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Tout savoir sur la dématérialisation RH

Tout savoir sur la dématérialisation RH au sein d’une entreprise

De plus en plus d’entreprises se lancent dans la dématérialisation RH. Cette technique permet de gagner en efficacité et en rapidité, en simplifiant et en fluidifiant tous les processus administratifs ainsi que la gestion des différents documents en rapport avec l’activité des ressources humaines au sein de l’entreprise. Dans cet article, nous vous exposons tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

Sommaire :

Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?

Les ressources humaines font partie des services les plus consommateurs de papiers au sein d’une entreprise. La dématérialisation représente donc la meilleure solution afin de réduire les dépenses, tout en gagnant du temps.
La dématérialisation RH consiste plus précisément à remplacer les documents papier par des fichiers numériques. Ces derniers sont conservés sur des supports informatiques afin de simplifier les processus administratifs. Pour cela, deux approches sont possibles :

  • La dématérialisation des documents :
    Il s’agit ici de transformer tous les documents papier des employés et de l’entreprise en supports numériques : bulletins de salaire, demande d’absence, contrats de travail, règlement intérieur…
  • La dématérialisation des processus :
    Cette approche consiste en la digitalisation des processus, c’est-à-dire, le traitement et la gestion de certaines tâches en mettant en place une plateforme collaborative, permettant ainsi de faciliter les échanges entre les différentes parties prenantes.

On distingue donc deux types de dématérialisation RH :

  • La dématérialisation native : on parle de dématérialisation native lorsqu’un document n’a pas besoin d’être numérisé, mais tout de suite produit en version électronique.
  • La dématérialisation a posteriori : il s’agit ici de la transformation des documents papier en format électronique.

Logiciel de gestion RH

Dématérialisation RH : que dit la loi ?

Selon le Code du travail, les entreprises sont autorisées, depuis 2009, à remettre aux salariés leur fiche de paie et différents contrats par voie électrique. La remise des bulletins de paie électroniques est devenue possible grâce à la loi travail El Khomri de 2016.

Le respect de l’horodatage électronique des différents documents est également exigé par la loi. Le bulletin de salaire doit contenir des signatures électroniques certifiées afin de protéger leur intégrité et doit être conservé dans un coffre-fort lié au CPA. Ce dernier doit être accessible par l’employé. C’est l’employeur qui décide de la durée de conservation de ce document, selon l’article L.1237-5 : « l’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis en électronique, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à l’âge de 69 ans + 6 ans. »

Quels sont les avantages de la dématérialisation RH ?

Les avantages principaux du processus de dématérialisation sont le gain de temps et de productivité, mais aussi la protection renforcée des données confidentielles de l’entreprise. Une plateforme numérique permet la traçabilité de tous les documents de l’entreprise en cas de litige. Contrairement aux versions papier, les documents électroniques ont très peu de risque de se perdre. Toutes les données sont en effet stockées et sécurisées. Les utilisateurs pourront alors interagir via la plateforme à l’aide d’un mot de passe. La date et l’heure, ainsi les adresses IP et les différentes modifications effectuées sont traçables.

Cette technique permet notamment :

  • De mieux traiter les flux de documents, tout en facilitant leur diffusion ;
  • De réaliser des économies sur les fournitures papier ;
  • De renforcer l’expérience collaborateur, en rendant le salarié plus autonome et responsable ;
  • De mettre en lumière la performance du service RH en matière d’organisation ;
  • D’offrir aux collaborateurs un outil de travail innovant et performant ;
  • D’observer les obligations légales liées à la durée de conservation des données ;
  • De bénéficier d’une actualisation instantanée des documents ;
  • De diminuer les impératifs liés à la distance…

Les étapes à suivre pour mener à bien le processus de dématérialisation

Quelques étapes clés doivent être respectées pour que le processus de dématérialisation RH de votre entreprise se passe dans les meilleures conditions.

Anticipation de la transition numérique

Passer à la dématérialisation RH est un projet très important qui nécessite une bonne préparation. Une étude prospective au préalable est alors obligatoire. Cette étude permet de mesurer les différents changements et d’en évaluer les impacts. L’anticipation permet ainsi de faire une évaluation et une analyse du futur environnement et des conditions de travail des collaborateurs. Cette étape permet également de s’assurer de la bonne conduite du projet entre les départements internes de la société.

étapes pour mener à bien le processus de dématérialisation

Construction d’une gestion de fonds documentaire

En vue d’un déploiement d’un projet de dématérialisation, il est important de passer par la normalisation documentaire. Chaque entreprise doit se lancer dans la construction d’une bonne gestion de fonds documentaire (informatisé). Il y a quelques petites étapes à suivre pour ce processus : le typage (identifier les documents : titre, catégorie…), l’actualisation du fonds documentaire (mise à jour des informations sécurisées avec une facilitation de leur accès) et la mise en place d’un plan de classement de gestion de l’information. Avec cette dernière, il vous sera possible de classer tous les documents de l’entreprise par catégorie en utilisant la gestion électronique de documents. Une fois cette phase réalisée, l’anticipation des changements de processus qu’a engendré la dématérialisation sera plus facile. Après cette étape, vous pourrez conserver vos données en toute sécurité, caractériser vos documents et vous aurez un accès rapide et simple pour leur consultation.

Respect de la durée de conservation des documents

Il est à rappeler que la durée de conservation des documents peut varier, selon le cas, entre quelques mois et 90 ans. Pour connaître la durée de conservation de chaque document, il est primordial de s’informer sur la législation qui y est relative. Il s’agit ici d’un grand projet de réforme qui dépend de la densité du fonds éditorial qu’il va falloir traiter.

Suspension de la combinaison de la version papier et électronique

Pour un résultat abouti et immédiat, il est fortement conseillé de se lancer dans la sensibilisation et l’éducation des collaborateurs concernant le passage à la dématérialisation. Faire disparaître ce que l’on peut appeler la « cohabitation » entre le papier et l’électronique serait l’idéal. Cependant, l’emploi du papier peut être sollicité dans certains cas exceptionnels.

Gestion méticuleuse de la chaîne logistique

Dans un processus de dématérialisation, les enjeux qui sont liés à la chaîne logistique sont très importants, notamment la numérisation de l’historique. Pour cette phase, diverses solutions pourront s’offrir à vous :

  • L’externalisation de la politique de numérisation ;
  • La conversion au format électronique du stockage à l’aide d’un système d’unités mobiles de numérisation ;
  • La gestion de la stratégie de numérisation en interne.

La dématérialisation des recrutements

La dématérialisation et l’automatisation des recrutements sont de plus en plus courantes actuellement. Avec les bons logiciels, il est désormais plus facile et plus rapide de faire le tri des candidatures que l’entreprise reçoit. En plus d’offrir un gain de temps considérable au service des ressources humaines, les outils sont aussi d’une grande aide concernant la sélection et la création d’une base de données solide pour les futures sélections. Les réseaux sociaux professionnels ont aussi facilité la dématérialisation des recrutements, une aubaine pour les générations futures dans l’univers du travail.

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La dématérialisation du dossier du personnel

Avec un logiciel adapté, il sera plus facile d’archiver, de gérer, de consulter et de classer en quelques clics les documents de chaque salarié au sein d’une entreprise, le tout de manière sécurisée. Comme dans tous les processus de dématérialisation, il faudra passer par 3 étapes pour dématérialiser le dossier du personnel à l’aide d’un logiciel dédié :

  • L’intégration des documents nécessaires dans un format électronique (PDF, Word, Excel…), des flux documentaires et des documents en format papier (après numérisation) ;
  • Le classement des dossiers avec leur indexation par métadonnée et par mot-clé pour mieux faciliter les recherches ;
  • L’archivage avec la conformité réglementaire et fiscale ainsi que le respect de toutes les normes d’archivage, de certification et d’horodatage.

La dématérialisation de tous les documents RH

Comme on l’a précisé un peu plus tôt dans cet article, tous les documents relatifs aux ressources humaines peuvent être dématérialisés, en plus du dossier du personnel, le bulletin de paie ou le contrat de travail, voici une liste non exhaustive des documents que vous pourrez intégrer dans le processus de dématérialisation :

Attestations de formation ;

  • Règlement intérieur de l’entreprise ;
  • Bilan social individuel ;
  • Lettres d’information ;
  • Notices de mutuelle ;
  • Mots du directeur ou du service ;
  • Solde de tout compte ;
  • Primes d’intéressement, etc.

Parmi tous les documents en lien avec les ressources humaines à dématérialiser, il est conseillé de prioriser ceux qui pourront vous faire économiser du temps, de l’espace et de l’argent. Avec un processus progressif, vous pourrez mieux vous concentrer sur la gestion des documents par la suite.

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