La déclaration sociale nominative, que l’on abrège souvent par DSN, est une déclaration à effectuer chaque mois par l’employeur et qui a été généralisée à partir de janvier 2017. Faisons le point sur le sujet pour mieux le maîtriser.
Table des matières :
- Définition de la DSN
- Qu’est-ce qu’un fichier DSN ?
- Quand déclarer la DSN ?
- Comment remplir la DSN ?
- Quels sont les enjeux de la DGS, la GTA et la gestion de la paie ?
Définition de la DSN
La DNS ou déclaration sociale nominative, créée par la loi Warsmann du 23 mars 2012, regroupe plusieurs déclarations basées sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie. Elle a donc pour objectif de communiquer toutes les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux administrations et organismes concernés comme les Caisses régimes spéciaux, l’Urssaf, le Centre des impôts, la CPAM… Toutefois, elle ne concerne pas tout ce qui est lié à la rupture conventionnelle ou au versement de la prime d’activité.
Sont concernés par la déclaration sociale nominative :
- Les salariés des entreprises mixtes
- Les employeurs et salariés du régime général, mais aussi du régime agricole
- Les entreprises qui relèvent du régime Alsace-Moselle
- Les entreprises qui disposent de salariés à temps partiel
- Tout établissement public à caractère commercial et industriel
- Les entreprises dont les salariés sont affiliés à une caisse spécifique de congés payés (manutention et transports, spectacle ou dans le domaine du bâtiment et travaux publics, par exemple).
Il y a aussi des catégories d’entreprises ou d’employeurs qui ne sont pas concernés par la DSN comme :
- Les employeurs de la fonction publique
- Les particuliers, indépendants ou auto-entrepreneurs (exclusions liées à la structure de l’entreprise)
- Les entreprises installées dans certaines zones géographiques (Mayotte, Polynésie française…).
Qu’est-ce qu’un fichier DSN ?
Le fichier DSN est composé de données reflétant la situation ou les événements survenus dans le mois et qui ont un impact sur la paie d’un salarié, permettant ainsi de réduire la charge de travail déclarative et les risques d’erreur. Il concerne donc les déclarations liées aux événements exceptionnels qui peuvent toucher les salariés comme le signalement d’un arrêt ou d’une reprise du travail (congé de maternité, arrêt maladie, accident de travail…).
Il s’agit d’un fichier qui permet de simplifier et de sécuriser les activités d’une entreprise, en regroupant et en remplaçant un grand nombre de déclarations par la production d’un fichier unique et informatisé tous les mois.
Quand déclarer la DSN ?
Elle est transmise mensuellement et doit être souscrite durant le mois qui suit la période d’emploi rémunérée :
Le 5 du mois (au plus tard) en ce qui concerne les employeurs qui disposent d’au moins 50 salariés et dont la paie s’effectue au cours du même mois que la période de travail.
Le 15 du mois (au plus tard) pour les employeurs avec 50 salariés et plus, en décalage de paie.
NB : Il est important de noter qu’une déclaration tardive de la DSN peut engendrer des pénalités de retard.
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Comment remplir la DSN ?
La DSN est générée par un logiciel de paie et repose sur plusieurs données comme les cotisations, les salaires, le SIRET, les numéros de contrat, le NIR/NTT de l’établissement, etc. Pour être certain de remplir la déclaration sociale nominative en bonne et due forme, il est impératif d’avoir le logiciel de paie compatible et qui peut répondre aux normes en vigueur qui y sont rattachées. Il y a trois options qui s’offrent à l’employeur :
- Il peut effectuer la déclaration sur le site net-entreprises.fr ou le faire par le biais d’un logiciel compatible. Ce dernier peut être mis à la disposition des responsables au niveau de la direction des ressources humaines de l’entreprise, qui s’occuperont par la suite d’envoyer la DSN.
- Selon l’organisation interne d’une entreprise, l’employeur peut aussi décider de confier la tâche à un tiers, comme un expert-comptable, par exemple.
- Il est également possible pour l’employeur de réaliser lui-même certaines déclarations et laisser le reste à un tiers.
Une fois cette étape terminée, il sera de la responsabilité de l’employeur de consulter son tableau de bord pour vérifier s’il y a d’éventuels retours de la part de l’administration.
Quels sont les enjeux de la DSN, la GTA et la gestion de la paie ?
Une bonne communication entre la gestion de la paie, la GTA (gestion des temps et des activités) et la DSN est primordiale. Tous les éléments variables comme le suivi des congés, les primes ou encore les compteurs de temps, sont enregistrés sous forme de quantité en heures ou en nombres avant d’être valorisés dans la gestion de la paie. Avec le taux obtenu, le montant à verser aux salariés et à l’administration (cotisations et contributions sociales) pourra être identifié. Comme l’entreprise est devenue perceptrice d’impôt depuis 2019, elle collecte chaque mois les impôts sur le revenu qu’elle devra ensuite verser à l’administration fiscale. Le calcul est réalisé avec la base du taux personnalisé ou neutre imposé par l’URSSAF. Une mauvaise communication entre ces différents niveaux peut être désastreuse pour une entreprise. Parmi les risques encourus, on notera principalement :
- Les sanctions délivrées par l’URSSAF après un contrôle : elles peuvent être de nature administrative, financière ou pénale ;
- La perte de temps due à la vérification des erreurs et à leur rectification, une procédure qui peut facilement engendrer d’autres erreurs, surtout en rétroactivité ;
- Les situations contentieuses prud’homales, qui peuvent être les résultantes de conflits avec des collaborateurs.
La remontée des données et des informations doit être parfaite pour éviter tout problème. Une erreur de saisie faite au niveau de la gestion de temps et des activités peut avoir un impact jusqu’à la déclaration sociale nominative. S’équiper de logiciels adéquats s’avère donc essentiel pour des procédures plus sûres et plus rapides. Pour bien gérer les éléments variables de paie, les bulletins de paie ou les synthèses mensuelles, par exemple, Factorial peut vite devenir un logiciel indispensable.
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