Assurez-vous de la transparence dans la gestion de vos employés en comprenant pleinement l’importance du registre unique du personnel. Que vous dirigiez une grande entreprise ou une start-up en pleine croissance, ce document ne se limite pas à une simple formalité administrative. Il constitue le pilier de la conformité légale et jette les bases d’une gestion des ressources humaines solide.
Quel que soit l’effectif de l’entreprise, c’est un moyen de veiller à la transparence des emplois. Plongeons dans l’essentiel du registre unique du personnel, explorons les implications de son absence ou d’omissions, et découvrons ensemble comment adopter les bonnes pratiques pour garantir la conformité et éviter des sanctions potentielles.
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Table des matières
Qu’est-ce qu’un registre unique du personnel ?
Un registre unique du personnel (RUP) est un document ou un fichier numérique tenu par l’employeur sur lequel figure l’ensemble des collaborateurs. Il assure la transparence des emplois et la lutte contre le travail dissimulé.
Voici quelques points importants à retenir lors de la création de votre registre unique du personnel :
- Il doit être établi dès l’arrivée du 1er employé
- Les données doivent être saisies dans l’ordre chronologique des embauches. Vous devez les conserver pendant 5 ans après le départ du collaborateur
- L’employeur doit en tenir un par établissement. Si vous disposez de plusieurs locaux, le nombre de registres est équivalent.
Il fait partie des registres du personnel obligatoires que toute entreprise en France doit maintenir. Pour le conserver facilement et le garder en sécurité, vous pouvez constituer un dossier du personnel fiable.
Que dit la législation sur le registre du personnel ?
L’article L1221-13 du code du travail oblige les employeurs à le tenir et détermine les éléments qu’il doit contenir.
Comme défini « Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés. Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l’embauche et de façon indélébile.
Les nom et prénoms des stagiaires et des personnes volontaires en service civique au sens de l’article L. 120-1 du code du service national accueillis dans l’établissement sont inscrits en fonction de leur arrivée, dans une partie spécifique du document.
Les indications complémentaires à mentionner sur ce registre, soit pour l’ensemble des salariés, soit pour certaines catégories seulement, soit pour les stagiaires et les personnes volontaires en service civique mentionnés au troisième alinéa, sont définies par voie réglementaire. »
Quelle sanction encourt l’employeur en l’absence du registre unique du personnel ou par faute de mise à jour ?
Comme le document unique d’évaluation des risques (DUER), le registre unique du personnel est obligatoire. L’employeur doit absolument le tenir à la disposition de toutes les personnes habilitées sous peine d’amende.
Selon le Code du travail (Article R1227-7), en cas d’absence de registre ou de mise à jour, d’oubli des mentions obligatoires ou d’informations erronées, une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe s’applique.
Elle s’élève jusqu’à 750 euros pour les personnes physiques et jusqu’à 3750 euros pour les personnes morales.
À noter qu’elle peut être appliquée autant de fois qu’il y a de collaborateurs concernés.
Alors, pour simplifier votre gestion du personnel, le mieux est encore de tenir votre registre du personnel en ligne.
Quels sont les employeurs concernés par le registre unique du personnel ?
Du moment où ils ont des salariés, toutes les sociétés doivent tenir un registre unique du personnel.
Il concerne tous types d’entreprise et de contrat (CDI, CDD, contrats à temps plein, à mi-temps,etc.).
L’inscription au registre unique du personnel est aussi obligatoire pour les salariés mis à disposition par le biais d’une agence d’intérim ou encore pour les employés à domicile.
Cependant, il y a deux exceptions :
- Les associations qui utilisent le chèque emploi associatif.
- Les particuliers employeurs.
Quelles informations obligatoires y inclure ?
Elles portent sur l’identité du collaborateur, son poste au sein de l’entreprise et le type de contrat.
L’identité du collaborateur
Les éléments à indiquer sont :
- Nom et prénom du collaborateur
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
N.B : certaines informations présentes dans quelques registres uniques du personnel ne sont pas obligatoires. Il s’agit notamment de l’adresse du collaborateur ainsi que son numéro de sécurité sociale.
Le poste au sein de l’établissement
Les informations à renseigner sur le poste sont les suivants :
- Emploi
- Qualification du salarié
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
Le type de contrat
Il existe plusieurs types de contrats, tels que :
- Contrat à durée déterminée et indéterminée,
- Mise à disposition par un groupement d’employeurs,
- Contrat d’apprentissage ou de professionnalisation,
- Mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)
- Contrat d’insertion professionnelle
- Travail à temps partiel, etc.
Quels salariés enregistrer sur le registre unique du personnel ?
Dès que l’employeur embauche son premier salarié, il doit y apparaître. Il y a des mentions spécifiques requises pour chaque type de collaborateur
- Travailleurs étrangers détachés en France
Il est nécessaire de joindre une copie de la déclaration de détachement en annexe.
- Travailleurs étrangers qui requièrent un titre de travail
Indiquez le type et le numéro du titre qui constitue l’autorisation de travail, avec une copie de ce dernier en annexe.
- Intérimaires
Renseignez le nom et l’adresse du cabinet de recrutement et ajoutez une mention « salarié temporaire »
- Travailleurs à temps partiel
Il faut ajouter la mention de « salarié à temps partiel ».
- Travailleurs détenteurs d’un contrat de travail à durée déterminée
Il faut citer la mention « contrat a durée déterminée »
- Dans le cas où une autorisation d’embauche ou de licenciement est nécessaire
Il faut mentionner la date de l’autorisation ou, à défaut de celle-ci, la date de demande de l’autorisation.
- Jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation
Mentionnez « Apprenti » ou « Contrat de professionnalisation ».
⚠️Attention
Si un collaborateur dispose de plusieurs contrats successifs (CDD, CDI ou autre), vous devez absolument indiquer, sur une nouvelle ligne, la date d’entrée et de sortie qui correspondent à chaque contrat.
Ainsi, toutes les entrées et sorties du collaborateur sont enregistrées.
Les stagiaires sont-ils concernés par le registre unique du personnel ?
Comme les volontaires en service civique, ils doivent également figurer sur le registre.
Cependant, leurs informations doivent être renseignées dans une partie spécifique. Pour ne pas les confondre avec le reste des employés de l’entreprise.
Il faut citer dans le registre les mentions suivantes :
- Nom et prénoms
- Les dates de début et fin du stage (ou de la formation)
- Le lieu de présence
- Nom et prénom du tuteur en entreprise
Qui peut consulter le registre unique du personnel ?
Il doit toujours être prêt et à jour. En effet, il faudra constamment le communiquer aux :
- Délégués du personnel ou au Comité Social et Économique (CSE)
- Agents de contrôle de l’inspection du travail
- Chargés de la veille à l’application du code de la sécurité sociale
Dans le cas d’un litige, l’employeur doit présenter le registre pour prouver qu’il a respecté la priorité de réembauche.
D’autre part, un collaborateur peut aussi demander à le consulter. Par contre, il n’a accès qu’aux informations qui le concernent.
Quelle forme doit prendre le registre unique du personnel ?
Il n’y a aucune règle qui dicte le format du registre unique du personnel. Vous êtes libre de le conserver sous format papier ou numérique.
Quel que soit le support que vous choisissez, vous devez seulement vous assurer qu’il soit fiable en cas de contrôle.
Registre papier
Néanmoins, si vous avez de nombreux salariés, faire un registre unique du personnel (modèle Word) ou registre du personnel Excel est certainement limitant. Car l’organisation est un élément clé.
Et vous n’êtes pas à l’abri de la perte d’une archive ou d’une tasse de café qui se renverse dessus ! Ce genre d’erreurs pourrait coûter cher à votre entreprise.
En effet, le registre du personnel et les déclarations d’embauche de vos collaborateurs sont les premiers documents que sollicitent les agents de contrôle de l’inspection du travail.
Il est donc essentiel que vous ayez toute cette documentation à portée de main.
Registre unique du personnel numérique
Dans ce cas précis, l’employeur doit se rapprocher des délégués du personnel ou du conseil économique et social (CSE).
Mais il doit aussi veiller à appliquer les mêmes garanties de contrôle qu’un support papier.
En d’autres termes :
- Présenter les mentions par ordre chronologique d’embauche
- La possibilité de mettre à jour, de façon immédiate, les informations relatives à un changement de situation du collaborateur
- Pouvoir ajouter des mentions obligatoires rectifiées sans effacer les mentions initiales
Par conséquent, un registre unique du personnel numérique est votre meilleur allié.
Quels sont les avantages du registre du personnel numérique?
Le registre du personnel numérique offre plusieurs avantages par rapport à sa version papier traditionnelle. Voici quelques-uns des avantages clés :
1. Accessibilité améliorée
Avec un registre numérique, les informations du personnel sont facilement accessibles à tout moment et depuis n’importe quel endroit. Les responsables des ressources humaines peuvent consulter rapidement les informations des employés et effectuer des mises à jour en temps réel, ce qui facilite la gestion quotidienne.
2. Économie d’espace et réduction des coûts
Contrairement aux registres papier, qui nécessitent un espace de stockage physique, le registre numérique ne prend pas de place physique supplémentaire. Cela permet de réduire les coûts liés à l’archivage, au stockage et à l’achat de fournitures de bureau.
3. Recherche et gestion simplifiées
La fonction de recherche intégrée dans le registre numérique permet de trouver rapidement des informations spécifiques, telles que des données personnelles, des antécédents d’emploi, des certifications, etc. De plus, les fonctionnalités de gestion permettent de suivre facilement les mises à jour, les promotions, les congés, les formations, etc.
4. Sécurité renforcée
Les registres numériques offrent des mesures de sécurité avancées pour protéger les données confidentielles des employés. Des autorisations d’accès peuvent être définies pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent consulter et modifier les informations. De plus, des sauvegardes régulières peuvent être effectuées pour éviter la perte de données.
5. Conformité réglementaire
Les registres numériques facilitent la conformité aux réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD. Les fonctionnalités de contrôle d’accès, de consentement éclairé et de suppression des données permettent de respecter les droits des employés en matière de confidentialité et de protection des données.
6. Intégration avec d’autres systèmes RH
Les registres numériques peuvent être intégrés à d’autres systèmes de gestion des ressources humaines, tels que les logiciels de paie, les outils de gestion des congés et les plateformes de recrutement. Cela permet d’automatiser les processus et de synchroniser les informations entre les différents systèmes, ce qui améliore l’efficacité et la cohérence des données.
En résumé, le registre du personnel numérique offre une accessibilité améliorée, une gestion simplifiée, des économies de coûts, une sécurité renforcée, une conformité réglementaire et une intégration avec d’autres systèmes RH. Ces avantages contribuent à une meilleure gestion des ressources humaines et à une plus grande efficacité organisationnelle.
Comment dématérialiser votre registre du personnel ?
Un logiciel pour votre registre unique du personnel vous fera gagner énormément de temps sur sa gestion. Avec un logiciel de gestion de documents, vous n’aurez plus à vous inquiéter !
Vous pourrez :
- Resneigner les salariés de votre entreprise au fur et à mesure de leur arrivée dans l’entreprise
- Générer automatiquement votre document (registre du personnel en pdf) et de manière légale
- Le conserver dans un coffre-fort numérique certifié et complètement sécurisé grâce à un système de cryptage
- Accéder aux informations facilement et les mettre à jour quand nécessaire, à l’embauche et au départ d’un collaborateur
Vous pouvez aussi centraliser tous les documents de vos collaborateurs et de votre entreprise sur une seule plateforme.
En plus, le logiciel vous offre de nombreuses autres possibilités :
- Créer des dossiers personnalisés
- Télécharger tous vos documents en toute simplicité
- Partager des documents avec l’ensemble de vos collaborateurs
- Configurer les autorisations d’accès. Seules les personnes approuvées pourront les voir
- Signer vos documents à distance et en toute sécurité grâce à la signature électronique
- Et plus encore !
Soyez vigilant et assurez-vous d’avoir un registre unique du personnel à jour en permanence. Vous n’êtes pas à l’abri d’un contrôle surprise ! Commencez à gérer vos documents en ligne avec Factorial !
