Un coffre-fort électronique bulletin de paie, pour quoi faire ? En tant que chef d’entreprise, la loi vous oblige à conserver certains documents pendant une durée minimum.
C’est le cas notamment des bulletins de paie que vous remettez chaque mois à vos collaborateurs.
Selon l’article L3243-4 du Code du travail, vous devez garder une copie de ces documents pendant au moins 5 ans. Vous devez le faire, que ceux-ci soient au format papier ou numérique.
Vous craignez peut-être de ne pas pouvoir garder ces documents aussi longtemps et surtout en toute sécurité ?
Un coffre fort électronique pour bulletin de paie (ou coffe-fort numérique) est un outil où stocker, consulter et partager un bulletin de salaire en ligne de façon totalement sûre et simplifiée.
Cet espace numérique personnel est accessible par le salarié et l’employeur en temps réel et à tout moment.
Découvrez dans cet article 6 bonnes raisons de faire usage d’un coffre-fort numérique pour conserver les bulletins de paie.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un coffre électronique pour bulletin de paie ?
Un coffre fort électronique pour bulletin de paie (ou coffre-fort numérique) est un outil où stocker, consulter et partager une fiche de salaire en ligne de façon totalement sûre et simplifiée.
Selon l’article L3243-4 du Code du travail, vous devez garder une copie de ces documents pendant au moins 5 ans. Cette obligation est valable, que ceux-ci soient au format papier ou numérique.
Cet espace numérique personnel est accessible par le salarié et l’employeur en temps réel et à tout moment.
À savoir : Un coffre-fort électronique bulletin de paie n’est pas obligatoire pour les entreprises.
À quoi sert un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?
Si vos employés sont pour la plupart des techniciens / ouvriers qui sont en permanence sur le terrain, l’organisation peut vite se compliquer.
Un coffre fort électronique pour bulletin de paie permet de garantir la protection et la confidentialité d’une fiche de paie dématérialisée et réduit l’accès à des données personnelles sensibles.
Il préserve ainsi des risques comme :
- La falsification,
- le vol,
- la perte de documents,
- la destruction,
- l’absence de valeur juridique.
Si la mise en place d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie est recommandée pour l’employeur, elle l’est tout autant pour le salarié.
Voici 6 bonnes raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie.
Quelques bonnes raisons pour ne pas se passer d’un coffre fort numérique pour bulletin de salaire
1. Protéger les bulletins de salaire des employés
Dans notre article « Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ? », nous vous expliquions qu’un des principaux enjeux d’un CFN était la confidentialité et l’intégrité des données qu’il contenait.
Si aujourd’hui, vous souhaitez protéger les données personnelles de vos salariés alors, placez-les au plus vite dans un coffre-fort électronique pour bulletin de paie.
En effet, sur une fiche de paie figure un certain nombre d’informations personnelles des salariés qui ne peuvent être divulguées :
- Nom et prénom,
- Date de naissance,
- Numéro de sécurité sociale,
- Adresse,
- Rémunération…
De plus, dans un coffre fort virtuel, leur valeur juridique sera continuellement garantie. Il répond à un souci de protection dans le cadre du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Sachez que dans un e-coffre-fort, des techniques de cryptographie efficaces protégeront les bulletins de paye de vos employés.
Grâce à ces procédés, ils seront chiffrés et personne ne pourra les consulter à moins d’avoir obtenu une autorisation.
2. Gagner du temps et augmenter la productivité
Vous savez que dans votre service RH, réaliser certaines tâches administratives peut prendre énormément de temps.
Parmi ces tâches, il y a entre autres l’étude, la gestion, l’impression et la distribution des feuilles de paie.
En utilisant un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous déchargerez votre service RH de ces missions chronophages.
Effectivement, vos RH n’auront qu’à éditer et à placer les fiches de salaire de vos salariés dans leur coffre-fort numérique pour bulletin de paie grâce à ce dispositif. Cela ne leur prendra que quelques minutes.
Avec un coffre fort numérique, vous pourrez donc accélérer et faciliter le processus de paie. Ainsi, vos RH pourront plus rapidement passer à autre chose, ce qui accroîtra leur productivité.
💡 Bon à savoir
Depuis 2017, vous pouvez émettre des bulletins de paie au format électronique sans demander l’accord de vos salariés. Notez toutefois que ceux-ci pourront toujours refuser de recevoir leur fiche de paie en version numérique.
3. Favoriser un accès rapide aux fiches de paie
Lorsque vous utiliserez un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous devez savoir que vos salariés bénéficieront aussi de ses nombreux avantages.
Ils pourront accéder à leurs fiches de paie lorsqu’ils en auront besoin en seulement quelques clics. Outre le fait qu’ils pourront réaliser cette opération rapidement, ils pourront le faire de n’importe où.
En conséquence, ils n’auront plus besoin de venir dans vos locaux pour consulter leurs documents.
Aujourd’hui, c’est cette vitesse et cette facilité d’accès aux bulletins de paie qui font que les employés d’une entreprise apprécient de plus de plus que leurs employeurs utilisent des coffres-forts.
Par ailleurs, si vous mettez un coffre-fort virtuel à disposition de vos salariés, ils n’auront plus à se soucier de trouver un endroit sûr pour ranger leurs bulletins de paie chez eux.
Un autre avantage du coffre-fort électronique pour bulletin de paie est qu’ils pourront retrouver facilement leurs documents. Ils n’auront plus besoin de les chercher dans leurs tiroirs et en plus, ils auront moins de risques de les perdre.
4. Améliorer votre marque employeur
Et oui ! En utilisant un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous améliorerez l’image de votre société et donc votre marque employeur. Pour cause, une fois que vous en ferez usage, votre entreprise sera considérée comme innovante.
De même, votre établissement sera perçu comme un établissement soucieux de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), désireux de participer à la transition écologique et au développement durable.
Le fait est que de nos jours, de plus en plus de gens prennent conscience de l’importance de la protection de la planète.
En choisissant une alternative comme le bulletin de paie dématérialisée, vous montrerez donc au monde que vous aussi, vous souhaitez réellement réduire votre empreinte écologique.
En effet, un coffre-fort électronique pour bulletin de paie vous permettra d’utiliser moins d’encre et de papier.
Sachant que les entreprises peuvent être à l’origine de milliers de tonnes de déchets en papier par an, vous comprendrez que votre choix d’utiliser un CFN sera vu comme une très bonne initiative de votre part.
En outre, n’oubliez pas que « respect de l’environnement » et « innovation » seront toujours des atouts de taille qui joueront en votre faveur.
S’ils font partie des valeurs mises en avant par votre société alors, vous aurez plus de chance d’attirer des clients et des collaborateurs qui se reconnaîtront dans vos idéaux.
En mettant en avant ces valeurs, vous parviendrez aussi à les fidéliser plus facilement.
5. Répondre à vos obligations légales sur la dématérialisation des bulletins de paie
Pour finir, notez qu’en optant pour cette solution de dématérialisation RH, vous pourrez être en parfaite conformité avec la loi.
Grâce à votre coffre-fort numérique pour bulletin de paie, vous aurez la possibilité de mettre les bulletins de salaire de vos collaborateurs à leur disposition chaque fois que cela sera nécessaire. Vous pourrez les leur transmettre même après 50 ans.
6. Faire des économies
Disposer d’un coffre-fort pour bulletin de paie vous permet de faire des économies. Effectivement, vous n’aurez plus besoin d’acheter des rames de papiers et de l’encre pour vos imprimantes grâce à votre e-coffre-fort.
💡 Bon à savoir
En moyenne, vous économiserez de 10 à 30 centimes par document que vous n’imprimerez pas.
Vous réduirez donc vos dépenses, non seulement en matière de coûts d’impressions, mais aussi d’affranchissements et de manutentions.
Vous savez sûrement que chaque mois, l’émission des fiches de paie au format papier peut coûter cher à une entreprise.
En fonction du nombre de salariés, l’impression, l’envoi et le stockage de ces documents peuvent tous engendrer des dépenses importantes.
L’optimisation des dépenses est aujourd’hui un enjeu majeur au sein des entreprises.
L’amélioration des processus d’édition et de distribution de vos fiches de paies devrait, de ce fait, être l’une de vos priorités.
Quel que soit le nombre de personnes que vous employez, en décidant d’utiliser un coffre-fort électronique bulletin de paie, vous dépenserez indéniablement moins.
💡 Bon à savoir
Rappelons qu’en moyenne, une fiche de paie peut coûter de 20 à 50 euros en fonction des entreprises de comptables. Si une société a recours à un comptable qui édite tous les mois ses fiches de paies pour 50 personnes et à 50 euros la fiche, elle déboursera par conséquent 2500 euros par mois.
Quelles sont les conditions à respecter pour utiliser un coffre-fort électronique pour les bulletins de paie ?
Les conditions d’utilisation d’un coffre-fort numérique pour bulletin de paie sont bien encadrées.
Communiquer l’implémentation d’un coffre fort en ligne
Faire le choix d’un coffre fort numérique pour l’entreprise est une décision que l’employeur peut prendre sans accord préalable du salarié.
Par contre, tous les collaborateurs sans exception doivent en être informés.
Car si un employé ne peut pas s’opposer à la mise en place du bulletin de salaire dématérialisé, il peut refuser sa remise dans ce format.
Il devra alors notifier son refus au gestionnaire de paie et demander à recevoir son bulletin de salaire au format papier.
Se conformer au RGPD
Les employeurs doivent répondre aux normes fixées par le RGPD (Règlement général sur la protection des données) pour transmettre les fiches de salaire.
Il a l’obligation d’assurer en permanence la confidentialité des données personnelles qui y sont mentionnées et empêcher leur divulgation.
Choisir une solution coffre fort numérique adaptée
Vous avez un bon nombre d’offres. Cependant, s’offrir le meilleur coffre-fort électronique pour bulletin de paie demande que vous vérifiez différents aspects.
Lorsque vous avez une grande quantité de documents à traiter, un espace de stockage important et adapté à votre volume fait la différence.
Assurez-vous de bien vous renseigner sur les conditions d’utilisation. La sécurité de l’accès et la traçabilité doivent être confirmées. Voyez par exemple si la signature électronique est disponible.
D’un point de vue légal, votre coffre-fort numérique pour bulletin de paie doit répondre aux normes AFNOR NF Z42 -103 sur l’archivage électronique et NF Z42-200.
Vérifiez que votre coffre-fort est compatible avec votre logiciel SIRH et paie. La distribution automatique des bulletins de paie sera bien plus simple.
Quels sont les avantages du coffre-fort électronique dématérialisé de Factorial ?
Le coffre fort en ligne de Factorial permet non seulement de distribuer et d’archiver les bulletins de paie mais il sert aussi à stocker tous autres documents importants, comme les contrats de travail.
Tous vos documents dématérialisés sont centralisés au même endroit, de manière sécurisée et facilement téléchargeable dès que vos collègues en ont besoin.
Notre solution d’archivage Desk RH permet à chaque collaborateur d’opter pour la réception de leurs fiches de paie en version papier.
Après son départ de l’entreprise, le salarié pourra télécharger tous ses bulletins de paie en un seul clic.
Comment fonctionne le coffre fort électronique de bulletin de paie Factorial ?
Activez l’intégration du coffre-fort numérique de Factorial pour envoyer, automatiquement et sans coût, les bulletins de salaire de vos employés à Desk RH.
Il récupère les documents enregistrés dans le dossier Paies des employés de notre logiciel RH envoie une copie à DeskRH.
Après l’activation, Factorial contrôlera les entités légales françaises de votre société comme de vos employés. Ceci dans le but de trouver les mises à jour nécessaires.
Les coffres sont créés de manière automatique dans Desk RH grâce à deux indications :
- Numéro de SIRET de l’entité légale
- Email personnel des employés
Vous l’aurez compris. En décidant d’utiliser un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous et vos salariés jouirez de nombreux avantages. Alors, pourquoi vous en priver ?
De plus, avec un coffre-fort numérique RH, vous pouvez partager tous autres types de documents RH importants avec tous vos salariés.
Passez d’une paie papier à un bulletin de paie électronique ! Vos ressources humaines seront plus efficaces si elles peuvent effectuer leurs tâches sous forme électronique grâce à la digitalisation du bulletin de paie numérique.
