Au sein du service RH, la paie constitue une tâche importante et peut demander beaucoup de temps. Les bulletins de paie doivent être distribués aux salariés tous les mois. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent recourir à la fiche de paie dématérialisée.
Cette mesure offre de nombreux avantages et séduit de plus en plus d’employeurs. La dématérialisation des fiches de paie fait partie d’un processus global de numérisation des documents administratifs.
Offrant de nombreux avantages, que ce soit en terme d’accès et de gain de place, cette dématérialisation est encadrée strictement par un cadre juridique précis. Découvrons ensemble comment comment tout cela fonctionne, pour que vous puissiez mettre en place ce système dans votre entreprise.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une fiche de paie dématérialisée ?
Le bulletin de paie, aussi appelée fiche de paie, bulletin de salaire ou encore feuille de paie, est un document juridique produit par l’employeur qui récapitule tout un nombre d’éléments :
- Salaire brut
- Cotisations et contributions sociales (dont santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage)
- Salaire net
- Salaire imposable
- Impôt sur le revenu prélevé à la source
- Le montant des accessoires, et notamment la prise en charge des frais de transport domicile travail
- Heures supplémentaires
💡Depuis le 1er juillet 2023, l’employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant net social. Ce chiffre correspond au montant du revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.
Parmi les mentions obligatoires, le bulletin de salaire doit comporter un matricule RH (ou code RH) qui permet d’identifier le salarié dans l’entreprise.
La fiche de paie dématérialisée remplace la version papier par un fichier numérique.
Elle est conservée sur un support informatique pour simplifier les processus RH.
La mise en place de la fiche de paie dématérialisée est possible sans autorisation préalable de leurs salariés.
Cependant, l’employeur doit informer ses salariés au moins un mois avant la remise de la fiche de paie numérique selon l’article D. 3243-7 du Code du travail.
Les salariés, quant à eux, ont le droit de s’y opposer s’ils veulent conserver la version papier. En ce qui concerne la durée de conservation des fiches de paie électroniques, le Code du Travail propose deux cas.
L’entreprise qui a opté pour cette méthode doit préserver la disponibilité des bulletins de paie durant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Les salariés, de leur côté, doivent pouvoir disposer de leurs fiches de paie au travers d’un CPA ou Compte Personnel d’Activité.
Comme avec les bulletins de paie version papier, les employeurs doivent assurer la confidentialité et l’intégralité de toutes les données.
NB : La fiche de paie dématérialisée dispose de la même valeur que celle en papier.
Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?
La fiche de paie dématérialisée rend les missions du service RH moins fastidieuses. Dans une logique de transformation numérique de l’entreprise, ce processus de dématérialisation offre de nombreux avantages.
Pour l’entreprise
C’est un gain de temps considérable. Elle réalise aussi des économies immédiates étant donné que l’impression des documents n’est plus nécessaire. Les fiches de paie sont conservées de manière électronique, il y a donc une réduction sur les coûts de l’archivage.
Pour le salarié
Le bulletin de paie dématérialisé présente également différents avantages du côté du salarié. Il bénéficie d’un accès rapide. En plus, une conservation facilitée et sécurisée du document permet d’éviter la perte de dossiers.
Comment dématérialiser les bulletins de paie ?
Grâce à la fiche de paie dématérialisée, la branche RH n’aura plus à s’occuper de plusieurs tâches souvent longues et qui ne respectent pas l’environnement.
Parmi les procédures qu’il a fallu suivre avant l’adoption de la dématérialisation, on citera les impressions des bulletins, leur mise sous pli, leur distribution et leur archivage.
Avec tous les outils électroniques dont les entreprises disposent aujourd’hui, il est désormais beaucoup plus simple de réaliser ce genre de procédure.
La gestion dématérialisée est plus que jamais indispensable. Les entreprises peuvent trouver différents outils pour envoyer les bulletins de paie sous forme électronique, en accord avec le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016.
Ce dernier permet à l’employeur d’envoyer des fiches de paie dématérialisées, mais uniquement si le salarié ne s’y oppose pas.
La fiche de paie électronique
La fiche de paie électronique présente les mêmes informations que la version papier et a exactement la même valeur.
Il faut savoir que les technologies utilisées dans la réalisation de ces bulletins permettent une réimpression identique jusqu’au moindre détail, mais avec la certitude qu’aucune falsification n’est à déplorer sur les documents.
En effet, en accord avec un cadre légal bien défini, les documents en question seront scellés numériquement (horodatage, hachage, signature numérique).
Mis à part les avantages de l’entreprise sur le passage à la dématérialisation, les employés profiteront aussi d’un stockage sécurisé des données importantes de leur parcours professionnel et du versement de leur retraite.
Selon la loi du travail qui y est relative, l’employeur est dans l’obligation d’offrir une garantie de conservation des bulletins de salaire électroniques d’un employé, soit pendant 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait 75 ans, comme précisé précédemment.
La fiche de paie en ligne
Une fois que l’entreprise aura adopté un bon SIRH paie, il lui sera possible de sauvegarder les documents dont le salarié aura besoin dans des espaces sécurisés de conservation dédiés.
Dès que le document sera disponible en ligne, le salarié recevra une notification par email et pourra télécharger son document ou le consulter en ligne.
Le bulletin de paie dématérialisé : coffre-fort
Comme on l’a survolé un peu plus tôt, les bulletins de paie qui ont été dématérialisés, signés puis scellés électroniquement seront envoyés dans le coffre-fort numérique du collaborateur.
Dans la majorité des cas, les entreprises font appel à des opérateurs de stockage extérieurs et de distribution pour avoir un coffre fort électronique bulletin de paie.
Par ailleurs, il est important de préciser que pour qu’un prestataire puisse mettre des bulletins de paie électroniques de salariés à disposition sur moncompteactivite.gouv.fr, il doit impérativement avoir la reconnaissance du ministère du Travail.
Le salarié pourra y avoir accès par la suite en passant par son compte personnel d’activité (CPA).
Il aura accès à toutes les fiches de paie dématérialisées qu’il a reçues tout au long de sa carrière, même s’il a changé d’entreprise ou d’employeur entre-temps.
À titre de rappel, le CPA est une plateforme qui regroupe :
- Compte professionnel de prévention (C2P),
- compte professionnel de formation (CPF),
- et compte d’engagement citoyen (CEC).
Les éditeurs de coffre-fort électroniques sont aujourd’hui très nombreux et proposent des solutions conformes aux normes en vigueur et au cadre légal.
Il faut savoir que les entreprises choisissent surtout les prestataires certifiés ou labélisés par AFNOR ou FNTC, par exemple, ou qui peuvent répondre parfaitement à chaque caractéristique qu’ils doivent présenter.
Pour les entreprises, il est conseillé d’opter pour un prestataire à dimension nationale pour avoir des garanties sur la pérennité du service sur le moyen, mais surtout sur le long terme.
Où trouver sa fiche de paie dématérialisée ?
Les bulletins de salaire sont des documents importants. Ils permettent de justifier les revenus dans différentes situations.
Vous et vos collaborateurs pouvez en avoir besoin pour une demande de prêt immobilier ou un projet de location, par exemple.
Ils sont aussi utiles pour le calcul de la retraite afin que le salarié puisse prouver qu’il a bien travaillé pendant une période donnée.
Les fiches de paie sont téléchargeables depuis décembre 2018 sur un espace numérique sécurisé et individuel.
Tous les salariés peuvent ainsi bénéficier d’un accès direct à leurs bulletins de paie chaque mois.
Les agents publics, par exemple, peuvent accéder à tous les documents relatifs à leur rémunération sur le portail ensap.gouv.fr :
- Bulletins de paie,
- soldes,
- et attestations fiscales.
Les fiches de paie doivent être accessibles dans la journée ou 48 h après le versement du salaire sur le compte bancaire de l’employé.
En ce qui concerne la conservation des documents, l’article 3 du décret n°2016-2017 indique qu’ils doivent être enregistrés et conservés dans l’espace numérique tout au long de la carrière de la personne concernée et jusqu’à la 5e année qui suit celle de la liquidation de ses droits à pension.
Où trouver le taux horaire sur la fiche de paie dématérialisée ?
Dans le cas où le salarié est mensualisé, le taux horaire sera sur la première ligne de la fiche de paie. Il y aura le nombre d’heures effectuées durant le mois et le salaire de base qui correspond.
Depuis le 1er mai 2023, le taux horaire du Smic brut est de 11,52 euros. Cette nouvelle hausse est une revalorisation automatique de la formule légale concernant la revalorisation du salaire minimum en France.
La hausse a été revue selon deux critères, la moitié de l’évolution annuelle du gain de pouvoir d’achat du salaire horaire (moyen) des employés et des ouvriers et l’inflation qui est mesurée pour les 20 % des ménages qui ont les revenus les plus faibles.
Gérez vos fiches de paie numériques avec Factorial
Factorial est un logiciel SIRH qui vous permet de dématerialiser tous les documents dans votre entreprise. Vous pourrez facilement enovyez à tous vos collaborateurs leurs bulletins de paie à travers le logiciel :
- Téléchargez un seul document avec toutes les fiches de paie de vos collaborateurs
- Le logiciel s’occupe de diviser le document en différentes fiches de paie selon le code d’identification des collaborateurs
- Factorial s’occupe aussi d’envoyer le document vers le compte de l’employé et de l’informer automatiquement grâce à un email
Les avantages d’un tel système de dématérialisation des fiches de paie
Les avantages de mettre en place la dématérialisation des fiches de paie sont nombreux. Tout d’abord, en tant que RH, vous allez utiliser un logiciel de gestion prêt à l’emploi.
Vous pourrez mettre en forme une fiche de paie, la diffuser aux salariés et garantir la sécurité de leur données personnelles.
Ainsi, vous gagnerez beaucoup de temps et vous concentrerez sur d’autres tâches beaucoup plus importantes. Cela peut être la prévention du harcèlement au travail par exemple.
Outre le gain de temps, cela donne une bonne image de votre entreprise :
- Modernité,
- rapidité,
- et liberté pour les salariés de consulter et d’accéder à leur données en toute transparence.
N’oubliez pas cependant de les former sur le sujet. Pour éviter tout problème, utiliser un outil simple de prise en main est sans doute la meilleure solution.
Votre entreprise pourra également réaliser de substantielles économies financières. Jusqu’à 80% sur l’édition de vos fiches de paie.
Plus besoin de cabinet de comptable, d’envoi postaux, de temps pour traiter et trier toutes les données !
Enfin, avec la digitalisation des fiches de paie, vous allez faire un geste pour la planète. En effet, des fiches de paies dans un serveur sont moins polluantes que des feuilles volantes imprimées par centaines !
En conclusion
Les avantages à opter pour la fiche de paie dématérialisée est bien réelle, tant pour vous que pour vos salariés. Pour éviter tout problème de conformité avec la loi, il est important d’utiliser le bon outil de gestion RH.
Un logiciel performant et compréhensible rapidement, comme Factorial, facilite la prise en main et l’utilisation par le salariés.
Enfin, avec la dématérialisation des fiches de paies, vous allez gagner du temps et de l’argent. Grâce à ce gain, vous allez pouvoir mettre en place d’autres projets beaucoup plus importants !
👉 Faites une démo gratuitement pour passer à la fiche de paie dématérialisée avec Factorial !
