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Modèle de plan d'intégration d'un nouvel employé

Modèle plan d’intégration nouvel employé : comment accueillir un nouveau collaborateur ?

Dans cet article, nous mettons à votre disposition un modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé. Beaucoup d’entreprises se focalisent sur la partie recrutement et ont tendance à négliger l’intégration d’un nouveau collaborateur

Pourtant, c’est une étape essentielle au bon fonctionnement et à la pérennité de l’entreprise. Voyons ensemble quelques conseils qui vous permettront de mettre en place un processus d’onboarding performant pour l’accueil d’une nouvelle recrue.

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Table des matières :

Définition de l’intégration d’un nouvel employé

Le processus d’intégration d’un nouveau salarié, également appelé processus d’onboarding, est constitué de l’ensemble des pratiques concernant :

  1. L’accueil
  2. La formation
  3. Et l’intégration d’un nouveau collaborateur

A l’image du processus d’offboarding, dont nous avons parlé dans cet article, le parcours d’onboarding doit être préparé en amont.

En effet, un nouveau salarié a besoin de temps pour s’adapter. Il ne sait pas forcément vers qui se tourner pour obtenir des informations ni comment fonctionne le système d’entreprise. 

Pour gagner en efficacité, il est possible d’automatiser certaines tâches, par exemple en : 

  • Programmant par avance les ordinateurs sous une configuration standard
  • Créant des vidéos tutorielles pour former les nouveaux entrants aux outils et logiciels

Attention cependant, tout le système ne peut pas être automatisé sous peine de paraître comme trop rigide et peu humain.

L’important est surtout d’être présent, à l’écoute et de donner toutes les clefs pour commencer l’intégration en entreprise.

Parcours de l'intégration d'un nouveau collaborateur

Quels sont les enjeux de l’intégration des collaborateurs ?

Pour l’entreprise :

L’objectif de l’intégration des nouveaux collaborateurs est d’accompagner la nouvelle recrue durant ses premiers jours dans sa prise de fonction et d’éviter qu’il/elle ne quitte l’entreprise prématurément. En effet, le départ d’un collaborateur signifie qu’un nouveau processus de recrutement doit être mis en place pour le remplacer, ce qui est souvent long et coûteux pour l’entreprise. Il est donc primordial de bien conduire la phase d’onboarding, qui est l’une des premières étapes de la fidélisation des salariés. Cette phase doit permettre de :

  • Présenter l’entreprise dans son ensemble (Son activité, sa structure, sa culture, etc.)
  • Découvrir le poste de travail, le service et le département.
  • Avoir des repères au sein de l’entreprise pour le nouveau collaborateur

Pour le nouvel employé :

L’onboarding est un élément décisif lorsqu’il s’agit de l’intégration d’un nouvel employé. Au bout de cette phase, le nouveau collaborateur s’attend à :

  • Mieux comprendre ce qu’on attend de lui en terme de rendement
  • Être opérationnel le plus rapidement possible
  • S’intégrer plus facilement dans l’équipe et l’entreprise

Pourquoi mettre en place un parcours d’intégration ?

La phase d’intégration est en réalité encore plus importante que la phase de recrutement pour l’entreprise si elle veut éviter : 

  • le turn-over rapide de ses équipes
  • des salariés peu performants

Un salarié qui est jeté dans la fosse aux lions sans aucune préparation va très souvent mal le vivre.

Il va, soit : 

  1. rapidement partir
  2. mettre du temps à s’adapter

Dans le même temps, les employeurs s’attendent d’un nouveau collaborateur, qu’il soit performant rapidement.

Ces attentes sont incompatibles sans un processus d’onboarding performant.

Il y a trois avantages majeurs à opter pour un onboarding efficace : 

  1. Un salarié bien accueilli et bien formé dès le début, est un salarié qui se sent valorisé. Il saura mettre en avant votre marque employeur.
  2. Une bonne intégration lui permettra de nouer des liens avec ses collègues et son management beaucoup plus rapidement.
  3. Enfin, une bonne intégration est le gage d’un salarié performant rapidement.

Voyons maintenant comment se passe un parcours d’intégration salarié optimal.


Logiciel de gestion RH

Comment annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ?

Le but du processus d’onboarding est de mettre le collaborateur à l’aise et l’aider à s’intégrer rapidement dans votre entreprise. Vous vous en doutez bien, il ne s’agit pas simplement de lui dire bonjour et de lui montrer son poste de travail.

Naturellement, il faut commencer par la base : annoncer sa venue au reste des collaborateurs de votre organisation. Cette annonce peut être faite de plusieurs manière, vous pouvez notamment :

  • Envoyer un mail en interne
  • Organiser une réunion rapide avec le service ou le département auquel sera rattaché le nouveau collaborateur
  • Faire une visite du bureau pour présenter les collègues en personne
  • Organiser un pot de bienvenue : cela peut être un petit-déjeuner par exemple. Vous pouvez profiter de ce moment où tout le monde est réuni pour présenter votre nouvelle recrue.

Mail d’intégration d’un nouveau collaborateur

Exemple de mail d’intégration d’un nouveau collaborateur : 1er exemple

C’est avec grand plaisir que je vous annonce l’arrivée de (Nom et prénom).

Elle/Il fera partie de l’équipe de (nom du service ou département) en tant que (intitulé du poste).
(prénom) est spécialisé-e en (expertise du collaborateur). Il/Elle travaillera en collaboration avec les autres membres de l’équipe sur le développement de (intitulé du projet).

Souhaitons donc la bienvenue à (Prénom et nom) !

Exemple de mail d’intégration d’un nouveau collaborateur : 2ème exemple

J’ai le plaisir de vous présenter (Prénom et nom), qui vient renforcer notre équipe. (Prénom) est notre nouveau/nouvelle (intitulé du poste) qui sera chargé de (description du poste).

Nous sommes persuadés que notre collaboration sera fructueuse.

Je compte sur vous pour l’accueillir chaleureusement.

 

Parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur

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Comment mettre en place un parcours d’intégration ?

Etape 1 : l’étude des besoins

La première étape se passe avant même de diffuser l’offre d’emploi.

Elle consiste en la définition précise des besoins de l’entreprise, en consultant les managers, tant en terme de compétences que de caractères.

Cela déterminera ce qu’ils souhaitent mettre en place : 

  1. Si les managers souhaitent créer une équipe soudée avec des collaborateurs aimant le travail d’équipe, alors il leur faudra probablement passer beaucoup de temps à encadrer le nouveau salarié (repas de midi, journée d’intégration, réunion d’équipe ou individuel régulier, etc.)
  2. Inversement, ils peuvent avoir assez peu de temps à consacrer à l’accueil. Dans ce cas, un salarié avec un tempérament plus autonome sera à privilégier.

Etape 2 : les besoins techniques

Une fois défini le profil idéal, il est temps de se consacrer aux compétences.

Celles-ci peuvent nécessiter des formations techniques ou des montées en compétences.

Veillez donc à les préparer en amont, pour que le salarié n’ait plus qu’à y participer pour progresser.

Vous pouvez également opter pour des tutoriels ou des vidéos de formation en cas d’arrivée multiple à des postes similaires.

Etape 3 : conservez le contact

Une fois que le salarié a donné son accord pour rejoindre votre entreprise, il peut y avoir un délais plus ou moins long avant l’intégration.

La pire des choses à faire est de ne plus communiquer avec lui avant son arrivée. Cela donne l’impression qu’il n’est pas important.

Si pendant cette période, vous pouvez annuler la prise de poste, n’oubliez-pas que lui aussi !

Etape 4 : faites attention au premier jour

Quoi de pire que d’arriver dans une entreprise, et de constater que personne n’attendait votre venue ? 

J’ai personnellement déjà vécu une première journée où : 

  1. Mon manager n’était pas là
  2. Mon ordinateur n’était pas configuré
  3. Mes collègues n’étaient pas au courant de mon arrivée

A ce moment, vous n’avez qu’une envie : partir.

Soyez donc vigilants à assurer un accueil digne au salarié pour son premier jour !

Le minimum est au moins : 

  1. D’avoir quelqu’un pour accueillir et valider l’aspect administratif
  2. Une présentation de l’équipe et de l’espace de travail avec des outils fonctionnels (badge, ordinateur, téléphone, etc.)
  3. Une présentation des aspects pratiques, comme la voiture de fonction, la machine à café ou encore la cantine et ses horaires

Le premier jour en entreprise est un moment particulièrement stressant pour beaucoup de monde, et une mauvaise impression peut rapidement donner envie de fuir !

Étapes pour l'intégration d'un nouveau collaborateur

Etape 5 : faites un suivi, créez des duos

Le processus ne s’arrête pas au premier jour.

Il vous faudra encore suivre le nouveau collaborateur pendant plusieurs mois.

Prévoyez des réunions régulières pour faire le point sur ses besoins et proposer des solutions concrètes.

Enfin, dernière astuce que j’ai découvert et que j’aime beaucoup : le parrainage.

Cela est particulièrement efficace lorsque vous avez un jeune qui intègre l’entreprise. Formez alors un tandem avec une personne proche de la retraite.

L’échange de compétences et d’expériences installe une forte complicité.

Le jeune se sent protégé et découvre tous les rouages, l’expérimenté se sent valorisé et responsabilisé.

Comment évaluer l’intégration d’un employé ?

Et oui, l’aventure continue. Après avoir accompli toutes les étapes de l’onboarding de votre collaborateur, il faudra revenir vers lui après quelques mois.

Les premières semaines sont d’une importance capitale pour les nouveaux venus. Il est donc essentiel de mesurer leur évolution dans votre organisation après un certain temps (environ 1 ou 2 mois).

À cet effet, vous avez à votre disposition deux outils pour effectuer cette évaluation :

  • La grille d’évaluation
  • L’entretien d’évaluation

En conclusion

Ne négligez jamais l’intégration d’un nouveau salarié.

Celle-ci passe principalement : 

  • par un peu de préparation en amont de l’arrivée,
  • par beaucoup de communication lors de son intégration

Les salariés sont de plus en plus attentifs à l’image que renvoie l’entreprise. Soyez donc vigilants si vous souhaitez améliorer votre marque employeur.

Enfin, un salarié bien accueilli, est un salarié qui sera plus rapidement productif et qui ne partira pas au bout de quelques semaines !

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