Le livret d’accueil est un élément important dans le processus d’ intégration d’un nouveau salarié.
Le fond du livret peut être classique, mais la forme a subi de multiples changements au cours des années puisque le livret peut aujourd’hui être digitalisé.
Peu importe l’entreprise, un collaborateur qui vient d’y signer un contrat s’attend forcément à retrouver plusieurs éléments dans le livret d’accueil afin qu’il puisse s’intégrer au mieux et au plus vite.
Nous vous donnons de plus amples informations sur le livret d’accueil dans cet article.
Sommaire
- Qu’est-ce qu’un livret d’accueil ?
- Comment se présente un livret d’accueil ?
- Quelles sont les rubriques d’un livret d’accueil ?
- Qui rédige le livret d’accueil ?
- Comment rédiger un livret ?
- Quel logiciel utiliser pour faire un livret d’accueil ?
- Quels sont les avantages de digitaliser un livret d’accueil ?
- FAQ sur le livret d’accueil
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Qu’est-ce qu’un livret d’accueil ?
Le livret d’accueilest un document remis à un nouveau salarié, dès son arrivée dans l’entreprise.
Cette sorte de guide lui fournit toutes les informations dont il a besoin sur son nouvel environnement de travail : règlement intérieur, outils à adopter, formations, gestion de l’entreprise, sécurité…
Il fait partie des différents outils RH, comme le rapport d’étonnement, qui permettent de faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur.
C’est un peu comme un carnet de bord qui sert à faciliter son accompagnement dès son premier jour au sein de l’entreprise, donc au moment de sa prise de poste.
En format papier ou numérique, il présente l’organisation dans son contexte et son environnement. Il met en évidence les différentes méthodes de fonctionnement qui sont propres à chaque entreprise.
Il doit donc contenir tous les éléments pratiques ainsi que toutes les informations nécessaires qui permettent de faciliter l’acquisition de repères.
Pour n’importe quelle entreprise, l’intégration d’un nouveau salarié constitue une étape majeure et un enjeu stratégique.
Il est alors primordial de l’inclure dans un onboarding réussi. C’est un repère, aussi bien pour les nouveaux salariés que pour le personnel déjà intégré au sein de l’entreprise.
Rappel : Même s’il est complet et pertinent, le livret d’accueil ne peut, en aucun cas, remplacer l’accompagnement personnalisé des nouveaux collaborateurs, surtout dans les premiers mois de son intégration dans l’entreprise.
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Comment se présente un livret d’accueil ?
Le livret d’accueil contient environ six parties :
- La lettre d’accueil du responsable de l’entreprise ;
- Le mémento personnel ;
- La présentation de l’entreprise ;
- Les engagements du salarié ;
- Les droits du salarié ;
- La sécurité.
Quel est le contenu d’un livret d’accueil ?
Le contenu d‘un livret d’accueil est généralement propre à chaque entreprise, s’il n’y a pas de réglementation qui le prévoit (mis à part le secteur de la santé), cela dépend des spécificités et des domaines d’activité.
Les rubriques présentes dans le livret peuvent aussi varier selon le contrat de travail des salariés.
Il est, par exemple, possible qu’il contienne des informations factuelles et concises qui seront destinées aux salariés en CDD et aux stagiaires, d’une part, et d’autre part, des renseignements plus détaillés et plus complets pour les collaborateurs ayant signé un CDI.
Il n’existe donc pas de plan imposé, mais il devra contenir tous les éléments qui peuvent être indispensables à la bonne intégration des nouvelles recrues.
De manière générale, on retrouve les rubriques suivantes dans un livret d’accueil « classique ».
Introduction, mot du dirigeant et mémento
Le mot de bienvenue de la part de la direction de l’entreprise marque souvent la première page du livret d’accueil.
En s’adressant directement aux collaborateurs, les dirigeants prouveront qu’ils mettent un point d’honneur à valoriser le personnel et pourront développer une sorte de sentiment d’appartenance auprès des salariés.
Le mémento personnel permettra à chacun d’avoir tous les éléments indispensables pour pouvoir se repérer dans la structure de l’entreprise.
Présentation de l’entreprise et de ses valeurs
L’objectif de cette partie est de permettre aux nouveaux salariés de mieux connaître l’entreprise et de valoriser cette dernière pour que le salarié puisse accentuer son sentiment d’appartenance.
La présentation devra contenir toutes les informations concrètes sur l’entreprise, ses ambitions et son organisation.
Il faudra y présenter les axes stratégiques d’évolution, les activités de l’entreprise et les métiers proposés.
Un organigramme est également à prévoir, il faudra y identifier les différents interlocuteurs et services ainsi que les éventuelles implantations au niveau national ou international.
Il est conseillé d’intégrer dans cette partie les éléments fédérateurs qui sont nécessaires à l’acquisition de la culture d’entreprise.
Règles de fonctionnement et obligations légales
Cette section sera essentiellement composée des principes qui régissent la vie de l’entreprise, en se basant sur la convention collective qui est applicable à l’activité et le règlement intérieur.
Parmi les informations qui doivent être listées dans cette partie, on retrouvera :
- Horaires,
- Règles d’hygiène et de sécurité,
- Modalités relatives au télétravail,
- Processus administratifs (justification des absences, demande de congés, gestion des documents, remboursement des notes de frais…),
- Organisation du temps de travail, etc.
Avantages et droits du salarié
Cette rubrique du livret d’accueil est très importante.
Si l’entreprise dispose d’IRP (instances représentatives du personnel), il faudra le préciser dans cette partie, en y mentionnant les noms, les coordonnées et le rôle des représentants.
Une liste des avantages auxquels un salarié peut prétendre peut aussi être placée dans cette rubrique :
- Prise en charge des frais professionnels (notes de frais, déplacements, transports…),
- complémentaire santé et prévoyance,
- compléments de rémunération (plan d’épargne retraite, compte épargne-temps, tickets restaurants…),
- les divers engagements de l’entreprise concernant les formations professionnelles (offres et conditions d’accès), etc.
Informations pratiques
Dans ce chapitre, il faudra énumérer tous les éléments qui sont essentiels au quotidien, et qui permettront au salarié de s’orienter facilement dans son nouvel environnement de travail :
- codes d’accès au parking ou au bâtiment,
- plan du site,
- contacts administratifs,
- contacts d’urgence…
Pour être certain que les collaborateurs soient opérationnels et productifs dans les meilleurs délais, surtout en cas de recours au télétravail, il est toujours utile de proposer des tutoriels en informatique (création d’identifiant pour les logiciels en interne, présentation de l’écosystème web au sein de l’établissement, mise à jour des profils sur les réseaux sociaux…).
Où trouver un exemple de livret d’accueil ?
De nombreux modèles et exemples de livret d’accueil sont téléchargeables sur internet, il vous suffira d’adapter les informations qui y sont inscrites en fonction de votre entreprise.
Mais dans la majorité des cas, le plan à suivre reste le même, identique à celui présenté plus haut.
Qui rédige le livret d’accueil ?
Souvent, c‘est le service RH qui s’occupe de la rédaction de ce document. Une fois terminé, il devra passer par la validation de la direction de l’entreprise.
Il est à rappeler que ce document peut être remis aux nouveaux salariés sous format papier ou sur un support informatique pour les versions digitalisées.
Il a de l’importance dans la bonne marche d’un parcours d’intégration.
Comment rédiger un livret ?
La rédaction d’un livret d’accueil peut se faire de différentes manières, en utilisant divers outils : Word, PowerPoint ou un logiciel adapté.
Le mieux est d’opter pour une mise en forme simple, mais efficace, afin que le tout reste lisible et compréhensible pour tous.
Il ne faut pas hésiter à utiliser des schémas et des images pour rendre le livret attractif et plus vivant.
Il ne faut pas oublier qu’un livret d’accueil bien réalisé est un outil de ressources humaines déterminant pour l’intégration des collaborateurs dans les meilleures conditions.
Quel logiciel utiliser pour faire un livret d’accueil ?
Le logiciel à utiliser pour la création d’un livret d’accueil dépend des besoins de chaque service RH et des moyens dont dispose l’entreprise.
Vous avez un grand choix de logiciels basés dans le cloud : Flipsnack, Edrawsoft, Canva, Microsoft Publisher, Flipbuilder…
D’ailleurs, vous pourrez le créer de zéro ou vous servir d’un modèle pour aller un peu plus vite. Vous le partagerez ensuite avec facilité via email ou même les réseaux sociaux.
Quels sont les avantages de digitaliser un livret d’accueil ?
Proposer un livret d’accueil numérique à ses nouveaux collaborateurs présente un certain nombre d’avantages.
En optant pour la digitalisation du livret, l’outil est accessible à tout moment et les salariés peuvent le consulter où qu’ils se trouvent.
Toutes les informations peuvent également être mises à jour de façon régulière et en temps réel.
Pour que le livret d’accueil soit agréable et facile à lire, il doit être exhaustif. Il ne doit pas être trop long.
L’entreprise doit appliquer sa charte graphique. Cela permet de renforcer la cohérence entre les différents documents que les nouveaux salariés reçoivent à leur arrivée, tout en valorisant l’image employeur.
Pour aller plus loin dans la dématérialisation en entreprise, n’hésitez pas à proposer un livret d’accueil digital sous forme vidéo.
Ce format est à la fois ludique et original. Avec une vidéo bien réalisée, les informations sont transmises plus rapidement.
Miser sur la digitalisation, c’est faire le choix d’une application qui permet à l’entreprise d’optimiser son image de marque.
C’est aussi une manière de travailler sa présentation, en intégrant des liens et des images qui reflètent ses valeurs.
L’un des plus grands avantages de la digitalisation des outils en entreprise est qu’ils peuvent se présenter sous différents formats (ordinateur, smartphone, tablette, application spécialisée…).
Ce qui permet de gagner du temps, que ce soit pour les RH ou pour les nouveaux collaborateurs.
Formats de modèle livret d’accueil
Modèle livret d’accueil Word
Pour créer un carnet d’accueil sur Word, sélectionnez l’icône de lancement dans le coin inférieur droit dans l’onglet « mise en page » et entrer dans « marges ».
Modifiez ensuite le paramétrage de pliage « livre » sur plusieurs pages. L’orientation changera alors automatiquement en « Paysage ».
Puis, sélectionnez et augmentez la valeur de reliure pour avoir assez d’espace à l’intérieur.
Dans l’onglet « Papier », sélectionnez le format papier. Il faut savoir que le format définitif de la brochure est égal à une demi-largeur du format papier.
Enfin, cliquez sur « OK ». S’il y a déjà du texte dans le document, il sera mis en forme automatiquement.
Les images et les tableaux devront être ajustés manuellement.
Modèle livret d’accueil PowerPoint
Pour mettre en page un livret sur PowerPoint, il faudra d’abord ouvrir la composition que vous souhaitez imprimer en tant que « livret plié ».
Dans l’onglet « Création de page », cliquez sur la boîte de dialogue « mise en page », puis dans « disposition », et « livret ».
Il est important de s’assurer que la hauteur est bien égale à 11 et la largeur à 8,5. Les marges peuvent être modifiées sous « Repères de marge ». Cliquez sur « OK » pour terminer la mise en page.
FAQ sur le livret d’accueil
Est-ce qu’il est obligatoire ?
Depuis 2002, il est obligatoire dans les établissements de santé mais est facultatif dans toutes les autres entreprises. Néanmoins, il est vivement conseillé d’en préparer un pour tout nouvel arrivant. C’est un bon moyen de l’accueillir et de l’aider à trouver ses marques dans l’entreprise .
Pourquoi mettre à jour le livret d’accueil ?
Votre entreprise évolue, au fil de ses recrutements, de ses nouveaux produits/services, de son fonctionnement… En le mettant à jour, vous êtes sûr de transmettre les bonnes informations à votre nouveau collaborateur.
