Comment bien accueillir et intégrer votre nouveau collaborateur ?

Un modèle de plan d’intégration nouveau salarié, est tout ce qu’il vous faut pour bien commencer une relation de travail durable.

Beaucoup d’entreprises se focalisent essentiellement sur les phases avant et pendant le recrutement. Elles ont alors parfois tendance à négliger ou accorder moins d’importance à l’après.

En d’autres termes, il s’agit de l’intégration d’un nouveau collaborateur. Pourtant, c’est une étape essentielle au bon fonctionnement et à la pérennité de l’entreprise.

Voyons ensemble quelques conseils qui vous permettront de mettre en place un processus d’onboarding performant pour l’accueil d’une nouvelle recrue. Nous vous offrons également un exemple de plan d’intégration d’un nouveau collaborateur sous Excel.

Intégration nouveau salarié : de quoi parle-t-on ?

Le processus d’intégration nouveau salarié, également appelé processus d’onboarding, est constitué de l’ensemble des pratiques concernant :

1. L’accueil
2. La formation
3. Et l’intégration du collaborateur

A l’image du processus d’offboarding, le parcours d’onboarding doit être préparé en amont.

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En effet, un nouveau salarié a besoin de temps pour s’adapter. Il ne sait pas forcément vers qui se tourner pour obtenir des informations ni comment fonctionne l’entreprise. 

Pour gagner en efficacité, il est possible d’automatiser certaines tâches, par exemple en :

• Programmant par avance les ordinateurs sous une configuration standard
• Créant des vidéos tutorielles pour former les nouveaux entrants aux outils et logiciels

Attention cependant, tout le système ne peut pas être automatisé sous peine de paraître comme trop rigide et peu humain.

L’important est surtout d’être présent, à l’écoute et de donner toutes les clefs pour commencer l’intégration en entreprise.

👉 Vous aimerez sûrement connaître la différence entre intégration et orientation

Quels sont les enjeux de l’intégration des collaborateurs ?

Les enjeux d’accueil et d’intégration concernent l’entreprise et le nouvel arrivant.

Les enjeux pour l’entreprise

L’objectif de l’intégration des nouveaux salariés est d’accompagner la nouvelle recrue durant ses premiers jours dans sa prise de fonction et d’éviter qu’il/elle ne quitte l’entreprise prématurément.

En effet, le départ d’un collaborateur signifie qu’un nouveau processus de recrutement doit être mis en place pour le remplacer, ce qui est souvent long et coûteux pour l’entreprise.

Il est donc primordial de bien conduire la phase d’onboarding, qui est l’une des premières étapes de la fidélisation des salariés.

Cette phase doit permettre de :

• Présenter l’entreprise dans son ensemble (son activité, sa structure, sa culture, etc.)
• Découvrir le poste de travail, le service et le département.
• Avoir des repères au sein de l’entreprise pour le nouveau collaborateur

Les enjeux pour le nouvel employé

L’onboarding est un élément décisif lorsqu’il s’agit de l’intégration d’un nouveau salarié. Au bout de cette phase, le nouveau collaborateur s’attend à :

• Mieux comprendre ce qu’on attend de lui en terme de rendement
• Être opérationnel le plus rapidement possible
• S’intégrer plus facilement dans l’équipe et l’entreprise

Pourquoi mettre en place un parcours d’intégration ?

La phase d’intégration est en réalité encore plus importante que la phase de recrutement pour l’entreprise si elle veut éviter : 

• le turn-over rapide de ses équipes
• des salariés peu performants

Un salarié qui est jeté dans la fosse aux lions sans aucune préparation va très souvent mal le vivre.

Il va, soit :

1. Rapidement partir
2. Mettre du temps à s’adapter

Dans le même temps, les employeurs s’attendent d’un nouveau collaborateur, qu’il soit performant rapidement. Ces attentes sont incompatibles sans un processus d’onboarding performant.

Il y a trois avantages majeurs à opter pour un onboarding efficace :

1. Un salarié bien accueilli et bien formé dès le début, est un salarié qui se sent valorisé. Il saura mettre en avant votre marque employeur.
2. Une bonne intégration lui permettra de nouer des liens avec ses collègues et son management beaucoup plus rapidement.
3. Enfin, une bonne intégration est le gage d’un salarié performant rapidement.

Voyons maintenant comment se passe un parcours d’intégration salarié optimal.

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Comment annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ?

Le but du processus d’onboarding est de mettre le collaborateur à l’aise et l’aider à s’intégrer rapidement dans votre entreprise. Vous vous en doutez bien, il ne s’agit pas simplement de lui dire bonjour et de lui montrer son poste de travail.

Naturellement, il faut commencer par la base : annoncer son arrivée au reste des collaborateurs de votre organisation.

Cette annonce peut être faite de plusieurs manière, vous pouvez notamment :

• Envoyer un mail en interne
• Organiser une réunion rapide avec le service ou le département auquel sera rattaché le nouveau collaborateur
• Faire une visite du bureau pour présenter les collègues en personne
• Organiser un pot de bienvenue : cela peut être un petit-déjeuner par exemple. Vous pouvez profiter de ce moment où tout le monde est réuni pour présenter votre nouvelle recrue.

Mail d’intégration d’un nouveau salarié

Exemple d’e-mail pour annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié : 1er exemple

C’est avec grand plaisir que je vous annonce l’arrivée de (Nom et prénom).

Elle/Il fera partie de l’équipe de (nom du service ou département) en tant que (intitulé du poste).
(prénom) est spécialisé-e en (expertise du collaborateur). Il/Elle travaillera en collaboration avec les autres membres de l’équipe sur le développement de (intitulé du projet).

Souhaitons donc la bienvenue à (Prénom et nom) !

Exemple d’e-mail d’intégration d’un nouveau collaborateur : 2ème exemple

J’ai le plaisir de vous présenter (Prénom et nom), qui vient renforcer notre équipe. (Prénom) est notre nouveau/nouvelle (intitulé du poste) qui sera chargé de (description du poste).

Nous sommes persuadés que notre collaboration sera fructueuse.

Je compte sur vous pour l’accueillir chaleureusement.

Parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur

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Intégration nouveau collaborateur à distance

Qu’il travaille à distance ou au bureau, un collaborateur fraîchement recruté a besoin d’un accueil chaleureux et de repères fiables. Intégrer un nouveau collaborateur en télétravail passe aussi par un parcours d’intégration bien réfléchie.

Il doit surtout s’adapter aux spécifités du contexte à un instant T. Retrouvez en vidéo replay notre webinar sur les secrets d’un parcours d’intégration réussi à distance !

Au programme :

• Focus sur l’importance du parcours d’intégration des employés
• Les grands facteurs clés de succès
• Un modèle de processus complet et optimisé pour le télétravail
• Des outils et astuces faciles à mettre en place

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Comment mettre en place un parcours d’intégration ?

Réussir le parcours d’intégration du nouveau salarié passe par une bonne préparation. Voici 5 idées pour assurer une embauche réussie dans la durée.

1- Analysez les besoins internes

Ça se passe avant même de diffuser l’offre d’emploi. Elle consiste en la définition précise des besoins de l’entreprise, en consultant les managers, tant en terme de compétences que de caractères.

Cela déterminera ce qu’ils souhaitent mettre en place : 

1. Si les managers souhaitent créer une équipe soudée avec des collaborateurs aimant le travail d’équipe, alors il leur faudra probablement passer beaucoup de temps à encadrer le nouveau salarié (repas de midi, journée d’intégration, réunion d’équipe ou individuel régulier, etc.)
2. Inversement, ils peuvent avoir assez peu de temps à consacrer à l’accueil. Dans ce cas, un salarié avec un tempérament plus autonome sera à privilégier.

2- Étudiez les besoins techniques

Une fois défini le profil idéal, il est temps de se consacrer aux compétences. Celles-ci peuvent nécessiter des formations techniques ou des montées en compétences.

Veillez donc à les préparer en amont, pour que le salarié n’ait plus qu’à y participer pour progresser. Vous pouvez également opter pour des tutoriels ou des vidéos de formation en cas d’arrivée multiple à des postes similaires.

3- Conservez le contact

Une fois que le salarié a donné son accord pour rejoindre votre entreprise, il peut y avoir un délai plus ou moins long avant l’intégration.

La pire des choses à faire est de ne plus communiquer avec lui avant son arrivée. Cela donne l’impression qu’il n’est pas important.

Si pendant cette période, vous pouvez annuler la prise de poste, n’oubliez-pas que lui aussi !

4- Faites attention au premier jour

Quoi de pire que d’arriver dans une entreprise, et de constater que personne n’attendait votre venue ? 

J’ai personnellement déjà vécu une première journée où : 

1. Mon manager n’était pas là
2. Mon ordinateur n’était pas configuré
3. Mes collègues n’étaient pas au courant de mon arrivée

A ce moment, vous n’avez qu’une envie : partir.

Soyez donc vigilants à assurer un accueil digne au salarié pour son premier jour !

Le minimum est au moins : 

1. D’avoir quelqu’un pour accueillir et valider l’aspect administratif
2. Une présentation de l’équipe et de l’espace de travail avec des outils fonctionnels (badge, ordinateur, téléphone, etc.)
3. Une présentation des aspects pratiques, comme la voiture de fonction, la machine à café ou encore la cantine et ses horaires

Le premier jour en entreprise est un moment particulièrement stressant pour beaucoup de monde, et une mauvaise impression peut rapidement donner envie de fuir !

5- Faites un suivi, créez des duos

Le processus ne s’arrête pas au premier jour. Il vous faudra encore suivre le nouveau collaborateur pendant plusieurs mois. Prévoyez des réunions régulières pour faire le point sur ses besoins et proposer des solutions concrètes.

Enfin, dernière astuce que j’ai découvert et que j’aime beaucoup : la stratégie de parrainage. Cela est particulièrement efficace lorsque vous avez un jeune qui intègre l’entreprise. Formez alors un tandem avec une personne proche de la retraite.

L’échange de compétences et d’expériences installe une forte complicité. Le jeune se sent protégé et découvre tous les rouages, l’expérimenté se sent valorisé et responsabilisé.

Comment évaluer l’intégration d’un nouveau salarié ?

Et oui, l’aventure continue. Après avoir accompli toutes les étapes de l’onboarding de votre collaborateur, il faudra revenir vers lui après quelques mois.

Les premières semaines sont d’une importance capitale pour les nouveaux venus. Il est donc essentiel de mesurer leur évolution dans votre organisation après un certain temps (environ 1 ou 2 mois).

À cet effet, vous avez à votre disposition trois outils :

• La grille d’évaluation
• L’entretien d’évaluation de fin de période d’essai
• Le rapport d’étonnement

Ce dernier est d’autant plus intéressant pour le salarié comme pour l’employeur.

Quelles solutions existent pour améliorer l’intégration des salariés ?

Les solutions « traditionnelles »

Historiquement, les entreprises ont utilisé des approches traditionnelles pour intégrer leurs nouveaux salariés. Cela inclut généralement un programme d’accueil structuré comprenant des sessions d’orientation, des présentations sur l’entreprise, ses valeurs et sa culture. Le mentorat ou le parrainage est également une pratique courante, où un collègue expérimenté est désigné pour guider le nouvel employé.

Les sessions de formation en présentiel sont également utilisées pour fournir aux nouveaux salariés les compétences nécessaires pour réussir dans leur rôle. En outre, les réunions régulières avec le manager permettent aux employés de recevoir des feedbacks sur leur travail et de poser des questions sur leur intégration.

Enfin, des événements sociaux et des activités de team-building sont organisés pour favoriser les interactions entre les membres de l’équipe et renforcer les liens professionnels.

Les solutions digitalisées

Avec l’avènement des technologies numériques, de nouvelles solutions ont émergé pour améliorer l’intégration des salariés.

Les SIRH permettent désormais de digitaliser de nombreuses étapes du processus d’intégration. Par exemple, les nouveaux salariés peuvent accéder à des modules d’orientation interactifs et à des documents numériques via une plateforme en ligne. Le mentorat ou le parrainage peut également être facilité à distance grâce à des outils de communication intégrés aux SIRH.

De plus, les salariés peuvent suivre des formations en ligne personnalisées, adaptées à leurs besoins spécifiques et accessibles à tout moment. Les feedbacks des managers peuvent également être donnés à travers des fonctionnalités intégrées dans les SIRH, permettant un suivi continu de la performance et de l’intégration.

Enfin, les plateformes collaboratives et les réseaux sociaux d’entreprise permettent aux nouveaux salariés de s’engager avec leurs collègues et de participer à des activités sociales, même à distance.

Conclusion sur l’intégration d’un nouveau salarié

Ne négligez jamais l’intégration d’un nouveau salarié.

Celle-ci passe principalement : 

• par un peu de préparation en amont de l’arrivée,
• par beaucoup de communication lors de son intégration

Les salariés sont de plus en plus attentifs à l’image que renvoie l’entreprise. Soyez donc vigilants si vous souhaitez améliorer votre marque employeur. Enfin, un salarié bien accueilli, est un salarié qui sera plus rapidement productif et qui ne partira pas au bout de quelques semaines !

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