Logiciel note de frais pour gérer et suivre vos dépenses sans perdre d'énergie

Une note de frais est un document administratif, sous format papier ou numérique, sur lequel le salarié liste les dépenses qu’il a engagées dans le cadre de ses fonctions, dans le but de se faire rembourser par son employeur.

Elle permet à l’employeur d’identifier la nature et le montant des dépenses. 

L’employeur rembourse des dépenses strictement professionnels et non assimilables à un avantage en nature.

Les avances de frais peuvent concerner l’hébergement (nuits d’hôtel…), les repas (restaurant…), les déplacements (billets de train…) ou encore les outils de communication (téléphone…)

Quand un salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer des trajets professionnels, il bénéficie d’indemnités kilométriques. Dans le calcul des frais kilométriques rentrent les dépenses de carburant, l’entretien du véhicule ou encore l’assurance.

Sur chaque note de frais doivent apparaître des informations spécifiques à chaque type de frais. 

Vous pouvez vous servir d’un modèle de note de frais créé sous Excel ou Word, ou mieux encore, passer à la dématérialisation des notes de frais. 

Un logiciel de notes de frais permet à toutes entreprises de faciliter le remboursement, la comptabilisation, l’enregistrement et le traitement des notes de frais du salarié.

Vos employés peuvent saisir leurs dépenses professionnelles et télécharger leurs factures/reçus via leur ordinateur ou l’application de suivi des dépenses. Et vous pourrez les approuver (ou rejeter) sur le moment de la même façon. Les flux de travail sont bien plus fluides.

Un outil de note de frais donne aux différents administrateurs une visibilité totale sur les dépenses et facilite le suivi de l'utilisation des ressources financières de l'entreprise par les employés. 

Il vous aide à les analyser, à mieux identifier les opportunités de réduction des coûts et également à garder le contrôle sur des dépenses importantes.

Quels sont les différents types de notes de frais ?

De nombreux types de dépenses peuvent se convertir en une note de frais. 

Vous avez entre autres les frais suivants :

• Repas
• Péage
• Billet d'avion
• Accessoires d'ordinateurs
• Fournitures de bureau
• Abonnement internet
• Entretien de véhicule…

Ils doivent être en rapport avec les intérêts de l'entreprise pour pouvoir être valides et remboursables.

Dans notre logiciel de note de frais, vous pouvez éditer les types de notes de frais adaptés à votre cas d’entreprise.

Factorial offre une gestion des notes de frais qui réduit le stress des employés, facilite la déclaration de leurs dépenses et accélère les remboursements.

Les notes de frais peuvent être créées manuellement via un ordinateur ou l’application de notes de frais, ou automatiquement à l’aide de la carte Factorial.

Lorsque le collaborateur crée une demande de remboursement de façon manuelle, il remplit un formulaire préétabli et ajoute son reçu en pièce jointe. 

Il peut filtrer ses factures par catégories et vérifier le statut de sa demande pour un meilleur suivi. S’il est en déplacement, il peut les gérer via l’application mobile.

Lorsqu'il paie avec la Carte Factorial, une dépense apparaît automatiquement dans l’outil avec son reçu en pièce jointe (une photo du reçu qu’ils auront préalablement téléchargée) et toutes les informations nécessaires. 

Grâce aux règles que les entreprises peuvent définir, la dépense est déjà approuvée instantanément et est prête à être traitée par l'équipe comptable.

Les collaborateurs n’auront pas besoin de faire d’avance de frais.

Il n'y a pas un modèle particulier de note de frais. Chaque entreprise peut le modeler en fonction de ses propres besoins et de ses politiques internes.

Ceci étant, il y a des mentions obligatoires qui doivent absolument être intégrées :

• Le motif
• La date et le lieu
• Le prix (montant hors-taxe, la TVA et le coût TTC)
• Les coordonnés du fournisseur

Présenter une facture conforme est une obligation légale qui est une preuve de la véracité et de la validité des informations communiquées par le salarié.

Pour l’employeur, elle lui sert pour faire ses comptes. Il a besoin des justificatifs de dépenses pour les justifier auprès de l’administration fiscale au risque de s'exposer à des sanctions en cas de contrôle.

Précisons que seules les dépenses à des fins commerciales sont remboursées.

De plus, vous devez au préalable mettre en place des règles claires sur les dépenses que vos salariés peuvent faire. Pour cela, la rédaction et la mise en œuvre d'une politique de dépenses est indispensable.

Indiquez à minima les éléments clés suivants :

• Une liste de toutes les catégories de dépenses qui peuvent être réclamées
• Un guide étape par étape la procédure de remboursement
• les formalités en cas de litige

Vous éviterez des dépenses exagérées, des achats inutiles ou une fraude à la note de frais.

En règle générale, il faut toujours rajouter les justificatifs de note de frais, ou le cas échéant, une attestation sur l’honneur de notes de frais, une copie du relevé bancaire ou un duplicata du reçu.

Certaines sociétés préfèrent appliquer une politique de tolérance zéro et n’accepter aucun remboursement sans facture. Dans ce cas, celui qui n’a pas de justificatif devra assumer ses dépenses professionnelles sur sa trésorerie personnelle.

Si le montant de la note de frais (aux frais réels ou forfaitaires) reste à hauteur du seuil fixé par l’administration fiscal, elle n’est pas soumise au barème progressif de l'impôt sur le revenu du salarié.

Elle n’est pas non plus soumise aux cotisations sociales. Ce qui ne vaut pas pour les avantages en nature qui sont eux imposables puisque considérés comme une rémunération.

En ce qui concerne l’entreprise, elle peut récupérer la TVA issue des notes de frais. Mais pour cela, le type de dépense est déterminant et des règles fiscales nous le rappellent.

La TVA est récupérable dans les cas suivants :

• Frais de repas et restauration
• Véhicules utilitaires
• Frais de péage
• Frais de stationnement

La TVA n’est pas récupérable en ce qui concerne :

• Nuits d’hôtels 
• Frais de transport
• Indemnités kilométriques
• Véhicules de tourisme

Découvrez-en plus sur la TVA récupérable

Choisissez un logiciel de note de frais qui couvre vos besoins et vos objectifs tout en s'alignant avec votre budget. 

Assurez-vous qu’il ait une interface conviviale, facile à comprendre et à utiliser pour vos employés. La plateforme RH que vous utilisez doit disposer d'une application mobile pour que ceux, qui n’ont pas d’ordinateur, qui se déplacent beaucoup ou sont plus à l’aise avec un smartphone, puissent y accéder sans contrainte, n'importe où.

Un service d'assistance disponible est essentiel au cas où vous auriez besoin d’une aide technique. Un chat en direct peut s’avérer très utile pour avoir une réponse rapide à tout problème.

Des tutoriels et de la documentation mis à disposition par les fournisseurs sont aussi d’une grande aide pour avancer dans un choix éclairé.

N’hésitez pas aussi à consulter les avis des utilisateurs. 

Chez Factorial, nous avons développé une solution note de frais pour que vous puissiez :

• Prendre de meilleures décisions en collectant toutes les informations dans une base de données commune. Vous avez ainsi une vision globale et précise du budget de votre entreprise.
• Consulter vos données en temps réel en ayant un aperçu de vos projets, votre budget et des coûts pour chaque personne.
• Avoir un meilleur contrôle et suivi des dépenses. Vos services comptable et financier ont une charge de travail qui diminue et des rapports toujours à jour.
• Éviter les erreurs et les tentatives de fraude en vous donnant accès à toutes vos informations via une seule plateforme.
• Sécuriser vos données en les stockant dans le cloud.
• Intégrer notre solution de notes de frais à l'écosystème de programmes et d'outils de  votre entreprise.
• Récupérer la TVA en facilitant la gestion de vos dépenses, en mettant toutes vos données à portée de main et en assurant leurs mises à jour…

Les PME sont encore nombreuses à passer par des processus manuels longs et fastidieux sous prétexte que le volume de dépenses de leurs salariés est trop faible pour investir dans un outil de gestion des notes de frais.

Pourtant, le temps et l’argent que vous investissez dans un outil de notes de frais automatisé sont dérisoires en comparaison avec la corvée de contrôler chaque dépense manuellement. 

Notre logiciel de note de frais est une solution innovante pour centraliser et rationaliser la gestion de vos dépenses. 

Vous pouvez définir les collaborateurs habilités à approuver les dépenses, vérifier leur nature, les autoriser ou refuser en quelques secondes et informer vos collaborateurs sur le statut de leur remboursement. 

Vous recevez des notifications instantanées sur chaque dépense, ce qui vous permet d’économiser des heures de travail.

Avec l'appli notes de frais, vous pouvez vous connecter n'importe quand et n'importe tout, même en voyage d'affaires.

Vous ne voulez plus perdre de temps à remplir des notes de frais ? Factorial va plus loin en proposant une carte corporate qui simplifie le paiement et la gestion des frais professionnels pour vous et vos collaborateurs.

En plus, vous donnez de la visibilité à vos employés sur leur consommation grâce à un tableau de bord personnel. Vous pourrez analyser les catégories dans lesquelles votre entreprise dépense le plus et récupérer vos données sous Excel en cas de contrôle.