Un tableau de bord pour le recrutement est un outil indispensable pour mieux piloter le processus de recrutement et mesurer les résultats de sa stratégie de sourcing ou d’inbound recruiting. Dans cet article, nous vous expliquons à quoi sert ce tableau de bord RH et comment le construire.
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Table des matières
Qu’est-ce qu’un tableau de bord de recrutement ?
Un tableau de bord de recrutement est un outil de reporting et d’analyse qui permet de visualiser simplement les résultats de vos actions de sourcing et les indicateurs de recrutement à suivre : délais pour pourvoir les offres, coût moyen d’un recrutement, nombre de candidatures reçues, etc.
Comme chaque tableau de bord RH, c’est un outil indispensable pour communiquer les résultats de vos actions auprès de la direction et du management, mais c’est aussi un levier d’amélioration continue pour améliorer son processus de recrutement grâce à la data RH.
Pourquoi faire un tableau de bord pour le recrutement ?
Un tableau de bord de recrutement permet de faire ressortir tous les KPI’s de suivi du processus de recrutement, afin de l’améliorer et de détecter les points de vigilance sur le sourcing des candidats et les facteurs d’échec, ou leviers de progrès, du processus de recrutement.
Quels indicateurs de recrutement prendre en compte ?
Parmi les indicateurs à retenir :
- le coût moyen du recrutement ;
- le temps de recrutement moyen ;
- le nombre de candidatures spontanées ;
- le nombre de candidatures reçues par offres d’emploi ;
- le taux d’embauches externes et internes ;
- le taux d’échec du recrutement ;
- le nombre de candidats par postes vacants ;
- le nombre de postes vacants sans candidats ;
- le nombre de refus de candidats ;
- le taux d’offres d’emploi pourvues.
Il est aussi possible de croiser certaines variables afin d’avoir une lecture fine des tendances du recrutement selon les catégories d’emploi, les métiers ou les territoires. Vous pourrez ainsi analyser si certains facteurs (comme le site de l’entreprise ou le métier) jouent sur la réussite du recrutement.
Par exemple :
- le coût du recrutement par catégories d’emplois ;
- le temps de recrutement par métiers ;
- le taux d’embauches externes par territoire ou par métier ;
- le nombre de postes sans candidats par métier ;
- le nombre de candidatures spontanées par catégorie d’emploi, territoire ou métier.
Ces données vont vous permettre de confirmer des hypothèses sur l’attractivité de certains métiers et de certains territoires, ou au contraire sur les difficultés à embaucher du personnel dans certaines catégories d’emploi. Elles vous permettront d’affiner votre stratégie de sourcing pour les prochains recrutements !
À quoi sert le tableau de bord RH ?
Bref, le tableau de bord de recrutement permet d’avoir une vision claire et précise de la performance de votre sourcing et des points de vigilance à avoir selon les métiers, les catégories d’emploi ou les territoires. Vous pouvez aussi en tirer des enseignements sur le coût du recrutement et le délai passé pour pourvoir les offres. Ces données vous permettent de mieux anticiper les prochains recrutements et de communiquer efficacement auprès de votre direction.
Comment construire un tableau de bord de recrutement ?
Pour construire un tableau de bord de recrutement, il faut d’abord avoir les données RH consolidées dans un fichier de type tableur, que vous allez pouvoir exploiter et analyser.
Créez un tableau Excel ou google Sheet
Commencez par créer un tableau Excel ou Google Sheet avec l’ensemble des données sur le recrutement : numéro de l’offre, métier, nombre de candidatures reçues, coût du recrutement, date de publication de l’annonce, date de clôture, etc. Pensez à ce que chaque variable puisse être exploitée dans le tableau de bord recrutement. Les données RH sur les nouveaux entrants doivent donc être harmonisées et à jour.
Réalisez des tableaux croisés dynamiques
Ensuite, vous pouvez créer des tableaux croisés dynamiques qui mettent en avant les indicateurs RH que vous souhaitez exploiter.
N’hésitez pas à croiser certaines variables pour avoir une analyse fine des tendances du recrutement sur le périmètre que vous gérez. Par exemple, il peut s’agir de croiser le coût moyen du recrutement avec la catégorie d’emploi pour vérifier que le budget de recrutement des cadres reste maîtrisé. Autre exemple : vous pouvez croiser le délai moyen de recrutement avec le type de métier pour comprendre si certains métiers sont moins attractifs que d’autres. Vous aurez ainsi des pistes d’actions concrètes pour agir sur certains postes à pouvoir de manière plus efficace.
Utilisez un outil de data visualisation performant
Pour mettre en forme vos données, vous pouvez utiliser un outil de data visualisation gratuit afin d’obtenir un reporting RH clair et visuel. La lisibilité de l’information est en effet essentielle pour communiquer efficacement auprès de vos parties prenantes : responsable RH, direction et managers.
Par exemple, vous pouvez utiliser :
- Power BI pour Excel ;
- Google Data Studio pour Google Sheet,
- Airtable ;
- Zoho analytics ;
- Tableau.
Ces outils de data visualisation vous permettent de créer des tableaux de bord de recrutement visuels et intuitifs en y important vos données RH.
L’alternative, pour créer facilement un tableau de bord de recrutement, est d’utiliser un logiciel RH adapté à ses besoins.
Créer un tableau de bord de recrutement avec un logiciel RH
En utilisant un logiciel ATS, il est plus facile de créer un tableau de bord de recrutement personnalisé et intuitif. L’ensemble du cycle de vie des employés est enregistré sur votre logiciel de gestion des candidatures ainsi que tous leurs documents et données.
L’ensemble des données enregistrées sur la solution de recrutement resteront disponibles à tout moment. Vous pouvez ainsi gérer des rapports RH nécessaires au recrutement à la demande sans passer par de fastidieuses démarches sur Excel. Toutefois, si vous souhaitez produire votre tableau de bord de recrutement sur Excel, vous pouvez facilement exporter toutes les données pour réaliser vous-même votre reporting RH.
Cette alternative offre donc les meilleurs choix pour construire des tableaux de bord RH robustes et personnalisés.
Ce que vous devez retenir sur les tableaux de bord recrutement
La mise en place d’un tableau de bord de recrutement est une étape cruciale pour toute entreprise qui souhaite optimiser son processus de recrutement. Ce tableau de bord RH permet de suivre et d’analyser divers indicateurs clés, tels que le coût moyen du recrutement, le temps de recrutement, le nombre de candidatures reçues, etc. Il offre une vision claire de la performance du sourcing, identifiant les points de vigilance par métiers, catégories d’emploi et territoires.
Pour construire ce tableau, il est essentiel de collecter et d’harmoniser les données dans un tableur, puis de créer des tableaux croisés dynamiques pour une analyse approfondie.
De plus, l’utilisation d’outils de data visualisation tels que Power BI, Google Data Studio ou Tableau peut rendre le reporting RH plus visuel et intuitif.
Une alternative efficace consiste à utiliser un logiciel de suivi des candidatures (ATS) pour personnaliser et simplifier la création du tableau de bord. En fin de compte, un tableau de bord de recrutement bien élaboré permet d’anticiper les futurs recrutements de manière plus efficace.
