Départ d’un collaborateur : comment bien gérer l’Offboarding

L’offboarding est un processus très utile lors du départ d’un collaborateur.

Que ce départ soit par démission à son initiative, licenciement ou fin de contrat, une rupture laisse toujours un goût amer aux protagonistes.

Pourtant, dans un contexte économique toujours plus mondialisé et concurrentiel, la flexibilité des collaborateurs et des organisation est devenue la norme.

Il n’est pas rare de voir des collaborateurs changer d’entreprise tous les 3 à 5 ans pour donner une nouvelle impulsion à sa carrière.

Alors, si cette mutation est inévitable, autant l’anticiper au mieux avec un processus d’offboarding efficace.

 

Table des matières
L’offboarding, qu’est-ce que c’est ?
Pourquoi bien gérer l’offboarding est important ?
Quelles sont les étapes d’un offboarding réussi ?
Modèle gratuit : checklist d’offboarding 📝
Départ d’un salarié : ce qu’il faut retenir
Logiciel pour gérer le départ de vos collaborateurs ✅

 

L’offboarding lors du départ d’un collaborateur, qu’est ce que c’est ?

L’offboarding, aussi appelé “employee exit management” en angais, décrit l’intégralité du processus de départ d’un salarié de l’entreprise.

Ce processus d’offboarding s’accompagne bien souvent d’un logiciel RH performant. Il permet de s’assurer du respect et du suivi de toutes les étapes.

Cela peut comprendre : 

  • Assurer la transition du poste de travail, en formant un nouvel arrivant quelques jours avant le départ d’un salarié
  • S’assurer que l’employé rende bien tous les objets sensibles à l’entreprise le jour de son départ (pass, clefs, carte bancaire d’entreprise)
  • Garantir la désactivation et la protection des données sensibles, que ce soit du point de vue de l’employé (sécurisation des données personnelles) ou de l’entreprise (désactivation des privilèges d’accès, documentation stratégique)
  • Permettre la transition des autres soucis de gestion (réattribution des places de parking ou encore du nombre de collaborateurs à la cafétéria)

En bref, l’offboarding est un processus complet, qui permet d’accompagner la sortie de l’employé et la continuité de l’activité de la meilleure manière possible. Et ce, même au delà de la présence du salarié dans l’entreprise.

Nous allons voir dans la suite de cet article, les 5 étapes à respecter pour le mettre en place.

Départ d'un salarié

Pourquoi bien gérer le départ d’un collaborateur est important ?

L’entreprise est une entité juridique à part entière, très importante dans notre société. 

Elle possède une responsabilité sociale importante, qui se traduit notamment par  : 

  • Le bien-être de ses salariés, y compris dans ces moments difficiles.
  • La nécessité d’offrir la meilleure sécurité des données à ses employés, y compris une fois qu’ils sont partis.
  • D’assurer la continuité et la pérennité de l’activité, pour offrir du travail à ses autres salariés.

Outre cet aspect moral qu’a l’entreprise vis-à-vis de ses collaborateurs, offrir un processus de sortie clair, efficace et humain revêt une importance capitale !

Il ne faut pas oublier qu’un ancien collaborateur n’hésitera pas à parler de son ancienne entreprise autour de lui, que ce soit en bien ou en mal.

Si le processus de sortie est : 

  • bien exécuté,
  • respectueux de l’Homme qu’il y a derrière le salarié, 

alors celui-ci parlera positivement de son ancienne expérience. Et ce, même si le départ du salarié a été difficile à vivre pour lui !

Un autre point important à prendre en compte est qu’un processus d’offboarding doit être intègre, honnête et efficace. Cela rassurera les collaborateurs encore présent dans votre entreprise.

Le bien-être et la reconnaissance en entreprise sont des sujets de plus en plus importants pour conserver ses employés sur la durée !

Ayez donc la bonne attitude pour leur assurer une sortie digne et respectueuse.

Enfin, il ne faut pas négliger l’effet “salarié boomerang”. 

Chaque domaine d’activité est un microcosme. Il n’est pas rare de voir des anciens salariés réintégrer leur entreprise quelques années après une expérience dans une autre entreprise.

Un salarié qui part dans de bonnes conditions, grâce à un bon processus d’offboarding, est un salarié qui reviendra dans votre entreprise avec plaisir !

Factorial logiciel RH

Quelles sont les étapes d’un offboarding réussi, permettant le départ d’un collaborateur dans de bonnes conditions ?

Pour vous aider à élaborer ce processus, dites-vous qu’il doit être, dans l’idéal, l’exact opposé de ce que vous avez mis en place lors de l’inboarding (l’intégration du salarié).

Voici le processus en 5 étapes à respecter :

1- Former le nouveau collaborateur avec l’aide de l’ancien collaborateur.

C’est notamment possible en cas de départ à la retraite ou de fin de contrat non reconduit.
Attention : en cas de licenciement, surtout si la tension est forte, ne mettez pas cela en place et passez immédiatement à l’étape 2.
Ce point est particulièrement efficace pour créer une synergie entre offboarding et inboarding.

processus départ collaborateur

2- Demander au collaborateur de vous rendre tous les biens de l’entreprise et les dossiers sensibles.

  1. Cela peut-être la voiture de fonction ou la carte bancaire d’entreprise. Demandez-lui de vous les rendre le jour de son départ.
  2. Soldez tous les comptes.
  3. Essayez également de lui fournir tous les documents et attestations.

L’objectif est ici d’éviter au salarié de revenir dans vos locaux et de pouvoir tourner la page rapidement.

Attention : prévenez-le à l’avance de ce qu’il doit vous ramener le jour-j.

3- Vous assurer de désactiver tous les accès.

En tous cas, ceux que vous avez donné à l’ancien collaborateur. Faites-le, le lendemain de son départ.
Attention : veillez à ne pas les désactiver quelques jours avant. Le salarié va se sentir exclu et ne pourra même plus travailler !

4- Assurer une continuité de sécurité et de soutien pour aider le salarié à se repositionner sur le marché de l’emploi.

Si vous n’avez pas anticipé, le salarié devra venir récupérer certains papiers, pour une inscription à Pôle Emploi par exemple.
Il pourra également vous inscrire comme référence lors d’un entretien d’embauche.
Veillez donc à conserver son dossier accessible à tout moment.

5- Gérer la réorganisation logistique.

Cela est particulièrement vrai lorsque plusieurs collaborateurs partent ou arrivent en même temps.
Pour éviter par exemple un manque de place à la cafétéria, il est essentiel d’assurer la ré-attribution rapidement.

Ces 5 étapes se préparent en amont et doivent-être bien évidemment être adaptées. Que ce soit en fonction de l’organisation de votre entreprise ou de la situation du salarié qui part.

Dans tous les cas, il est impossible de réussir cette transition efficacement, sans avoir un moyen de gérer l’évolution et le reporting de tout le processus.

Cela est d’autant plus vrai si vous avez un grand nombre de collaborateur à gérer.

Avoir un bon logiciel RH est donc très important pour assurer la mise en place d’un bon processus d’offboarding.

Téléchargez votre liste pour un offboarding réussi !

Si vous souhaitez avoir une liste sous la main de toute les tâches à accomplir avant le départ d’un collaborateur, n’hésitez pas à télécharger notre checklist ci-dessous :

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Départ d’un salarié : ce qu’il faut retenir 

L’offboarding est un processus incontournable à implémenter dans une entreprise, d’autant qu’il est assez facile à mettre en place avec un bon logiciel RH.

Elle permet de nombreux points positifs : 

  • Donne une image positive de votre entreprise
  • Garantit la sécurité de vos données et de celles de l’ex-collaborateur
  • Optimise le processus de départ, en évitant les aller-retour entre les acteurs et de réorganiser l’entreprise rapidement

Enfin, l’offboarding est essentiel pour améliorer la qualité de vie au travail (QVT), un enjeu de plus en plus important pour fidéliser ses salariés.

Vos collaborateurs encore présents savent ainsi qu’ils seront bien traités, même le jour ou leur contrat prendra fin !

Alors n’attendez plus pour mettre en place un processus d’offboarding dès maintenant. Vous avez toutes les clefs en main !

 

Le départ d’un collaborateur peut-être difficile à gérer, facilitez vous la tâche avec Factorial et améliorez l’expérience de vos collaborateurs.🚀 

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