Solde de tout compte : comment le calculer simplement ? [Modèle gratuit]

Quels que soient le motif ou la nature de la rupture du contrat, l’employeur doit remettre un reçu pour solde de tout compte au salarié qui part de la société, à la fin de son contrat de travail (CDD, CDI ou autres).

Difficultés économiques, fin de mission, départ à la retraite, nouveaux projets, désaccords avec les collaborateurs, baisse d’activité… Les raisons qui peuvent pousser l’employeur et l’employé à rompre le contrat de travail sont nombreuses. Soyez prêt pour le départ d’un collaborateur !

Mais qu’est-ce que c’est ? Comment le calculer et quelles sont les formalités à respecter ?

Solde de tout compte : définition

Selon l’article L 1234-20 du Code du travail, le solde de tout compte fait l’inventaire des sommes versées par l’employeur à son salarié lors de la rupture de son contrat de travail.

Ce document est établi par la société et remis au salarié qui lui donnera reçu. C’est, en quelque sorte, une liste regroupant les différents éléments de la gratification à percevoir. Il est remis au salarié en même temps que le certificat de travail.

Reçu du solde de tout compte : quelles sont les formalités à respecter ?

Les 4 formalités suivantes doivent être respectées :

• La mention « pour solde de tout compte » doit être écrite à la main par le salarié
• Le document doit être signé par le salarié
• Le reçu doit se faire en deux exemplaires (article D 1234-7) dont l’un pour la société et l’autre pour le collaborateur
• Il doit être remis en main propre contre décharge par l’employeur ou par lettre recommandée avec avis de réception

A noter que le salarié n’est pas obligé de signer le reçu, qu’il ait effectué un préavis ou non.

Que doit contenir le document ?

Pour éviter tout contentieux, mais également pour que le solde de tout compte puisse avoir une valeur juridique, il doit avoir un contenu précis.

Il doit remplir certaines conditions. Toutes les sommes versées doivent être détaillées, de manière explicite, dans le document :

• Le salaire que la société doit au salarié jusqu’au dernier jour du contrat
• Les majorations pour les heures supplémentaires
• L’indemnité de départ
• L’éventuelle prime du 13e mois
• Les éventuelles compensations
• Les congés payés restants
• La prime de précarité (pour les CDD)
• Le nombre de jours de RTT non pris
• L’épargne salariale si le salarié en demande le déblocage
• Le solde et la liquidation du compte épargne-temps…

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Modèle reçu pour solde de tout compte (aperçu)

Je soussigné Madame/Monsieur (Nom et prénom du salarié) :

……………………………………………………………………………………………………………………………….
demeurant (adresse du salarié) :
……………………………………………………………………………………………………………………………….
employé de Madame/Monsieur (Nom et prénom de l’employeur) :
……………………………………………………………………………………………………………………………….
demeurant (adresse de l’employeur) :
……………………………………………………………………………………………………………………………….
reconnais avoir reçu pour solde de tout compte la somme de (précisez le montant en chiffres et lettres) :
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….

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Veillez à le personnaliser en fonction de votre situation et vérifiez bien les changements de règlementation.

Est-ce que le solde de tout compte est obligatoire ?

Il est obligatoire. L’employeur doit remettre un solde de tout compte au salarié qui part de l’entreprise contre reçu. Par contre, le salarié n’a aucune obligation d’apposer sa signature.

Quels sont les délais pour le solde de tout compte ?

Selon l’article L 1234-20 du Code de travail, « le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois à compter de sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées ».

Le salarié peut refuser de le signer s’il est en désaccord avec certaines informations qui figurent dans le document.

Ainsi, il est fortement recommandé de vérifier tous les éléments qui y sont inscrits.

Plus précisément, pour le contester, les délais varient en fonction de deux paramètres :

• Si le salarié a attesté le document, ce dernier devient délibératoire au bout de 6 mois.
• Si le salarié n’a pas signé le reçu, les délais pour contester le document devant le Conseil de prud’hommes sont de 1 an pour les sommes en rapport avec la rupture du contrat de travail, 2 ans pour les sommes en rapport avec le contrat de travail (les heures supplémentaires, par exemple) et 3 ans pour les salaires non versés.

Une fois signé, pour le contester, le salarié doit adresser une lettre recommandée avec accusé de réception à son employeur.

La raison de la contestation peut être un oubli ou une erreur au niveau de l’analyse des différents paiements.

Tous les motifs de la contestation ainsi que les sommes concernées doivent être mentionnés dans le courrier (le calcul de l’indemnité des congés payés ou arriéré de salaire, par exemple).

À NOTER : La compagnie aussi, de son côté, peut contester en réclamant des sommes versées en trop. Pour cela, il dispose d’un délai de trois ans.

Quand l’employeur doit-il donner le solde de tout compte ?

Le reçu pour solde de tout compte est remis au collaborateur à la fin de son contrat de travail et le paiement se fait immédiatement ou le plus tôt possible. En cas de remise tardive du solde de tout compte, l’employeur risque des sanctions comme le versement de dommages et intérêts à l’employé.

Néanmoins, dans le cas de dispense du préavis, l’employeur peut remettre un exemplaire du reçu le jour où le salarié quitte l’établissement.

Comment calculer le solde de tout compte ?

À la cessation d’un contrat de travail, le calcul du solde de tout compte comprend les heures travaillées du mois actuel + le cas échéant :

• Primes et avantages non perçus
• Indemnité compensatrice des congés payés
• Indemnité de départ
• Indemnité compensatrice de préavis
• Participation à l’épargne salariale.

Mais c’est aussi le type de contrat qui va être déterminant dans la formule.

C’est quoi le solde de tout compte en CDI ?

Dans le cas d’un contrat à durée indéterminée (CDI), l’employé pourra recevoir son reçu à la fin de son contrat, si celui-ci s’est vu accorder un préavis pour son départ de l’entreprise.

Dans le cas de figure où il n’y en aurait pas eu, le document devra être remis à l’employé à la fin de son CDI et non pas lors de son dernier jour à son poste.

Comment calculer le solde de tout compte CDI ?

Le calcul du solde de tout compte pour un CDI se fait en fonction du motif de la cessation du contrat. Seront alors pris en compte le temps de travail normal et le temps de travail effectué.

Rémunération = (salaire mensuel/temps de travail normal) x temps de travail effectué

Le reliquat des primes annuelles et l’Indemnité compensatrice de congés payés (ICCP) s’ajoutent à cela. Cette dernière représente un dixième de la rémunération.

Le nombre de jours de repos payés acquis durant la période de référence sera divisé par 25.

Le résultat brut est ensuite multiplié par 12. Enfin, un taux indicatif de 10 % sera appliqué.

ICCP = (Nombre de congés acquis/25 jours de congé sur l’année) x (Rémunération brute x 12 mois) x 10 %

Vous pouvez confronter facilement toutes ces données si vous utilisez un logiciel RH complet.

Exemple de calcul du solde de tout compte en CDI

Imaginons un salarié en CDI avec un salaire brut mensuel de 2 000 euros. Il quitte son emploi en fin de mois.

1. Salaire brut mensuel : 2 000 euros
2. Congés payés non pris : 2 jours (équivalent à 160 euros)
3. Préavis non effectué : 1 mois (2 000 euros)
4. Heures supplémentaires effectuées ce mois-ci : 4 heures (80 euros)
5. Prime exceptionnelle : 200 euros

Calcul du solde de tout compte :

2000 (salaire brut) + 160 (congés payés) + 2000 (préavis) +80 (heures supplémentaires) +200 (primes) = 4440

Le solde de tout compte du salarié est donc de 4 440 euros.

C’est quoi le solde de tout compte en CDD ?

Dans le cadre d’un solde de tout compte en fin de contrat à durée déterminée, l’employeur remet aussi au salarié un document sur lequel figure toutes les sommes qui lui sont versées.

Il devra être signé une fois arrivé à l’échéance. Cette date est mentionnée dans le contrat.

Ceci dit, il est parfaitement possible d’engager une rupture anticipée régulière, après un accord entre les deux parties sur la conduite vers un CDI, par exemple.

Dans ce genre de cas, la signature du reçu pourra se faire bien avant la date d’expiration prévue initialement dans le contrat.

Comment calculer le solde de tout compte d’un CDD ?

Les mêmes paramètres sont appliqués. Cependant, il faut ajouter une prime de précarité à tout cela.

On l’obtient en prenant en compte l’indemnité des congés payés et la somme des salaires bruts.

Opération: l’indemnité de précarité est égale à (somme des salaires bruts + indemnités de congés payés) x 10 %.

Exemple de calcul de solde tout compte CDD

Un salarié à temps plein pour une période de six mois, du 1er juin au 31 décembre, n’ a pas pris de congés durant son contrat.

Sa rémunération brute mensuelle est 1 800€ par mois sans heures supplémentaires, sans primes ou autres avantages.

Total des salaires bruts perçus : 10 800€.

Le décompte de sa prime ou indemnité de précarité sera : 10 800€ * 10% = 1 080€

Autres contrats de travail et cas de figure

Pour un apprenti

Un contrat de professionnalisation (même s’il s’agit d’un contrat à durée déterminée) ne donne pas droit aux indemnités de précarité.

Les RTT et congés payés ont pu être soldés en fonction de l’entreprise (privée ou publique). Ainsi, le seul paramètre pris en compte est le temps de travail effectué au mois de départ.

Opération à faire : Salaire mensuel / temps normal de travail x temps réel réalisé

Contrat en alternance

Dans le cadre d’un contrat en alternance, la prime de précarité n’est pas versée. La prime peut être toutefois versée en présence d’une convention collective : Accord écrit négocié entre les représentants syndicaux de salariés et des groupements d’employeurs.
En alternance ou en apprentissage, le solde de tout compte est identique.

Suite à un licenciement

Dans le cadre d’un licenciement pour faute, le salarié ne dispose d’aucun dédommagement de préavis. Dans le cas contraire, il peut cumuler les différentes compensations financières.

Après une rupture conventionnelle

S’il s’agit d’un accord à l’amiable, tous les salariés sont concernés par l’indemnité de rupture conventionnelle collective, quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise.

Elle est égale à 25 % du mois de salaire/année d’ancienneté pour les contrats signés. La valeur est de 33 % à partir de la 11e année.

L’employé peut-il recevoir son solde de tout compte par courrier ?

Deux options sont possibles pour la transmission. L’employeur peut le remettre en mains propres au salarié lors de son entretien de départ.

Il peut également opter pour l’envoi par courrier recommandé avec avis de réception. Qu’il soit remis directement ou envoyé par courrier, les règles d’établissement du reçu pour solde de tout compte doivent être respectées.

Ainsi, il doit contenir toutes les rémunérations et autres sommes auxquelles le salarié a droit :

• Le salaire au prorata (jusqu’au dernier jour de contrat) ;
• Tous les avantages avec les détails du prorata ;
• Les heures supplémentaires qui n’ont pas encore été récupérées ;
• Le solde des jours de RTT non pris ;
• L’indemnisation des congés payés non pris ;
• L’épargne salariale…

Le détail des sommes, les modalités de calcul ainsi que les formules et données utilisées doivent être mentionnées dans le document.

Le solde de tout compte par virement

Tout dépendra des habitudes et de l’organisation de l’entreprise mais en règle générale, l’employeur verse le solde de tout compte, comme les salaires, sous forme de chèque ou virement bancaire (règlement libellé à votre ordre).

Il paie rarement en espèces et il n’en a d’ailleurs pas l’obligation.

Quelles sont les indemnités de fin de contrat en CDI ?

Le contrat de travail à durée indéterminée étant un contrat de principe entre le salarié et l’employeur, les deux parties pourront y mettre fin en empruntant une procédure de licenciement pour l’employeur ou en démissionnant pour le salarié.

Dans tous les cas, le salarié peut généralement bénéficier de rétributions à la fin de sa collaboration :

• Rupture conventionnelle ;
• Licenciement ;
• Indemnité compensatrice de congés payés.

Elles peuvent être différentes selon la méthode de rupture du contrat à durée indéterminée. Un salarié qui a démissionné ne pourra pas prétendre à une indemnité.

Par ailleurs, en fin de CDI, il ne pourra pas obtenir de prime de précarité. Celle-ci est uniquement versée aux collaborateurs en fin de CDD, lorsque celui-ci n’est pas converti en CDI.

Si un salarié est contraint de quitter l’entreprise sans avoir pu prendre tous ses congés payés, il recevra une indemnité compensatrice.

Dans le cas d’un CDI, elle est due, peu importe la raison de la rupture de contrat :

• Démission,
• rupture conventionnelle,
• ou licenciement (même en cas de faute grave du salarié).

Indemnités en cas de licenciement

Un salarié qui a été licencié a des compensations spécifiques. La détermination de la prime de fin de contrat (CDI) se fait comme suit :

Indemnité compensatrice de congés payés + indemnité de licenciement + indemnités compensatrices de dispense de préavis.

Si le licenciement est dû à un motif économique ou personnel, il y a droit. Elle est analysée selon l’ancienneté et le salaire de référence.

Indemnités en cas de démission

Pour déterminer l’équivalent compensatoire pour une fin de contrat (CDI), la règle est simple : aucune indemnisation due à une perte de contrat ne sera versée au salarié étant donné que le départ est volontaire.

Ceci dit, il a tout de même droit à des indemnités de congés payés.

Cependant, dans le cas où l’employeur décide de dispenser le salarié de l’exécution du préavis, il sera quand même tenu de rémunérer cette période.

Indemnité en cas de rupture conventionnelle d’un contrat à durée indéterminée

Cette méthode de rupture de contrat nécessite un commun accord entre le salarié et l’employeur. Une rétribution est versée au salarié en CDI ainsi que le versement d’une indemnité compensatrice de congés payés.

Pour évaluer sa rémunération, il faut utiliser la base de la moyenne mensuelle la plus avantageuse entre les douze derniers mois de salaire et les trois derniers mois de salaire.

Dans la majorité des cas, le montant fait l’objet d’une négociation entre les deux parties, mais la compensation doit être supérieure à l’indemnité légale de licenciement.

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Solde de tout compte et congés payés

Pour le calcul du solde, il faut insérer les données des congés payés. Si le salarié n’a pas pris tous ses jours de repos payés, sa dernière fiche de paie devra inclure une indemnité compensatrice.

Cette dernière est calculée selon les périodes de référence. Une période de référence s’étend du 1er juin de l’année au 31 mai de l’année suivante.

Les bases du calcul vont être faites à partir de chaque période non soldée à la date de départ de l’employé.

Avec un logiciel SIRH paie, vous pouvez sortir facilement les états correspondant aux périodes concernées sans que vous ayez à additionner les fiches de paie des 12 derniers mois.

En fonction du logiciel, il est possible que les noms associés à ces états soient différents : livre de paie par salarié, fiche individuelle…

Solde de tout compte et démission

Le solde de tout compte n’est pas calculé de la même manière selon la nature et le motif de la rupture du contrat de travail.

• Le droit à l’indemnisation est calculée en fonction des jours de vacances restants ;
• Selon le cas, l’entreprise devra aussi payer une indemnité compensatrice de préavis au salarié démissionnaire si un délai est prévu par une convention collective ou par la loi, mais que l’employeur a demandé au salarié de ne pas exécuter ;
• Si le contrat de travail le prévoit, une indemnité contractuelle de démission pourra aussi être perçue par le salarié ;
• L’employeur devra payer les jours de RTT non pris du salarié à l’issue du préavis de démission selon les termes du contrat. Toutefois, la personne qui s’en va ne pourra pas être contraint de solder ses jours RTT pendant la période de préavis si cette possibilité n’est pas envisagée par l’accord pour la fixation des jours de repos.

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FAQ sur le solde de tout compte

Quel est le montant d’un solde de tout compte ?

Il regroupe toutes les sommes dues au salarié à la rupture de son contrat de travail. On y trouve : Le salaire correspondant au dernier mois travaillé, calculé au prorata jusqu’au dernier jour de contrat.

Quel est le délai pour remettre le solde de tout compte ?

Lors de la rupture ou la fin d’un contrat de travail, l’employeur doit obligatoirement remettre au salarié un certificat de travail, un reçu pour solde de tout compte et une attestation Pôle emploi. En principe, les documents doivent être remis dès le lendemain du terme du contrat.

Est-ce que le solde de tout compte comprend le dernier salaire ?

Toutes les sommes dues y sont mentionnées, y compris le dernier salaire.

Comment savoir si le solde de tout compte est bon ?

Si le salarié a signé le reçu pour solde de tout compte, il dispose de 6 mois suivant la date de signature pour le contester. Si le recours porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées dans le reçu pour solde, le salarié dispose d’un délai de 3 ans pour contester le reçu. La contestation doit être adressée à l’employeur par lettre recommandée. Le courrier précise alors les motifs de la contestation et les sommes concernées (arriéré de salaire ou indemnités de congés payés, par exemple).