La digitalisation RH améliore la gestion d’un grand nombre de tâches administratives mais aussi les aspects légaux et sociaux. La gestion des ressources humaines va désormais de pair avec la technologie.
De nombreux outils RH numériques existent qu’ils soient un logiciel de gestion RH, des SaaS ou des logiciels en open source. Ils aident les managers RH à travers le monde à gérer toutes leurs tâches RH et optimiser tout le process.
Le but principal est de donner plus de temps aux managers afin de se concentrer sur ce qui compte vraiment : leur personnel.
Dans ce guide nous allons partager avec vous tout ce que la technologie peut vous offrir afin que vous puissiez être au top lors de la gestion defact vos RH !
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Table des matières
Qu’est-ce que la digitalisation RH ?
La digitalisation des ressources humaines, ou dématérialisation RH, est le processus d’automatisation des processus RH, qui passe par l’intégration d’outils digitaux et numériques dans la fonction RH.
La gestion des ressources humaines concerne de nombreux domaines au-delà des tâches administratives : légal, social, bien-être des employés et bien plus.
Petit à petit, des tâches, auparavant récurrentes et consommatrices de temps, sont digitalisées et ne coûtent aux gestionnaires RH que quelques clics !
On parle notamment de la gestion de la paie, du personnel, du recrutement et des entretiens et leur suivi.
Aussi, il est devenu plus simple de prendre des décisions stratégiques pour le bien de l’entreprise et de ses employés.
L’internationalisation des talents ainsi que l’avènement du télétravail a accéléré la digitalisation des RH.
Rapidement, le fait de pouvoir traiter les différentes tâches RH d’une manière électronique est devenu une nécessité et aujourd’hui, il est possible pour une entreprise française de recruter des talents et de leur offrir une bonne expérience à distance.
Enfin, un dernier aspect clé de la digitalisation RH est la croissance en importance de la marque employeur ainsi que de la QVT.
Ainsi, il est devenu primordiale pour toute entreprise d’offrir la meilleure expérience aux candidats et aux employés tout au long de leur vie dans l’entreprise.
La technologie joue un grand rôle car elle permet d’offrir plus d’organisation, de transparence dans la communication et surtout d’indépendance aux collaborateurs.
Quels sont les différents aspects de la digitalisation RH ?
Comme on l’a vu plus haut, la digitalisation RH touche différents aspects de la gestion RH selon les besoins des managers et de l’entreprise.
Le self-service RH
Le self-service RH est un terme que l’on utilise pour désigner le fait que les collaborateurs peuvent gérer leurs propres besoins liés au département RH que ce soit demander des congés ou des absences, des documents administratifs, …
Il offre de nombreux avantages aux collaborateurs car il permet de :
- Donner plus de responsabilité et d’indépendance aux collaborateurs
- Réduire le volume des tâches du département RH
- Offrir plus de transparence dans l’entreprise
Le portail RH
Le portail RH, la voie par laquelle le self-service RH est possible. C’est une plateforme dédiée au collaborateur.
De là, il pourra visualiser ses documents, par exemple son contrat ou ses bulletins de paie via un coffre-fort numérique, gérer tout ce qui touche à ses congés comme ses jours disponibles, ses absences à justifier … Il pourra aussi gérer son temps de travail.
Le SIRH
Le SIRH ou système d’information ressources humaines, est la solution logicielle qui permet de gérer différentes fonctions relatives aux tâches des ressources humaines que ce soit pour les employés, les managers ou le département RH et l’administration.
La gestion des congés et la gestion des absences
Il permet de gérer les congés et absences des collaborateurs. Vous pourrez choisir les types d’absences, configurer le nombre de jours disponibles selon, les différents types de contrat…
À travers le logiciel, les absences pourront être approuvées ou rejetées par les managers et par la suite justifiées par les employés.
Par la suite le logiciel permettra de créer des rapports sur les absences dans votre entreprise afin que vous puissiez prendre des décisions plus stratégiques.
✅ En savoir plus sur la gestion des absences
La gestion documentaire
On parle de la gestion électronique des différents types de documents RH ainsi que de leur organisation et leur archivage.
Vous pourrez grâce à ça centraliser tous les documents de votre entreprise sur une seule et même plateforme afin d’assurer leur sécurité ainsi que leur accessibilité à tout moment pour vous et vos collaborateurs (selon les droit d’accès que vous configurez)
Souvent, la gestion électronique des documents est accompagnée d’une fonctionnalité de signature numérique qui permet de gagner du temps lorsque vous devez signer ou faire signer un document.
✅ En savoir plus sur la gestion électronique des documents.
La gestion des notes de frais
Lorsque les employés d’une entreprise achètent quelque chose dans le cadre de la réalisation de leur travail on appelle ces dépenses des frais profesionnels.
Elles sont pour la plupart remboursées sur présentation d’un justificatif : une note de frais.
Les employés téléchargent leurs frais et leurs justificatifs à travers leur portail RH. Par la suite, leur superviseur pourra les approuver ou les rejeter.
Via le logiciel de notes de frais, les managers auront accès à des rapports complets sur les dépenses professionnelles dans leur entreprise.
La gestion du temps de travail
C’est un aspect très important des tâches RH. Il s’agit de la gestion des horaires de travail et des quarts de travail, l’enregistrement du volume des heures effectuées, les heures supplémentaires, les RTT …
Pour une bonne gestion du temps de travail, un logiciel doit combiner deux choses :
- Un outil d’enregistrement du temps : cela peut-être un outil Desktop, une application mobile ou une pointeuse/badgeuse
- Le traitement des données et la feuille de temps : En effet, une fois l’outil utilisé, il est important que les données récoltées soient analysées, présentées sous la forme d’une feuille de temps qui pourra être approuvée et/ou signée et enfin archivée.
✅ Vous pourrez en savoir plus sur la gestion du temps de travail en cliquant ici
Organigramme d’entreprise
L’organigramme d’entreprise est souvent un aspect de la gestion RH qui est négligé cependant il peut jouer un rôle clé pour :
- La transparence : une structure clair des rôles de chacun permet à tous de mieux comprendre les rôles de leurs collègues ainsi que leur position dans l’entreprise
- L’intégration des nouveaux employés : grâce à un organigramme mis à jour, un nouvel employé peut plus facilement comprendre sa place dans l’entreprise ainsi qu’à qui s’adresser lors de la réalisation de leurs tâches
- La communication : il devient plus simple de communiquer lorsqu’on comprend mieux la structure de l’organisation
✅ Vous pourrez en savoir plus sur l’organigramme d’entreprise en cliquant ici
Indicateurs RH et rapports RH
Vous pouvez rassembler de nombreuses données cruciales autour de la gestion de vos ressources humaines ainsi que des KPIs importants que ce soit pour votre gestion internes ou vos audits externes.
Par exemple, vous pourrez étudier vos ressources humaines par genre ou par âge, voir le taux d’absentéisme…
✅ En savoir plus sur les indicateurs RH
La gestion de la paie
La gestion de la paie est un sujet très complexe car il doit couvrir différentes variables et de multiples régulations. Ainsi, le salaire de chaque employé doit être traité différemment selon :
- Le type de contrat,
- le salaire négocié,
- les bonus,
- les types d’absences
- ou encore les différentes taxes qui s’appliquent.
Heureusement, il existe des logiciels qui font tout pour vous ! Toutes les variables qui affectent la paie peuvent être extraites et ensuite prises en compte lors de la génération des salaires.
La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences)
Il s’agit de l’anticipation prévisionnelle des besoins en emplois et compétences de l’entreprise ainsi que la construction des stratégies.
Le capital humain est un des facteurs les plus importants qui entrent en jeu dans le succès de l’entreprise. Ainsi la GPEC permet d’aligner les besoins en ressources humaines avec les stratégies de l’entreprise.
Un logiciel de gestion RH vous aide lors des différentes étapes de la GPEC : identification des besoins, évaluation de la situation et enfin développement et planification.
De nombreux modules du logiciel de gestion RH sont actionnés. Vous pouvez entre autres :
- Faire des évaluations des compétences afin de mieux comprendre les talents déjà existants dans votre entreprise,
- Détecter les besoins en formation, les organiser…
- Ajuster les manques en ressources humaines dans vos différents départements, dans le cas d’une surcharge de volume d’heures de travail par exemple.
Bien choisir son logiciel SIRH pour réussir sa digitalisation RH
Il est important d’analyser les points suivants :
- Quels sont les besoins de votre entreprise ? Peut-être que selon la taille de votre entreprise, vous n’aurez besoin que de certains modules et non d’un logiciel complet
- Quelles sont les régulations que le logiciel doit couvrir ? Il couvre de nombreux sujets sensibles qui touchent aux droits et obligations des employeurs et des employés ainsi que la vie privée des employés. Il est donc important que vous soyez sûre que le logiciel que vous choisissez soit conforme
- Quel est votre budget ? Les prix sur le marché des logiciels RH peuvent varier grandement. Vous devez donc aussi préparer un budget afin de mieux orienter votre choix
Par la suite, vous devrez aussi vous assurer que le logiciel remplit plusieurs points. Ceux-ci sont incontournables dans le paysage digital RH : synchronisation automatique, flexibilité des support, intégrations …
👉Retrouvez notre article sur le choix d’un logiciel SIRH
Comment mettre en place son logiciel SIRH ?
Vous êtes prêt pour la digitalisation RH ? Il est temps de le mettre en place dans votre entreprise et cela passe par de nombreuses étapes.
D’abord, la préparation en amont. Vous devrez travailler avec votre département informatique pour vous assurer que les outils informatiques sont bien mis en place.
Aussi, il est conseillé de dresser une liste avec tous les processus informatiques qui devront être intégrés.
Par la suite, il est temps de présenter la solution aux collaborateurs ! Ses modules, son utilisation, comment l’accéder …
Enfin, il s’agira de maintenant maintenir les bonnes pratiques et encourager les employés à utiliser cette nouvelle solution !
👉 On vous en dit plus sur la mise en place d’un logiciel SIRH
Convaincre de l’importance d’un logiciel RH
Il est parfois compliqué de convaincre des acteurs externes au département RH de l’importance d’utiliser un logiciel RH. Pourquoi devraient-ils allouer un budget pour ce dernier ?
Il donne de nombreuses données précieuses pour aligner la stratégie de l’entreprise : volume d’heures travaillées par département, taux absentéisme…
Il est conforme aux différentes lois qui s’appliquent. L’entreprise peut donc s’assurer de bien gérer le temps de travail de ses employés, leurs salaires, les départs de l’entreprise…
👉Retrouvez ici plus d’avantages d’un SIRH pour convaincre votre CEO