Tout employeur se doit de tenir un registre unique du personnel. Son absence ou l’oubli de mentions obligatoires entraînent de sévères sanctions. Mais, pas de panique ! Nous allons vous accompagner dans cette démarche.
Table des matières :
- Qu’est-ce qu’un registre unique du personnel ?
- Quels employeurs sont concernés par le registre?
- Quelles informations inclure dans le registre unique du personnel ?
- Modèle de registre unique du personnel 📖
- Registre unique du personnel numérique ou papier ?
- Qui peut consulter le registre ?
- Sanctions : que dit le Code du travail ?
- Logiciel de gestion des documents ✅
Qu’est-ce qu’un registre unique du personnel ?
Un Registre unique du personnel est un document ou un fichier tenu par l’employeur sur lequel figure l’ensemble des collaborateurs. Ce document assure donc la transparence des emplois et lutte contre le travail dissimulé. Voici quelques points importants à garder en tête lorsque vous créez votre registre unique de personnel :
- Il doit être établi dès l’arrivée du 1er employé
- Les données doivent être saisies dans le registre dans l’ordre chronologique des embauches et doivent être conservées pendant 5 ans après le départ du collaborateur
- L’employeur doit tenir un registre unique du personnel par établissement. S’il dispose de plusieurs locaux, il doit tenir un nombre équivalent de registres
Quels employeurs sont concernés par le registre?
Tous les employeurs doivent détenir un registre unique du personnel, quelle que soit leur taille, sous peine de courir des amendes sévères. Cependant, il existe deux types d’employeurs qui en sont exemptés :
- les associations qui utilisent le chèque emploi associatif
- les particuliers employeurs
Quelles informations inclure dans le registre unique du personnel ?
Comme nous l’avons vu auparavant, le registre unique du personnel est obligatoire dans (presque) chaque entreprise. Les employeurs sont donc tenus de fournir les informations sur leurs employés dans l’ordre d’arrivée. Ces informations portent sur l’identité du collaborateur, le poste au sein de l’entreprise et le type de contrat.
L’identité du collaborateur
Les éléments à indiquer sont comme suit :
- Le nom et prénom du collaborateur
- Sa nationalité
- Sa date de naissance
- Son sexe
Il faut savoir que certaines informations présentes dans quelques registres unique du personnel ne sont pas obligatoires. Il s’agit notamment de l’adresse du collaborateur ainsi que son numéro de sécurité sociale. Vous pouvez ne pas mentionner ces derniers et vous limiter à indiquer les informations personnelles obligatoires seulement.
Le poste au sein de l’entreprise
Les informations à renseigner sur le poste sont les suivants :
- L’emploi occupé par le collaborateur
- Sa qualification
- Ses dates d’entrée et de sortie de l’établissement
Le type de contrat
Il existe plusieurs types de contrats, tel que :
- Contrat à durée déterminée et indéterminée,
- Mise à disposition par un groupement d’employeurs,
- Contrat d’apprentissage ou de professionnalisation,
- Mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)
- Contrat d’insertion professionnelle
- Travail à temps partiel, etc.
Concernant le type de contrat, il y a des mentions spécifiques obligatoires pour chaque type de collaborateur :
- Travailleurs étrangers détachés en France : il est nécessaire de joindre une copie de la déclaration de détachement en annexe du registre.
- Travailleurs étrangers qui requièrent un titre de travail : indiquez le type et le numéro du titre qui constitue l’autorisation de travail, avec une copie de ce dernier en annexe.
- Les intérimaires : renseignez le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire et ajoutez une mention « salarié temporaire »
- Les travailleurs à temps partiel : il faut ajouter la mention de « salarié à temps partiel »
- Travailleurs détenteurs d’un contrat de travail à durée déterminée : il faut citer la mention « contrat a durée déterminée »
- Dans le cas où une autorisation d’embauche ou de licenciement est nécessaire, il faut mentionner la date de l’autorisation ou, à défaut de celle-ci, la date de demande de l’autorisation.
- Les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : mentionnez « Apprenti » ou « Contrat de professionnalisation »
⚠️Attention⚠️
Si un collaborateur dispose de plusieurs contrats successifs (CDD, CDI ou autre), vous devez absolument indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d’entrée et de sortie qui correspondent à chaque contrat. Ainsi, toutes les entrées et sorties du collaborateur sont enregistrés.
Qu’en est-il des stagiaires ?
Les stagiaires et les volontaires en service civique doivent également figurer sur le registre. Cependant, leurs informations doivent être renseignées dans une partie spécifique du registre pour ne pas les confondre avec le reste des employés de l’entreprise. Il faut citer dans le registre les mentions suivantes :
- Nom et prénoms
- Les dates de début et fin du stage (ou de la formation)
- Le lieu de présence
- Nom et prénom du tuteur en entreprise
Modèle de registre unique du personnel
Nous vous proposons un modèle de registre unique du personnel qui contient tous les éléments obligatoires.
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Vous pouvez y ajoutez d’autres éléments, toutefois, rappelez-vous de garder les informations obligatoires que nous avons vu précédemment.
Registre unique du personnel numérique ou papier ?
Aucune règle ne dicte la manière dont doit être tenu un registre unique du personnel. Vous avez donc le choix de le garder sous format papier ou sous format numérique. Si vous optez pour un support numérique, il faut veiller à ce qu’il offre les mêmes garanties de contrôle qu’un support papier. C’est-à-dire :
- Présenter les mentions par ordre chronologique d’embauche
- La possibilité de mettre à jour, de façon immédiate, les informations relatives à un changement de situation du collaborateur
- Pouvoir ajouter des mentions obligatoires rectifiées sans effacer les mentions initiales
Qui peut consulter le registre ?
Le registre unique du personnel doit toujours être prêt et à jour lors des visites des délégués du personnel et à l’inspection du travail. En effet, il faudra constamment communiquer vos registres aux :
- Délégués du personnel ou au Comité Social et Économique (CSE)
- Agents de contrôle de l’inspection du travail
- Agents chargés de veiller à l’application du code de la sécurité sociale
Il arrive aussi que l’on exige de l’employeur la présentation du registre, dans le cas d’un litige, pour prouver qu’il a respecté la priorité de réembauche.
D’autre part, un collaborateur peut aussi demander à consulter le registre, mais il ne peut avoir accès qu’aux informations qui le concernent.
Sanctions : que dit le Code du travail ?
Comme nous l’avons vu auparavant, le registre unique du personnel est obligatoire. L’employeur doit absolument le tenir à la disposition de toutes les personnes habilitées sous peine d’amende.
Selon le Code du travail (Article R1227-7), en cas d’oubli des mentions obligatoires, informations erronées ou registre absent, une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe s’applique ! Elle s’élève jusqu’à 750 euros pour les personnes physiques et jusqu’à 3750 euros pour les personnes morales. À noter qu’elle peut être appliquée autant de fois qu’il y a de collaborateurs concernés.
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