Modèle plan d’intégration nouvel employé : comment accueillir un nouvel employé ?

Beaucoup d’entreprises se focalisent sur la partie recrutement et ont tendance à négliger l’intégration d’un nouveau colaborateur. Dans cet article nous vous offrons un exemple d’un modèle plan d’intégration nouvel employé.

Pourtant, c’est une étape essentielle au bon fonctionnement et à la pérennité de l’entreprise.

Voyons ensemble quelques conseils qui vous permettront de mettre en place un processus d’onboarding performant pour l’acceuil d’un nouvel employé.

Table des matières :
Définition
Importance
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Logiciel pour une intégration automatisée 

 

Définition de l’intégration d’un nouveau collaborateur

Le processus d’intégration d’un nouveau salarié, également appelé processus d’onboarding, est constitué de l’ensemble des pratiques concernant :

  1. L’accueil
  2. La formation
  3. Et l’intégration d’un nouveau collaborateur

A l’image du processus d’offboarding, dont nous avons parlé dans cet article, le processus d’onboarding doit être préparé en amont.

En effet, un nouveau salarié à besoin de temps pour s’adapter. Il ne sait pas forcément vers qui se tourner pour obtenir d’informations ni comment fonctionne le système d’entreprise. 

Pour gagner en efficacité, il est possible d’automatiser certaines tâches, par exemple en : 

  • Programmant par avance les ordinateurs sous une configuration standard
  • Créant des vidéos tutorielles pour former les nouveaux entrants aux outils et logiciels

Attention cependant, tout le système ne peut pas être automatisé sous peine de paraître comme trop rigide et peu humain.

L’important est surtout d’être présent, à l’écoute et de donner toutes les clefs pour commencer l’intégration.

Parcours de l'intégration d'un nouveau collaborateur

L’importance d’une bonne intégration d’un nouveau collaborateur

La phase d’intégration est en réalité encore plus importante que la phase de recrutement pour l’entreprise si elle veut éviter : 

  • le turn-over rapide de ses équipes
  • des salariés peu performants

Un salarié qui est jeté dans la fosse aux lions sans aucune préparation va très souvent mal le vivre.

Il va, soit : 

  1. rapidement partir
  2. mettre du temps à s’adapter

Dans le même temps, les employeurs s’attendent d’un nouveau collaborateur, qu’il soit performant rapidement.

Ces attentes sont incompatibles sans un processus d’onboarding performant.

Il y a trois avantages majeurs à opter pour un processus d’onboarding efficace : 

  1. Un salarié bien accueilli et bien formé dès le début, est un salarié qui se sent valorisé. Il saura mettre en avant votre marque employeur.
  2. Une bonne intégration lui permettra de nouer des liens avec ses collègues et son management beaucoup plus rapidement.
  3. Enfin, une bonne intégration est le gage d’un salarié performant rapidement.

Voyons maintenant comment se passe un parcours d’intégration optimal.
Logiciel RH

Parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur

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Etape 1 : l’étude des besoins

La première étape se passe avant même de diffuser l’offre d’emploi.

Elle consiste en la définition précise des besoins de l’entreprise, en consultant les managers, tant en terme de compétences que de caractères.

Cela déterminera ce qu’ils souhaitent mettre en place : 

  1. Si les managers souhaitent créer une équipe soudée avec des collaborateurs aimant le travail d’équipe, alors il leur faudra probablement passer beaucoup de temps à encadrer le nouveau salarié (repas de midi, journée d’intégration, réunion d’équipe ou individuel régulier, etc.)
  2. Inversement, ils peuvent avoir assez peu de temps à consacrer à l’accueil. Dans ce cas, un salarié avec un tempérament plus autonome sera à privilégier.

Etape 2 : les besoins techniques

Une fois défini le profil idéal, il est temps de se consacrer aux compétences.

Celles-ci peuvent nécessiter des formations techniques ou des montées en compétences.

Veillez donc à les préparer en amont, pour que le salarié n’ait plus qu’à y participer pour progresser.

Vous pouvez également opter pour des tutoriels ou des vidéos de formation en cas d’arrivée multiple à des postes similaires.

Etape 3 : conservez le contact

Une fois que le salarié donné son accord pour rejoindre votre entreprise, il peut y avoir un délais plus ou moins long avant l’intégration.

La pire des choses à faire est de ne plus communiquer avec lui avant son arrivée. Cela donne l’impression qu’on n’est pas important.

Si pendant cette période, vous pouvez annuler la prise de poste, n’oubliez-pas que lui aussi !

Etape 4 : faites attention au premier jour

Quoi de pire que d’arriver dans une entreprise, et de constater que personne n’attendait votre venue ? 

J’ai personnellement déjà vécu une première journée où : 

  1. Mon manager n’était pas là
  2. Mon ordinateur n’était pas configuré
  3. Mes collègues n’étaient pas au courant de mon arrivée

A ce moment, vous n’avez qu’une envie : partir.

Soyez donc vigilants à assurer un accueil digne au salarié pour son premier jour !

Le minimum est au moins : 

  1. D’avoir quelqu’un pour accueillir et valider l’aspect administratif
  2. Une présentation de l’équipe et de l’espace de travail avec des outils fonctionnels (badge, ordinateur, téléphone, etc.)
  3. Une présentation des aspects pratiques, comme la voiture de fonction, la machine à café ou encore la cantine et ses horaires

Le premier jour en entreprise est un moment particulièrement stressant pour beaucoup de monde, et une mauvaise impression peut rapidement donner envie de fuir !

Étapes pour l'intégration d'un nouveau collaborateur

Etape 5 : faites un suivi, créez des duos

Le processus ne s’arrête pas au premier jour.

Il vous faudra encore suivre le nouveau collaborateur pendant plusieurs mois.

Prévoyez des réunions régulières pour faire le point sur ses besoins et proposer des solutions concrètes.

Enfin, dernière astuce que j’ai découvert et que j’aime beaucoup : le parrainage.

Cela est particulièrement efficace lorsque vous avez un jeune qui intègre l’entreprise. Formez alors un tandem avec une personne proche de la retraite.

L’échange de compétences et d’expériences installe une forte complicité.

Le jeune se sent protégé et découvre tous les rouages, l’expérimenté se sent valorisé et responsabilisé.

En conclusion

Ne négligez jamais l’intégration d’un nouveau salarié.

Celle-ci passe principalement : 

  • par un peu de préparation en amont de l’arrivée,
  • par beaucoup de communication lors de son intégration

Les salariés sont de plus en plus attentifs à l’image que renvoie l’entreprise. Soyez donc vigilants si vous souhaitez améliorer votre marque employeur.

Enfin, un salarié bien accueilli, est un salarié qui sera plus rapidement productif et qui ne partira pas au bout de quelques semaines !

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