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Modèle de tableau de bord RH

Tableau de bord RH et indicateurs RH [modèle à télécharger]

Un tableau de bord RH est un outil indispensable pour un pilotage efficace des RH au sein d’une entreprise. Les métiers des ressources humaines évoluent et plusieurs outils et paramètres sont à prendre en considération pour gagner en rapidité, en performance et en efficacité.

Mais qu’est-ce qu’un tableau de bord RH ? Et comment l’élaborer ? La réponse dans cet article.

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Table des matières :

C’est quoi un tableau de bord RH ?

Un tableau de bord RH est un outil qui permet à une entreprise d’assurer le pilotage des différents services, tout en vérifiant la bonne marche de ceux-ci. Historiquement, cet outil trouve ses origines dans le domaine de la navigation aérienne. Il permet de faire le suivi et l’évaluation de toutes les équipes.

La définition du mot « tableau » renvoie à un ensemble d’indicateurs.

Il est composé de données stratégiques émanant d’une comparaison entre la situation réelle et la situation espérée, notamment les objectifs fixés. De la gestion des stocks à la gestion comptable, en passant par la branche marketing et les activités commerciales, cet instrument peut être utilisé dans tous les services et secteurs d’activités.

Dans une entreprise, il facilite la prise de décision étant donné qu’il permet d’identifier des données concrètes et des résultats. En effet, grâce à cet outil, les responsables RH vont pouvoir valoriser les indicateurs afin de prendre les meilleures décisions.

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Tableau de bord : les enjeux

Le tableau de bord RH est un instrument qui n’est pas figé dans le temps. De ce fait, il peut y avoir des modifications en fonction du contexte de chaque entreprise. Les responsables RH doivent donc réorganiser en temps réel leurs tableaux de bord, tout en identifiant les différents bilans sociaux et les nouveaux leviers de performance. Cela leur permettra d’être plus efficaces, que ce soit dans la communication ou dans la prise de décision.

Pour répondre aux nouveaux enjeux dans le métier, mais aussi aux nouvelles contraintes en rapport avec l’organisation et le budget, toute entreprise doit apprendre à mieux collecter et analyser ses données.

Tableau de bord : les avantages

Le tableau de bord RH offre de nombreux avantages :

  • Une analyse détaillée grâce à des données chiffrées
  • Une visualisation rapide et synthétique de l’efficacité du personnel et des éventuels dysfonctionnements sociaux
  • Une communication interne efficace avec les responsables de l’entreprise et les salariés
  • Un appui pour réaliser d’autres documents RH comme le reporting, le bilan social ou encore la BDES (base de données économiques et sociales)

Comment faire un tableau de bord RH ?

Avant d’élaborer un tableau de bord RH, il est de bon ton pour l’entreprise de régler certains paramètres en se posant quelques questions : pourquoi mieux piloter ses fonctions RH est primordial pour l’entreprise ? Quelles fonctions exactes l’entreprise souhaite-t-elle piloter ? Qu’en est-il de la fréquence de mise à jour des données ? Qui vont utiliser ce tableau de bord ?

tableau de bord rh

Une fois les paramètres réglés, il faudra définir les indicateurs RH à suivre. C’est une étape importante étant donné qu’ils sont en lien direct avec les activités, les problématiques et les objectifs, que ce soit en temps réel ou à court terme.

La prochaine étape consiste à choisir le support. Pour cela, l’entreprise peut faire un tableau de bord RH Excel ou avoir recours à un logiciel dédié au pilotage des ressources humaines. Quel que soit le support sélectionné, il doit répondre aux besoins de l’entreprise. Il doit ainsi présenter une interface agréable et facile à utiliser, afficher des visuels compréhensibles par ses utilisateurs et offrir des fonctionnalités répondant à leurs attentes.

Après avoir choisi le support, il faudra identifier les sources de données. Les données peuvent être sélectionnées à partir d’un logiciel ERP (Enterprise Resource Planing), un logiciel de comptabilité ou un logiciel CRM (Customer Relationship Management).

Une fois toutes ces étapes franchies, vous pouvez passer à la conception du tableau de bord RH. Pour l’organisation des données, vous avez le choix entre trois options : un tri par groupe d’indicateurs, un tri par niveau de détail ou un tri par lien de causalité. Il faudra également choisir les graphiques qui représentent au mieux ces données (des diagrammes circulaires qui représentent une proportion du personnel, des diagrammes en barres pour la comparaison des niveaux, des courbes représentant une évolution…).

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Qu’est-ce qu’un indicateur RH ?

Au-delà des tâches administratives en rapport avec le personnel, la fonction des ressources humaines se tourne plus vers une fonction génératrice de valeur ajoutée, en accordant une grande importance au capital humain. En effet, l’optimisation de ce dernier constitue un levier de performances aux entreprises.
C’est au début des années 70 que la notion d’indicateur RH s’est développée. Il s’agit d’un outil de mesure qui permet d’avoir une vision globale et synthétique des différentes données clés du capital humain d’une entreprise. L’indicateur RH a donc pour principal objectif d’obtenir des éléments principaux qui aident à la prise de décision et au pilotage stratégique de l’entreprise, permettant ainsi d’améliorer la productivité, mais aussi la gestion du capital humain. C’est un véritable outil de communication, non seulement auprès des salariés, mais également de tous les collaborateurs de l’entreprise.

Quels sont les indicateurs d’un tableau de bord RH ?

L’efficacité d’un tableau de bord RH est avant tout conditionnée par la sélection minutieuse des indicateurs qu’il faudra utiliser. Il est important que ces derniers soient appropriés et pertinents. Par définition, un indicateur est un outil qui permet de mesurer la performance de la direction, ou même de l’entreprise, de la manière la plus appropriée possible. Il est choisi en fonction des objectifs fixés pour faciliter au mieux les prises de décision qui pourront en découler. En résumé, les ils servent à vérifier et à identifier le niveau de progression des plans d’action, d’une part, et celui de l’atteinte des objectifs d’autre part.

Il existe plusieurs types d’indicateurs que l’on peut insérer dans un tableau de bord : de mesure, de qualité et d’autres plus complexes et plus détaillés.

Les indicateurs de mesure

Ils permettent de mesurer précisément les éléments basiques et de suivre les activités du service ou de l’entreprise (ratio, suivi d’activités, absentéisme…).

Les indicateurs de qualité

Grâce à cet indicateur, vous pourrez quantifier différents éléments, comme les appréciations ou les avis sur un paramètre donné.

Les indicateurs complexes

Dans cette catégorie, vous trouverez les réponses à divers éléments précis (ratio financier, suivi d’objectif…). Selon l’organisation de l’entreprise, ils peuvent être prédéfinis ou élaborés en interne en fonction des objectifs que vous vous serez fixés.

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Quels sont les indicateurs d’un tableau de bord ?

Quels sont les objectifs d’un tableau de bord

Comme précisé précédemment, quelle que soit la taille de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une start-up ou d’un grand groupe, le tableau de bord RH est un instrument précieux pour la Direction des Ressources Humaines.

Les données qui figurent dans le tableau permettent à la Direction RH de faire des choix stratégiques. La réalisation d’un diagnostic de la situation de l’organisation à un instant T constitue l’objectif principal de cet outil. Ce dernier fournit aux responsables une traduction détaillée de la situation du service RH ainsi qu’une visibilité sur chaque mouvement de l’ensemble du personnel. Il vise donc à ordonner tous les indicateurs qui mesurent les écarts, la performance, les objectifs, mais également la participation de la Direction RH aux résultats de l’entreprise. Des décisions seront prises à partir du diagnostic, des décisions qui permettront de pérenniser l’activité de l’entreprise.

Quels sont les indicateurs RH ?

Ils sont nombreux, mais parmi les plus importants et les plus utilisés, il y a : le pilotage des effectifs, les indicateurs de recrutement, le suivi d’absentéisme, le taux de turnover, la gestion des compétences et des talents et l’index de l’égalité femmes-hommes.

Le pilotage des effectifs

Avec le pilotage de la masse salariale, il sera possible de suivre les données stratégiques et opérationnelles de la gestion des ressources humaines, mais aussi d’avoir les détails sur l’évolution des effectifs. Avec cet indicateur, vous serez en mesure de détecter les éventuels dysfonctionnements et d’anticiper tous vos besoins, à court et à moyen terme.

Les indicateurs de recrutement

Ici, vous trouverez les taux d’embauche ou le coût par embauche, par exemple. Ils permettront à la branche RH de mesurer les étapes du processus de recrutement de manière efficace, mais aussi d’analyser en profondeur la pertinence et l’efficacité des processus que vous avez mis en place.

Le suivi d’absentéisme

Cet indicateur est considéré comme un solide révélateur du climat social et de la santé de travail. En se basant sur les données de ce suivi, on pourra mieux identifier la typologie, les causes et la fréquence d’absence par catégorie, ce qui permettra par la suite d’évaluer les paramètres et de calculer les coûts (directs et indirects) qui y sont liés.

Le taux de turnover

Il fait partie de ce que l’on appelle les indicateurs stratégiques. Le taux de turnover donne des informations claires et précises sur l’ampleur des mouvements de personnel dans l’entreprise. Tout comme le suivi d’absentéisme, il révèle également le climat social dans l’environnement de travail.

La Gestion des compétences et des talents

Cet indicateur est primordial pour mettre en place la gestion prédictive et analytique des compétences et des talents au sein d’une entreprise. Il permet l’identification des compétences des salariés, des besoins en termes de compétences et des priorités de développement.

Index de l’égalité femmes-hommes

Dans cet indicateur, vous pourrez insérer et analyser l’écart de rémunération, l’écart de promotions, l’écart d’augmentation de salaire, ou encore le nombre d’augmentations par genre. Avec les données que vous allez récolter, vous pourrez obtenir le résultat des écarts pour chaque indicateur ainsi que l’index global de l’égalité femmes-hommes. C’est un paramètre important qui entre dans le respect de l’article L140-2 du Code du travail.

Quels sont les indicateurs RH de performance ?

Également appelés KPI ou Key Performance Indicator en anglais (indicateurs clés de performances), ils sont utilisés, non seulement dans la prise de décision au sein d’une entreprise, mais aussi pour mesurer l’efficacité des actions définies dans le but d’atteindre les objectifs (généraux et/ou spécifiques).
L’équipe concernée définit les indicateurs de performance RH en amont du lancement d’une campagne : campagne de communication, campagne de recrutement, campagne de fidélisation… Ces indicateurs peuvent être actualisés au fur et à mesure des étapes de la campagne.

Les indicateurs de performance RH sont généralement classés en trois catégories bien distinctes : les indicateurs de ressources, les indicateurs Business et les indicateurs de la fonction RH. Nous allons essayer de vous donner de plus amples informations sur ces catégories ci-dessous :

Les indicateurs de ressources

Ces indicateurs sont utilisés pour obtenir ce que l’on appelle « l’état des lieux » des ressources humaines au sein d’une entreprise donnée. Ils sont sollicités lors de la phase de l’administration du personnel puisque les attentes du management sont avant tout concentrées sur l’optimisation des coûts de gestion et sur le respect des obligations légales. On peut distinguer trois principaux types d’indicateurs de ressources : les indicateurs d’effectifs (turn-over, masse salariale…), les indicateurs de risques sociaux (conflits sociaux, accidents de travail…) et les indicateurs du climat social (arrêt maladie, satisfaction du salarié…).

Les indicateurs Business

Le rôle principal des indicateurs Business est d’aider à analyser, à définir et à mesurer la stratégie RH adoptée par l’entreprise, comme le taux d’accompagnement de certains postes classés sensibles ou encore la fidélisation des potentiels intéressants. Avec le taux d’accompagnement, il sera possible d’analyser l’importance de la contribution des RH dans la création de valeur dans une entreprise. La réalisation des résultats sera facilitée puisque la définition des politiques des ressources humaines sera inscrite à part entière dans la stratégie globale de l’entreprise.

Les indicateurs de la fonction RH

Ces indicateurs ont pour objectif d’analyser les différentes actions entreprises et les résultats au sein de la branche RH. Grâce à eux, le niveau d’efficacité et de productivité des processus RH pourra être établi (nombre de périodes d’essai renouvelées, délai moyen de recrutement, nombre de postes disponibles…). Apparus il y a un peu plus de 40 ans, ces indicateurs sont étroitement liés à la professionnalisation des salariés du secteur des ressources humaines, mais aussi à l’optimisation de tous les processus fonctionnels. Avec ces indicateurs, il sera plus facile de contrôler les coûts tout en faisant des opérations d’amélioration du service aux opérationnels.

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Comment calculer les indicateurs RH ?

Voici quelques exemples de calculs d’indicateurs RH :

Indicateurs démographiques

Depuis 2010, les entreprises de plus de 50 salariés doivent prévoir un accord, ou plan d’action, afin de maintenir l’emploi des salariés d’au moins 55 ans ou d’organiser le recrutement de salariés d’au moins 50 ans.

  • Âge moyen = somme des âges / effectif total
  • Ancienneté = somme des ancienneté / effectif total

Indicateur RH : Suivi des accidents de travail

  • RPS = Nombre d’accidents de travail + nombre de maladies professionnelles / Nombre total d’arrêts maladie
  • Le taux de gravité = Nombre de journées indemnisées x 1 000 / Nombre d’heures théoriques travaillées

Indicateurs de mobilité

  • Turn over = Nombre d’entrées + nombre de sorties / Nombre de salariés

💡 Pour le calcul du turn over, les CDD de remplacements ne sont pas pris en compte dans le nombre des salariés.

  • Taux de sortie = Nombre de départs sur l’année / Nombre de salariés
  • Taux d’entrées = Nombre d’entrées sur l’année / Nombre de salariés

Indicateur RH : taux de CDD

Pour le calcul du taux de CDD, vous pouvez utiliser deux formules :

  • Taux de CDD = Nombre de CDD au 31/12 /Nombre de salarié au 31/12
  • Taux de CDD = Nombre d’heures de CDD/ Nombre d’heures totales

Indicateurs RH : formation et compétences

  • le taux d’accès à la formation = nombre d’employés formés/effectif total
  • le temps de formation par salarié = nombre d’heures de formation/effectif total
  • le coût de formation par salarié = sommes dépensées en formation/effectif formé total ;
  • le taux de réussite aux formations = nombre de formations réussies/nombre de formations reçue

Quels sont les indicateurs RH à préférer pour piloter de façon efficace vos RH ?

Le choix de vos indicateurs de performance doit être à la fois précis et afficher une cohésion totale avec votre secteur d’activité et la stratégie d’entreprise que vous souhaitez adopter. La clé du succès se trouve dans la maîtrise de toutes les données que vous avez en main pour que vous puissiez en exploiter les plus pertinentes et garantir ainsi un gain en efficacité. Les indicateurs de performances doivent avant tout permettre de répondre aux préoccupations et aux besoins des dirigeants de l’entreprise, surtout dans un contexte où la concurrence est omniprésente.

Il est donc primordial de définir les indicateurs les plus pertinents pour être sûr de pouvoir améliorer chaque prise de décision et de définir les actions adéquates pour atteindre les objectifs que vous avez fixés pour l’entreprise. Les avantages d’une bonne définition des indicateurs de performance dans la fonction RH sont nombreux, pour ne citer que la possibilité d’alimenter le tableau de bord RH. Ce dernier est un outil incontournable pour tout pilotage d’activité, pour l’évaluation, mais également pour le suivi de chaque collaborateur de l’entreprise (productivité, turn-over, absentéisme). Cet outil d’analyse vous permettra de visualiser plus facilement et plus rapidement l’évolution de chaque action et d’orienter les prises de décision qui vont permettre d’améliorer l’efficacité de chaque équipe. Par ailleurs, le tableau de bord RH permet de repérer précisément les dysfonctionnements sociaux pour que vous puissiez engager les actions correctives en conséquence.

Pour le management et les responsables RH, les bénéfices sont multiples :

  • Un suivi de l’évolution de chaque projet de manière précise ;
  • Une mise en place d’objectif pour les salariés, qui pourront le considérer comme un véritable challenge ;
  • Une meilleure évaluation en termes de productivité des collaborateurs et des équipes ;
  • Une mesure fiable de l’efficacité de toutes les campagnes RH ;
    Etc.

Dans la majorité des cas, il est préférable de ne pas trop s’éparpiller et d’opter pour un choix restreint d’indicateurs de performance lorsque vous allez mettre en place votre tableau de bord. Les indicateurs clés qui pourront garantir un retour positif sur l’amélioration de la structure RH de l’entreprise et sur la compétitivité des équipes sont plus importants que le cumul d’indicateurs pouvant être jugés inutiles.

Le contrôle de gestion sociale est le principal intérêt des indicateurs de performance. Le replacement du capital humain au cœur des prises de décisions est désormais plus qu’important pour la direction des RH.

 

Quels sont les principaux indicateurs sociaux ?

De plus en plus nombreux et précis, les indicateurs sociaux sont des outils indispensables à la stratégie de l’entreprise et à la conception de sa politique RH. Ils sont donc devenus déterminants, que ce soit pour les décideurs RH ou pour l’ensemble des dirigeants.

Quels sont les principaux indicateurs utilisés au sein des entreprises et quels sont leurs rôles par rapport au contrôle de gestion sociale ? Ils sont souvent classés par domaine RH spécifique, dont les plus importants sont :

  • Les indicateurs de performance et de productivité : production/effectif total, chiffre d’affaires/effectif total ;
  • Les indicateurs de recrutement : ils concernent différents aspects comme le coût des recrutements (coût des recrutements sur une période X/nombre de recrutements effectifs), l’évolution du taux de rétention des salariés sur une période et l’évolution du délai d’embauche moyen, en prenant en compte deux périodes distinctes ;
  • Les indicateurs de rémunération : avec le taux de rémunération moyen (masse salariale/effectif moyen) et le taux d’évolution des rémunérations par an ;
  • Les indicateurs de formation : liés aux taux de salariés qui ont été formés (salariés formés sur une année/effectif total) et à l’implication de l’entreprise dans les étapes de formation (coût dédié à la formation/masse salariale) ;
  • Les indicateurs de climat social : qui comprend le baromètre social par an, avec le taux d’évolution du turn-over, le taux d’évolution de l’absentéisme et le taux d’évolution de l’engagement des collaborateurs aux activités proposées par l’entreprise, d’une année sur l’autre ;
  • Les indicateurs de masse salariale : avec le taux d’évolution des effectifs ;
  • Les indicateurs de la marque employeur : en prenant en compte l’augmentation ou la diminution du nombre de candidatures spontanées reçues par l’entreprise et l’évolution du nombre d’abonnés sur les pages de l’entreprise sur les réseaux sociaux.

Pour obtenir des résultats à la mesure de vos attentes sur les indicateurs de performance, vous devrez passer par les étapes suivantes :

  • La définition des objectifs stratégiques de l’entreprise ou de la branche RH : en favorisant l’émergence de vos visions à court et à moyen terme, et en facilitant la préparation et l’adoption d’un plan d’action sur mesure ;
  • La correction des déséquilibres recensés lors de la première étape : les données que vous aurez en main vous permettront de mettre en place les solutions correctrices qui pourront s’adapter le mieux à votre situation ;
  • L’amélioration de la réputation et de l’image de l’entreprise : en misant sur la mesure et l’anticipation des tendances ;
  • L’anticipation des tendances : les tendances changent assez rapidement et il est important de ne pas se laisser distancer, des indicateurs sociaux peuvent être plus utiles à votre entreprise que ceux cités un peu plus haut, mais il faudra toujours les adopter selon les données que vous avez et vos facteurs internes.

Quels sont les outils de la GRH ?

Les outils des métiers des ressources humaines sont variés et c’est pour cela qu’il est plus simple d’opter pour une plateforme centralisée, sur laquelle vous pourrez piloter toutes vos missions RH :

  • Gestion des temps et suivi des heures de travails
  • Gestion des absences
  • Entretien professionnel
  • Rapports et indicateurs RH
  • Gestion des performances et parcours professionnels

 

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