Rapport d’étonnement : comment l’utiliser ?

Le rapport d’étonnement est utilisé dans les entreprises comme un outil de communication et de management participatif. Son objectif principal étant de faire valoir la participation des nouveaux collaborateurs dans l’entreprise et de profiter de leur regard neuf pour découvrir de nouvelles idées et améliorer les processus mis en place en interne.

De plus en plus d’employeurs demandent à leurs nouvelles recrues d’établir ce rapport. En effet, le rapport d’étonnement s’avère être un véritable outil stratégique pour les entreprises.

Zoom sur cette démarche dans cet article.

Tables des matières :

Définition : qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement, aussi appelé note d’observation critique, est un rapport que doit remettre un nouveau collaborateur à l’entreprise durant ses premiers jours. Le collaborateur est chargé de reporter tous les éléments qui l’ont interpellé ou qui sortent de l’ordinaire, qu’ils soient bons ou mauvais. C’est un moyen de connaître le ressenti de ce dernier durant ses premiers jours dans l’entreprise sur :

  • L’organisation interne
  • L’environnement de travail,
  • La communication en interne
  • Le management
  • Les outils mis à sa disposition
  • Les processus internes
  • Les valeurs de l’entreprise
  • Les infrastructures, etc.

C’est aussi une bonne manière pour l’entreprise d’avoir un retour sur son fonctionnement interne. En d’autres termes, un rapport d’étonnement sert à identifier les forces et les faiblesses d’une organisation ainsi que ses points à améliorer.

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Quel délai prévoir pour un rapport d’étonnement ?

Idéalement, vous devez informer le nouveau collaborateur qu’il devra remettre un rapport d’étonnement dès son arrivée.
Le délai que vous devez lui donner pour rendre son rapport devrait être de 3 mois au maximum. Cette période lui donnera le temps suffisant pour prendre ses marques dans l’entreprise, poser ses questions et se familiariser avec son activité. Toutefois, ne tarder pas trop à récupérer le rapport de votre collaborateur. Après un moment, il sera déjà habitué aux pratiques de l’entreprise et il ne pourra plus vous apporter cette perspective neuve que vous cherchez dans son rendu.

Avantages: pourquoi le mettre en place ?

S’il est utilisé à bon escient, le rapport d’étonnement pourra vous apporter de précieuses informations sur votre fonctionnement et vos pratiques internes. Vous pouvez profiter du regard neuf que le nouvel entrant porte à l’égard de votre entreprise pour découvrir de nouvelles idées.

En effet, avec le retour du collaborateur, vous pouvez faire un état des lieux des processus que vous utilisez pour le recrutement ou l’onboarding par exemple. C’est un excellent moyen pour rester à jour et résoudre les problèmes existants.

Les avantages d'un rapport d'étonnement

D’autre part, votre entreprise sera perçue comme une organisation qui valorise les idées et qui encourage la créativité de ses collaborateurs. Cela ne fera que booster votre marque employeur encore plus.

À travers ce rapport, vos nouvelles recrues se sentent valorisés par leur participation au sein de l’entreprise. D’ailleurs, un rapport d’étonnement bien utilisé s’inscrit dans une démarche de management participatif. Vos nouveaux collaborateurs n’ont seront que plus motivés. Quand ils se sentent en confiance, ils s’intègrent très vite dans votre organisation et deviennent rapidement autonomes et productifs. De plus, il sera plus facile de les fidéliser à l’avenir.

Quelle forme adopter pour un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement n’a pas de forme particulière. Il peut adopter des formes variables, par exemple :

  • Un questionnaire soumis par le service RH
  • Une présentation oral
  • Un compte rendu rédigé par le collaborateur
  • Un mélange entre questionnaire et des champs libres pour que le collaborateur puisse s’exprimer comme il le souhaite

Pour avoir un rapport d’étonnement efficace, nous vous conseillons d’opter pour une forme plus cadrée. En faisant cela, vous garantissez une réponse aux questions qui vous intéressent et vous évitez que le collaborateur ne se perde dans un rapport sans structure ou qu’il oublie des points importants. Toutefois, n’oubliez pas de prévoir une partie où le collaborateur pourra s’exprimer librement et vous faire part de ses idées et suggestions.

Quels éléments inclure dans un rapport d’étonnement ?

Concernant les éléments à inclure dans votre rapport, vous êtes libre de choisir la trame qui convient le mieux à votre entreprise. Néanmoins, il est important de recueillir des informations sur les sujets suivant:

  • Le processus de recrutement et d’onboarding suivi par les nouveaux collaborateurs
  • Leur intégration dans leur départements et dans l’entreprise
  • La prise de poste
  • Les suggestions et points à améliorer

Également, le rapport d’étonnement peut porter sur d’autres thématiques et pousser le collaborateur à s’interroger sur les différentes pratiques de l’entreprise, que soit sur sa vision ou stratégie globale ou encore sur les espaces de pauses ou la restauration. Tout dépend de la valeur que vous souhaitez tirer de ce compte rendu.

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Implémenter un rapport d’étonnement a plusieurs avantages pour l’entreprise mais aussi pour les nouveaux collaborateurs. Néanmoins, au fur et à mesure que votre entreprise s’agrandit et que les recrutements se multiplient, vous aurez à gérer une multitude de rapports d’étonnement en plus d’autres documents importants pour votre entreprise. Que faire alors ?

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