Coffre-fort numérique
Plus de 60 000 clients nous font confiance
Fiches de paie distribuées de manière sécurisée en quelques minutes
Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique, coffre-fort électronique ou encore e-coffre permet de stocker et archiver de manière sécurisée toutes données à caractère sensible et confidentiel tel que des bulletins de paie, factures, papiers d'identité, contrats, etc.
Quels sont les avantages du coffre-fort numérique Factorial ?
Grâce à notre coffre-fort numérique, vous pouvez distribuer et archiver les bulletins de paie, contrats de travail et autres documents importants au format électronique de manière sécurisée et économique
Sécurisation des documents
Vos collaborateur gagnent en autonomie, ils ont accès à leurs documents et son maître de leur archivage
Stockage en ligne des données et téléchargement facilité
Comment accéder au coffre-fort numérique ?
Vous aurez la possibilité d'activer l'intégration coffre-fort numérique de Factorial et d'envoyer automatiquement et gratuitement tous les bulletins de salaire de vos salariés à Desk RH.
En activant l'otion, les fiches de paie seront envoyées à la fois dans le coffre de chaque employé et dans le coffre-fort numérique de l'entreprise.
Les collaborateurs pourront consulter leur coffre-fort numérique depuis leur espace personnel, le Portail RH.
Depuis Desk RH, les employés pourront choisir de recevoir leurs fiches de paie en version papier.
Comment activer le coffre-fort numérique ?
Ce flux n'affecte aucun de vos flux de travail actuels avec Factorial. Il récupère simplement les documents enregistrés dans le dossier Paies des employés et en envoie une copie à DeskRH. Pour le configurer, il y a plusieurs étapes à suivre.
Une fois l'application Gestion de la Paie installée, une option Coffre-fort numérique s'affiche dans les Paramètres de l'application.Cette fonction est désactivée par défaut ; vous devez l'activer en changeant la commande.
Comment créer un coffre-fort numérique ?
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Pour pouvoir sauvegarder les fiches de paie, DeskRH doit savoir où les sauvegarder. Juste après l'activation, Factorial vérifiera toutes les entités légales françaises de votre société et de vos employés pour rechercher les mises à jour. Les coffres sont créés automatiquement dans DeskHR via le :
- Numéro de SIRET de l'entité légale
- Email personnel des employés
Ces informations doivent être remplies pour créer les coffres. Vous et vos employés recevrez un email de DeskRH une fois les coffres créés pour configurer vos identifiants et pouvoir accéder à vos fiches de paie depuis votre coffre. Si un SIRET ou un email personnel était utilisé auparavant dans DeskRH, DeskRH enverra un email au propriétaire du coffre pour qu'il accorde à Factorial un accès en écriture afin que nous puissions envoyer les fiches de paie.
Téléchargez vos bulletins de paie et recevez des notifications
Téléchargez tous vos bulletins de salaire comme d'habitude. Chaque matin, Factorial recherchera les nouveaux documents dans le dossier Paies de tous vos employés rattachés à toutes les Entités Légales avec un numéro SIRET valide et les enverra à Desk RH.
L'administrateur se charge de l'importation des fiches de salaire
Les fiches de paie sont automatiquement importées dans les coffres-forts numériques eDoc de votre collaborateur et de l'entreprise
Le collaborateur reçoit un email afin de consulter son dernier bulletin de paie en ligne.
Intégration avec eDocGroup et le coffre-numérique Desk RH
Notre partenaire eDoc dans le cadre légal :
Disponibilité des fiches de paie pendant les durées légales de conservation des documents
Normes NFZ42-020 (Coffre-Fort Numérique), NF42-025 (Gestion des fiches de paie dématérialisés), ISO27001 (Sécurité de l’information), (Gestion des fiches de paie et l'agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France)
Obligations légales de l'employeur quant à la fiche de paie dématérialisée
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La loi française exige que certains documents, en fonction de leur nature, soient conservés dans un coffre fort électronique pour bulletin de paie certifié pour des périodes allant jusqu'à 50 ans. Par exemple, les salariés doivent pouvoir consulter, télécharger et imprimer tous leurs bulletins de salaire pendant une période de 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans.
Parallèlement, l'entreprise doit également conserver une copie de ces mêmes bulletins de salaire.
