La base de données économiques et sociales (BDES) ou la base de données unique (BDU), est obligatoire dans toutes les entreprises qui sont composées de 50 salariés au minimum. Elle permet de partager plus facilement et de façon plus transparente les informations entre les représentants du personnel et les dirigeants. Nous vous donnons plus de détails sur le sujet dans cet article.
Table des matières :
- Qu’est-ce que la BDES ?
- À quoi sert la BDES ?
- Qui peut consulter la BDES ?
- Comment mettre en place une BDES ?
- Quand doit être mise à jour la BDES ?
- Quelles sont les sanctions possibles pour une BDES incomplète ou non mise à jour ?
- Des changements après la réforme du Code du travail ?
- Logiciel de gestion des recrutements
Qu’est-ce que la BDES ?
Il s’agit d’un document essentiel dans la vie d’une entreprise et qui permet de regrouper l’ensemble des données sociales et économiques de celle-ci. Comme nous l’avons évoqué précédemment, la mise en place de la BDES est obligatoire pour toutes les entreprises qui ont au moins 50 salariés. Il faut souligner le fait que le décompte des salariés est à effectuer au sein de l’entreprise et non pas par établissement. Les données qui sont présentes dans le document sont définies par le décret du 29 juin 2016. Selon l’organisation de l’entreprise, la BDES peut être présentée sous la forme numérique ou papier. Le document va servir de base pour diverses analyses et consultations régulières du comité d’entreprise (CE) ou du comité social économique (CSE).
En règle générale, la BDES porte sur 3 thématiques principales, à savoir : les stratégies de l’entreprise, sa situation financière et économique ainsi que sa politique sociale et économique, en plus de ses conditions de travail. Plus précisément, les données présentées dans le document sont divisées en deux catégories : la partie économie et finance, et la partie sociale.
Économie et finance
Pour cette catégorie, la BDES comprend :
- Les flux financiers à destination de l’entreprise : crédits d’impôt, subventions, etc.
- Les fonds propres et les endettements ;
- Le montant global des rémunérations qui sont versées aux 5 personnes les mieux payées pour les entreprises qui ont 200 salariés ou moins, et celles des 10 personnes pour les entreprises de plus de 200 salariés ;
- La présentation économique et financière de la situation de l’entreprise ;
- La rémunération des actionnaires ;
- Les transferts financiers et commerciaux entre les diverses entités du groupe (ces informations ne sont plus obligatoires depuis les textes de la loi du travail) ;
- L’investissement matériel et immatériel ainsi que les dépenses R&D pour toute entreprise qui est composée de plus de 300 salariés.
Social
Sur le plan social, la BDES liste les informations suivantes :
- L’exposition à l’absentéisme, à l’accidentologie et aux risques ;
- L’évolution des effectifs par typologie de salariés et les types de contrats ;
- Les recours à la sous-traitance (ces données ne sont plus obligatoires) ;
- L’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, en plus des objectifs de progression qui sont en vue pour les prochaines années ;
- La rémunération des salariés : salaire médian et minimum par catégorie, épargne salariale, montant global et évolution par typologie.
- Les rémunérations accessoires par typologie et par sexe devront aussi être listées pour les entreprises qui emploient plus de 300 salariés ;
- Les dépenses concernant la sécurité pour les grandes entreprises qui ont plus de 300 salariés ;
- Les activités culturelles et sociales, avec les montants de la contribution aux activités culturelles et sociales du mécénat et du comité d’entreprise.
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À quoi sert la BDES ?
La BDES est fondamentalement destinée à l’information des délégués syndicaux et des élus du personnel. Elle leur permet d’avoir tous les éléments dont ils ont besoin lors du travail du CHSCT et du comité d’entreprise. La BDES sert à préparer les consultations annuelles obligatoires :
- La situation financière et économique de l’entreprise ;
- Les orientations stratégiques prises par l’entreprise et leurs conséquences ;
- Les conditions de travail et l’emploi ainsi que la politique sociale.
Qui peut consulter la BDES ?
La BDES doit être accessible, à tout moment, aux membres du comité social économique ou aux membres des instances représentatives du personnel. Cependant, il y a des exceptions selon la situation, les médecins du travail ou les inspecteurs du travail peuvent aussi y avoir accès. Il est à noter que tous ceux qui auront accès aux données inscrites dans la BDES seront dans l’obligation d’être discret quant aux informations indiquées comme « confidentielles » par l’employeur.
Comment mettre en place une BDES ?
Pour mettre en place une BDES, la priorité est offerte aux accords qui ont été conclus au niveau de l’entreprise. En effet, depuis la date du 23 septembre 2017, la base de données économiques et sociales peut être mise en place par un accord d’entreprise majoritaire, sans passer par un referendum, pour les entreprises qui ont des délégués syndicaux. Pour que l’accord soit valable, il doit être signé par les organisations syndicales qui ont obtenu plus de la moitié des suffrages exprimés au premier tour des élections professionnelles en faveur des syndicats représentatifs. Dans le cas où l’entreprise ne disposerait pas de délégué syndical, un accord issu d’une négociation avec la majorité des membres de la délégation du personnel du comité social économique sera nécessaire. Pour les entreprises qui ont moins de 300 salariés, un accord de branche peut instaurer une BDES (depuis le 23 septembre 2017) s’il n’y a pas d’accord d‘entreprise. S’il n’y a pas d’accord collectif sur la BDES, c’est à l’employeur d’assurer sa mise en place.
Quand doit-on mettre à jour la BDES ?
La mise à jour de la BDES doit être réalisée de manière régulière. Dans tous les cas, elle devra être actualisée avant les consultations obligatoires annuelles du CSE. Actuellement, il est possible de mettre à jour les données qui figurent dans la BDES avant d’y déposer un rapport rédigé qui analyse et décrypte toutes les informations chiffrées. Il est important que toutes les données qui y sont inscrites soient lisibles et compréhensibles par tout le monde, même par les personnes qui n’ont pas forcément les compétences requises pour ce genre de travail.
Quelles sont les sanctions possibles pour une BDES incomplète ou non mise à jour ?
Dans le cas d’une absence de BDES, l’entreprise s’expose à une amende de 7 500 euros pour un délit d’entrave. Du point de vue du droit du travail, cela signifie que l’employeur empêche l’exécution des missions des instances représentatives du personnel et leur fonctionnement normal, par le biais de son comportement, que ce dernier soit volontaire ou non. D’un autre côté, l’IRP ou le CSE peut saisir le tribunal de grande instance dans le cas où la BDES serait incomplète ou non mise à jour. Cette démarche contraindrait l’employeur à communiquer les éléments manquants dans les plus brefs délais.
Des changements après la réforme du Code du travail ?
Depuis les ordonnances Macron en 2017, un point a été changé concernant la BDES. Il s’agit d’une ouverture du contenu de la BDES à la négociation. La réforme a renforcé le rôle des accords majoritaires dans le cadre des dialogues sociaux au sein de l’entreprise (article L.2232-12). De nombreux points pourront désormais faire l’objet de négociation par le biais de cet article. Selon le cas, un accord d’entreprise, un accord entre le CSE et l’employeur ou encore en cas d’absence de délégué syndical, les éléments suivants peuvent être négociés :
- Les modalités de fonctionnement ;
- La période sur laquelle les informations sont portées ;
- L’architecture, le contenu et l’organisation de la BDES ;
- Le support de la BDES ainsi que les modalités d’utilisation ou de consultation des données ;
- Le contenu de la base de données économiques et sociales, à travers l’ajout de nouvelles rubriques.
- Les négociations ne sont pas obligatoires. Les règles qui sont fixées par décret s’appliquent en l’absence d’accords concernant la BDES.
Un autre point important à relever réside dans le fait que pour les entreprises qui ont plus de 300 salariés, la base de données économiques et sociales devra obligatoirement être disponible sur un support numérique. Les entreprises plus petites pourront rester sur le support papier. Actuellement, toutes les données du bilan social devront aussi être intégrées dans cette base de données.
La BDES est un outil central pour le travail des instances représentatives du personnel. Son contenu résume une partie importante de la vie de l’entreprise et permet d’avoir une image précise de celle-ci. Comme nous l’avons vu précédemment, la modification de la loi du Travail n’a pas vraiment affecté la base de données économiques et sociales. Le nouveau texte vise simplement à inciter les élus et les employeurs à partir sur des négociations pour les accords dans lesquels les différentes parties trouvent leurs intérêts. Parmi les intérêts que l’on retrouve souvent, par exemple, il y a l’intégration des éléments non obligatoires à la BDES ou encore la limitation des accès et des risques de pertes de confidentialités des données cruciales de l’entreprise.
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Article rédigé par M. Rabemanantsoa
