Le dossier du personnel est un bon moyen de suivre le fonctionnement de votre processus d’embauche, de la phase de recrutement au développement de votre nouvelle recrue au sein de l’entreprise, en passant par son intégration ou encore sa formation.
Si le dossier du personnel n’est pas une obligation légale, il n’en demeure pas moins fondamental dans votre structuration interne.
Table des matières
Le dossier du personnel : définition et explications
Le dossier du personnel permet de mettre en place un suivi du salarié.
Celui-ci peut comprendre :
- Son recrutement
- Ses formations
- Son processus d’onboarding et d’offboarding
- Son évaluation personnelle, notamment de ses compétences
- La rémunération
👉 Si vous souhaitez en savoir plus sur tous ces sujets, je vous invite à consulter notre article sur l’onboarding et celui sur l’offboarding, qui sont de bonnes bases pour comprendre l’intérêt de mettre en place un parcours du salarié.
Le dossier personnel facilite la gestion administrative du personnel. Il est donc le moyen de tenir à jour, les événements marquants de la vie du salarié dans l’entreprise.
Il peut être :
- sous format papier.
- sous format numérique.
Mais désormais, les entreprises optent pour un format numérique.
Pourquoi ?
Car il faut faire très attention avec ce que l’on met dans ce dossier. En effet, les lois encadrent la diffusion d’informations à caractère personnelles. Notamment, il est interdit de tenir des informations relatives aux origines raciales, opinions politiques ou religieuses par exemple.
Utiliser un outil dédié, comme celui de Factorial, pour tenir ce dossier est donc tout à la fois plus pratique pour le RH, sûr pour le salarié et évite de se mettre hors la loi.
Si des restrictions d’informations d’ordre générales existent, il n’y a pas en réalité de lois spécifiques sur ce sujet : le dossier du personnel n’est pas une obligation légale.
Plus concrètement, la loi n’oblige donc pas les entreprises à en tenir un et ne l’encadre pas formellement. Cependant, cela est quasiment indispensable à partir du moment où vous avez beaucoup de salariés à gérer.
Que ce soit un niveau des titres restaurants, des formations et des réunions individualisées, des problèmes entre salariés à gérer, des fiches de paie à édicter, des promesses de promotions à respecter, etc.
Contenu du dossier personnel
Un dossier du personnel conforme au RGPD peut contenir un grand nombre de données.
Documents personnels et professionnels du salarié
Outre les moyens d’identifier la personne (nom, prénom, âge, sexe, adresse et téléphone), il peut également contenir des copies de documents administratifs justifiant de sa capacité à travailler :
- Titre de séjour
- Permis de travail
- Diplômes
Ce dossier peut également contenir les documents qui permettent d’effectuer le paiement du travail accompli :
- RIB
- Copie de la carte de sécurité sociale
- Les régimes d’assurances, de complémentaires ou de mutuelles auxquels il est affilié
- Le contrat de travail, l’ordre de mission, les fiches de paie et les heures effectuées
Le dossier du personnel peut également comprendre des documents qui permettront au prochain employeur de comprendre rapidement comment s’est déroulé son passée en entreprise :
- La DPAE (la Déclaration Préalable A l’Embauche)
- Des comptes rendus des formations suivies
- Le point sur les réunions annuelles et les objectifs fixés
Ce dossier peut contenir des informations importantes pour comprendre, à la fois son parcours avant d’intégrer l’entreprise et ce qu’il y a fait pendant !
C’est pourquoi, il faut ajouter à ce dossier tous les documents liés à la vie du salarié dans l’entreprise (les arrêts de travail, les demandes d’acompte, les demandes de congés, etc.)
Documents relatifs au départ du collaborateur
Toutes les informations sur le départ du salarié en entreprise peuvent également être mis :
- Solde de tout compte,
- attestation pôle emploi,
- lettre de démission ou de licenciement,
- etc.
Les registres à conserver dans le dossier du personnel
Vous n’êtes pas obligé de les avoir dans le dossier du personnel mais je vous le recommande fortement pour une meilleure gestion.
Parmi les registres les plus importants, il y a les suivants :
- Registre unique du personnel
- Registre des délégués du personnel
👉 Découvrez-en plus sur les registres du personnel obligatoires
Quelles sont les informations qui ne peuvent pas apparaître dans le dossier du personnel ?
Attention ! Tout ce qui est dans ce dossier doit concerner :
- Des faits, et uniquement des faits
- Ce que fait le salarié en entreprise, et non pas en dehors
- Ne doit pas être rabaissant ou insultant pour l’individu
L’intégralité du dossier est ensuite transféré aux différents acteurs en ayant besoin, et peut être enrichi si le salarié intègre une nouvelle structure.
Gérer les documents du personnel avec un logiciel SIRH
Un logiciel SIRH est un logiciel de gestion des ressources humaines qui vous assiste lors de toutes vos tâches RH.
L’une des fonctions qu’offre le logiciel SIRH Factorial est la dématérialisation des documents : vous pourrez télécharger au format numérique les différents documents de vos employés dans le logiciel GED.
Ils pourront ainsi facilement être classés, recherchés, partagés ou même signés grâce à la fonctionnalité de signature électronique.
Utilités du dossier du personnel pour des organismes extérieurs
Comme nous avons brièvement commencé à l’évoquer, le dossier personnel permet de faire plusieurs choses. Certains éléments peuvent être communiqués à Pôle emploi afin de créer plus facilement et rapidement son dossier.
Certains éléments, comme les références, peuvent également être communiqué à son nouvel employeur. Mais la majeure partie des documents de ce dossier reste privé. Avec ces simples informations, le nouvel employeur peut contacter l’ancien et obtenir des informations très intéressantes.
Par exemple :
- Si le salarié est considéré comme quelqu’un d’indépendant, cela peut être très utile de lui donner une certaine autonomie dès le début.
- De même, s’il a déjà suivi une formation sur l’ERP utilisé en entreprise récemment, il n’est pas nécessaire de lui en refaire une.
Mais ce dossier est principalement utilisé comme un moyen de gestion et d’archivage et offre la possibilité d’un suivi individualisé du salarié, afin de lui proposer les meilleures formations pour lui, ou de suivre l’évolution d’un problème d’ordre professionnel et des solutions envisagées avec lui.
Ce choix est à double tranchant :
- Avoir autant de documents et d’informations personnelles peut inquiéter, à juste titre, le salarié.
- Si le dossier du personnel est un outil puissant dans le processus de suivi du salarié, il peut également être source d’angoisse en raison d’une peur de perte des données.
- Enfin, il n’est pas rare de voir des entreprises tenir des propos « douteux », voire franchement insultants sur leurs employés.
Soyez attentif à respecter le règlement général relatif à la protection des données (RGPD), sous peine de sanctions. Vous devez par exemple être capable de montrer le dossier de manière immédiate, sous simple demande du salarié !
En conclusion
En tant que RH, en mettant en place ce dossier du personnel, vous avez peut-être voulu assurer un suivi honnête afin d’assurer une reconnaissance au salarié. Mais un manque de transparence peut vite se retourner contre vous !
Utiliser un outil de RH performant comme celui de Factorial, permet de montrer au salarié l’intégralité des documents et des informations recueillies sur lui.
Essayez de construire ce dossier professionnel avec lui et non pas sur lui. C’est en co-construisant son parcours au sein de votre structure, que votre salarié se sentira valorisé.
Expliquez-lui qu’il aura toujours accès à ce dossier, même après son départ de l’entreprise. Il verra alors le dossier du personnel comme une bonne chose !
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