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Coffre-fort électronique bulletin de paie : 5 raisons de l’utiliser

Un coffre-fort électronique bulletin de paie, pour quoi faire ? En tant que chef d’entreprise, la loi vous oblige à conserver certains documents pendant une durée minimum. C’est le cas notamment des bulletins de paie que vous remettez chaque mois à vos collaborateurs.

Selon l’article L3243-4 du Code du travail, vous devez garder une copie de ces documents pendant au moins 5 ans. Vous devez le faire, que ceux-ci soient au format papier ou numérique.

Actuellement, vous craignez de ne pas pouvoir garder ces documents aussi longtemps et surtout en toute sécurité ? Dans ce cas, faites usage d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie.

Pour vous aider à sauter le pas, découvrez dans cet article 5 bonnes raisons de faire usage d’un coffre-fort numérique.

Sommaire

1. Protéger au mieux les bulletins de salaire de vos employés

Dans notre article « Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ? », nous vous expliquions qu’un des principaux enjeux d’un CFN était la confidentialité et l’intégrité des données qu’il contenait.

Si aujourd’hui, vous souhaitez protéger les données personnelles de vos salariés alors, placez-les au plus vite dans un coffre-fort électronique pour bulletin de paie. En effet, dans l’un de ces espaces de stockage en ligne, l’intégrité et la confidentialité de ces documents seront assurées.

Par ailleurs, les risques qu’ils soient volés, falsifiés, détruits ou perdus seront considérablement réduits. De plus, une fois dans un coffre-fort numérique, leur valeur juridique sera continuellement garantie.

Sachez que dans un e-coffre-fort, des techniques de cryptographie efficaces protégeront les bulletins de paie de vos employés. Grâce à ces procédés, ils deviendront chiffrés et personne ne pourra les consulter à moins d’avoir obtenu une autorisation.

2. Faire gagner du temps à votre service RH et augmenter sa productivité

Vous savez que dans votre service RH, la réalisation de certaines activités peut prendre énormément de temps. Parmi ces tâches, il y a par exemple l’étude, la gestion, l’impression et la distribution des bulletins de paie.

En utilisant un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous déchargerez votre service RH de ces missions chronophages. Effectivement, vos RH n’auront qu’à éditer et à placer les fiches de salaire de vos salariés dans leur e coffre-fort grâce à ce dispositif. Cela ne leur prendra que quelques minutes.

Avec un coffre fort numérique, vous pourrez donc accélérer et faciliter la distribution des bulletins de paie de vos employés. Ainsi, vos RH pourront plus rapidement passer à autre chose, ce qui accroîtra leur productivité.

💡 Bon à savoir

Depuis 2017, vous pouvez émettre des bulletins de paie au format électronique sans demander l’accord de vos salariés. Notez toutefois que ceux-ci pourront toujours refuser de recevoir leur fiche de paie en version numérique.

3. Permettre à vos salariés d’accéder plus aisément à leurs fiches de paie

Lorsque vous utiliserez un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous devez savoir que vos salariés bénéficieront aussi de ses nombreux avantages.

De leur côté, ils pourront accéder à leurs fiches de paie lorsqu’ils en auront besoin en seulement quelques clics. Outre le fait qu’ils pourront réaliser cette opération rapidement, ils pourront le faire de n’importe .

En conséquence, ils n’auront plus besoin de venir dans vos locaux pour consulter leurs documents.

Aujourd’hui, c’est cette vitesse et cette facilité d’accès aux bulletins de paie qui font que les employés d’une entreprise apprécient de plus de plus que leurs employeurs utilisent des coffres-forts.

Par ailleurs, si vous mettez un coffre-fort virtuel à disposition de vos salariés, ils n’auront plus à se soucier de trouver un endroit sûr pour ranger leurs bulletins de paie chez eux.

Un autre avantage pour eux sera qu’ils pourront retrouver facilement leurs documents. Ils n’auront plus besoin de les chercher dans leurs tiroirs et en plus, ils auront moins de risques de les perdre.

4. Améliorer votre image de marque avec un coffre-fort électronique bulletin de paie

Et oui ! En utilisant un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous améliorerez l’image de votre société. Pour cause, une fois que vous en ferez usage, votre entreprise sera considérée comme innovante.

De même, votre établissement sera perçu comme un établissement soucieux de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), désireux de participer à la transition écologique et au développement durable.

Le fait est que de nos jours, de plus en plus de gens prennent conscience de l’importance de la protection de la planète. En choisissant une alternative comme le bulletin de paie dématérialisée, vous montrerez donc au monde que vous aussi, vous souhaitez réellement réduire votre empreinte écologique.

En effet, un coffre-fort électronique pour bulletin de paie vous permettra d’utiliser moins d’encre et de papier.

Sachant que les entreprises peuvent être à l’origine de milliers de tonnes de déchets en papier par an, vous comprendrez que votre choix d’utiliser un CFN sera vu comme une très bonne initiative de votre part.

En outre, n’oubliez pas que « respect de l’environnement » et « innovation » seront toujours des atouts de taille qui joueront en votre faveur. S’ils font partie des valeurs mises en avant par votre société alors, vous aurez plus de chance d’attirer des clients et des collaborateurs qui se reconnaîtront dans vos idéaux. En mettant en avant ces valeurs, vous parviendrez aussi à les fidéliser plus facilement.

5. Répondre à vos obligations légales tout en faisant des économies

Pour finir, notez qu’en optant pour cette solution de dématérialisation RH, vous pourrez être en parfaite conformité avec la loi.

Grâce à votre coffre-fort numérique, vous aurez la possibilité de mettre les bulletins de salaire de vos collaborateurs à leur disposition chaque fois que cela sera nécessaire. Vous pourrez les leur transmettre même après 50 ans.

Réaliser des économies avec un coffre-fort électronique bulletin de paie

Un autre avantage de disposer d’un CFN est qu’il vous permet de faire des économies. Effectivement, vous n’aurez plus besoin d’acheter des rames de papiers et de l’encre pour vos imprimantes grâce à votre e-coffre-fort.

Vous réduirez donc vos dépenses, non seulement en matière de coûts d’impressions, mais aussi d’affranchissements et de manutentions.

Vous savez sûrement que chaque mois, l’émission des fiches de paie au format papier peut coûter cher à une entreprise. En fonction du nombre de salariés, l’impression, l’envoi et le stockage de ces documents peuvent tous engendrer des dépenses importantes.

L’optimisation des dépenses est aujourd’hui un enjeu majeur au sein des entreprises. L’amélioration des processus d’édition et de distribution de vos fiches de paies devrait, de ce fait, être l’une de vos priorités.

💡 Bon à savoir

Rappelons qu’en moyenne, une fiche de paie peut coûter de 20 à 50 euros en fonction des entreprises de comptables. Si une société a recours à un comptable qui édite tous les mois ses fiches de paies pour 50 personnes et à 50 euros la fiche, elle déboursera par conséquent 2500 euros par mois.

Quel que soit le nombre de personnes que vous employez, en décidant d’utiliser un coffre-fort électronique, vous dépenserez indéniablement moins. En moyenne, vous économiserez de 10 à 30 centimes par document que vous n’imprimerez pas.

 

Vous l’aurez compris. En décidant d’utiliser un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous et vos salariés jouirez de nombreux avantages. Alors, pourquoi vous en priver ?

De plus, avec un coffre-fort numérique RH, vous pouvez partager tous autres types de documents RH importants avec tous vos salariés.

Passez d’une paie papier à un bulletin de paie électronique ! Vos ressources humaines seront plus efficaces si elles peuvent effectuer leurs tâches sous forme électronique grâce à la dématérialisation du bulletin de paie.

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