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Départ d’un collaborateur : comment bien gérer l’Offboarding

Départ d'un collaborateur

L’offboarding est un processus très utile lors du départ d’un collaborateur.

Que ce départ soit suite à une démission à son initiative, un licenciement ou une fin de contrat, une rupture est toujours délicate.

Pourtant, dans un contexte économique toujours plus mondialisé et concurrentiel, la flexibilité des collaborateurs et des organisations est devenue la norme.

Il n’est pas rare de voir des collaborateurs changer d’entreprise tous les 3 à 5 ans pour donner une nouvelle impulsion à leur carrière.

Alors, si cette mutation est inévitable, autant l’anticiper au mieux avec un processus d’offboarding efficace. 

offboarding modèle

L’offboarding ou départ d’un collaborateur, qu’est-ce que c’est ?

L’offboarding, aussi appelé “employee exit management” en anglais, décrit l’intégralité du processus de départ d’un salarié de l’entreprise. 

Littéralement, le terme « offboarding » se traduit par le mot : débarquement. En pratique, nous le traduisons comme la gestion des départs des collaborateurs de leur entreprise.

Que le départ soit volontaire ou non, l’offboarding d’un employé regroupe tous les processus définis pour faciliter le départ d’un de ses collaborateurs.

Le terme « offboarding » vient en complément de l’« onboarding », pratique d’intégration des nouveaux collaborateurs dans une entreprise, plus connue et plus souvent mise en place dans les sociétés françaises. Ils nous viennent du management outre-Atlantique.

Attention, l’offboarding d’un employé ne peut pas seulement être une check-list de départ et ce, pour le bénéfice réel du salarié, de l’entreprise et du futur collaborateur « repreneur ».

En complément des contraintes légales de sortie, l’offboarding servira également à accompagner humainement son collaborateur vers un autre horizon, améliorer sa marque employeur et réduire les coûts de recrutement.

Ce processus d’offboarding s’accompagne bien souvent d’un logiciel RH performant. Il permet de s’assurer du respect et du suivi de toutes les étapes.

Cela peut comprendre : 

  • Assurer la transition du poste de travail, en formant un nouvel arrivant quelques jours avant le départ d’un salarié
  • S’assurer que l’employé rende bien tous les objets sensibles à l’entreprise le jour de son départ (pass, clefs, carte bancaire d’entreprise)
  • Garantir la désactivation et la protection des données sensibles, que ce soit du point de vue de l’employé (sécurisation des données personnelles) ou de l’entreprise (désactivation des privilèges d’accès, documentation stratégique)
  • Permettre la transition des autres soucis de gestion (réattribution des places de parking ou encore du nombre de collaborateurs à la cafétéria)

En bref, l’offboarding est un processus complet, qui permet d’accompagner la sortie de l’employé et la continuité de l’activité de la meilleure manière possible. Et ce, même au delà de la présence du salarié dans l’entreprise.

Nous allons voir dans la suite de cet article, les 5 étapes à respecter pour le mettre en place.

Départ d'un salarié

 L’offboarding et la rupture du contrat de travail

La fin d’une relation de travail peut survenir suite à un licenciement, à une démision mais aussi à une résiliation de contrat de travail.

On appelle cette dernière une rupture de contrat de travail dont l’employeur comme l’employé peuvent être l’instigateur.

Pourquoi bien gérer le départ d’un collaborateur est important ?

L’entreprise est une entité juridique à part entière, très importante dans notre société. 

Elle possède une responsabilité sociale, qui se traduit notamment par  : 

  • Le bien-être de ses salariés, y compris dans ces moments difficiles.
  • La nécessité d’offrir la meilleure sécurité des données à ses employés, y compris une fois qu’ils sont partis.
  • D’assurer la continuité et la pérennité de l’activité, pour offrir du travail à ses autres salariés.

Outre cet aspect moral qu’a l’entreprise vis-à-vis de ses collaborateurs, offrir un processus de sortie clair, efficace et humain revêt une importance capitale !

Il ne faut pas oublier qu’un ancien collaborateur n’hésitera pas à parler de son ancienne entreprise autour de lui, que ce soit en bien ou en mal.

Si le processus de sortie est : 

  • bien exécuté,
  • respectueux de l’Homme qu’il y a derrière le salarié, 

alors celui-ci parlera positivement de son ancienne expérience. Et ce, même si le départ a été difficile à vivre pour lui !

Un autre point important à prendre en compte est qu’un processus d’offboarding doit être intègre, honnête et efficace. Cela rassurera les collaborateurs encore présent dans votre entreprise.

Le bien-être et la reconnaissance en entreprise sont des sujets de plus en plus importants pour conserver ses employés sur la durée !

Ayez donc la bonne attitude pour leur assurer une sortie digne et respectueuse.

Quels sont les enjeux du départ d’un collaborateur ?

Au sein d’une entreprise, les collaborateurs passent par trois grandes étapes : leur arrivée, leur évolution et leur départ.

Comme les premières impressions sont cruciales pour que les nouveaux embauchés aient envie de rester dans la société, le départ d’un salarié est tout aussi important.

En effet, reconnaître le travail accompli par un salarié, sans oublier l’impact positif qu’il a eu sur la société lorsqu’il occupait son poste constitue un moyen d’améliorer la culture d’entreprise et d’augmenter la satisfaction des collaborateurs.

Les enjeux des processus d’offboarding sont alors :

  • Une marque employeur boostée : un employé qui quitte l’entreprise sur une bonne image permet d’avoir une communication externe positive, une image positive de l’employeur et de l’entreprise. En effet, les expériences collaborateurs atteignent une audience plus large avec les réseaux sociaux. Il est donc essentiel qu’un salarié, même après son départ, reste un ambassadeur positif auprès des éventuels clients ou salariés.
  • La qualité de vie au travail améliorée : un processus d’offboarding soigné permet également aux collaborateurs qui restent d’avoir une bonne image de leur employeur, ce qui permettra d’optimiser la qualité de vie au sein de l’entreprise. L’idée, c’est que tous ceux qui restent puissent être fiers de leur entreprise.
  • Le recrutement boomerang : c’est une pratique devenue de plus en plus courante. Aujourd’hui, 15 salariés sur 100 qui quittent une entreprise reviennent. L’effet boomerang peut alors avoir lieu quand les processus d’offboarding sont pratiqués dans les meilleures conditions, ce qui permet aux collaborateurs d’envisager de revenir au sein de l’entreprise, plus tard, dans leur carrière. L’entreprise pourra alors bénéficier des nouvelles compétences que ces anciens collaborateurs auront acquises pendant leur temps de pause, par exemple.
  • La cooptation : il s’agit ici de recrutement de parrainage ou participatif. Ce mode de recrutement constitue un véritable gage de confiance. Il consiste concrètement à recommander un talent de son réseau pour un poste au sein de l’entreprise. Les collaborateurs ayant quitté l’entreprise dans de bonnes conditions pourront alors recommander des collègues ou des membres de leur famille.
  • La transition rapide et facilitée : un offboarding bien préparé permet de rendre plus simple et plus fluide la passation de poste entre le salarié qui part et le nouveau ou futur collaborateur. L’employé qui quitte son poste pourra alors donner des conseils au nouveau salarié. Ce dernier bénéficiera ainsi d’un accueil et d’un accompagnement de qualité lors de sa prise de poste. Cette phase de transition facilitera également l’intégration de la nouvelle recrue au sein de toute l’équipe.
  • Gain de temps et d’argent : soigner son offboarding permet d’économiser du temps et de l’argent. En effet, les cooptations et les boomerangs sont des pratiques permettant de bénéficier d’une réduction importante par rapport aux différents frais liés au recrutement (les cabinets ou agences de recrutement, les inscriptions pour les annonces…).

Retrouvez notre webinar en replay sur l’offboarding d’un employé

Quelles sont les étapes à suivre pour un bon offboarding ?

Les étapes d’un offboarding peuvent être légèrement différentes selon l’entreprise et son organisation interne.

Mais de manière générale, voici une checklist de départ en 5 étapes que vous pouvez suivre.

  1. La communication du départ auprès des personnes concernées
    Dans ce cas, la franchise et la transparence seront fortement appréciées sur ce point. La mise en place d’un événement pour dire au revoir au salarié de manière respectueuse est recommandée.
  2. L’organisation de la passation
    Pour un transfert efficace de savoir entre le salarié sortant et son successeur, cette période de passation est indispensable. L’ancien collaborateur peut former le nouveau collaborateur notamment en cas de départ à la retraite ou de fin de contrat non reconduit (à éviter en cas de licenciement).
  3. Récupération des clés d’accès et du matériel
    Tout le matériel et les clés d’accès (changement mot de passe, désactivation du badge, déconnexion du réseau interne de l’entreprise…) doivent être restitués à l’entreprise avant le départ du salarié. Souvent, une liste est préparée lors de l’onboarding, il faudra simplement s’en servir à nouveau lors de l’offboarding. L’objectif est ici d’éviter au salarié de revenir dans vos locaux et de pouvoir tourner la page rapidement.
    Attention : prévenez-le à l’avance de ce qu’il doit vous ramener le jour-j.
  4. Clôture des procédures administratives
    Dans ces procédures, on pensera au solde de tout compte, qui récapitule toutes les sommes dues aux salariés par l’employeur. Il y aura aussi les différents documents administratifs comme le certificat de travail qui met défintivement fin au contrat de travail, les remboursements de frais…
  5. Mettre en place une « exit interview »
    Cette interview permettra à l’entreprise d’écouter le salarié pour recueillir des informations pertinentes dans une démarche toujours constructive et pour améliorer et ajuster les stratégies de l’entreprise.

Pour vous aider à élaborer ce processus, dites-vous qu’il doit être, dans l’idéal, l’exact opposé de ce que vous avez mis en place lors de l’onboarding (l’intégration du salarié).

processus départ collaborateur

Ces 5 étapes se préparent en amont et doivent être bien évidemment adaptées. Que ce soit en fonction de l’organisation de votre entreprise ou de la situation du salarié qui part.

Dans tous les cas, il est impossible de réussir cette transition efficacement, sans avoir un moyen de gérer l’évolution et le reporting de tout le processus.

Cela est d’autant plus vrai si vous avez un grand nombre de collaborateur à gérer.

Avoir un bon logiciel RH est donc très important pour assurer la mise en place d’un bon processus d’offboarding. Il facilite notamment l’accès au dossier du salarié.

4 points importants pour accompagner le départ d’un salarié

  • Être franc et bienveillant : avoir de vraies critiques constructives est essentiel, que ce soit pour un salarié qui reste ou un salarié qui part. Quand un collaborateur quitte l’entreprise, il est important que l’employeur soit franc et bienveillant sur les points à améliorer pour son futur professionnel. Il s’agit donc d’une sorte d’entretien final dans l’objectif de discuter sur le retour d’expérience du salarié.
  • Accompagner administrativement : pour l’accompagnement sur le plan administratif, l’entreprise pourra envisager différentes solutions. Vous pouvez, par exemple, prévoir en amont, avec l’équipe en charge des offboardings, un petit dépliant qui contient les démarches administratives que le collaborateur devra faire (la CAF, Pôle emploi, mutuelle…).
  • Communiquer efficacement : une communication interne transparente entre chaque équipe est essentielle. Il faut que tous les salariés soient informés du départ d’un collaborateur. Si le salarié qui part a été là depuis longtemps, il faudra également soigner la communication externe, notamment avec les clients et les prestataires.
  • Demander un retour d’expérience : il est également important d’avoir le retour du collaborateur sortant sur son expérience dans l’entreprise. Cette étape permet aux employeurs et aux équipes RH de connaître les points à améliorer pour la marque employeur, mais aussi pour le bien-être des collaborateurs qui restent en poste.

Téléchargez votre check-list départ salarié pour un offboarding réussi !

Si vous souhaitez avoir une liste sous la main de toute les tâches à accomplir avant le départ d’un collaborateur, n’hésitez pas à télécharger notre check-list de départ d’un salarié ci-dessous :

Checklist offboarding

Quels sont les points à éviter au départ d’un collaborateur ?

Parmi les erreurs que les entreprises commettent souvent lors d’un offboarding, nous vous en citerons quelques-unes :

  • Fermer la porte au collaborateur qui part : bien souvent, les entreprises décident de mettre un ancien collaborateur dans une liste noire des futures embauches. L’erreur ici, c’est qu’il est parfaitement possible que ce salarié dispose d’un réseau potentiellement intéressant. Mettre ce type de barrage est donc à éviter le plus possible, à la place, il faudra favoriser les échanges et comprendre ce qui n’a pas fonctionné pour mieux trouver des solutions par la suite.
  • Prendre une lettre de démission de manière personnelle : si un collaborateur décide de partir, ce n’est généralement pas à cause de problèmes personnels concernant les dirigeants ou l’entreprise, il peut avoir ses propres raisons (qui sont certainement bonnes).
  • Minimiser l’importance de « l’exit interview » : il s’agit de l’interview finale entre l’entreprise et le collaborateur. En choisissant la solution de facilité, comme le remplissage d’un formulaire impersonnel et court, le salarié pourrait le prendre mal et il ne se sentira pas valorisé, surtout s’il a plusieurs années de bons et loyaux services à son actif.
  • Oublier que l’avis du collaborateur sur son offboarding est capital : un salarié quittant une entreprise reste avant tout un de ses plus importants ambassadeurs. S’il a un avis négatif sur l’entreprise, cela influera tôt ou tard sur les futurs salariés, clients ou consommateurs.

Départ d’un salarié : ce qu’il faut retenir 

L’offboarding est un processus incontournable à implémenter dans une entreprise, d’autant qu’il est assez facile à mettre en place avec un bon logiciel RH.

Elle permet de nombreux points positifs : 

  • Donne une image positive de votre entreprise
  • Garantit la sécurité de vos données et de celles de l’ex-collaborateur
  • Optimise le processus de départ, en évitant les aller-retour entre les acteurs et de réorganiser l’entreprise rapidement

Enfin, l’offboarding est essentiel pour améliorer la qualité de vie au travail (QVT), un enjeu de plus en plus important pour fidéliser ses salariés.

Vos collaborateurs encore présents savent ainsi qu’ils seront bien traités, même le jour ou leur contrat prendra fin !

Alors n’attendez plus pour mettre en place un processus d’offboarding dès maintenant. Vous avez toutes les clefs en main !

FAQ

Pourquoi miser sur une bonne stratégie d’offboarding ?

Accompagner un collaborateur dès son arrivée dans l’entreprise à son départ est important et représente un réel avantage. Il faut savoir que les changements peuvent être rapides dans l’univers professionnel.

Un collaborateur peut décider de quitter son emploi pour se lancer dans un autre projet à tout moment. Tout comme une entreprise peut avoir besoin d’ajuster ou de réduire ses effectifs pour X raisons.

Peu importe le cas, il est primordial de mettre en place toutes les mesures nécessaires pour faire en sorte que la séparation entre les deux parties soit la plus constructive et la plus sereine possible.

Entretenir et sauvegarder une bonne relation avec les collaborateurs permettront d’éviter divers désagréments sur le moyen et le long terme.

Comment envoyer un message positif à un collaborateur qui part ?

Pour garder une image irréprochable auprès des collaborateurs, une entreprise doit faire tout ce qu’il faut pour reconnaître les efforts et le travail que le salarié partant a accompli.

Afin d’augmenter la culture d’entreprise et la satisfaction des employés, il vaut mieux démontrer l’impact positif qu’un salarié a apporté en étant à son poste.

Afin qu’il se sente valorisé, il est possible de lui adresser des félicitations et d’inviter tous les collaborateurs présents à son pot de départ, par exemple, à l’applaudir.

Quel est l’intérêt d’un offboarding pour les salariés qui restent dans l’entreprise ?

Les salariés qui restent et qui voient leur collaborateur partir jugeront forcément la manière dont l’entreprise traite l’employé qui part.

Peu importe le processus engagé pour l’offboarding, ceux qui restent l’enregistreront automatiquement, consciemment ou inconsciemment. Ils se diront qu’ils seront traités de la même manière lorsqu’ils partiront ou s’ils partent à leur tour.

C’est un point important pour la marque employeur. Si le ressenti des salariés est négatif, cela aura un impact direct sur eux par le biais d’une mise en situation.

Ils s’identifieront tout de suite à la situation. À ce niveau-là, les collaborateurs pourront être freinés dans leur productivité et dans leur motivation.

Toutefois, si le ressenti est positif, les collaborateurs resteront en accord avec les valeurs de l’entreprise tout en accordant à celle-ci une certaine reconnaissance.

Quels pourraient être les impacts d’un mauvais offboarding ?

Un mauvais offboarding est surtout mauvais pour l’entreprise. Les salariés auront une mauvaise image de l’entreprise et ne la recommanderont pas, dans la majorité des cas.

Par ailleurs, chaque salarié pourra se plaindre de ce genre d’incident auprès de leurs réseaux. Ce qui peut être très néfaste pour l’avenir commercial de la boîte si elle est en constante recherche de nouveaux clients, par exemple.

D’ailleurs, il est aujourd’hui possible de noter les entreprises sur diverses plateformes. En résumé, un mauvais offboarding peut coûter très cher à une marque ou à une entreprise.

Ceci est plus vrai si le collaborateur mécontent décide de le signaler sur les plateformes adéquates.

Est-ce qu’il y a des logiciels spécialisés pour l’offboarding ?

Il existe actuellement des outils qui permettent de faciliter le processus d’offboarding. La fonctionnalité permet de préparer et d’organiser le départ d’un salarié avec des tâches précises à sélectionner.

Ce type d’outil sera d’une grande aide aux responsables RH pour accélérer le processus et minimiser les erreurs ou les oublis en tout genre, de manière presque automatique.

Le départ d’un collaborateur peut être difficile à gérer, facilitez vous la tâche avec Factorial et améliorez l’expérience de vos collaborateurs

 

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