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rapport d'étonnement

Rapport d’étonnement : pourquoi et comment le rédiger ?

Le rapport d’étonnement est utilisé dans les entreprises comme un outil de communication et de management participatif.

Son objectif principal est de faire valoir la participation des nouveaux collaborateurs dans l’entreprise et de profiter de leur regard neuf pour découvrir de nouvelles idées et améliorer les processus mis en place en interne.

De plus en plus d’employeurs demandent à leurs nouvelles recrues d’établir ce rapport. En effet, le rapport d’étonnement s’avère être un véritable outil stratégique pour les entreprises.

Vous voulez savoir si l’intégration de votre nouveau salarié se passe bien ? Alors, ce rapport vous permettra d’évaluer son expérience.

Découvrez-en plus au fil de votre lecture pour créer le vôtre avec un exemple rapport d’étonnement.

Exemple de rapport d’étonnement modèle Word

rapport d'étonnement exemple word

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement, aussi appelé note d’observation critique, est un rapport rédigé par un nouveau collaborateur sur l’entreprise.

Il donne ses impressions après ses premières semaines/premiers mois d’embauche.

Dans ce document, il rapporte ce qui l’étonne. Le collaborateur est chargé de reporter tous les éléments qui l’ont interpellés ou qui sortent de l’ordinaire, qu’ils soient bons ou mauvais, sur divers points :

  • Organisation interne
  • Environnement de travail,
  • Communication en interne
  • Management
  • Outils mis à sa disposition
  • Processus internes
  • Valeurs de l’entreprise
  • Infrastructures, etc.

C’est aussi une bonne manière pour l’entreprise d’avoir un retour sur son fonctionnement interne.

En d’autres termes, il sert à identifier les forces et les faiblesses d’une organisation ainsi que ses points à améliorer.

Quand faire un rapport d’étonnement ?

Il s’intégre dans le parcours d’intégration.

Idéalement, vous devez informer le nouveau collaborateur qu’il devra remettre un rapport d’étonnement dès son arrivée.

Vous pouvez lui donner cette information en même temps que vous lui remettez le livret d’accueil, autre outil important pour bien intégrer un nouveau salarié.

Le délai que vous devez lui donner pour rendre son rapport devrait être de 3 mois au maximum.

Cette période lui donnera le temps suffisant pour prendre ses marques dans l’entreprise, poser ses questions et se familiariser avec son activité.

Toutefois, ne tarder pas trop à récupérer le rapport d’étonnement de votre collaborateur.

Après un moment, il sera déjà habitué aux pratiques de l’entreprise et il ne pourra plus vous apporter cette perspective neuve que vous cherchez dans son rendu.

Vous devez le faire au plus tôt (les 3 premiers mois). Si vous attendez plusieurs mois pour rédiger le rapport, il serait probablement trop tard.

Car il faut le rappeler, nous remarquons ce qu’il y a d’étonnant quand nous le voyons pour la première fois. Au bout d’un moment, cela devient une habitude.

Les nouveaux venus ont un regard neuf. Ils seront plus à même de repérer des choses bonnes, mauvaises, questionnables ou étranges dans votre entreprise. Vous pourriez être étonné par les résultats.

Avantages : pourquoi le mettre en place ?

S’il est utilisé à bon escient, le rapport d’étonnement pourra vous apporter de précieuses informations sur votre fonctionnement et vos pratiques internes.

Vous pouvez profiter du regard neuf que le nouvel entrant porte à l’égard de votre entreprise pour découvrir de nouvelles idées.

En effet, avec le retour du collaborateur, vous pouvez faire un état des lieux du processus d’intégration.

Vous pourrez certainement identifier des axes d’amélioration très utiles sur, par exemple, la bonne communication des informations.

C’est un excellent moyen pour rester à jour et résoudre les problèmes existants.

présentation rapport d'étonnement exemple

D’autre part, votre entreprise sera perçue comme une organisation qui valorise les idées et qui encourage la créativité de ses collaborateurs.

Faire contribuer vos salariés ne pourra que booster votre marque employeur, encore plus.

Quelle utilité pour le salarié ?

À travers ce rapport, vos nouvelles recrues se sentent valorisés par leur participation au sein de l’entreprise. Ils se sentent écoutés et apprécient que leurs opinions comptent.

D’ailleurs, un rapport d’étonnement bien utilisé s’inscrit dans une démarche de management participatif. Vos nouveaux collaborateurs ne seront que plus motivés.

Quand ils se sentent en confiance, ils s’intègrent très vite dans votre organisation et deviennent rapidement autonomes et productifs. De plus, il sera plus facile de les fidéliser à l’avenir.

Quelle forme adopter pour un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement n’a pas de forme particulière.

Il peut adopter des formes variables, par exemple :

  • Un questionnaire soumis par le service RH
  • Une présentation oral
  • Un compte rendu rédigé par le collaborateur
  • Un mélange entre questionnaire et des champs libres pour que le collaborateur puisse s’exprimer comme il le souhaite

Pour avoir un rapport d’étonnement efficace, nous vous conseillons de laisser libre cours à la créativité  de votre collaborateur. En encourageant la critique, vous le laisser s’exprimer.

Structurez votre rapport avec des rubriques bien définies. Vous évitez aussi que le collaborateur ne se perde dans un rapport sans structure ou qu’il oublie des points importants.

Rappelez-vous que plus la rédaction du rapport est simple, plus l’information sera qualitative. Vous pourrez donc analyser et exploiter tous les éléments à bon escient.

Toutefois, n’oubliez pas de prévoir une partie où le collaborateur pourra s’exprimer librement et vous faire part de ses idées et suggestions.

Comment faire un rapport d’étonnement ?

Concernant les éléments à inclure dans votre rapport, vous êtes libre de choisir la trame qui convient le mieux à votre entreprise. Néanmoins, il est important de recueillir des informations sur les sujets suivants :

Le rapport d’étonnement peut porter sur d’autres thématiques et pousser le collaborateur à s’interroger sur les différentes pratiques de l’entreprise.

Il peut s’agir de sa vision ou stratégie globale ou encore sur les espaces de pauses ou la restauration. Tout dépend de la valeur que vous souhaitez tirer de ce compte rendu.

Exemples de rubriques et de questions dans un rapport d’étonnement

  • Processus de recrutement : Vos missions et vos compétences sont-elles en adéquation avec l’offre d’emploi ?
  • Accueil au sein de l’entreprise : Qu’est-ce qui vous a manqué durant votre intégration (ou onboarding RH) au sein de l’entreprise ?
  • Communication interne : Pensez-vous avoir accès à un niveau d’information suffisant ?
  • Prise de poste au sein de l’entreprise : Êtes-vous satisfait de votre prise de poste ? Pourquoi ?

Vous pouvez vous servir de notre modèle rapport d’étonnement exemple word

rapport d'étonnement exemple word

Gérez vos rapports d’étonnement avec Factorial

modèle rapport d'étonnement

Implémenter un rapport d’étonnement a plusieurs avantages pour l’entreprise mais aussi pour les nouveaux collaborateurs.

Néanmoins, au fur et à mesure que votre entreprise s’agrandit et que les recrutements se multiplient, vous aurez à gérer une multitude de rapports d’étonnement.

Et ceci, en plus d’autres documents importants pour votre entreprise. Que faire alors ?

Chez Factorial, nous  mettons à votre disposition un outil pour gérer tous les documents de votre entreprise.

Finissez-en avec les piles de papiers entassées sur votre bureau ! Grâce à la fonctionnalité de gestion des documents de Factorial, vous pouvez :

  • Centraliser et accéder à tous les documents de votre entreprise en 1 clic
  • Partager des documents avec l’ensemble de votre organisation
  • Créer des dossiers personnalisés pour vos documents
  • Configurer les autorisations d’accès à vos documents
  • Signer des documents ou demander la signature de vos collaborateurs en toute sécurité, grâce à la signature électronique
  • Générer des rapports personnalisés à partir des données de vos documents.
  • Et bien plus de fonctionnalités !

 

Soucieux de vous améliorer continuellement ? Vos nouveaux collaborateurs sont une mine d’informations.

Si l’intégration de nouveaux salariés est un challenge, il est aussi une réelle opportunité pour avancer.

De plus, vous montrez à votre nouvelle recrue que son opinion compte et ceci pourrait être un des éléments qui l’incite à rester.

Rappelez-vous qu’un exemple rapport d’étonnement est disponible en téléchargement sur notre site Factorial et dans cet article.

 

Gardez votre rapport étonnement à portée de main et optimisez votre processus d’onboarding avec Factorial !  

 

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