Coffre-fort numérique

Un coffre-fort numérique, coffre-fort électronique ou encore e-coffre permet de stocker et archiver de manière sécurisée toutes données à caractère sensible et confidentiel tel que des bulletins de paie, factures, papiers d'identité, contrats, etc.

Grâce à notre coffre-fort numérique, vous pouvez distribuer et archiver les bulletins de paie, contrats de travail et autres documents importants au format électronique de manière sécurisée et économique

• Sécurisation des documents
• Vos collaborateur gagnent en autonomie, ils ont accès à leurs documents et son maître de leur archivage
• Stockage en ligne des données et téléchargement facilité

Vous aurez la possibilité d'activer l'intégration coffre-fort numérique de Factorial et d'envoyer automatiquement et gratuitement tous les bulletins de salaire de vos salariés à Desk RH.

• En activant l'otion, les fiches de paie seront envoyées à la fois dans le coffre de chaque employé et dans le coffre-fort numérique de l'entreprise.
• Les collaborateurs pourront consulter leur coffre-fort numérique depuis leur espace personnel, le Portail RH.
• Depuis Desk RH, les employés pourront choisir de recevoir leurs fiches de paie en version papier.

Ce flux n'affecte aucun de vos flux de travail actuels avec Factorial. Il récupère simplement les documents enregistrés dans le dossier Paies des employés et en envoie une copie à DeskRH. Pour le configurer, il y a plusieurs étapes à suivre.

• Une fois l'application Gestion de la Paie installée, une option Coffre-fort numérique s'affiche dans les Paramètres de l'application.Cette fonction est désactivée par défaut ; vous devez l'activer en changeant la commande.

Téléchargez tous vos bulletins de salaire comme d'habitude. Chaque matin, Factorial recherchera les nouveaux documents dans le dossier Paies de tous vos employés rattachés à toutes les Entités Légales avec un numéro SIRET valide et les enverra à Desk RH.

• L'administrateur se charge de l'importation des fiches de salaire 
• Les fiches de paie sont automatiquement importées dans les coffres-forts numériques eDoc de votre collaborateur et de l'entreprise
• Le collaborateur reçoit un email afin de consulter son dernier bulletin de paie en ligne.

Notre partenaire eDoc dans le cadre légal :

• Disponibilité des fiches de paie pendant les durées légales de conservation des documents
• Normes NFZ42-020 (Coffre-Fort Numérique), NF42-025 (Gestion des fiches de paie dématérialisés), ISO27001 (Sécurité de l’information), (Gestion des fiches de paie  et l'agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France)