Coffre fort numérique : Stockez et partagez vos documents administratifs en toute sécurité
Depuis leur espace personnel, les collaborateurs ont accès à leur fiches de paie stockées et sécurisées dans le coffre fort électronique Desk Rh pendant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié. Lors d’un départ de l’entreprise, le salarié n’aura qu’à télécharger le fichier de tous ses bulletins de paie en un clic
Fiches de paie distribuées de manière sécurisée en quelques minutes sur votre coffre fort professionnel
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Qu’est-ce qu’un coffre fort électronique ?
Un coffre-fort numérique, coffre-fort électronique ou encore e-coffre permet de stocker et archiver de manière sécurisée toutes données à caractère sensible et confidentiel tel que des bulletins de paie, factures, papiers d'identité, contrats, etc.
Quels sont les avantages du coffre-fort numérique Factorial ?
Grâce à notre coffre-fort électronique, vous pouvez distribuer et archiver les bulletins de paie, contrats de travail et autres documents importants au format électronique de manière sécurisée et économique.
Comment activer coffre fort en ligne
Ce flux n'affecte aucun de vos flux de travail actuels avec Factorial. Il récupère simplement les documents enregistrés dans le dossier Paies des employés et en envoie une copie à DeskRH. Pour le configurer, il y a plusieurs étapes à suivre.
Comment créer un coffre-fort numérique ?
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Pour sauvegarder les fiches de paie, DeskRH doit savoir où les enregistrer. Juste après l’activation, Factorial vérifiera toutes les entités légales françaises de votre société et de vos employés pour rechercher les mises à jour. Les coffres sont créés automatiquement dans DeskHR via le :
- Numéro de SIRET de l'entité légale
- Email personnel des employés
Ces informations doivent être remplies pour créer votre coffre fort en ligne. Vous et vos employés recevrez un email de DeskRH une fois le coffre fort rh créé pour configurer vos identifiants et accéder à vos fiches de paie depuis votre coffre fort numérique. Si un SIRET ou un email personnel était utilisé auparavant dans DeskRH, un email sera envoyé au propriétaire du coffre fort professionnel pour qu’il accorde à Factorial un accès en écriture afin que nous puissions envoyer les fiches de paie.
Téléchargez vos bulletins de paie et recevez des notifications sur votre coffre fort digital
Téléchargez tous vos bulletins de salaire comme d'habitude. Chaque matin, Factorial recherchera les nouveaux documents dans le dossier Paies de tous vos employés rattachés à toutes les Entités Légales avec un numéro SIRET valide et les enverra à Desk RH.
Intégration avec eDocGroup et le coffre-numérique Desk RH
Notre partenaire eDoc dans le cadre légal :
Obligations légales de l'employeur quant à la fiche de paie dématérialisée
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La loi française exige que certains documents, en fonction de leur nature, soient conservés dans un coffre fort électronique pour bulletin de paie certifié pour des périodes allant jusqu’à 50 ans. Par exemple, les salariés doivent pouvoir consulter, télécharger et imprimer tous leurs bulletins de salaire pendant une période de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.
Parallèlement, l’entreprise doit également conserver une copie de ces mêmes bulletins de salaire.
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Comment accéder au coffre-fort électronique ?
Vous aurez la possibilité d’activer l’intégration coffre-fort numérique de Factorial et d’envoyer automatiquement et gratuitement tous les bulletins de salaire de vos salariés à Desk RH.