Le rapport d’étonnement est un outil de communication et de management participatif, très utile pour les ressources humaines.
Son objectif principal est de faire valoir la participation des nouveaux collaborateurs dans l’entreprise et de profiter de leur regard neuf pour découvrir de nouvelles idées et améliorer les processus mis en place en interne.
De plus en plus d’employeurs demandent aux membres intégrant leur équipe d’établir ce rapport. En effet, il s’avère être un véritable outil stratégique pour les entreprises.
Vous voulez savoir si l’intégration de votre nouveau salarié se passe bien ? Alors, ce rapport vous permettra d’évaluer son expérience.
Découvrez-en plus au fil de votre lecture pour créer le vôtre avec un exemple de rapport d’étonnement.
SOMMAIRE
- Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
- Quand faire un rapport d’étonnement ?
- Pourquoi mettre en place un rapport d’étonnement ?
- Quelle forme adopter pour un rapport d’étonnement ?
- Comment faire un rapport d’étonnement ?
- Comment analyser un rapport d’étonnement ?
- Gérez vos rapports d’étonnement avec Factorial
- Quelques conseils pratiques pour répondre au rapport d’étonnement
- ✅ Logiciel de gestion d’onboarding
Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement, aussi appelé note d’observation critique, est un rapport rédigé par un nouveau collaborateur sur l’entreprise.
Vous lui demandez son avis et il donne ses impressions après ses premières semaines/premiers mois d’embauche.
Durant cette phase d’onboarding RH, le collaborateur est chargé de reporter tous les éléments qui l’ont interpellé ou qui sortent de l’ordinaire, qu’ils soient bons ou mauvais, sur divers points :
- Organisation
- Environnement de travail,
- Communication en interne
- Management
- Outils mis à sa disposition
- Processus
- Valeurs de l’entreprise
- Infrastructures, etc.
C’est aussi une bonne manière pour l’entreprise d’avoir un retour sur son fonctionnement interne et d’en faire une analyse. En d’autres termes, son l’objectif du rapport d’étonnement est d’identifier les forces et les faiblesses d’une organisation ainsi que ses points à améliorer.
Quelle est la responsabilité des deux parties ?
Le rapport d’étonnement RH remplit des objectifs pour le nouvel arrivant comme pour l’entreprise. Il permet au nouvel employé d’évaluer sa capacité d’intégration et d’assimiler ses nouvelles compétences. Doivent y figurer des critiques constructives et objectives.
Pour l’employeur, il sert à rassembler des informations pertinentes sur l’entreprise. Il doit accepter les critiques et prendre du recul pour en faire une analyse pertinente. Celle-ci pourrait être une mine d’or.
Qui d’autre est habilité à rédiger le rapport d’étonnement ?
Même s’il est destiné principalement à un nouveau collaborateur, le rapport d’étonnement peut aussi servir en cas de :
- Mobilité interne ou promotion,
- Lancement d’un nouveau projet,
- Réorganisation de la structure de l’entreprise.
Dans ce cas, il devient un outil pour évaluer les nouveaux changements opérés dans l’environnement de travail des collaborateurs.
Le manager pourra notamment se servir de ces observations pour renforcer la cohésion d’équipe, être plus en adéquation avec les attentes de chacun et la pratique.
Quand faire un rapport d’étonnement ?
Il s’intègre dans le parcours d’intégration. Idéalement, vous devez informer le nouveau collaborateur qu’il devra remettre un rapport d’étonnement dès son arrivée dans l’entreprise.
Vous pouvez lui donner cette information en même temps que vous lui remettez le livret d’accueil, autre outil important pour bien intégrer un nouveau salarié.
Le délai que vous devez lui donner pour rendre son rapport devrait être de 3 mois au maximum. Cette période lui donnera le temps suffisant pour prendre ses marques, poser ses questions et se familiariser avec son activité.
Toutefois, ne tardez pas trop à récupérer le rapport d’étonnement de votre collaborateur. Après un moment, il sera déjà habitué à vos pratiques et il ne pourra plus vous apporter cette perspective neuve que vous cherchez.
Vous devez le faire au plus tôt (les 3 premiers mois). Si vous attendez plusieurs mois pour rédiger le rapport, il sera probablement trop tard.
Les nouveaux venus seront plus à même de repérer des choses bonnes, mauvaises, questionnables ou étranges dans votre entreprise. Et vous, manager, allez être étonné par les résultats de ce projet !
Nous vous offrons un exemple de rapport d’étonnement rédigé, une template gratuite qui va vous faire gagner du temps.
Pourquoi mettre en place un rapport d’étonnement ?
S’il est utilisé à bon escient, le rapport d’étonnement pourra vous apporter de précieuses informations sur le fonctionnement de l’entreprise et vos pratiques internes.
Ce document est au service des entreprises qui misent sur des outils capables de leur apporter un avis objectif sur ce qu’elles font bien, ce qu’elles devraient changer ou améliorer.
Quelques avantages
Avec le rapport d’étonnement, vous pouvez profiter du regard neuf du nouvel entrant à l’égard de votre entreprise pour découvrir des idées fraîches. En effet, avec le retour du collaborateur, vous pouvez faire un état des lieux sur votre parcours d’intégration.
Vous pourrez certainement faire émerger des axes d’amélioration très utiles sur, par exemple, la bonne communication des informations. C’est un excellent moyen pour rester à jour et résoudre les problèmes existants.
D’autre part, votre entreprise sera perçue comme une organisation qui valorise les idées et qui encourage la créativité de ses collaborateurs. Faire contribuer vos salariés ne pourra que booster votre marque employeur, encore plus.
Quelle utilité pour le salarié ?
À travers ce rapport, vos recrues, récemment arrivées, se sentent valorisées par leur participation au sein de l’entreprise. Ils se sentent écoutés et apprécient que leurs opinions comptent.
D’ailleurs, un rapport d’étonnement bien utilisé s’inscrit dans une démarche de management participatif. Vos nouveaux collaborateurs ne seront que plus motivés.
Quand ils se sentent en confiance, ils s’intègrent très vite dans votre organisation et deviennent rapidement autonomes et productifs. De plus, il sera plus facile de les fidéliser à l’avenir.
Quelle forme adopter pour un rapport d’étonnement ?
La structure du rapport d’étonnement peut adopter des formes variables, par exemple :
- Un questionnaire soumis par le service RH ;
- Une présentation orale ;
- Un compte rendu rédigé par le collaborateur ;
- Un mélange entre questionnaire et champs libres pour que la personne puisse s’exprimer comme il le souhaite.
Pour que le rapport d’étonnement soit efficace, nous vous conseillons de laisser libre cours à la créativité de votre collaborateur. En encourageant la critique, vous le laissez s’exprimer.
Structurez votre rapport avec des rubriques bien définies. Vous évitez aussi que quiconque ne se perde dans un rapport sans structure ou qu’il oublie des points importants.
Rappelez-vous que plus la rédaction du rapport d’étonnement est simple, plus l’information est qualitative. Vous pourrez donc analyser et exploiter tous les éléments à bon escient.
Toutefois, n’oubliez pas de prévoir une partie où le collaborateur pourra s’exprimer librement et vous faire part de ses idées et suggestions.
Comment faire un rapport d’étonnement ?
Concernant les éléments à inclure dans votre rapport d’étonnement, vous êtes libre de choisir la trame qui vous convient le mieux. Néanmoins, il est important de recueillir des avis sur les sujets suivants :
- Le recrutement et l’onboarding suivi par les nouveaux salariés ;
- Leur intégration dans leur service et dans l’entreprise ;
- La prise de poste ;
- Les suggestions et points à améliorer.
Le rapport d’étonnement peut porter sur d’autres thématiques et pousser l’employé à s’interroger sur les différentes pratiques de votre structure.
Il peut s’agir de sa vision ou stratégie globale ou encore sur les espaces de pauses ou la restauration. Tout dépend de la valeur que vous souhaitez tirer de ce compte rendu et du projet qui en découle.
Exemples de rubriques et de questions dans un rapport d’étonnement
- Processus de recrutement : Vos missions et vos compétences sont-elles en adéquation avec l’offre d’emploi ?
- Accueil : Qu’est-ce qui vous a manqué durant votre intégration (ou onboarding RH) ?
- Communication interne : Pensez-vous avoir accès à un niveau d’information suffisant ?
- Prise de poste : Êtes-vous satisfait de votre prise de poste ? Pourquoi ?
Vous pouvez vous servir de notre modèle de rapport d’étonnement, un exemple Word ou PDF.
Comment analyser un rapport d’étonnement ?
Pour analyser un rapport d’étonnement, il est préférable de le faire à tête reposée et avec du recul. Vous devez surtout :
- Relativiser sur les points négatifs. Il vous apporte un autre regard sur la société.
- Faire un bilan avec le nouveau salarié pour approfondir ses remarques. C’est l’occasion pour améliorer votre stratégie sur la gestion de carrière ou encore la qualité de vie au travail ;
- Lire avec attention tous les étonnements évoqués. Des axes d’amélioration pourraient en sortir
Gérez vos rapports d’étonnement avec Factorial
Au fur et à mesure que votre entreprise s’agrandit et que les recrutements se multiplient, vous aurez à gérer une multitude de rapports d’étonnement.
Et ceci, en plus d’autres documents importants pour votre entreprise. Que faire alors ?
Chez Factorial, nous mettons à votre disposition un outil pour gérer chaque document en interne.
Finissez-en avec les piles de papiers entassées sur votre bureau ! Grâce à la fonctionnalité de gestion des documents de Factorial, vous pouvez :
- Centraliser et accéder à tous les documents de votre entreprise en 1 clic ;
- Partager des documents avec l’ensemble de votre organisation ;
- Créer des dossiers personnalisés pour vos documents ;
- Configurer les autorisations d’accès ;
- Signer un document ou demander la signature de vos collègues en toute sécurité, grâce à la signature électronique ;
- Générer des rapports personnalisés à partir des données de vos documents.
Quelques conseils pratiques pour répondre au rapport d’étonnement
Exit les biais inconscients, focus sur les idées constructives du rapport d’étonnement :
- Montrer de l’intérêt : commenter tous les points abordés dans le rapport de votre nouvel employé. De cette façon, vous lui montrez votre intérêt et reconnaissez que son avis compte,
- Respecter l’opinion du nouvel employé,
- Écouter attentivement : montrez-lui qu’il a sa place dans votre entreprise,
- Oublier les jugements de valeur,
- Conforter le salarié dans ses remarques positives : c’est le moment de réaffirmer la culture et les valeurs d’entreprise.
Soucieux de vous améliorer continuellement ? Vos nouveaux talents sont une mine d’informations. Si l’intégration de nouveaux salariés est un challenge, il est aussi une réelle opportunité pour avancer. De plus, vous montrez à votre nouvelle recrue que son opinion compte et ceci pourrait être un des éléments qui l’incite à rester.
Rappelez-vous qu’un exemple de rapport d’étonnement est disponible en téléchargement sur notre site Factorial et dans cet article.
