataformas para la gestión de contratos o acuerdos, incluida su firma.
Provisión de una plataforma de CRM y servicios complementarios relacionados como la agenda de reuniones, así como la sincronización entre algunas de nuestras bases de datos y nuestro CRM.
Servicios de ciberseguridad.
Servicios para la determinación de perfiles comerciales y/o clasificación de nuestros leads y clientes organizaciones.
Servicios de gestión financiera, contable, auditoría, consultoría y servicios de gestión de cobros de deudas, asesoría fiscal y jurídica.

Cuando tratamos tus datos, éstos se alojan en la UE y se procesan dentro del territorio de la UE. Con carácter general, contratamos prestadores de servicios ubicados también dentro del Espacio Económico Europeo o en países que han sido declarados con un nivel adecuado de protección de datos.

En algunos supuestos, los datos que recopilamos serán transferidos a encargados del tratamiento en terceros países. Lo anterior, siempre que exista una base legal para la transferencia de datos y se han establecido mecanismos adecuados para la transferencia de datos. Principalmente, basaremos dichas transferencias en una decisión de adecuación de la Unión Europea en virtud del artículo 45 del RGPD. En caso de que no exista una decisión de adecuación para transferir tus datos al tercer país, recurrimos a otras garantías propias del Capítulo V del RGPD. En este caso, transferiremos tus datos sobre la base de las cláusulas contractuales tipo vigentes. No obstante, podremos utilizar otro tipo de medidas previstas por el RGPD, siempre que nos permitan garantizar una protección adecuada de tus datos y que podrás consultar previa solicitud.

6. ¿Elaboramos algún tipo de perfilado? ¿Tomamos decisiones automatizadas?

En Factorial realizamos perfiles sobre nuestros Clientes y sobre nuestros leads, así como sobre algunos de nuestros usuarios web. Todos estos perfiles tienen una finalidad puramente comercial y especialmente enfocada a nuestros Clientes personas jurídicas y en el marco de nuestra relación comercial con éstos o con los posibles leads u organizaciones con los que estemos negociando o a los que les estemos ofreciendo nuestros productos y/o servicios.

Tal y como hemos explicado en los respectivos apartados anteriores sobre finalidades y bases de legitimación, basamos estas actividades en el interés legítimo de Factorial, en el beneficio de que nuestros Clientes y potenciales clientes reciban la información que más útil les pueda resultar y para que reciban un trato personalizado efectivo, en función del segmento del que consideremos que forma parte un Cliente o potencial cliente. De acuerdo con esto, desde Factorial hemos realizado las correspondientes ponderaciones del interés legítimo, en las que hemos analizado los beneficios o intereses que tenemos como responsable del tratamiento, así como los intereses y derechos de los interesados cuyos datos tratamos en dichas actividades. En caso de querer acceder o que expliquemos con más detalle los elementos fundamentales de dicha ponderación puedes contactar directamente a: [email protected].

Bajo ningún concepto, ninguno de estos perfilados te impedirá que puedas ejercer tus derechos de protección de datos. Asimismo, este conjunto de operaciones de perfilado no se basa nunca en decisiones automatizadas, ya que existe una intervención humana por nuestra parte y somos nosotros quienes determinamos las condiciones para la segmentación o scoring de clientes y terminamos decidiendo cómo actuar para/con nuestros Clientes o potenciales clientes. En este sentido, tampoco tienen ningún efecto jurídico perjudicial para los contactos, ni los afecta de forma similar. Únicamente los utilizamos para segmentar a los destinatarios de nuestras comunicaciones que, en última instancia, son nuestros Clientes o posibles clientes personas jurídicas.

En caso de realizar perfiles y que se tomen decisiones basadas única y exclusivamente en el tratamiento automatizado y éstas puedan causar efectos jurídicos o afectar significativamente serás debidamente informado de ello, de la lógica aplicada a dichas decisiones, así como de tus derechos a obtener intervención humana, a expresar tu punto de vista y a impugnar dichas decisiones.

7. ¿Cuáles son los plazos o los criterios de conservación que tenemos para el tratamiento de tus datos personales?

Desde Factorial conservamos los datos personales durante diferentes períodos y dependiendo del tipo de información, del período de nuestro contrato con nuestros Clientes, de los requisitos legales relativos a determinados tipos de datos y de otros factores. De forma genérica, siempre que tus datos dejen de ser necesarios para los fines para los que fueron recogidos dejaremos de tratarlos, se eliminarán de nuestros sistemas y permanecerán bloqueados en sistema aislado. Luego se eliminarán definitivamente tras el fin de los plazos de prescripción aplicables.

Si tenemos que retener tus datos para cumplir con una obligación contractual o legal, o para resolver disputas los conservaremos únicamente para cumplir con dichas obligaciones, así como para hacer valer nuestros derechos de defensa. En este sentido, restringiremos el acceso a personas o funciones específicas.

En caso de que nos hayas dado tu consentimiento, conservaremos tus datos hasta que revoques tu consentimiento.

En caso de que exista una relación contractual entre Factorial y la organización de la que formas parte trataremos tus datos mientras siga vigente la relación contractual.

En relación a la información comunicada a través del canal de denuncias, ésta será almacenada únicamente durante el tiempo que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con los requisitos impuestos por la normativa aplicable de protección a los informantes, si la hubiera. Pasado ese tiempo, las denuncias serán suprimidas con las medidas de seguridad pertinentes, sin que aplique ninguna obligación de bloqueo de los datos.

Una vez terminen los plazos anteriores, tus datos se conservarán debidamente bloqueados para la puesta a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales y resto de autoridades competentes con el único fin de poder hacer frente a reclamaciones hasta la finalización de los plazos de prescripción de las respectivas acciones. Tras lo cual, tus datos serán destruidos.

8. ¿Qué derechos de protección de datos tienes y cómo puedes ejercerlos?

De acuerdo con la normativa de protección de datos aplicable (RGPD), como interesado tienes ciertos derechos cuando tratamos tus datos personales. Por ello te daremos respuesta adecuada y en el plazo establecido cuando solicites el ejercicio de tus derechos. A modo de ejemplo, a continuación, detallamos algunos de los derechos que puedes ejercitar:

Derecho a ser informado: Tienes derecho a recibir información clara, transparente y fácilmente comprensible sobre cómo utilizamos tus datos personales y tus derechos.
Derecho de acceso: Tienes derecho a obtener acceso a tus datos personales.
Derecho de rectificación: Tienes derecho a que se rectifiquen tus datos personales si son inexactos o están incompletos.
Derecho de supresión: este derecho te permite solicitar la supresión o eliminación de tus datos personales cuando no haya ninguna razón de peso para que sigamos utilizándolos.
Derecho a limitar el tratamiento: Tienes derecho a "bloquear" o suprimir el uso posterior de tus datos personales. Cuando se restringe el tratamiento, podemos seguir almacenando tus datos personales, pero no podemos seguir utilizándolos.
Derecho a la portabilidad de los datos: Tienes derecho a obtener y reutilizar tus datos personales para tus propios fines en diferentes servicios.
Derecho a oponerse al tratamiento: Tienes derecho a oponerte a determinados tipos de tratamiento. Por ejemplo, en el caso de que quieras oponerte a un tratamiento basado en el interés legítimo.
Derecho a retirar el consentimiento: Si para un tratamiento específico nos has dado tu consentimiento, con posterioridad y en cualquier momento tienes derecho a retirarlo libremente.
Derecho a no ser sometido a una decisión automatizada: Tienes derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles) que produzca efectos jurídicos (o de importancia similar) para ti.

Factorial actuará como responsable del tratamiento sobre las solicitudes de ejercicio de derechos y proporcionará la información de forma gratuita. Para ejercer tus derechos puedes dirigir tus solicitudes de ejercicio de derechos enviando una comunicación escrita a la siguiente dirección de correo electrónico [email protected]. En el caso de que quieras realizar una consulta o sugerencia en relación con el tratamiento de datos por parte de Factorial, puedes dirigirte a esta misma dirección.

Ten en cuenta que en algunos supuestos es posible que tengamos que verificar tu identidad y lleguemos a requerirte documentación acreditativa. Del mismo modo, en casos muy específicos quizás te cobremos una tarifa razonable para cubrir nuestros costes administrativos de proporcionar la información para:

solicitudes infundadas o excesivas/repetidas; o
más copias de la misma información.

Tienes derecho a presentar una reclamación sobre el tratamiento que realizamos de tus datos personales ante la autoridad de control de protección de datos competente. Con carácter previo a la presentación de una reclamación ante la Autoridad de control tienes derecho a dirigirte a nuestro DPO.

9. ¿Cuáles son nuestras medidas de seguridad?

Desde Factorial implementamos estándares de seguridad adecuados para prevenir el acceso no autorizado, mantener la exactitud de los datos y asegurar el uso correcto de la información. También aplicamos medidas orientadas a proteger tus datos y garantizar un nivel de seguridad apropiado al riesgo, prevenir el acceso no autorizado, preservar la integridad y exactitud de los datos y asegurar su uso lícito.

Aplicamos estos mismos estándares o normas de seguridad también cuando trabajamos con socios comerciales y tecnológicos. Solo seleccionamos y contratamos a encargados del tratamiento y terceros proveedores que dispongan de medidas de seguridad adecuadas y ofrezcan garantías suficientes, incluyendo medidas técnicas y organizativas, para asegurar la adecuada protección de los datos que les confiamos, tales como el cifrado de los datos o medidas de control de accesos, entre otras.

Además, a nivel interno también velamos porque cualquier miembro de Factorial que vaya a tener acceso a tus datos haya firmado un acuerdo o cláusula de no divulgación y hemos establecido medidas y procesos internos como la formación continua y una serie de políticas que se actualizan recurrentemente para garantizar la seguridad de los datos, así como la confidencialidad, disponibilidad y resistencia de nuestros sistemas y servicios. Entre otras medidas, destacamos que en Factorial tenemos definido un procedimiento de gestión y un plan de respuesta a incidentes en caso de detectar cualquier vulnerabilidad en nuestros sistemas y/o que pueda afectar a tus datos personales.

Para más información relacionada con nuestras medidas de seguridad puedes dirigirte a nuestra Página de seguridad.

10. Cambios en esta política de privacidad web

Nos reservamos el derecho a modificar esta política de privacidad siempre que creamos necesario para mantenerla actualizada y adaptarla a la realidad del desarrollo de nuestros productos y servicios, a las normas del sector o a las nuevas normativas. Si dichos cambios son sustanciales o importantes, haremos todo lo posible por informarte de los mismos.