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fiche de paie dématérialisée

Tout savoir sur la fiche de paie dématérialisée

Au sein du service RH, la paie constitue une tâche importante et peut demander beaucoup de temps. Les bulletins de paie doivent être distribués aux salariés tous les mois. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent recourir à la fiche de paie dématérialisée, une nouvelle mesure qui offre de nombreux avantages et qui séduit de plus en plus d’employeurs. Mais comment cela fonctionne ? Faisons le point dans cet article.

Table des matières :

Qu’est-ce qu’une fiche de paie déatérialisée ?

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

Comment dématérialiser les bulletins de paie ?

Où trouver ses bulletins de salaire ?

Où trouver le taux horaire sur la fiche de paie ?

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Qu’est-ce qu’une fiche de paie dématérialisée ?

La mise en place de la fiche de paie dématérialisée est devenue possible pour les employeurs depuis 2017, sans autorisation préalable de leurs salariés. Cependant, si l’entreprise opte pour cette nouvelle mesure, elle doit informer ses salariés au moins un mois avant la remise de la fiche de paie numérique selon l’article D. 3243-7 du Code du travail. Les salariés, quant à eux, ont le droit de s’y opposer s’ils veulent conserver la version papier.

La fiche de paie dématérialisée consiste plus précisément à remplacer la version papier par un fichier numérique. Ce dernier est conservé sur un support informatique dans le but de simplifier les processus administratifs RH.

En ce qui concerne la durée de conservation des fiches de paie électroniques, le Code du Travail propose deux cas. L’entreprise qui a opté pour cette méthode doit préserver la disponibilité des bulletins de paie durant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Les salariés, de leur côté, doivent pouvoir disposer de leurs fiches de paie au travers d’un CPA ou Compte Personnel d’Activité. Comme avec les bulletins de paie version papier, les employeurs doivent assurer la confidentialité et l’intégralité de toutes les données.

NB : la fiche de paie dématérialisée dispose de la même valeur que celle en papier.

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

De plus en plus d’entreprises choisissent la fiche de paie dématérialisée afin de rendre moins fastidieuses les missions du service RH. S’inscrivant dans une logique de transformation numérique de l’administration de l’entreprise, ce processus de dématérialisation offre de nombreux avantages :

Entreprise : du côté de l’entreprise, la démarche permet un gain de temps considérable, mais également de réaliser des économies immédiates étant donné que l’impression des documents n’est plus nécessaire. Les fiches de paie sont conservées de manière électronique, donc, il y a aussi une réduction sur les coûts de l’archivage.

Salarié : le bulletin de paie dématérialisé présente également différents avantages du côté du salarié. Ce dernier bénéficiera d’un accès rapide, mais aussi d’une conservation facilitée et sécurisée du document, permettant ainsi d’éviter la perte de dossiers.

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Comment dématérialiser les bulletins de paie ?

Grâce à la fiche de paie dématérialisée, la branche RH n’aura plus à s’occuper de plusieurs tâches souvent longues et qui ne respectent pas l’environnement. Parmi les procédures qu’il a fallu suivre avant l’adoption de la dématérialisation, on citera les impressions des bulletins, leur mise sous pli, leur distribution et leur archivage. Avec tous les outils électroniques dont les entreprises disposent aujourd’hui, il est désormais beaucoup plus simple de réaliser ce genre de procédure. La gestion dématérialisée est plus que jamais indispensable. Les entreprises peuvent trouver différents outils pour envoyer les bulletins de paie sous forme électronique, en accord avec le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016. Ce dernier permet à l’employeur d’envoyer des fiches de paie dématérialisées, mais uniquement si le salarié ne s’y oppose pas.

La fiche de paie électronique

La fiche de paie électronique présente les mêmes informations que la version papier et a exactement la même valeur. Il faut savoir que les technologies utilisées dans la réalisation de ces bulletins permettent une réimpression identique jusqu’au moindre détail, mais avec la certitude qu’aucune falsification n’est à déplorer sur les documents. En effet, en accord avec un cadre légal bien défini, les documents en question seront scellés numériquement (horodatage, hachage, signature numérique).

Mis à part les avantages de l’entreprise sur le passage à la dématérialisation, les employés profiteront aussi d’un stockage sécurisé des données importantes de leur parcours professionnel et du versement de leur retraite. Selon la loi du travail qui y est relative, l’employeur est dans l’obligation d’offrir une garantie de conservation des bulletins de salaire électroniques d’un employé, soit pendant 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait 75 ans, comme précisé précédemment.

La fiche de paie en ligne

Une fois que l’entreprise aura adopté un bon logiciel de paie, il lui sera possible de sauvegarder les documents dont le salarié aura besoin dans des espaces sécurisés de conservation dédiés. Dès que le document sera disponible en ligne, le salarié recevra une notification par email et pourra télécharger son document ou le consulter en ligne.

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Le bulletin de paie dématérialisé : coffre-fort

Comme on l’a survolé un peu plus tôt, les bulletins de paie qui ont été dématérialisés, signés puis scellés électroniquement seront envoyés dans le coffre-fort numérique du collaborateur. Dans la majorité des cas, les entreprises font appel à des opérateurs de stockage extérieurs et de distribution pour ce type d’opération.

Par ailleurs, il est important de préciser que pour qu’un prestataire puisse mettre des bulletins de paie électroniques de salariés à disposition sur moncompteactivite.gouv.fr, il doit impérativement avoir la reconnaissance du ministère du Travail. Le salarié pourra y avoir accès par la suite en passant par son compte personnel d’activité (CPA). Il aura accès à toutes les fiches de paie dématérialisées qu’il a reçues tout au long de sa carrière, même s’il a changé d’entreprise ou d’employeur entre-temps.

À titre de rappel, le CPA est une plateforme qui regroupe le compte professionnel de prévention (C2P), le compte professionnel de formation (CPF) et le compte d’engagement citoyen (CEC). Les éditeurs de coffre-fort électroniques sont aujourd’hui très nombreux et proposent des solutions conformes aux normes en vigueur et au cadre légal. Il faut savoir que les entreprises choisissent surtout les prestataires certifiés ou labélisés par AFNOR ou FNTC, par exemple, ou qui peuvent répondre parfaitement à chaque caractéristique qu’ils doivent présenter. Pour les entreprises, il est conseillé d’opter pour un prestataire à dimension nationale pour avoir des garanties sur la pérennité du service sur le moyen, mais surtout sur le long terme.

Tout savoir sur le coffre-fort numérique et la sécurisation des données

Où trouver sa fiche de paie dématérialisée ?

Les bulletins de salaire sont des documents importants. Ils permettent de justifier les revenus dans différentes situations comme une demande de prêt immobilier ou dans le cadre d’un projet de location, par exemple. Ils sont aussi très utiles pour le calcul de la retraite afin que le salarié puisse prouver qu’il a bien travaillé pendant la période concernée.

Les fiches de paie sont téléchargeables depuis décembre 2018 sur un espace numérique sécurisé et individuel. Tous les salariés peuvent ainsi bénéficier d’un accès direct à leurs bulletins de paie chaque mois. Les agents publics, par exemple, peuvent accéder à tous les documents relatifs à leur rémunération sur le portail ensap.gouv.fr : bulletins de paie, soldes et attestations fiscales.

Les fiches de paie devraient être accessibles dans la journée ou 48 h après le versement du salaire sur le compte bancaire de l’employé. En ce qui concerne la conservation des documents, l’article 3 du décret n°2016-2017 indique qu’ils doivent être enregistrés et conservés dans l’espace numérique tout au long de la carrière de la personne concernée et jusqu’à la 5e année qui suit celle de la liquidation de ses droits à pension.

Où trouver le taux horaire sur la fiche de paie  dématérialisée ?

Dans le cas où le salarié est mensualisé, le taux horaire sera sur la première ligne de la fiche de paie, avec le nombre d’heures effectuées durant le mois et le salaire de base qui y correspond. Il est à préciser qu’à partir de janvier 2021, le taux horaire du SMIC sera de 10,25 euros, contre 10,15 euros actuellement. Concrètement, une personne qui travaille 35 heures par semaine et qui gagne 1 539,42 euros brut percevra 1 554,58 euros brut l’année prochaine, ce qui offre une différence de 15 euros.

Cette hausse n’est pas due à une aide financière du gouvernement, comme l’a affirmé le Premier ministre Jean Castex, il s’agit plutôt d’une revalorisation automatique de la formule légale concernant la revalorisation du salaire minimum en France. La hausse a été revue selon deux critères, la moitié de l’évolution annuelle du gain de pouvoir d’achat du salaire horaire (moyen) des employés et des ouvriers et l’inflation qui est mesurée pour les 20 % des ménages qui ont les revenus les plus faibles.

Article rédigé par M. Rabemanantsoa

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