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Comment calculer le solde de tout compte ?

Comment calculer le solde de tout compte ? [modèle à télécharger]

Difficultés économiques, fin de mission, départ à la retraite, nouveaux projets, désaccords avec les collaborateurs, baisse d’activité… Les raisons qui peuvent pousser l’employeur et le salarié à rompre le contrat de travail sont nombreuses.

Quel que soit le type de contrat (CDD ou CDI), quels que soient le motif ou la nature de la rupture du contrat, l’employeur doit remettre un reçu pour solde de tout compte au salarié qui part de la société.

Mais qu’est-ce qu’un solde de tout compte ? Comment le calculer et quelles sont les formalités à respecter ? La réponse dans cet article.

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Tables des matières :


Définition du solde de tout compte

Selon l’article L 1234-20 du Code du travail, le solde de tout compte fait l’inventaire des sommes versées par l’employeur à son salarié lors de la rupture de son contrat de travail. Le document sera donc établi par l’employeur et remis au salarié qui lui donnera reçu. Le document est, en quelque sorte, une liste regroupant les différents éléments de la rémunération du salarié.

Reçu du solde de tout compte : quelles sont les formalités à respecter ?

Les 4 formalités suivantes doivent être respectées :

  • La mention « pour solde de tout compte » doit être écrite à la main par le salarié
  • Le document doit être signé par le salarié
  • Le reçu doit se faire en double exemplaire (article D 1234-7 du Code du travail) dont l’un pour l’employeur et l’autre pour le salarié
  • Le reçu doit être remis en main propre contre décharge par l’employeur ou par lettre recommandée avec avis de réception

A noter que le salarié n’est pas obligé de signer le reçu, qu’il ait effectué un préavis ou non.

Que doit contenir le document ?

Pour éviter tout contentieux avec le salarié, mais également pour que le solde de tout compte puisse avoir une valeur juridique, il doit avoir un contenu précis. Il doit remplir certaines conditions. Toutes les sommes versées au salarié doivent être détaillées, de manière explicite, dans le document :

  • Le salaire que l’employeur doit au salarié jusqu’au dernier jour du contrat
  • Les majorations pour les heures supplémentaires
  • L’indemnité de départ
  • L’éventuelle prime du 13e mois
  • Les éventuelles indemnités
  • Les congés payés restants
  • La prime de précarité (pour les CDD)
  • Le solde des jours de RTT non pris
  • L’épargne salariale si le salarié en demande le déblocage
  • Le solde et la liquidation du compte épargne-temps…

Quels sont les délais pour le solde de tout compte ?

Selon l’article L 1234-20 du Code de travail, « le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées ».

Le salarié peut refuser la signature du reçu pour solde de tout compte s’il est en désaccord avec certaines informations qui figurent dans le document. Ainsi, avant de signer le reçu, il est fortement recommandé de vérifier tous les éléments qui y sont inscrits.

Plus précisément, pour contester le reçu d’un solde de tout compte, les délais varient en fonction de deux paramètres :

  • Si le salarié a signé le document, ce dernier devient délibératoire au bout de 6 mois.
  • Si le salarié n’a pas signé le reçu, les délais pour contester le document devant le Conseil de prud’hommes sont de 1 an pour les sommes en rapport avec la rupture du contrat (indemnité de préavis, indemnité de licenciement…), 2 ans pour les sommes en rapport avec le contrat de travail (les heures supplémentaires, par exemple) et 3 ans pour les salaires non versés.

Une fois signé, pour le contester, le salarié doit adresser une lettre recommandée avec accusé de réception à son employeur. La raison de la contestation peut être un oubli ou une erreur au niveau du calcul des différentes rémunérations ou indemnités. Tous les motifs de la contestation ainsi que les sommes concernées doivent être mentionnés dans le courrier (indemnités de congés payés ou arriéré de salaire, par exemple).

NB : L’employeur aussi, de son côté, peut contester en réclamant des sommes versées en trop. Pour cela, il dispose d’un délai de trois ans selon le Code du travail.

Quand l’employeur doit-il donner le solde de tout compte ?

Le reçu pour solde de tout compte est remis au collaborateur à la rupture du contrat de travail. Néanmoins, dans le cas de dispense du préavis, l’employeur peut remettre un exemplaire du reçu le jour où le salarié quitte l’établissement.

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Comment calculer le solde de tout compte ?

Son calcul dépend du type de contrat de travail.

Solde de tout compte en CDI

Dans le cas d’un contrat à durée indéterminée (CDI), l’employé pourra recevoir son reçu à la fin de son contrat, si celui-ci s’est vu accorder un préavis pour son départ de l’entreprise. Dans le cas de figure où il n’y aurait pas eu de préavis, le document devra être remis à l’employé à la fin de son CDI et non pas lors de son dernier jour de travail.

Comment calculer le solde de tout compte pour un CDI ?

Pour un CDI, le calcul du solde se fait en fonction du motif de la rupture du contrat de travail. Seront alors pris en compte le temps de travail normal et le temps de travail effectué.

Opération : la rémunération du salarié est égale au salaire mensuel/temps de travail normal multiplié par le temps de travail effectué. Les soldes des primes annuelles ainsi que les indemnités compensatrices de congés payés s’ajoutent à cela. En ce qui concerne ces primes et indemnités, il s’agit plus précisément du nombre de congés payés acquis divisé par 25. Le résultat par la rémunération brute sera ensuite multiplié par 12. Enfin, un taux indicatif de 10 % sera appliqué.

Solde de tout compte CDD

De prime abord, il est important de préciser qu’il ne peut être remis qu’à la fin du contrat à durée déterminée (CDD). Le reçu devra donc être signé une fois arrivé à l’échéance. Cette date est mentionnée dans le contrat.

Ceci dit, il est parfaitement possible d’engager une rupture anticipée régulière, après un accord entre le salarié et l’employeur sur la conduite vers un CDI, par exemple. Dans ce genre de cas, la signature du reçu pourra se faire bien avant la date d’expiration prévue initialement dans le contrat.

Comment calculer le solde de tout compte d’un CDD ?

Pour un CDD, les mêmes paramètres sont appliqués. Cependant, il faut ajouter une prime de précarité à tout cela. On obtient cette prime en prenant en compte l’indemnité des congés payés et la somme des salaires bruts.

Opération: l’indemnité de précarité est égale à la (somme des salaires bruts + indemnités des congés payés) x 10 %.

Exemple de calcul de solde tout compte

Un salarié en CDD à temps plein a un CDD de six mois du 1er juin au 31 décembre, et il n’ a pas pris de congés durant son contrat.

Sa rémunération brute mensuelle est 1 800€ par mois sans heures supplémentaires, sans primes ou autres avantages.

Total des salaires bruts perçus : 10 800€.

Le calcul de sa prime ou indemnité de précarité sera : 10 800€ * 10% = 1 080€

Calcul du solde de tout compte pour un apprenti

Pour un contrat de professionnalisation : même s’il s’agit d’un contrat à durée déterminée, ce type de contrat ne donne pas droit aux indemnités de précarité. Les RTT et congés payés ont pu être soldés en fonction de l’entreprise (privée ou publique). Ainsi, le seul paramètre pris en compte est le temps de travail effectué au mois de départ.

Opération: salaire mensuel divisé par le temps normal de travail, multiplié par le temps réel effectué.

Calcul du solde après un licenciement

Cela dépend de la nature du licenciement. Le salarié ne dispose d’aucune indemnité de préavis dans le cadre d’une faute. Dans le cas contraire, il peut cumuler les différentes compensations financières.

Calcul du solde de tout compte en cas de licenciement

Calcul du solde après une rupture conventionnelle

S’il s’agit d’une rupture à l’amiable, tous les salariés sont concernés par l’indemnité de rupture conventionnelle, quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise.

  • L’indemnité de rupture conventionnelle est égale à 25 % du mois de salaire/année d’ancienneté pour les contrats signés depuis le 24 septembre 2017. La valeur est de 33 % à partir de la 11e année.
  • Avant le 24 septembre 2017, l’indemnité de rupture conventionnelle est égale à 1/5 du mois de salaire/années d’ancienneté.

Puis-je recevoir mon solde de tout compte par courrier ?

Deux options sont possibles pour la transmission du solde de tout compte CDI. L’employeur peut le remettre en mains propres au salarié lors de son entretien de départ. Il peut également opter pour l’envoi par courrier recommandé avec avis de réception.
Qu’il soit remis directement ou envoyé par courrier, les règles d’établissement du reçu pour solde de tout compte doivent être respectées. Ainsi, il doit contenir toutes les rémunérations et autres sommes auxquelles le salarié a droit :

  • Le salaire au prorata (jusqu’au dernier jour de contrat) ;
  • Tous les avantages avec les détails du prorata ;
  • Les heures supplémentaires qui n’ont pas encore été récupérées ;
  • Le solde des jours de RTT non pris ;
  • L’indemnité des congés payés non pris ;
  • L’épargne salariale…

Le reçu pour solde de tout compte CDI (ou n’importe quel type de contrat) doit être détaillé au maximum par l’employeur. Les modalités de calcul ainsi que les formules et données utilisées doivent être mentionnées dans le document.

Le solde de tout compte par virement

Tout dépendra des habitudes et de l’organisation de l’entreprise mais en règle générale, l’employeur verse le solde de tout compte, comme les salaires, sous forme de chèque ou virement bancaire (règlement libellé à votre ordre). Il paie rarement en espèces et il n’en a d’ailleurs pas l’obligation.

Quelles sont les indemnités de fin de contrat CDI ?

Le contrat de travail à durée indéterminée étant un contrat de principe entre le salarié et l’employeur, les deux parties pourront y mettre fin en empruntant une procédure de licenciement pour l’employeur ou en démissionnant pour le salarié. Dans tous les cas, le salarié peut généralement bénéficier d’indemnités à la fin de son contrat. Il pourra obtenir plusieurs indemnités, à savoir :

  • Indemnité de rupture conventionnelle ;
  • Indemnité de licenciement ;
  • Indemnité compensatrice de congés payés.

Les indemnités citées ci-dessus peuvent être différentes selon la méthode de rupture du contrat à durée indéterminée. Un salarié qui a rompu son contrat par le biais d’une démission ne pourra prétendre à une indemnité de licenciement. Par ailleurs, il est à rappeler qu’un salarié en fin de CDI ne pourra pas obtenir de prime de précarité. Celle-ci est uniquement versée aux salariés en fin de CDD, lorsque celui-ci n’est pas converti en CDI.

Si un salarié est contraint à quitter l’entreprise sans avoir pu utiliser tous ses droits aux congés payés, il aura droit à une indemnité compensatrice. Comme il s’agit d’un CDI, l’indemnité compensatrice de congés payés doit être due, peu importe la raison de la rupture de contrat : démission, rupture conventionnelle ou licenciement (même en cas de faute grave du salarié).

Indemnités en cas de licenciement

Dans le cas d’un licenciement, le salarié aura droit à des indemnités spécifiques. Le calcul de la prime de fin de contrat (CDI) se fait comme suit : indemnité compensatrice de congés payés + indemnité de licenciement + indemnités compensatrices de dispense de préavis.
Si le licenciement est dû à un motif économique ou personnel, le salarié aura droit à une indemnité de licenciement qui sera calculée sur l’ancienneté et le salaire de référence.

Indemnités en cas de démission

Pour le calcul de l’indemnité pour une fin de contrat (CDI), la règle est simple : aucune indemnisation due à une perte de contrat ne sera versée au salarié étant donné que la perte du contrat est volontaire. Ceci dit, il aura tout de même droit à des indemnités de congés payés. Cependant, dans le cas où l’employeur décide de dispenser le salarié de l’exécution du préavis, il sera quand même tenu de rémunérer cette période.

Indemnité en cas de rupture conventionnelle d’un contrat à durée indéterminée

Cette méthode de rupture de contrat nécessite un commun accord entre le salarié et l’employeur. Une indemnité sera versée au salarié lors d’une rupture conventionnelle de CDI. De plus, il aura droit à une indemnité compensatrice de congés payés.

Pour calculer l’indemnité de fin de CDI pour une rupture conventionnelle, il faudra utiliser la base de la moyenne mensuelle la plus avantageuse entre les douze derniers mois de salaire et les trois derniers mois de salaire. Dans la majorité des cas, le montant fait l’objet d’une négociation entre les deux parties, mais l’indemnité doit être supérieure à l’indemnité légale de licenciement.

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Solde de tout compte et congés payés

Pour le calcul du solde, il faudra insérer les données des congés payés. Si le salarié n’a pas pris tous ses congés payés, sa dernière fiche de paie devra inclure une indemnité compensatrice. Cette dernière est calculée selon les périodes de référence. Une période de référence s’étend du 1er juin de l’année au 31 mai de l’année suivante.

Les bases du calcul vont être effectuées à partir de chaque période non soldée à la date de départ de l’employé. Avec un logiciel adéquat, il sera très facile de sortir les états correspondant aux périodes concernées sans que vous ayez à additionner les fiches de paie des 12 derniers mois.

En fonction du logiciel, il est possible que les noms associés à ces états soient différents : livre de paie par salarié, fiche individuelle…

Solde de tout compte et démission

Le solde de tout compte n’est pas calculé de la même manière selon la nature et le motif de la rupture du contrat de travail. Dans le cas d’une démission, il y a quelques indemnités que l’entreprise devra payer au salarié. Voici les possibilités qui peuvent s’offrir à lui :

  • Le droit à l’indemnisation calculée en fonction de ses congés payés restants ;
  • Selon le cas, l’entreprise devra aussi payer une indemnité compensatrice de préavis au salarié démissionnaire si un délai est prévu par une convention collective ou par la loi, mais que l’employeur a demandé au salarié de ne pas exécuter ;
  • Si le contrat de travail le prévoit, une indemnité contractuelle de démission pourra aussi être perçue par le salarié ;
  • L’employeur devra payer les jours de RTT non pris du salarié à l’issue du préavis de démission selon les termes du contrat. Toutefois, le démissionnaire ne pourra pas être contraint de solder ses jours RTT pendant la période de préavis si cette possibilité n’est pas envisagée par l’accord pour la fixation des jours de repos.

 

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