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Suivre un processus de recrutement pour mieux recruter

Le processus de recrutement est crucial dans la vie d’une entreprise. Il s’agit d’un ensemble d’actions qui devront être mises en œuvre pour trouver le candidat idéal.

Il devra, dans le meilleur des cas, avoir toutes les qualités répondant aux besoins d’une entreprise pour un poste donné.

Le service des ressources humaines devra se préparer en amont afin de réunir les meilleures conditions pour recruter le meilleur candidat.

Voici 7 étapes importantes du processus de recrutement et d’autres idées pour le faciliter.

Sommaire

1. Définition des besoins dans le processus de recrutement

Cette partie constitue la base du projet. Dans l’objectif de maximiser les chances de réussite d’un recrutement, une bonne préparation est essentielle. La définition des besoins constitue la première étape de la procédure de recrutement. Il s’agit de la définition de la mission et du poste du futur collaborateur.

En analysant la situation, il faudra se poser les bonnes questions : Pourquoi l’entreprise doit recruter ? Quelles sont les missions que le futur collaborateur devra effectuer ? Quelles sont les compétences dont l’entreprise a besoin pour le poste à pourvoir ? Quel type de contrat de travail ?

À partir des informations recueillies et à la disposition de l’entreprise, il faudra établir le contexte du recrutement avant de hiérarchiser les critères de sélection. En définissant au mieux ses besoins, il sera plus facile de fluidifier et de simplifier le processus de recrutement.

Parmi les points à éclaircir dans cette étape, on notera également la quantification de l’importance d’un nouveau salarié dans l’entreprise. Est-ce qu’il sera indispensable ?

Dans le cas où le recrutement est lié à un départ à la retraite ou à un turn-over, il faudra se demander s’il est nécessaire de remplacer le salarié à l’identique.

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2. Élaboration de la fiche de poste

Une fois que vous aurez fait un point précis sur les besoins de l’entreprise et ceux du poste, il faudra s’occuper de la fiche de poste. Si le poste existe déjà, il est possible de reprendre l’ancienne fiche de poste et d’en faire une révision complète.

Rappelons que cette fiche doit être mise à jour de manière régulière et être la plus exhaustive possible. La fiche de poste sert à constituer une annonce qui regroupe toutes les compétences techniques et le savoir-être du candidat souhaité. Par ailleurs, elle sert aussi à informer le recruteur sur sa mission de recrutement.

Dès que vous aurez terminé la rédaction de la fiche de poste, cette dernière vous servira pour rédiger l’offre d’emploi. En dehors des informations évidentes, comme le temps de travail ou l’intitulé du poste, il ne faudra pas oublier d’y intégrer les tâches à accomplir, les compétences nécessaires, l’expérience requise ou encore les soft skills souhaités pour le poste.

3. Préparation du sourcing

Le sourcing est très important dans le processus de recrutement. C’est un travail de recherche de candidat précis selon les critères mentionnés dans la fiche de poste. Les responsables RH devront s’assurer que la communication des informations sur les besoins de l’entreprise soit optimale.

Le sourcing dans le processus de recutement

En règle générale, il existe deux approches du sourcing : l’approche classique et l’approche directe.

L’approche classique consiste à publier les annonces sur le site de l’entreprise, sur ses réseaux sociaux ou sur les différents jobs board.

L’approche directe, quant à elle, est la spécialité des chasseurs de tête. Elle permet de cibler et de recruter la compétence et le profil recherché, et ce, de manière précise.

Le sourcing fait partie des étapes décisives qui vont définir la future embauche.

La campagne de sourcing comprend la négociation des contrats avec les prestataires dans le cas d’une externalisation, la rédaction des petites annonces, la fixation des dates et de la fréquence des publications, l’organisation du planning du recrutement et la rédaction du plan d’action.

Le sourcing et la présélection des candidats vont souvent de pair.

La préselection des candidats

Pour une présélection efficace, il faudra commencer par la hiérarchisation des critères de recrutement.

Prenons un exemple : Est-ce qu’il est plus important pour l’entreprise qu’un candidat ait 5 ans d’expérience sur un poste similaire à celui proposé ou qu’il soit en possession du diplôme mentionné sur la fiche de poste ?

Par ailleurs, il faudra également définir l’importance des softs skills dans les critères de recrutement.

Pour mieux gérer la phase de sourcing ainsi que celle de la présélection des candidats, il est fortement conseillé d’utiliser un logiciel spécialisé disposant de fonctionnalités de matching et de scoring.

4. Évaluation du candidat

Durant la phase d’évaluation du candidat, nous avons l’entretien candidat. Un entretien de recrutement est un moment d’échanges entre un recruteur à la recherche de la perle rare et un candidat en quête d’un projet professionnel dans lequel il pourra s’épanouir dans les prochaines années.

Avant et pendant l’entretien

Pour instaurer un climat de confiance, le mieux est d’annoncer le déroulement de l’entretien au candidat. Il faut garder en tête qu’un candidat détendu est plus naturel qu’un candidat sous pression.

Le recruteur devra prendre le temps de comprendre le profil du candidat ainsi que ses compétences. Pour se faire une idée, le recruteur pourra aussi projeter le candidat dans la posture du salarié dans l’entreprise.

Bien connaître le candidat est important. Pour cela, il faudra s’intéresser à son histoire, son parcours, ses motivations, son expérience et ses ambitions. Dans la phase de debrief de l’évaluation, il faut rester transparent et honnête.

Après l’entretien

Le recruteur doit penser à demander l’avis du candidat et ses ressentis après l’entretien avant d’écouter ses retours et de commenter ces derniers.

Après l’évaluation, il faudra aussi faire un feed back des savoir-être et des compétences techniques du candidat qui peuvent être utiles à l’entreprise. Si le candidat est présélectionné pour les prochaines étapes, il faudra lui expliquer la suite du processus de recrutement.

Selon le cas, il est aussi possible de lui donner rendez-vous pour lui faire part des retours suite à l’entretien. Il est à présent temps de passer au processus de sélection.

5. Prise de décision

La sélection finale du candidat est une des étapes les plus difficiles du processus de recrutement. Avant de valider le choix du candidat, il est important de vérifier que les points suivants sont en accord avec les valeurs de l’entreprise :

  • Les projets professionnels du candidat ;
  • Son expérience professionnelle ;
  • Ses motivations ;
  • Sa personnalité.

Rappelons que le candidat va faire partie intégrante des équipes de l’entreprise, il doit donc se sentir en accord avec la culture d’entreprise.

6. Embauche du candidat

Vous avez trouvé votre candidat ? Il est temps de passer à l’embauche et aux différentes déclarations que cela implique.

Vous voudrez peut-être vous engager avec une promesse d’embauche.

Va s’en suivre la conclusion du contrat de travail, etc.

Pensez à :

  • Envoyer la Déclaration préalable à l’embauche (D.P.A.E.) à l’organisme de sécuirité sociale approprié,
  • enregistrer votre nouveau salarié dans le registre unique du personnel,
  • l’affilier à la caisse de retraite complémentaire…

Après tout ça, voici enfin arrivée l’intégration du candidat.

7. Intégration du nouveau collaborateur

A son arrivée, rien de tel qu’un sourire pour bien démarrer. Prenez le temps de lui présenter la vision globale de l’entreprise et de lui expliquer la mission de chaque service et des collaborateurs.

Donnez-lui un livret d’accueil. Selon les habitudes, un déjeuner d’intégration peut être organisé et le nouveau collaborateur recevra un livret de présentation de l’entreprise.

Le processus d’onboarding est tout aussi important que le processus de recrutement. Pour accueillir la nouvelle recrue dans les meilleures conditions, son manager, ses nouveaux collègues et les ressources humaines devront être présents le premier jour (dans la mesure du possible).

L’objectif est de rappeler au nouveau collaborateur que son arrivée dans l’entreprise est importante aux yeux de tous les acteurs avec lesquels il sera désormais amené à travailler.

Vous devrez vous assurer que votre nouveau salarié soit bien installé. Vérifiez que tout est prêt pour qu’il puisse démarrer son activité : ordinateur en parfait état de marche, identifiants disponibles, badge nominatif, mot de passe activés pour chaque logiciel de travail…

Promouvoir un processus de recrutement inclusif

La discrimination à l’embauche est un fait en France, même si l’article L1132-1 du code du travail la rend illégale. Vous ne voudriez pas passer à côté de candidats à haut potentiel en raison de leur origine ou religion ? Assurez-vous que votre processus de recrutement soit résolument impartial et inclusif.

Selon une étude sur la diversité et l’inclusion réalisée par le cabinet Deloitte en 2020, une entreprise inclusive surpasse ses concurrents financièrement. On parle d’un chiffre d’affaires qui peut atteindre jusqu’à plus de 30% par salarié et une profitabilité supérieure.

Pour un recrutement inclusif et des équipes diversifiées :

  • Rédigez des offres d’emplois inclusifs ;
  • Élargissez votre recherche pour inclure des groupes et des niches de talents variés ;
  • Mettez en place un processus de candidature inclusif ;
  • Faites une préselection équitable ;
  • Préparez votre entretien d’embauche pour qu’il s’adapte à votre panel et éviter les biais inconscients.

Vous pouvez aussi vous baser sur le big data pour bien recruter.

Appliquer le big data au recrutement

Le big data, ou l’analytique rh, appliqué au recrutement, est le volume de données auquel le recruteur a accès et qu’il analyse pour trouver l’employé idéal.

Il ne se limite pas à la sélection de CV en fonction de mots-clés précis ou à l’analyse de données sur les réseaux sociaux. C’est un moyen de créer une image complète d’un candidat avant même qu’il n’ait mis les pieds dans les locaux pour son premier entretien.

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Logiciel de recrutement : un allié dans votre processus

Vous savez maintenant qu’un recrutement efficace passe par un process bien établi et un bon outil peut vous aider à aller plus loin.

Un logiciel de recrutement (ou ATS) centralise le processus de recrutement du début à la fin. À l’aide d’un ATS (Applicant Tracking System), vous pourrez attirer des talents en créant des pages carrière personnalisées et publier facilement des offres d’emploi sur les réseaux sociaux.

Vous pourrez aussi stocker les documents des employés et visualiser facilement les données des candidats. Avec un système de suivi des candidatures, l’embauche de nouveaux employés est un processus intuitif et organisé.

Vous gagnerez du temps, vous améliorerez l’expérience du candidat et l’image de l’entreprise.

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