Dossier du personnel : comment organiser les documents de vos employés ?

Le dossier du personnel est un bon moyen de suivre le fonctionnement de votre processus d’embauche, de sa phase de recrutement à son développement au sein de l’entreprise, en passant par son intégration ou encore sa formation.

Si le dossier du personnel n’est pas une obligation légale, il n’en demeure pas moins fondamental dans votre structuration interne.

Voyons ensemble comment le mettre en place et ses différentes utilités.

Table des matières :

 

Le dossier du personnel : définition et explications

Le dossier du personnel permet de mettre en place un suivi du salarié.

Celui-ci peut comprendre : 

  • Son recrutement
  • Ses formations
  • Son processus d’onboarding et d’offboarding
  • Son évaluation personnelle, notamment de ses compétences
  • La rémunération

Si vous souhaitez en savoir plus sur tous ces sujets, je vous invite à consulter notre article sur l’onboarding et celui sur l’offboarding, qui sont de bonnes bases pour comprendre l’intérêt de mettre en place un parcours du salarié.

Le dossier personnel est donc le moyen de tenir à jour, les événements marquants de la vie du salarié dans l’entreprise.

Il peut être : 

  1. sous format papier.
  2. sous format numérique.

Mais désormais, les entreprises optent pour un format numérique.

Pourquoi ?

Car il faut faire très attention avec ce que l’on met dans ce dossier. En effet, les lois encadrent la diffusion d’informations à caractère personnelles. Notamment, il est interdit de tenir des informations relatives aux origines raciales, opinions politiques ou religieuses par exemple.

Utiliser un outil dédié, comme celui de Factorial, pour tenir ce dossier est donc tout à la fois plus pratique pour le RH, sûr pour le salarié et évite de se mettre hors la loi.

Si des restrictions d’informations d’ordre générales existent, il n’y a pas en réalité de lois spécifiques sur ce sujet : le dossier du personnel n’est pas une obligation légale.

Plus concrètement, la loi n’oblige donc pas les entreprises à en tenir un et ne l’encadre pas formellement.

Cependant, cela est quasiment indispensable à partir du moment où vous avez beaucoup de salariés à gérer. Que ce soit un niveau des titres restaurants, des formations et des réunions individualisées, des problèmes entre salariés à gérer, des fiches de paie à édicter, des promesses de promotions à respecter, etc.

Logiciel gestion electronique documents

Contenu du dossier personnel

Le dossier du personnel peut contenir un grand nombre de données.

Outre les moyens d’identifier la personne (nom, prénom, âge, sexe, adresse et téléphone), il peut également contenir des copies de  documents administratifs justifiant de sa capacité à travailler :

  1. Titre de séjour
  2. Permis de travail
  3. Diplômes

Ce dossier peut également contenir les documents qui permettent d’effectuer le paiement du travail accompli : 

  1. RIB
  2. Copie de la carte de sécurité sociale
  3. Les régimes d’assurances, de complémentaires ou de mutuelles auxquels il est affilié
  4. Le contrat de travail, l’ordre de mission, les fiches de paie et les heures effectuées

Le dossier du personnel peut également comprendre des documents qui permettront au prochain employeur de comprendre rapidement comment s’est déroulé son passée en entreprise :

  • La DPAE (la Déclaration Préalable A l’Embauche), dont nous parlerons peut-être dans un autre article,
  • Des comptes rendus des formations suivies
  • Le point sur les réunions annuelles, les objectifs fixés

Dossier du personnel exemple

Vous l’aurez compris, ce dossier peut  contenir des informations susceptibles d’être importantes pour comprendre, à la fois son parcours avant d’intégrer l’entreprise et ce qu’il y a fait pendant !

C’est pourquoi, il faut ajouter à ce dossier tous les documents liés à la vie du salarié dans l’entreprise (les arrêts de travail, les demandes d’acompte, les demandes de congés, etc.)

Enfin, toutes les informations sur le départ du salarié en entreprise peuvent également être notées (le solde de tout compte, le document pour pôle emploi, la lettre de démission ou de licenciement, etc.)

Attention ! Tout ce qui est dans ce dossier doit concerner :

  1. Des faits, et uniquement des faits
  2. Ce que fait le salarié en entreprise, et non pas en dehors
  3. Ne doit pas être rabaissant ou insultant pour l’individu

L’intégralité du dossier est ensuite transféré aux différents acteurs en ayant besoin, et peut être enrichi si le salarié intègre une nouvelle structure.

Gérer les documents du personnel avec un logiciel SIRH

gestion électronique des documents

Un logiciel SIRH est un logiciel de gestion des ressources humaines qui vous assiste lors de toutes vos tâches RH. L’une des fonctions qu’offre le logiciel SIRH Factorial est la dématérialisation des documents : vous pourrez télécharger au format numérique les différents documents de vos employés vers le logiciel, ainsi, ils pourront facilement être classés, recherchés, partagés ou même signés grâce à la fonctionnalité de signature électronique.

👉 Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion des documents avec Factorial 

Utilités du dossier du personnel pour des organismes extérieurs

Comme nous avons brièvement commencé à l’évoquer, le dossier personnel permet de faire plusieurs choses.

Certains éléments peuvent être communiqués à Pôle emploi afin de créer plus facilement et rapidement son dossier. Certains éléments, comme les références, peuvent également être communiqué à son nouvel employeur. Mais la majeure partie des documents de ce dossier reste privé.

Avec ces simples informations, le nouvel employeur peut contacter l’ancien et obtenir des informations très intéressantes.

Par exemple : 

  • Si le salarié est considéré comme quelqu’un d’indépendant, cela peut être très utile de lui donner une certaine autonomie dès le début.
  • De même, s’il a déjà suivi une formation sur l’ERP utilisé en entreprise récemment, il n’est pas nécessaire de lui en refaire une.

Mais ce dossier est principalement utilisé comme un moyen de gestion et d’archivage et offre la possibilité d’un suivi individualisé du salarié, afin de lui proposer les meilleures formations pour lui, ou de suivre l’évolution d’un problème d’ordre professionnel et des solutions envisagées avec lui.

Mais ce choix est à double tranchant :

  1. Avoir autant de documents et d’informations personnelles peut inquiéter, à juste titre, le salarié.
  2. Si le dossier du personnel est un outil puissant dans le processus de suivi du salarié, il peut également être source d’angoisse en raison d’une peur de perte des données.
  3. Enfin, il n’est pas rare de voir des entreprises tenir des propos « douteux », voire franchement insultants sur leurs employés.

Soyez attentif à respecter le règlement général relatif à la protection des données (RGPD), sous peine de sanctions. Vous devez par exemple être capable de montrer le dossier de manière immédiate, sous simple demande du salarié !

En conclusion

En tant que RH, en mettant en place ce dossier du personnel, vous avez peut-être voulu assurer un suivi honnête afin d’assurer une reconnaissance au salarié.

Mais un manque de transparence peut vite se retourner contre vous !

Utiliser un outil de RH performant comme celui de Factorial, permet de montrer au salarié l’intégralité des documents et des informations recueillies sur lui.

Essayez de construire ce dossier professionnel avec lui et non pas sur lui. C’est en co-construisant son parcours au sein de votre structure, que votre salarié se sentira valorisé. Expliquez-lui qu’il aura toujours accès à ce dossier, même après son départ de l’entreprise.

Il verra alors le dossier du personnel comme une bonne chose !

Gérez efficacement tous les documents de vos employés et assurez la transparence dans votre entreprise. Essayez Factorial gratuitement pendant 14 jours.💜

Leave a Comment