Aller au contenu
livret d'accueil

Livret d’accueil : un outil RH à ne pas négliger

Le livret d’accueil est un élément important dans le processus d’intégration des nouveaux salariés.

Le fond du livret peut être classique, mais la forme a subi de multiples changements au cours des années puisque le livret peut aujourd’hui être digitalisé.

Peu importe l’entreprise, un collaborateur qui vient d’y signer un contrat s’attend forcément à retrouver plusieurs éléments dans le livret d’accueil afin qu’il puisse s’intégrer au mieux et au plus vite.

Nous vous donnons de plus amples informations sur le livret d’accueil dans cet article.

Sommaire

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil ?

Le livret d’accueil en entreprise fait partie des différents outils RH qui permettent de faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur.

Il s’agit ainsi d’un document délivré à chaque nouveau salarié.

Ce document sert à faciliter son accompagnement dès son premier jour au sein de l’entreprise, donc au moment de sa prise de poste.

Pour n’importe quelle entreprise, l’intégration d’un nouveau salarié constitue une étape majeure et un enjeu stratégique.

Il est en quelque sorte la première étape du processus.

Cet outil présente l’organisation professionnelle dans son contexte et son environnement.

Il met en évidence les différentes méthodes de fonctionnement qui sont propres à chaque entreprise.

Il doit donc contenir tous les éléments pratiques ainsi que toutes les informations nécessaires qui permettent de faciliter l’acquisition de repères.

Pour chaque nouveau collaborateur, le livret d’accueil est un document précieux, une sorte de guide qui lui fournit toutes les informations dont il a besoin concernant son nouvel environnement de travail : règlement intérieur, outils à adopter, formations, gestion de l’entreprise, sécurité…

Il est alors primordial pour toute entreprise de prévoir ce genre de document pour un onboarding réussi. Cet outil constitue un repère, aussi bien pour les nouveaux salariés que pour le personnel déjà intégré au sein de l’entreprise.

Rappel : Même s’il est complet et pertinent, le livret d’accueil ne peut, en aucun cas, remplacer l’accompagnement personnalisé des nouveaux collaborateurs, surtout dans les premiers mois de son intégration dans l’entreprise.

Logiciel gestion electronique documents

Comment se présente un livret d’accueil ?

Le livret d’accueil contient environ six parties :

  • La lettre d’accueil du responsable de l’entreprise ;
  • Le mémento personnel ;
  • La présentation de l’entreprise ;
  • Les engagements du salarié ;
  • Les droits du salarié ;
  • La sécurité.

Quelles sont les rubriques d’un livret d’accueil ?

Le contenu d‘un livret d’accueil est généralement propre à chaque entreprise, s’il n’y a pas de réglementation qui le prévoit (mis à part le secteur de la santé), cela dépend des spécificités et des domaines d’activité.

Les rubriques présentes dans le livret peuvent aussi varier selon le contrat de travail des salariés.

Il est, par exemple, possible qu’il contienne des informations factuelles et concises qui seront destinées aux salariés en CDD et aux stagiaires, d’une part, et d’autre part, des renseignements plus détaillés et plus complets pour les collaborateurs ayant signé un CDI.

Il n’existe donc pas de plan imposé, mais il devra contenir tous les éléments qui peuvent être indispensables à la bonne intégration des nouvelles recrues.

De manière générale, on retrouve les rubriques suivantes dans un livret d’accueil « classique ».

Introduction, mot du dirigeant et mémento

Le mot de bienvenue de la part de la direction de l’entreprise marque souvent la première page du livret d’accueil.

En s’adressant directement aux collaborateurs, les dirigeants prouveront qu’ils mettent un point d’honneur à valoriser le personnel et pourront développer une sorte de sentiment d’appartenance auprès des salariés.

Le mémento personnel permettra à chacun d’avoir tous les éléments indispensables pour pouvoir se repérer dans la structure de l’entreprise.

livret d'accueil entreprise

Présentation de l’entreprise et de ses valeurs

L’objectif de cette partie est de permettre aux nouveaux salariés de mieux connaître l’entreprise et de valoriser cette dernière pour que le salarié puisse accentuer son sentiment d’appartenance.

La présentation devra contenir toutes les informations concrètes sur l’entreprise, ses ambitions et son organisation.

Il faudra y présenter les axes stratégiques d’évolution, les activités de l’entreprise et les métiers proposés.

Un organigramme est également à prévoir, il faudra y identifier les différents interlocuteurs et services ainsi que les éventuelles implantations au niveau national ou international.

Il est conseillé d’intégrer dans cette partie les éléments fédérateurs qui sont nécessaires à l’acquisition de la culture d’entreprise.

Règles de fonctionnement et obligations légales

Cette section sera essentiellement composée des principes qui régissent la vie de l’entreprise, en se basant sur la convention collective qui est applicable à l’activité et le règlement intérieur.

Parmi les informations qui doivent être listées dans cette partie, on retrouvera : les horaires, les règles d’hygiène et de sécurité, les modalités relatives au télétravail, les processus administratifs (justification des absences, demande de congés, gestion des documents, remboursement des notes de frais…), organisation du temps de travail, etc.

Avantages et droits du salarié

Cette rubrique du livret d’accueil est très importante.

Si l’entreprise dispose d’IRP (instances représentatives du personnel), il faudra le préciser dans cette partie, en y mentionnant les noms, les coordonnées et le rôle des représentants.

Une liste des avantages auxquels un salarié peut prétendre peut aussi être placée dans cette rubrique :

  • Prise en charge des frais professionnels (notes de frais, déplacements, transports…),
  • complémentaire santé et prévoyance,
  • compléments de rémunération (plan d’épargne retraite, compte épargne-temps, tickets restaurants…),
  • les divers engagements de l’entreprise concernant les formations professionnelles (offres et conditions d’accès), etc.

Informations pratiques

Dans ce chapitre, il faudra énumérer tous les éléments qui sont essentiels au quotidien, et qui permettront au salarié de s’orienter facilement dans son nouvel environnement de travail :

  • codes d’accès au parking ou au bâtiment,
  • plan du site,
  • contacts administratifs,
  • contacts d’urgence…

Pour être certain que les collaborateurs soient opérationnels et productifs dans les meilleurs délais, surtout en cas de recours au télétravail, il est toujours utile de proposer des tutoriels en informatique (création d’identifiant pour les logiciels en interne, présentation de l’écosystème web au sein de l’établissement, mise à jour des profils sur les réseaux sociaux…).

Où trouver un exemple de livret d’accueil ?

De nombreux modèles et exemples de livret d’accueil sont téléchargeables sur internet, il vous suffira d’adapter les informations qui y sont inscrites en fonction de votre entreprise.

Mais dans la majorité des cas, le plan à suivre reste le même, identique à celui présenté plus haut.

livret d'accueil exemple

Qui rédige le livret d’accueil ?

Souvent, c‘est le service RH qui s’occupe de la rédaction de ce document. Une fois terminé, il devra passer par la validation de la direction de l’entreprise.

Il est à rappeler que ce document peut être remis aux nouveaux salariés sous format papier ou sur un support informatique pour les versions digitalisées.

Comment rédiger un livret ?

La rédaction d’un livret d’accueil peut se faire de différentes manières, en utilisant divers outils : Word, PowerPoint ou un logiciel adapté.

Le mieux est d’opter pour une mise en forme simple, mais efficace, afin que le tout reste lisible et compréhensible pour tous.

Il ne faut pas hésiter à utiliser des schémas et des images pour rendre le livret attractif et plus vivant.

Il ne faut pas oublier qu’un livret d’accueil bien réalisé est un outil de ressources humaines déterminant pour l’intégration des collaborateurs dans les meilleures conditions.

Quel logiciel utiliser pour faire un livret d’accueil ?

Le choix du logiciel à utiliser pour la création d’un livret d’accueil dépend des besoins de chaque service RH et des moyens dont dispose l’entreprise.

Il est conseillé de se tourner vers les logiciels spécialisés proposés sur les sites de confiance.

Parmi les logiciels utilisés les plus souvent, on citera : Flipsnack, Edrawsoft, Canva, Microsoft Publisher, Flipbuilder…

Quels sont les avantages de digitaliser un livret d’accueil ?

Proposer un livret d’accueil numérique à ses nouveaux collaborateurs présente un certain nombre d’avantages. 

En optant pour la digitalisation du livret, l’outil est accessible à tout moment et les salariés peuvent le consulter où qu’ils se trouvent.

Toutes les informations peuvent également être mises à jour de façon régulière et en temps réel.

Pour que le livret d’accueil soit agréable et facile à lire, il doit être exhaustif. Il ne doit pas être trop long.

L’entreprise doit appliquer sa charte graphique. Cela permet de renforcer la cohérence entre les différents documents que les nouveaux salariés reçoivent à leur arrivée, tout en valorisant l’image employeur.

Pour aller plus loin dans la dématérialisation en entreprise, n’hésitez pas à proposer un livret d’accueil digital sous forme vidéo.

Ce format est à la fois ludique et original. Avec une vidéo bien réalisée, les informations sont transmises plus rapidement.

Miser sur la digitalisation, c’est faire le choix d’une application qui permet à l’entreprise d’optimiser son image de marque.

C’est aussi une manière de travailler sa présentation, en intégrant des liens et des images qui reflètent ses valeurs.

L’un des plus grands avantages de la digitalisation des outils en entreprise est qu’ils peuvent se présenter sous différents formats (ordinateur, smartphone, tablette, application spécialisée…).

Ce qui permet de gagner du temps, que ce soit pour les RH ou pour les nouveaux collaborateurs.

Logiciel gestion electronique documents

Formats de modèle livret d’accueil

Modèle livret d’accueil Word

Pour créer un carnet d’accueil sur Word, sélectionnez l’icône de lancement dans le coin inférieur droit dans l’onglet « mise en page » et entrer dans « marges ».

Modifiez ensuite le paramétrage de pliage « livre » sur plusieurs pages. L’orientation changera alors automatiquement en « Paysage ».

Puis, sélectionnez et augmentez la valeur de reliure pour avoir assez d’espace à l’intérieur.

Dans l’onglet « Papier », sélectionnez le format papier. Il faut savoir que le format définitif de la brochure est égal à une demi-largeur du format papier.

Enfin, cliquez sur « OK ». S’il y a déjà du texte dans le document, il sera mis en forme automatiquement.

Les images et les tableaux devront être ajustés manuellement.

Modèle livret d’accueil PowerPoint

Pour mettre en page un livret sur PowerPoint, il faudra d’abord ouvrir la composition que vous souhaitez imprimer en tant que « livret plié ».

Dans l’onglet « Création de page », cliquez sur la boîte de dialogue « mise en page », puis dans « disposition », et « livret ».

Il est important de s’assurer que la hauteur est bien égale à 11 et la largeur à 8,5. Les marges peuvent être modifiées sous « Repères de marge ». Cliquez sur « OK » pour terminer la mise en page.

👉 Apprenez-en plus sur le plan d’intégration d’un nouvel employé

 

Digitalisez votre livret d’accueil et gérez tous vos documents d’entreprise avec Factorial ! Essayez-le GRATUITEMENT pendant 14 jours !

Articles Similaires

Laisser un commentaire