Lors d’un processus de recrutement, un employeur peut utiliser la prise de référence concernant un(e) candidat(e). Cette vérification est parfois décisive dans l’embauche ou non d’un profil.
Si la prise de référence est plutôt simple à mettre en place, elle s’accompagne cependant de quelques subtilités.
En quoi consiste-t-elle exactement ? Quelles sont les règles à respecter ? Comment faire une prise de référence réussie ? Explications et conseils.
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Table des matières
La prise de référence, c’est quoi ?
La prise de référence est une méthode de vérification utilisée dans le processus de recrutement d’une entreprise. Elle consiste en une prise de contact avec les anciens employeurs ou managers d’un(e) candidat(e) avant d’acter définitivement son embauche.
Cette prise de référence se fait par mail mais plus généralement par téléphone ou appel vidéo. Cet entretien court est l’occasion de vérifier la véracité d’une candidature et de confirmer les précédentes expériences professionnelles d’un(e) postulant(e).
À quoi sert la prise de référence ?
Ainsi, la prise de référence est un moyen simple et efficace de s’assurer que le pedigree d’un(e) candidat(e) est conforme à ce qui est indiqué dans son CV et à ce qu’il ou elle a avancé lors de l’entretien de recrutement.
On utilise donc cette méthode pour vérifier la véracité des propos de la prochaine recrue tout en confirmant son background professionnel. C’est aussi une solution idéale pour approfondir les connaissances sur la personnalité du talent convoité et pour compléter certaines informations.
Avec la prise de référence, on contrôle les missions que le ou la candidate a effectué auparavant, les compétences constatées lors de l’entretien, la durée et l’exactitude de ses précédentes expériences, les raisons du départ de l’entreprise ainsi que ses soft skills et ses aptitudes.
Quand faire la prise de référence ?
C’est une question légitime car la prise de référence dépend grandement de la stratégie de recrutement de l’entreprise et des process en place.
Cependant, la prise de référence intervient généralement comme une étape ultime afin de sécuriser et valider un recrutement. Elle est donc utilisée juste après les entretiens de rigueur et avant la promesse d’embauche.
En effet, l’objectif de la prise de référence n’est pas de piéger un(e) candidat(e) mais bien de concrétiser son recrutement. Certains employeurs apprécient faire cette vérification avant un dernier entretien afin de valider certaines informations ou pour éclaircir certaines zones d’ombres.
Dans certains cas, des employeurs optent pour une prise de référence avant le premier entretien. C’est une façon d’écrémer les candidatures et d’éliminer celles qui ne correspondent pas au profil recherché.
Quelles règles respecter pour la prise de référence ?
La prise de référence est encadrée par la loi et le Code du travail avec notamment les articles L. 1221-6, L.1221-8 et L.1221-9.
2 règles sont à respecter impérativement par l’entreprise :
- L’obtention du consentement du candidat : Pour effectuer une prise de référence, l’employeur doit obtenir l’accord du(de la) candidat(e) puisque cette vérification se fera grâce à l’utilisation des informations indiquées sur son CV. S’il ou elle refuse, vous ne pourrez pas réaliser cette prise de référence. Faire signer un accord écrit est la meilleure solution pour éviter toute problématique ;
- Le respect de la vie privée : La prise de référence ne donne pas tous les droits. Certaines questions, comme celles d’ordre privé, ne peuvent pas être posées aux employeurs précédents. Les questions doivent être d’ordre professionnel afin de vérifier la capacité du(de la) postulant(e) à occuper le poste à pourvoir. Rien d’autre !
Comment faire une prise de référence ?
En tant qu’employeur, une fois que vous avez obtenu l’accord d‘un(e) candidat(e) pour faire une prise de référence, il s’agira dans un premier temps de cibler les bons référents. Dans les grandes entreprises, un responsable hiérarchique ou un manager est l’interlocuteur idéal. Dans les petites structures, le dirigeant peut être celui qui vous apportera les meilleures réponses.
Ensuite, préparez quelques questions rapides et les sujets que vous aimeriez aborder lors de cet échange. Dans votre feuille de route, pensez à vérifier les informations communiquées par le(la) postulant(e) et poser des questions sur ses compétences techniques et ses compétences relationnelles et comportementales.
Contactez le référent choisi et faites en sorte d’être structuré et synthétique. Privilégiez les questions ouvertes pour obtenir le maximum de renseignements et allez à l’essentiel.
Sauf cas exceptionnel, la prise de référence ne doit pas remettre en question votre décision de recrutement mais bien la valider. Le but premier est de confirmer vos impressions et de confirmer le recrutement envisagé.
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Rassurez les candidats
La prise de référence peut faire douter les candidat(e)s, à plus forte raison si leur dernière expérience ne s’est pas déroulée dans des conditions optimales. C’est pour cela qu’il est essentiel de rassurer les futures recrues en insistant sur les objectifs de cette vérification.
Il est alors primordial de faire comprendre que cette prise de référence n’est pas éliminatoire (sauf cas exceptionnel). C’est une vérification, une confirmation. Expliquez son déroulement pour instaurer la confiance.
Préparez votre prise de référence en amont
Pour que votre prise de référence soit efficace, elle doit être préparée en amont. Bien souvent, managers et autres dirigeants n’ont pas beaucoup de temps à accorder et il est nécessaire d’être concis et précis.
C’est pour cela que vos questions devront être prêtes, directes et ouvertes. En fonction du poste à pourvoir, des compétences et soft skills recherchées, des doutes à lever ou des informations à vérifier, mettez en place une trame et tenez-vous-y.
Contactez les bons interlocuteurs
Avoir les bonnes questions sans les bons interlocuteurs, c’est un peu dommage. Ainsi, il est important de contacter les personnes adéquates pour obtenir les informations les plus pertinentes possibles.
Pour ce faire, essayez de vous rapprocher des N+1 des différent(e)s candidat(e)s mais aussi du service des ressources humaines de leur ancienne organisation. Et pourquoi ne pas contacter un client avec lequel le(la) postulant(e) aurait travaillé ? Selon le secteur d’activité, cela peut s’avérer d’autant plus révélateur.
Posez les bonnes questions
La prise de référence doit être adaptée, sur-mesure. Si certaines questions reviendront indubitablement, d’autres devront être posées en fonction du poste à pourvoir, des responsabilités confiées et des missions à exécuter.
Encore une fois, une prise de référence peut être chronophage. Alors, pour aller à l’essentiel, ne pas perdre trop de temps et obtenir les informations clés concernant le(la) candidat(e), il vous faudra formuler des questions ciblées.
Multipliez les sources d’information
Pour faire une prise de référence de qualité, il est conseillé de diversifier les référents. Dans l’idéal, essayez d’effectuer au moins deux vérifications auprès de deux employeurs différents ou de deux interlocuteurs d’une même entreprise.
L’objectif est de recouper les sources et de glaner encore plus d’informations. Vous pouvez également jeter un œil au réseaux sociaux du(de la) candidat(e) pour confirmer vos impressions. Un réseau comme LinkedIn est d’ailleurs une source d’informations de grande qualité.
