Tout savoir sur le tableau de bord RH : objectifs, utilisation et modèle gratuit

Les métiers des ressources humaines évoluent. Plusieurs outils et paramètres sont à prendre en considération pour gagner en rapidité, en performance et en efficacité dans la gestion des ressources humaines.

Parmi eux, le tableau de bord RH est un outil indispensable pour analyser, visualiser et prendre les décisions qui impactent positivement votre structure grâce à des indicateurs précis.

Mais qu’est-ce qu’un tableau de bord en ressources humaines ? Et comment l’élaborer ? La réponse dans cet article.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord RH ?

Un tableau de bord RH est un outil qui permet à une entreprise d’assurer le pilotage des différents services, tout en vérifiant leur bonne marche. Historiquement, cet outil trouve ses origines dans le domaine de la navigation aérienne. Il permet de faire le suivi et l’évaluation de toutes les équipes.

Un tableau de bord est composé de données stratégiques émanant d’une comparaison entre la situation réelle et la situation espérée, notamment les objectifs fixés. De la gestion des stocks à la gestion comptable, en passant par la branche marketing et les activités commerciales, cet instrument peut être utilisé dans tous les services et secteurs d’activités.

Dans une entreprise, il facilite la prise de décision permettant d’identifier des données concrètes et des résultats. En effet, grâce à cet outil, les responsables RH peuvent valoriser les indicateurs rh afin de prendre les meilleures décisions.

Vous le mettrez en place pour piloter votre activité à l’aide de KPI ou OKR.

Tableaux de bord RH : les enjeux

Le tableau de bord RH est un instrument qui n’est pas figé dans le temps. De ce fait, il peut y avoir des modifications en fonction du contexte de chaque entreprise.

Les responsables RH doivent donc réorganiser en temps réel leurs tableaux de bord, tout en identifiant les différents bilans sociaux et les nouveaux leviers de performance. Cela leur permettra d’être plus efficaces, que ce soit dans la communication ou dans la prise de décision.

L’analytique RH est clé pour assurer la performance de votre entreprise à tous niveaux.

Tableau de bord : les avantages

Le tableau de bord RH offre de nombreux avantages :

• Analyse détaillée grâce à des données chiffrées
• Visualisation rapide et synthétique de l’efficacité du personnel et des éventuels dysfonctionnements sociaux
• Communication interne efficace avec les responsables de l’entreprise et les salariés
• Appui pour réaliser d’autres documents RH comme le reporting, le bilan social ou encore la BDES (base de données économique et sociale)

Quels sont les indicateurs d’un tableau de bord RH ?

L’efficacité d’un tableau de bord RH est avant tout conditionnée par la sélection minutieuse des indicateurs qu’il faudra utiliser. Il est important que ces derniers soient appropriés et pertinents.

Par définition, un indicateur est un outil qui permet de mesurer la performance de la direction, ou même de l’entreprise, de la manière la plus appropriée possible. Il est choisi en fonction des objectifs fixés pour faciliter au mieux les prises de décision qui pourront en découler.

Il existe plusieurs types d’indicateurs RH que l’on peut insérer dans un tableau de bord, généralement rassemblés dans 4 catégories :

• Climat social : eNPS, suivi des effectifs, taux de turn-over, ancienneté moyenne, ratio homme/femme, absentéisme, taux de travailleurs handicapés…
• Finances RH : salaire moyen et médian par âge et par sexe, coût des heures supplémentaires, coût des charges sociales, avantages sociaux…
• Santé et sécurité au travail : taux d’accidents du travail, taux d’absentéisme, taux de maladies professionnelles, nombre de réunion de prévention…
• Prévisionnel RH : pyramide des âges, formation dans l’entreprise, nombres d’entretiens annuels et professionnels, nombre de recrutements, analyse de la mobilité interne…

Quels sont les objectifs d’un tableau de bord ?

Quelle que soit la taille de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une start-up ou d’un grand groupe, le tableau de bord RH est un instrument précieux pour la Direction des Ressources Humaines puisqu’il l’aide à faire des choix stratégiques.

La réalisation d’un diagnostic de la situation de l’organisation à un instant T constitue l’objectif principal de cet outil.

Il vise donc à ordonner tous les indicateurs qui mesurent :

• Les écarts,
• la performance,
• les objectifs,
• mais également la participation de la Direction RH aux résultats de l’entreprise.

Des décisions seront prises à partir du diagnostic. Elles permettront de pérenniser l’activité de l’entreprise.

Comment présenter un tableau de bord RH ?

Élaborer un tableau de bord avec un logiciel RH

Passez des feuilles de calcul Excel et autres, à des tableaux de bord RH interactifs. Oubliez les heures passées à fouiller dans vos fichiers pour en tirer les mêmes informations.

Avec un tableau de bord RH personnalisé, vous visualisez et partagez facilement les métriques provenant de plusieurs sources de données. Votre département des ressources humaines sera plus réactif.

Avec Factorial, vous avez différents formats de visualisation, un grand nombre de rapports RH prédéfinis. En plus, vous pouvez partager vos indicateurs RH sous différents formats.

Vos données sont actualisées en temps réel et protégées à tout moment.

 

Passer des problèmes aux solutions avec Factorial

Comme de nombreuses petites et moyennes entreprises, vous êtes satisfait de votre configuration actuelle jusqu’à ce que surgissent un certain nombre d’obstacles au fur et à mesure de votre croissance.

5 problèmes majeurs qui ne doivent plus vous freiner

• Excel ou Google sheets ont une panoplie de fonctions utiles : VLOOKUP, COUNTIF… néanmoins, si vos connaissances sont limitées, vous n’avez pas le temps de vous former sur l’outil et vous n’avez aucun expert sous la main. Du coup, vous passez à côté de nombreuses précieuses données.
• Excel ou d’autres outils manuels sont moins chers pour votre PME. Par contre, vous avez des coûts cachés engendrés par la saisie manuelle et des erreurs humaines viennent souvent se glisser dans vos feuilles de calcul.
• Vos tableaux de bord sont enregistrés dans un emplacement adéquat. Ils sont accessibles à tout le monde en interne et vous rencontrez des risques de violation de données.
• Vous avez un grand volume de données confidentielles que vous stockez dans des dossiers sur le réseau ou dans un classeur sur des papiers. Toutes ces informations ne communiquent pas entre elles et vous perdez du temps à les chercher et les rassembler.
• Votre entreprise évolue et peut passer à trente, puis à des centaines d’employés prochainement. Avant de vous en rendre compte, vous êtes déjà en train de gérer des dizaines de feuilles de calcul. Vous avez une version obsolète parce que vous êtes plusieurs à les traiter.

5 arguments qui vont vous convaincre d’essayer Factorial

1. Oubliez les formules, tous les indicateurs utiles se trouvent dans votre logiciel. Vous pouvez créer des tableaux de bords personnalisés sur les congés, le suivi du temps de travail ou encore les évaluations du personnel avec des données automatisées, actualisées et accessibles en un clic.
2. Avec un logiciel qui vous permet de faire un suivi RH, ce processus est rationalisé. À long terme, vous faites plus d’économies pour votre entreprise.
3. Le logiciel RH de Factorial est conforme au RGPD. Vos informations sont sécurisées en permanence grâce à des protocoles d’authentification, de cryptage et de sécurité mis en place.
4. Un SIRH intègre une panoplie de modules RH en un seul outil et garantit des flux de travail cohérents.
5. Il est évolutif et mis à jour en temps réel. Plus votre entreprise grandit, plus vous pourrez ajouter des fonctionnalités en fonction de votre besoin sur un seul et même outil : la paie, les congés, le recrutement, les évaluations de performance, etc.

✅ Factorial vous propose un essai gratuit sans engagement et sans carte de crédit pendant 14 jours.

Vous pouvez très bien vous en tenir à vos feuilles de calcul mais prenez d’abord le temps d’évaluer un logiciel RH comme Factorial.

Économisez 30 heures par mois sur les tâches administratives et gagnez du temps pour des missions plus engageantes.

5 étapes pour faire un tableau de bord RH

Pour construire votre tableau de bord social, suivez ces étapes.

1. Poser les bonnes questions

Pour élaborer un tableau de bord RH, définissez d’abord les paramètres d’utilisation et vos besoins.

• Pourquoi mieux piloter les fonctions RH est primordial pour l’entreprise ?
  Vous devez garder à l’esprit qu’anticiper les enjeux et les besoins en ressources humaines joue un grand rôle dans l’optimiseation de la performance globale de l’entreprise

• Quelles fonctions exactes l’entreprise souhaite-t-elle piloter ?

• Quelles sont les informations clés à en sortir et que faire avec ?

• Qu’en est-il de la fréquence de mise à jour des données ?
  Tout dépend du secteur d’activité. Elle peut être quotidienne, hebdomadaire…
• Qui sont les futurs utilisateurs du tableau de bord ?
  Ça peut être le Comité de Direction, la DRH, les managers et RRH… À ce propos, veillez à les impliquer dans la conception du tableau et la sélection des indicateurs clés pour faciliter l’appropriation du tableau.

2. Définir les indicateurs RH à suivre

C’est une étape importante étant donné qu’ils sont en lien direct avec les activités, les problématiques et les objectifs, que ce soit en temps réel ou à court terme.

Il y a différents KPI RH que vous pouvez suivre notamment le taux de rotation du personnel ou encore le suivi des effectifs, avec entre autres le nombre de salariés en équivalent temps plein.

Limitez le nombre de mesures pour vous concentrer sur l’essentiel. Surcharger vos tableaux serait contre-productif. Trop de données facilitent le chaos et vous risques de passer à côté des données essentielles.

3. Choisir le support

Vous pouvez faire un tableau de bord Excel ou avoir recours à un outil de pilotage RH comme un SIRH.

Quel que soit le support sélectionné, il doit répondre aux besoins de l’entreprise.

Il doit ainsi présenter une interface agréable et facile à utiliser, afficher des visuels compréhensibles par ses utilisateurs et offrir des fonctionnalités répondant à leurs attentes.

4. Identifier les sources de données

Les données peuvent être sélectionnées à partir d’un logiciel ERP (Enterprise Resource Planing), un logiciel de comptabilité ou un logiciel CRM (Customer Relationship Management).

5. Concevoir le tableau de bord RH

Pour l’organisation des données, vous avez le choix entre trois options :

• • • Un tri par groupe d’indicateurs,
    • un tri par niveau de détail,
    • ou un tri par lien de causalité.

Il faudra également choisir les graphiques qui représentent au mieux ces données (des diagrammes circulaires qui représentent une proportion du personnel, des diagrammes en barres pour la comparaison des niveaux, des courbes représentant une évolution…).

Réussir l’analyse de son tableau de bord RH

Le tableau de bord RH n’est pas que des données chiffrées et classées dans un tableau. Cet outil d’aide à la décision stratégique doit faciliter le traitement et la mise en page des données RH.

Dans ce sens, vous pouvez classer les indicateurs du tableau de bord par objectifs, par nature, par importance, etc. Faites des liens entre les différents indicateurs RH. Vous pourrez mieux étudier la situation dans sa globalité.

Vous pouvez établir différentes sections comme :

• • • Recrutement
    • Formation
    • Marque employeur…

Il doit être clair et lisible pour faciliter sa lecture, mieux exploiter les données et interpréter les résultats.

Vous pouvez par exemple l’élaborer sous forme de graphique coloré. Vous pouvez rendre facilement visible les informations avec des courbes de croissance, des histogrammes, des diagrammes et autres.

Plus qu’une exploitation visuelle et graphique des indicateurs du tableau de bord, les dirigeants doivent faire leurs propres interprétations des données recueillies pour recommander la meilleure ligne de conduite.

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