Gestion de la paie en entreprise : pourquoi s’y attarder ?

La gestion de la paie entre en jeu dès l’embauche d’un salarié. Elle consiste à collecter et à traiter les différentes données liées à la rémunération du salarié pour le travail accompli dans l’entreprise.

C’est une thématique très complexe et, d’ailleurs, les professionnels RH et de paie doivent être particulièrement attentifs à la procédure de la paie du personnel. Surtout quand on sait que les réglementations évoluent constamment. Faisons le point sur cette misssion importante de la gestion administrative du personnel

Qu’est-ce que la gestion de la paie ?

La gestion de la paie consiste à émettre un paiement en faveur des collaborateurs en contrepartie du travail réalisé pour l’entreprise.

Elle est un élément central de l’administration du personnel. Elle est généralement de la responsabilité du département des ressources humaines et du service comptable.

Bien que son objectif final soit l’établissement de la feuille de paie, la gestion de la paie inclut bien plus que le paiement des salaires. En effet, plusieurs tâches en amont doivent être accomplis avant d’atteindre cet objectif.

Pour garantir une bonne gestion de la paie, il est important d’effectuer un travail de collecte, d’analyse et de traitement des informations des collaborateurs :

• Congés payés,
• indemnités,
• heures supplémantaires,
• primes,
• ou encore les avantages en nature.

Toutes ces données facilitent le calcul de la rémunération, les cotisations (taux URSSAF) et contributions sociales et le taux de prélèvement à la source (PAS). Il faut aussi prendre en compte les entrées et sorties des collaborateurs, les changements de poste, etc.

Quels sont les enjeux de la gestion de la paie ?

La gestion de la paie requiert une attention particulière puisqu’elle est soumise en permanence aux évolutions réglementaires et au cadre conventionnel.

Par conséquent, les gestionnaires de paie doivent assurer une veille légale pour garantir la conformité de la paie, entre autres :

• Le règlement général pour la protection des données personnelles (RGPD)
• Les taux fluctuant de la contribution sociale généralisée (CSG)
• Les modalités déclaratives de la réduction Fillon
• La loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, plus précisément la partie relative à l’égalité salariale

Au-delà de la rémunération, le gestionnaire de paie est responsable de la préparation de certains documents :

• La déclaration unique d’embauche,
• la déclaration sociale nominative (DSN),
• le contrat de travail,
• l’attestation Pôle emploi,
• le solde de tout compte…

Conséquences coûteuses de la non-conformité de la paie

Toute erreur implique des répercussions problématiques pour votre entreprise. Ces dernières peuvent être d’ordre administratives, financières, fiscales voire même pénales.

Par exemple, votre entreprise peut être soumise à un contentieux prud’homal en raison d’un conflit avec un collaborateur ou encore faire face aux diverses sanctions imposées par l’URSSAF.

Il y a aussi les erreurs liées à la saisie des informations qui peuvent causer une perte de temps immense dans le cas d’une correction rétroactive, voire même entraîner des erreurs en chaîne jusqu’à la déclaration sociale normative.

Marque employeur en péril

Ces erreurs n’affectent pas seulement votre business mais aussi vos collaborateurs. Outre les sanctions financières que peut courir votre entreprise, il y a aussi des répercussions en terme de marque employeur.

En effet, une mauvaise gestion de la paie peut nuire à la réputation de votre entreprise et fait fuir vos collaborateurs. À savoir, 1 salarié français sur 3 a déjà remarqué des erreurs sur son bulletin de paie, généralement en sa défaveur.

Dans ces cas-là, l’entreprise perd la confiance de ses collaborateurs et a du mal à les fidéliser. L’expérience collaborateur et la marque employeur de votre entreprise en prennent un coup.

Quelles solutions pour gérer la paie ?

Comme nous l’avons vu auparavant, la non-conformité peut être très coûteuse pour votre entreprise.

Il est donc primordial d’avoir les bons outils pour la gérer.

Pour cela, vous avez deux options principales :

• la gestion en interne
• ou l’externalisation.

Choisir l’une ou l’autre dépendra de la stratégie de gestion de paie de votre entreprise.

Logiciel de gestion de paie

La gestion de la paie n’échappe pas non plus à l’ère de la digitalisation. En effet, de plus en plus d’entreprises tendent vers la dématérialisation de leurs données et de leurs documents.

D’ailleurs, elles sont nombreuses à opter pour des logiciels qui simplifient le travail de leurs services RH. Un logiciel de paie est donc un outil informatique qui permet de gérer et d’automatiser la production d’une fiche de paie conforme.

Il existe deux types de logiciels :

• Monoposte : Dans ce cas-là, le logiciel est installé directement sur le réseau informatique de votre entreprise
• SaaS (de l’anglais Software as a service) : cette solution est beaucoup plus simple puisqu’elle ne requiert aucune installation préalable. Le logiciel de gestion RH SaaS est 100% dans le cloud puisqu’il est installé sur les serveurs de l’éditeur et vous n’aurez besoin que d’une connexion internet.

À lire ausssi : Top 5 des priorités pour choisir un logiciel de paie que votre PME aimera

Externalisation de la paie

Certaines entreprises préfèrent faire appel à des cabinets externes ou à des spécialistes du domaine. En effet, toutes les entreprises ne disposent pas de service RH ou bien elles préfèrent l’externalisation de la paie pour se concentrer sur d’autres activités.

À cet effet, vous avez deux options :

• les experts comptables
• ou les entreprises spécialisées dans la gestion de la paie.

Vous pouvez choisir de l’externaliser de manière totale ou partielle.

Les experts comptables se chargent de gérer la comptabilité de votre entreprise et peuvent même vous proposer d’autres services additionnels comme la rédaction des contrats de travail, les déclarations sociales ou encore la production de la DUE.

Les entreprises spécialistes dans la gestion de la paie, quant à elles, sont une alternative aux experts comptables. Ce genre d’entreprise propose les mêmes services qu’un cabinet comptable avec des collaborateurs experts dans le domaine de la paie.

Toutefois, il y a une différence : la dimension “ressources humaines”. En effet, le coeur de métier de ces entreprises est la paie et non la comptabilité.

De ce fait, elles sont plus inclinées vers l’aspect ressources humaines que financier. En bref, quand l’entreprise décide d’externaliser la paie, le service RH pourra s’orienter vers d’autres activités à forte valeur ajoutée comme la formation ou le recrutement.

En effet, vous aurez l’occasion de concentrer tous vos efforts et vos ressources sur ce qui compte vraiment : le développement de vos collaborateurs.

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Entre autres, grâce à son SIRH paie, Factorial vous donne la possibilité de :

• Gérer les variables qui affectent la paie
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