Quels que soient le motif ou la nature de la rupture du contrat, l’employeur doit remettre un reçu pour solde de tout compte au salarié qui part de la société, à la fin de son contrat de travail (CDD, CDI ou autres).
Difficultés économiques, fin de mission, départ à la retraite, nouveaux projets, désaccords avec les collaborateurs, baisse d’activité… Les raisons qui peuvent pousser l’employeur et l’employé à rompre le contrat de travail sont nombreuses.
Soyez prêt pour le départ d’un collaborateur !
Mais qu’est-ce que c’est ? Comment le calculer et quelles sont les formalités à respecter ?
Si votre employé s’en va, remettez-lui à son départ notre modèle de reçu pour solde de tout compte au format Word.
Table des matières
Définition du solde de tout compte
Selon l’article L 1234-20 du Code du travail, le solde de tout compte fait l’inventaire des sommes versées par l’employeur à son salarié lors de la rupture de son contrat de travail.
Ce document est établi par la société et remis au salarié qui lui donnera reçu.
C’est, en quelque sorte, une liste regroupant les différents éléments de la gratification à percevoir.
Il est remis au salarié en même temps que le certificat de travail.
Reçu du solde de tout compte : quelles sont les formalités à respecter ?
Les 4 formalités suivantes doivent être respectées :
- La mention « pour solde de tout compte » doit être écrite à la main par le salarié
- Le document doit être signé par le salarié
- Le reçu doit se faire en deux exemplaires (article D 1234-7) dont l’un pour la société et l’autre pour le collaborateur
- Il doit être remis en main propre contre décharge par l’employeur ou par lettre recommandée avec avis de réception
A noter que le salarié n’est pas obligé de signer le reçu, qu’il ait effectué un préavis ou non.
Que doit contenir le document ?
Pour éviter tout contentieux, mais également pour que le solde de tout compte puisse avoir une valeur juridique, il doit avoir un contenu précis.
Il doit remplir certaines conditions. Toutes les sommes versées doivent être détaillées, de manière explicite, dans le document :
- Le salaire que la société doit au salarié jusqu’au dernier jour du contrat
- Les majorations pour les heures supplémentaires
- L’indemnité de départ
- L’éventuelle prime du 13e mois
- Les éventuelles compensations
- Les congés payés restants
- La prime de précarité (pour les CDD)
- Le nombre de jours de RTT non pris
- L’épargne salariale si le salarié en demande le déblocage
- Le solde et la liquidation du compte épargne-temps…
Modèle reçu pour solde de tout compte (aperçu)
Je soussigné Madame/Monsieur (Nom et prénom du salarié) :
……………………………………………………………………………………………………………………………….
demeurant (adresse du salarié) :
……………………………………………………………………………………………………………………………….
employé de Madame/Monsieur (Nom et prénom de l’employeur) :
……………………………………………………………………………………………………………………………….
demeurant (adresse de l’employeur) :
……………………………………………………………………………………………………………………………….
reconnais avoir reçu pour solde de tout compte la somme de (précisez le montant en chiffres et lettres) :
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
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Veillez à le personnaliser en fonction de votre situation et vérifiez bien les changements de règlementation.
Est-ce que le solde de tout compte est obligatoire ?
Il est obligatoire. L’employeur doit remettre un solde de tout compte au salarié qui part de l’entreprise contre reçu. Par contre, le salarié n’a aucune obligation d’apposer sa signature.
Quels sont les délais pour le solde de tout compte ?
Selon l’article L 1234-20 du Code de travail, « le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées ».
Le salarié peut refuser de le signer s’il est en désaccord avec certaines informations qui figurent dans le document.
Ainsi, il est fortement recommandé de vérifier tous les éléments qui y sont inscrits.
Plus précisément, pour le contester, les délais varient en fonction de deux paramètres :
- Si le salarié a attesté le document, ce dernier devient délibératoire au bout de 6 mois.
- Si le salarié n’a pas signé le reçu, les délais pour contester le document devant le Conseil de prud’hommes sont de 1 an pour les sommes en rapport avec la rupture du contrat de travail, 2 ans pour les sommes en rapport avec le contrat de travail (les heures supplémentaires, par exemple) et 3 ans pour les salaires non versés.
Une fois signé, pour le contester, le salarié doit adresser une lettre recommandée avec accusé de réception à son employeur.
La raison de la contestation peut être un oubli ou une erreur au niveau de l’analyse des différents paiements.
Tous les motifs de la contestation ainsi que les sommes concernées doivent être mentionnés dans le courrier (le calcul de l’indemnité des congés payés ou arriéré de salaire, par exemple).
À NOTER :La compagnie aussi, de son côté, peut contester en réclamant des sommes versées en trop. Pour cela, il dispose d’un délai de trois ans.
Quand l’employeur doit-il donner le solde de tout compte ?
Le reçu pour solde de tout compte est remis au collaborateur à la fin dcomptee son contrat de travail.
Néanmoins, dans le cas de dispense du préavis, l’employeur peut remettre un exemplaire du reçu le jour où le salarié quitte l’établissement.
Comment calculer le solde de tout compte ?
Le décompte dépend du type de contrat de travail.
C’est quoi le solde de tout compte en CDI ?
Dans le cas d’un contrat à durée indéterminée (CDI), l’employé pourra recevoir son reçu à la fin de son contrat, si celui-ci s’est vu accorder un préavis pour son départ de l’entreprise.
Dans le cas de figure où il n’y en aurait pas eu, le document devra être remis à l’employé à la fin de son CDI et non pas lors de son dernier jour à son poste.
Comment calculer le solde de tout compte CDI ?
Pour un CDI, le calcul du solde de tout compte se fait en fonction du motif de la cessation du contrat. Seront alors pris en compte le temps de travail normal et le temps de travail effectué.
Rémunération = (salaire mensuel/temps de travail normal) x temps de travail effectué
Le reliquat des primes annuelles et l’ Indemnité compensatrice de congés payés (ICCP) s’ajoutent à cela. Cette dernière représente un dixième de la rémunération.
Le nombre de jours de repos payés acquis durant la période de référence sera divisé par 25.
Le résultat brut est ensuite multiplié par 12. Enfin, un taux indicatif de 10 % sera appliqué.
ICCP = (Nombre de congés acquis/25 jours de congé sur l’année) x (Rémunération brute x 12 mois) x 10 %
Vous pouvez confronter facilement toutes ces données si vous utilisez un logiciel RH complet.
C’est quoi le solde de tout compte en CDD ?
À la fin du contrat à durée déterminée, l’employeur remet au salarié un reçu sur lequel figure toutes les sommes qui lui sont versées.
Il devra être signé une fois arrivé à l’échéance. Cette date est mentionnée dans le contrat.
Ceci dit, il est parfaitement possible d’engager une rupture anticipée régulière, après un accord entre les deux parties sur la conduite vers un CDI, par exemple.
Dans ce genre de cas, la signature du reçu pourra se faire bien avant la date d’expiration prévue initialement dans le contrat.
Comment calculer le solde de tout compte d’un CDD ?
Les mêmes paramètres sont appliqués. Cependant, il faut ajouter une prime de précarité à tout cela.
On l’obtient en prenant en compte l’indemnité des congés payés et la somme des salaires bruts.
Opération: l’indemnité de précarité est égale à (somme des salaires bruts + indemnités de congés payés) x 10 %.
Exemple de calcul de solde tout compte
Un salarié à temps plein pour une période de six mois, du 1er juin au 31 décembre, n’ a pas pris de congés durant son contrat.
Sa rémunération brute mensuelle est 1 800€ par mois sans heures supplémentaires, sans primes ou autres avantages.
Total des salaires bruts perçus : 10 800€.
Le décompte de sa prime ou indemnité de précarité sera : 10 800€ * 10% = 1 080€
Calcul du solde de tout compte pour un apprenti
Un contrat de professionnalisation (même s’il s’agit d’un contrat à durée déterminée) ne donne pas droit aux indemnités de précarité.
Les RTT et congés payés ont pu être soldés en fonction de l’entreprise (privée ou publique).
Ainsi, le seul paramètre pris en compte est le temps de travail effectué au mois de départ.
Opération: salaire mensuel divisé par le temps normal de travail, multiplié par le temps réel réalisé.
Calcul du solde après un licenciement
Cela dépend de la nature du licenciement. Le salarié ne dispose d’aucun dédommagement de préavis dans le cadre d’une faute.
Dans le cas contraire, il peut cumuler les différentes compensations financières.
Calcul du solde de tout compte après une rupture conventionnelle
S’il s’agit d’un accord à l’amiable, tous les salariés sont concernés par l’indemnité de rupture conventionnelle collective, quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise.
Elle est égale à 25 % du mois de salaire/année d’ancienneté pour les contrats signés. La valeur est de 33 % à partir de la 11e année.
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L’employé peut-il recevoir son solde de tout compte par courrier ?
Deux options sont possibles pour la transmission du solde de tout compte CDI. L’employeur peut le remettre en mains propres au salarié lors de son entretien de départ.
Il peut également opter pour l’envoi par courrier recommandé avec avis de réception.
Qu’il soit remis directement ou envoyé par courrier, les règles d’établissement du reçu pour solde de tout compte doivent être respectées.
Ainsi, il doit contenir toutes les rémunérations et autres sommes auxquelles le salarié a droit :
- Le salaire au prorata (jusqu’au dernier jour de contrat) ;
- Tous les avantages avec les détails du prorata ;
- Les heures supplémentaires qui n’ont pas encore été récupérées ;
- Le solde des jours de RTT non pris ;
- L’indemnisation des congés payés non pris ;
- L’épargne salariale…
Le reçu pour solde de tout compte CDI (ou n’importe quel type de contrat) doit être détaillé au maximum par l’employeur.
Les modalités de calcul ainsi que les formules et données utilisées doivent être mentionnées dans le document.
Le solde de tout compte par virement
Tout dépendra des habitudes et de l’organisation de l’entreprise mais en règle générale, l’employeur verse le solde de tout compte, comme les salaires, sous forme de chèque ou virement bancaire (règlement libellé à votre ordre).
Il paie rarement en espèces et il n’en a d’ailleurs pas l’obligation.
Quelles sont les indemnités de fin de contrat en CDI ?
Le contrat de travail à durée indéterminée étant un contrat de principe entre le salarié et l’employeur, les deux parties pourront y mettre fin en empruntant une procédure de licenciement pour l’employeur ou en démissionnant pour le salarié.
Dans tous les cas, le salarié peut généralement bénéficier de rétributions à la fin de sa collaboration :
- Rupture conventionnelle ;
- Licenciement ;
- Indemnité compensatrice de congés payés.
Elles peuvent être différentes selon la méthode de rupture du contrat à durée indéterminée.
Un salarié qui a démissionné ne pourra pas prétendre à une indemnité de licenciement.
Par ailleurs, en fin de CDI, il ne pourra pas obtenir de prime de précarité.
Celle-ci est uniquement versée aux collaborateurs en fin de CDD, lorsque celui-ci n’est pas converti en CDI.
Si un salarié est contraint de quitter l’entreprise sans avoir pu prendre tous ses congés payés, il recevra une indemnité compensatrice.
Dans le cas d’un CDI, elle est due, peu importe la raison de la rupture de contrat :
- Démission,
- rupture conventionnelle,
- ou licenciement (même en cas de faute grave du salarié).
Indemnités en cas de licenciement
Dans le cas d’un licenciement, le salarié a des compensations spécifiques. La détermination de la prime de fin de contrat (CDI) se fait comme suit :
Indemnité compensatrice de congés payés + indemnité de licenciement + indemnités compensatrices de dispense de préavis.
Si le licenciement est dû à un motif économique ou personnel, il y a droit. Elle est analysée selon l’ancienneté et le salaire de référence.
Indemnités en cas de démission
Pour déterminer l’équivalent compensatoire pour une fin de contrat (CDI), la règle est simple : aucune indemnisation due à une perte de contrat ne sera versée au salarié étant donné que le départ est volontaire.
Ceci dit, il a tout de même droit à des indemnités de congés payés.
Cependant, dans le cas où l’employeur décide de dispenser le salarié de l’exécution du préavis, il sera quand même tenu de rémunérer cette période.
Indemnité en cas de rupture conventionnelle d’un contrat à durée indéterminée
Cette méthode de rupture de contrat nécessite un commun accord entre le salarié et l’employeur.
Une rétribution est versée au salarié en CDI. De plus, on lui donne une indemnité compensatrice de congés payés.
Pour évaluer sa rémunération, il faut utiliser la base de la moyenne mensuelle la plus avantageuse entre les douze derniers mois de salaire et les trois derniers mois de salaire.
Dans la majorité des cas, le montant fait l’objet d’une négociation entre les deux parties, mais la compensation doit être supérieure à l’indemnité légale de licenciement.
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Solde de tout compte et congés payés
Pour le calcul du solde, il fautinsérer les données des congés payés. Si le salarié n’a pas pris tous ses jours de repos payés, sa dernière fiche de paie devra inclure une indemnité compensatrice.
Cette dernière est calculée selon les périodes de référence. Une période de référence s’étend du 1er juin de l’année au 31 mai de l’année suivante.
Les bases du calcul vont être faites à partir de chaque période non soldée à la date de départ de l’employé.
Avec un logiciel SIRH paie, vous pouvez sortir facilement les états correspondant aux périodes concernées sans que vous ayez à additionner les fiches de paie des 12 derniers mois.
En fonction du logiciel, il est possible que les noms associés à ces états soient différents : livre de paie par salarié, fiche individuelle…
Solde de tout compte et démission
Le solde de tout compte n’est pas calculé de la même manière selon la nature et le motif de la rupture du contrat de travail.
- Le droit à l’indemnisation est calculée en fonction des jours de vacances restants ;
- Selon le cas, l’entreprise devra aussi payer une indemnité compensatrice de préavis au salarié démissionnaire si un délai est prévu par une convention collective ou par la loi, mais que l’employeur a demandé au salarié de ne pas exécuter ;
- Si le contrat de travail le prévoit, une indemnité contractuelle de démission pourra aussi être perçue par le salarié ;
- L’employeur devra payer les jours de RTT non pris du salarié à l’issue du préavis de démission selon les termes du contrat. Toutefois, la personne qui s’en va ne pourra pas être contraint de solder ses jours RTT pendant la période de préavis si cette possibilité n’est pas envisagée par l’accord pour la fixation des jours de repos.
