Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel pour chacun des salariés de l’entreprise.
Quel que soit l’effectif de l’entreprise, c’est un moyen de veiller à la transparence des emplois.
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Son absence ou l’oubli de mentions obligatoires entraînent de sévères sanctions pénales.
Mais, pas de panique ! Vous pouvez les éviter en adoptant les bonnes pratiques.
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Table des matières :
- Qu’est-ce qu’un registre unique du personnel ?
- Quels employeurs sont concernés par le registre?
- Quelles informations inclure dans le registre unique du personnel ?
- Qui peut consulter le registre ?
- Sanctions : que dit le Code du travail ?
- Registre unique du personnel numérique ou papier ?
- Logiciel de gestion des documents ✅
Qu’est-ce qu’un registre unique du personnel ?
Un registre unique du personnel (RUP) est un document ou un fichier numérique tenu par l’employeur sur lequel figure l’ensemble des collaborateurs.
Il assure la transparence des emplois et la lutte contre le travail dissimulé.
Voici quelques points importants à retenir lors de la création de votre registre unique du personnel :
- Il doit être établi dès l’arrivée du 1er employé
- Les données doivent être saisies dans le registre dans l’ordre chronologique des embauches. Vous devez les conserver pendant 5 ans après le départ du collaborateur
- L’employeur doit tenir un registre unique du personnel par établissement. Si vous disposez de plusieurs locaux, le nombre de registres est équivalent.
Pour le conserver facilement et le garder en sécurité, constituez un dossier du personnel fiable.
Quels sont les employeurs concernés par le registre ?
Du moment où ils ont des salariés, tous les employeurs doivent tenir un registre unique du personnel.
Il concerne tous types d’entreprise et de contrat (CDI, CDD, contrats à temps plein, à temps partiel,etc.).
L’inscription au registre unique du personnel est aussi obligatoire pour les salariés mis à disposition par le biais d’une agence d’intérim ou encore pour les employés à domicile.
Cependant, il y a deux exceptions :
- Les associations qui utilisent le chèque emploi associatif.
- Les particuliers employeurs.
Quelles informations inclure dans le registre unique du personnel ?
Les employeurs doivent fournir les informations sur leurs employés dans l’ordre d’arrivée.
Un modèle registre du personnel peut d’ailleurs vous être utile pour ne rien manquer. En effet, quoi de mieux qu’un exemple de registre du personnel rempli que vous avez simplement à adapter à votre entreprise.
Elles portent sur l’identité du collaborateur, son poste au sein de l’entreprise et le type de contrat.
L’identité du collaborateur
Les éléments à indiquer sont :
- Nom et prénom du collaborateur
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
N.B : certaines informations présentes dans quelques registres uniques du personnel ne sont pas obligatoires. Il s’agit notamment de l’adresse du collaborateur ainsi que son numéro de sécurité sociale.
Le poste au sein de l’établissement
Les informations à renseigner sur le poste sont les suivants :
- Emploi
- Qualification du salarié
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
Le type de contrat
Il existe plusieurs types de contrats, tels que :
- Contrat à durée déterminée et indéterminée,
- Mise à disposition par un groupement d’employeurs,
- Contrat d’apprentissage ou de professionnalisation,
- Mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)
- Contrat d’insertion professionnelle
- Travail à temps partiel, etc.
Mentions spécifiques obligatoires pour chaque type de collaborateur
- Travailleurs étrangers détachés en France
Il est nécessaire de joindre une copie de la déclaration de détachement en annexe du registre.
- Travailleurs étrangers qui requièrent un titre de travail
Indiquez le type et le numéro du titre qui constitue l’autorisation de travail, avec une copie de ce dernier en annexe.
- Intérimaires
Renseignez le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire et ajoutez une mention « salarié temporaire »
- Travailleurs à temps partiel
Il faut ajouter la mention de « salarié à temps partiel ».
- Travailleurs détenteurs d’un contrat de travail à durée déterminée
Il faut citer la mention « contrat a durée déterminée »
- Dans le cas où une autorisation d’embauche ou de licenciement est nécessaire
Il faut mentionner la date de l’autorisation ou, à défaut de celle-ci, la date de demande de l’autorisation.
- Jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation
Mentionnez « Apprenti » ou « Contrat de professionnalisation ».
⚠️Attention
Si un collaborateur dispose de plusieurs contrats successifs (CDD, CDI ou autre), vous devez absolument indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d’entrée et de sortie qui correspondent à chaque contrat.
Ainsi, toutes les entrées et sorties du collaborateur sont enregistrés.
Qu’en est-il des stagiaires ?
Les stagiaires et volontaires en service civique doivent également figurer sur le registre.
Cependant, leurs informations doivent être renseignées dans une partie spécifique du registre. Pour ne pas les confondre avec le reste des employés de l’entreprise.
Il faut citer dans le registre les mentions suivantes :
- Nom et prénoms
- Les dates de début et fin du stage (ou de la formation)
- Le lieu de présence
- Nom et prénom du tuteur en entreprise
Qui peut consulter le registre ?
Le registre unique du personnel doit toujours être prêt et à jour. En effet, il faudra constamment communiquer vos registres aux :
- Délégués du personnel ou au Comité Social et Économique (CSE)
- Agents de contrôle de l’inspection du travail
- Agents chargés de veiller à l’application du code de la sécurité sociale
Dans le cas d’un litige, l’employeur doit présenter le registre pour prouver qu’il a respecté la priorité de réembauche.
D’autre part, un collaborateur peut aussi demander à consulter le registre. Par contre, il n’a accès qu’aux informations qui le concernent.
Sanctions encourues : que dit le Code du travail ?
Comme le document unique d’évaluation des risques (DUER), le registre unique du personnel est obligatoire. L’employeur doit absolument le tenir à la disposition de toutes les personnes habilitées sous peine d’amende.
Selon le Code du travail (Article R1227-7), en cas d’absence de registre ou de mise à jour, d’oubli des mentions obligatoires ou d’informations erronées, une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe s’applique.
Elle s’élève jusqu’à 750 euros pour les personnes physiques et jusqu’à 3750 euros pour les personnes morales.
À noter qu’elle peut être appliquée autant de fois qu’il y a de collaborateurs concernés.
Alors, pour simplifier votre gestion du personnel, le mieux est encore de tenir votre registre du personnel en ligne.
Registre unique du personnel numérique ou papier ?
Il n’y a aucune règle qui dicte le format du registre unique du personnel. Vous êtes libre de le conserver sous format papier ou numérique.
Néanmoins, si vous avez de nombreux salariés, faire un registre unique du personnel (modèle word) ou registre du personnel excel est certainement limitant. Car l’organisation est un élément clé.
Et vous n’êtes pas à l’abri de la perte d’un document ou d’une tasse de café qui se renverse dessus ! Ce genre d’erreurs pourrait coûter cher à votre entreprise.
En effet, le registre du personnel et les déclarations d’embauche de vos collaborateurs sont les premiers documents que sollicitent les agents de contrôle de l’inspection du travail.
Il est donc essentiel que vous ayez toute cette documentation à portée de main.
Registre unique du personnel numérique
Dans ce cas précis, l’employeur doit se rapprocher des délégués du personnel ou du conseil économique et social (CSE).
Mais il doit aussi veiller à appliquer les mêmes garanties de contrôle qu’un support papier.
En d’autres termes :
- Présenter les mentions par ordre chronologique d’embauche
- La possibilité de mettre à jour, de façon immédiate, les informations relatives à un changement de situation du collaborateur
- Pouvoir ajouter des mentions obligatoires rectifiées sans effacer les mentions initiales
Par conséquent, un registre unique du personnel numérique est votre meilleur allié.
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