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organigramme d'entreprise

Organigramme d’entreprise : le guide [+ Modèle gratuit]

Un organigramme d’entreprise est la représentation graphique de la structure d’une organisation.

En examinant l’organigramme de l’entreprise, chacun peut comprendre rapidement comment l’organisation est conçue, les différents types de relations et la place de chaque employé.

Vous pouvez le concevoir sur un outil comme Excel ou plutôt opter pour un logiciel d’organigramme.

Vous souhaitez en savoir plus sur les organigrammes, leurs avantages et comment les concevoir ? Continuez à lire.

Freebie organigramme

Sommaire :

Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?

Un organigramme illustre les rapports hiérarchiques et les chaînes de commandement au sein de l’entreprise. Il reflète sa structure organisationnelle.

Les noms et titres de poste des employés sont généralement indiqués dans des rectangles ou des cercles avec des lignes les reliant à d’autres employés et services.

Véritable outil de communication, il permet aux collaborateurs  de repérer facilement qui fait quoi et à qui s’adresser.

Les organigrammes sont utiles dans bien des cas et leurs structures peuvent prendre des formes différentes. Ils peuvent, entre autres, servir d’outil de gestion, de planification ou d’annuaire du personnel.

Mais, avant de nous concentrer sur les fonctions des organigrammes et leurs avantages, passons en revue les éléments qu’ils doivent inclure pour avoir une meilleure idée de ce qu’ils vont illustrer.

Les éléments à intégrer dans un organigramme

Tous les éléments ne doivent pas obligatoirement apparaître dans votre organigramme.

En effet, il doit s’adapter à la structure et aux besoins des différentes entreprises, et refléter au mieux les positions.

Voyons ces éléments.

Sommet stratégique

Il s’agit des cadres supérieurs de l’entreprise. Ils sont chargés de prendre les décisions qui affectent plus particulièrement l’entreprise et son image.

Ils doivent approuver des processus, ils auront plus de contrôle sur les autres départements et ils délégueront plus de tâches à leurs subordonnés (qui seront bien indiqués dans l’organigramme).

Ligne médiane

Ce sont les cadres intermédiaires de l’entreprise.

Ils font en quelque sorte le pont entre les cadres supérieurs et les employés qui sont en charge de mener des actions qui affecteront directement l’entreprise.

Pour cette raison, une bonne communication est déterminante pour ce groupe d’employés. L’organigramme sera, par conséquent, votre meilleur allié pour gérer les équipes.

Centre des opérations

Ici, on trouve les collaborateurs qui sont en contact direct avec les fonctions de l’entreprise. Ce groupe passe le clair de son temps à développer des actions spécifiques qui, pour la plupart, ont été décidées ou approuvées par les cadres supérieurs.

Personnel de soutien

Ce groupe fait référence aux sous-traitants. Il accompagne les collaborateurs qui ont une activité spécifique pour augmenter le niveau de performance.

Le rôle de l’organigramme d’entreprise

Illustrer clairement et rapidement la structure interne, les rôles et les différentes équipes et départements de l’entreprise aide les employés à améliorer la communication interne.

De cette façon, ils peuvent savoir avec qui ils collaborent à tout moment et, in fine, avoir plus d’informations sur l’entreprise, leurs collègues, leurs supérieurs, etc.

Il servira également de référence pour les clients, les collaborateurs et les fournisseurs, en leur permettant de savoir clairement qui est responsable de chaque département. Ils gagneront du temps à contacter les bonnes personnes.

Mais surprise ! Toutes les entreprises ne pensent pas en avoir besoin. Et pourtant, il devrait être élaboré au moment de la création de l’entreprise. Il devrait être inclus dans le business plan.

Une fois que l’entreprise commence à fonctionner, l’organigramme doit être repensé (puisqu’il s’agit d’un outil vivant, qui change et évolue) par la Direction des Ressources Humaines.

Peu importe que votre entreprise soit grande ou petite, avoir un organigramme sera une bonne solution pour vous organiser.

Et l’organisation est la clé pour atteindre vos objectifs (et les atteindre de la meilleure façon possible). C’est une étape de plus dans la conception de la stratégie commerciale générale.

Que dit la loi ?

Il n’y a pas d’obligations légales dans ce cadre. Les entreprises sont donc libres de le mettre en place ou non. Cependant, nous recommandons fortement son implémentation.

En effet, il s’agit d’un document pratique qui va améliorer votre communication interne et aider vos nouveaux collaborateurs à se familiariser avec votre structure organisationnelle.

Quelle est l’utilité d’un organigramme ?

L’organigramme de l’entreprise est souvent négligé et pourtant il s’avère utile pour les managers comme les employés !

Voici 5 principaux objectifs  :

    1. Développer la structure de la société et choisir celle qui lui convient le mieux pour atteindre ses objectifs. Votre schéma organisationnel doit être dicté par votre stratégie commerciale.
    2. Visualiser la distribution des charges de travail entre les différents membres du personnel. Ce qui booste la productivité et aide dans la supervision des équipes.
    3. Permettre au leadership de gérer plus efficacement la croissance ou le changement. Avec une vision plus claire de la place de chacun en interne et leurs fonctions permettra de prendre des désions stratégiques comme la restructuration d’une équipe ou une embauche. Les chefs d’entreprise utilisent l’organigramme dans plusieurs cas, par exemple pour des présentations, pour justifier l’augmentation ou la réduction des effectifs et déterminer si un employé pourrait avoir la possibilité de changer de poste.
    4. Permettre aux employés de mieux comprendre comment leur travail s’intègre dans le schéma global de l’organisation. Ils peuvent voir que leur rôle contribue directement au bon fonctionnement de l’entreprise. Ce qui influe positivement sur le moral et le rendement du personnel même si cela ne dispense pas de choisir un outil parmi les nombreuses solutions de gestion de projet du marché.
    5. Améliorer les lignes de communication. Un collaborateur peut plus facilement savoir à qui s’adresser dans le cadre de ses différentes tâches. Il sait voir les responsabilités professionnelles de chacun et leur implication dans dans tel ou tel projet. Moins de perte de temps et plus d’efficacité au travail.

Les avantages d’un organigramme d’entreprise

Élaborer un organigramme et l’avoir toujours à portée de main, présente de grands avantages. Et parmi ceux-ci, la possibilité de réduire les dépenses de votre entrerpise.

Avant toute chose, vous optimiserez votre gestion du temps. Pour vous connecter directement avec un collaborateur, vous pouvez vous fier à votre organigramme. Vous pourrez vérifier s’il s’agit bien de la bonne personne et récupérer ses coordonnées.

Par conséquent, si vous pouvez optimiser votre temps, vous améliorerez naturellement la productivité de votre entreprise. Imaginez l’impact positif sur votre plan d’affaires actuel !

Un organigramme vous permet de connaître les informations essentielles sur le fonctionnement de l’entreprise pour coordonner différents aspects de l’entreprise et des projets que vous souhaitez réaliser.

De plus, c’est un bon indicateur de la croissance d’une entreprise. En plus de tout cela, il a d’autres avantages :

Définir un cap clair

Elle permet de mieux définir les objectifs généraux et spécifiques de chaque service, et de suivre leur réalisation.

Transparence dans le processus de mobilité professionnelle

Pour les collaborateurs, le chemin vers une promotion au sein de l’entreprise est plus clair (et une éventuelle promotion n’est rien de plus qu’un défi.

Quelque chose qui peut motiver l’employé à vouloir gravir les échelons, et non une idée abstraite).

Comprendre l’organisation

Il illustre la chaîne de commandement et la façon dont les relations doivent être définies au sein des départements.

Meilleure coordination entre les équipes

Sans doite l’un des plus grands avantages est de pouvoir diviser et répartir les différentes tâches entre les différents employés.

On partira du plus important et général au plus petit et plus spécifique.

Petit à petit, ils se transformeront ainsi en objectifs réalisables qui contribueront à la croissance et aux bénéfices de l’ensemble de l’entreprise.

Détection et correction d’erreurs

Il permet de détecter les défaillances dans la structure selon laquelle l’entreprise est organisée et, en l’améliorant, d’optimiser les fonctions.

Par exemple, vous pouvez avoir un poste en double et ne pas le savoir parce que vous n’avez pas une vision claire de qui fait quoi.

Meilleure communication en interne

La DRH peut s’appuyer sur cet outil pour faire des ajustements qui facilitent la communication entre les employés et les équipes, et améliorent les systèmes de travail.

Comment faire un organigramme d’entreprise ?

Il n’y a pas de bon ou de mauvais modèle d’organisation. Le type que vous choisirez dépendra entièrement des objectifs de votre entreprise et de la structure nécessaire pour y parvenir.

Tout d’abord, commencez par vous munir d’une feuille de papier vierge.

Ensuite, pour créer un organigramme fonctionnel :

  • Visualiser clairement la structure interne de votre entreprise, ses départements et tout son personnel.
  • Énumérer tous les départements existants.
  • Lister les responsables de ces départements et  le rôle de chaque personne. Il vous sera plus facile de le créer à partir de la direction en descendant hiérarchiquement. Rajoutez les employés en fonction de leur niveau de responsabilité, soit de la plus à la moins importante.
  • Renseigner ces données : nom et prénom de la personne, sa fonction et son département. En fonction de la distribution du personnel, il vous sera plus ou moins facile d’identifier les liens hiérarchiques.

En règle générale, c’est le DRH ou le responsable RH qui crée l’organigramme et le met à jour.

Cette tâche vous prendra du temps car il faudra certainement vérifier plusieurs fois les informations avant d’établir un premier schéma.

Ceci dit, un organigramme bien fait dès le départ va faciliter la compréhension des rôles et de la structure hiérarchique.

Quel outil utiliser ?

Vous avez le choix des outils pour la conception et la mise en page de ce document.

Parmi eux :

  • Un organigramme Word, PowerPoint ou Excel (logiciels de bureautique populaires) est assez facile à utiliser,
  • des outils Smartart sur lesquels vous trouveerez des schémas préexistants (graphiques smartart)
  • des logiciels d’organigramme dont nous parlerons plus loin.

 

💡 Un organigramme avec photo donne vie à votre schéma. C’est plus convivial et vos collaborateurs pourront plus facilement mettre un visage sur un nom.

 

Comment choisir l’organigramme adaptée à votre entreprise ?

En choisissant le type qui convient le mieux à votre entreprise, gardez simplement à l’esprit sa fonction principale : donner une présentation visuelle de la structure interne de votre organisation.

Simplifié pour n’inclure que les rôles et les relations, un organigramme d’entreprise donne une image claire de la façon dont tout fonctionne.

Il décrit la chaîne de commandement, le flux de travail et la manière dont les informations sont communiquées par direction aux membres de l’équipe.

Quels sont les différents types d’organigramme d’entreprise ?

Vous pouvez choisir le type de format qui vous convient le mieux, selon les besoins de votre entreprise. Il y a trois grandes catégories d’organigramme : hiérarchique, matriciel et plat.

Organigramme hiérarchique

C’est le plus courant et il prend souvent la forme d’une pyramide. Dans ce type de structure, la communication interne se fait sur une ligne verticale.

En effet, les membres communiquent généralement avec leurs supérieurs hiérarchiques et leur subordonnées.

Au sommet, on retrouve un groupe ou une personne (le PDG ou la direction générale), et on retrouve en dessous les collaborateurs détenant le moins de responsabilités et de pouvoir décisionnel.

Son avantage est dans sa clarté et sa simplicité.

Effectivement, chaque collaborateur connaît sa place et où il se situe au sein de l’entreprise.

Il sait par ailleurs qui est son supérieur et à qui il doit s’adresser. On peut dire que les relations hiérarchiques sont marquées.

On le nomme aussi organigramme « fonctionnel » quand les personnes et leur fonction sont spécifiées.

Les variantes de l’organigramme hiérarchique

On le retrouve sous forme de :

    • “Arbre”: les collaborateurs du même niveau hiérarchique sont sur la même ligne verticale
    • “Replié”: il combine la présentation en pyramide et la présentation en “arbre »

A noter que ces variantes conservent le même principe de la chaîne de commandement.

Organigramme matriciel

Ce modèle d’organisation matricielle est basé sur des groupes transversaux. En général, il est utilisé dans les organisations qui fonctionnent par projet.

En d’autres termes, c’est une structure où les collaborateurs peuvent avoir plusieurs responsables à la fois : un responsable permanent et un chef de projet désigné selon les tâches à accomplir.

Elle encourage une communication et une collaboration plus ouvertes entre les départements.

Organigramme plat

Également appelé organigramme horizontal, il est utilisé dans les entreprises ou il y a peu de niveaux de management.

Dans la plupart des cas, il consiste en deux niveaux : celui de la direction et celui du reste des employés.

L’entreprise a une struture plate. Ce qui signifie qu’elle se base sur le partage du contrôle.

Elle permet en outre aux collaborateurs de s’impliquer dans la prise de décision et d’avoir plus de responsabilités, et de flexibilité.

Ils n’ont pas besoin de l’approbation d’un responsable.

De ce fait, le dirigeant d’une entreprise organisée horizontalement doit être prêt à laisser les décideurs commettre des erreurs et tirer des leçons de leurs expériences.

Structure d’un organigramme d’entreprise

Organigramme horizontal

La distribution horizontale peut vous aider à visualiser l’organigramme en ligne sur l’écran de votre ordinateur facilement.

Plutôt que d’avoir à satisfaire un manager, les employés d’une organisation horizontale sont motivés et inspirés par les objectifs de l’entreprise.

Ce qui peut améliorer leur efficacité et influencer positivement leur moral.

exemple organigramme horizontal

Organigramme vertical

En fonction de la taille de votre entreprise et du format, il est possible qu’il vous soit plus facile de le faire avec un format vertical.

Pour rappel, dans une organisation verticale, votre entreprise a une structure pyramidale descendante, avec :

  • un PDG,
  • un président ou un patron,
  • une section intermédiaire avec des managers et superviseurs,
  • et une section inférieure avec des employés.

Le chef d’entreprise prend toutes les décisions importantes concernant les politiques de marketing, de vente et d’attention client.

Il communique ensuite ses décisions à son management intermédiaire.

Ils sont alors chargés d’informer les employés sur les processus de travail qui permettront d’atteindre les objectifs voulus.

Le mot « vertical » fait d’ailleurs référence à la structure hérarchique qui se fait de haut en bas.

Dans ce cadre, les opérationnels ne contribuent pas aux choix de fonctionnement de l’entreprise.

Exemple organigramme vertical

Organigramme d’entreprise de grandes multinationales

Plus votre entreprise grandit, plus son organigramme se complique.

Pour vous donner un exemple d’organigramme, vous avez sur cette image les organigrammes d’Amazon, Google, Facebook, Microsoft, Apple et Oracle.

Téléchargez notre modèle d’organigramme gratuit

Vous pouvez partir d’un organigramme vierge ou d’un modèle Word gratuit, le choix vous appartient.

Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé deux modèles d’organigramme prêts à l’emploi, à télécharger gratuitement.

Que vous préfériez un modèle fait sur powerpoint ou un document Word, il arrivera directement dans votre boîte mail.

En plus, vous pourrez le modifier et y ajouter des employés comme bon vous semble.

Cependant, vous aurez un document statique qui vous obligera à faire des mises à jour manuelles régulièrement.

Pour vous éviter ces inconvénients, vous pouvez avoir un organigramme clé en main avec un logiciel RH.

Comment faire un organigramme d’entreprise avec un logiciel ?

Si vous ne voulez pas perdre de temps avec un organigramme gratuit à remplir qui sera obsolète dès qu’il y aura un changement dans l’équipe, vous pouvez choisir de faire un organigramme en ligne.

Votre organigramme sera bien fait, en quelques secondes seulement, grâce à l’automatisation.

Il est mis à jour automatiquement si quelqu’un rejoint, quitte ou change d’équipe. Les informations seront toujours exactes.

En d’autres termes, pour une gestion des ressources humaines efficace, la digitalisation RH est un atout.

Factorial est un logiciel de ressources humaines pour les PME de 2 à 500 salariés et propose des outils de gestion des congés et absences, la gestion de documents et plein d’autres choses comme les organigrammes d’entreprise.

Vous pouvez essayer les différentes fonctionnalités de Factorial gratuitement pendant 14 jours sans engagement ni introduction de méthodes de paiement.

Vous pourrez faire un organigramme gratuit en ligne pour votre entreprise comme ici :

organigramme société

Gardez à l’esprit qu’en fonction de la hiérarchie et du nombre d’employés, l’organigramme variera.

Cette représentation graphique de l’entreprise est réellement utile pour connaître en détail le fonctionnement des différents départements.

De plus, vous pourrez identifier les employés qui ne s’intègrent pas dans la structure, les sources de conflit potentielles.

Dans le cas oú un employé ayant des personnes à charge quitterait la société, vous pourrez facilement réaffecter ces personnes pour que tout continue à fonctionner normalement.

Pourquoi choisir un logiciel d’organigramme ?

Un organigramme n’est pas utilisé de la même manière d’une entreprise à une autre.

Mais lorsque vous utilisez un logiciel organigramme efficace, vous vous rendez compte qu’il peut vous apporter bien plus.

Il peut être bénéfique dans plusieurs cas de figures :

  • Intégrer un nouveau collaborateur : il peut rapidement savoir qui est qui, qui fait quoi, qui travaille où et à qui s’adresser en quelques clics.
  • Accéder à des informations essentiels en télétravail : pour ceux qui travaillent exclusivement à distance, disposer des informations sur ses collègues permet de faciliter la connexion entre les uns et les autres même à distance.
  • Augmenter la productivité des employés : plus de temps perdu à chercher des informations qui sont facilement accessible en ligne. Il suffit de se connecter à la plateforme.
  • Améliorer le bien-être au travail : les employés peuvent nouer des relations avec leurs collègues et trouver des caractéristiques communes.
  • Trouver des opportunités de carrière : Il est plus facile de voir oú se trouvent les possibilités d’évolution de carrière pour chaque employé.

 

En conclusion, une fois votre organigramme terminé, demandez à quelqu’un qui connaît bien l’entreprise (et à quelqu’un qui ne la connaît pas) d’y jeter un coup d’œil. De cette façon, vous pouvez vous assurer qu’il est correct, clair et informatif pour tout le monde.

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