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GPEC : quels sont les bon outils à utiliser ?

GPEC : quels sont les bons outils ?

La mise en place d’une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, ou GPEC, est indispensable pour une entreprise afin qu’elle puisse adapter ses ressources humaines et faire face à l’évolution constante de son environnement. La GPEC s’impose aujourd’hui comme un des principaux fondements de la politique de gestion des ressources humaines d’une entreprise. Elle s’adapte naturellement aux objectifs, mais aussi aux contraintes de chaque structure, de la plus petite à la plus importante. Pour mener à bien ce projet, voici les points à comprendre et à maîtriser.

Table des matières :

Qu’est-ce que la GPEC ?

La GPEC ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est une méthode conçue pour adapter les effectifs, les compétences et les emplois aux exigences de la stratégie adoptée par les entreprises et les changements ou modifications de leurs environnements économique, social et juridique. Elle consiste donc à déterminer les évolutions des compétences, des emplois et des missions, mais aussi à répondre aux besoins de l’entreprise en anticipant les mouvements d’effectifs à organiser.
Pour la gestion RH au sein d’une entreprise, l’engagement d’une GPEC représente une démarche saine. En matière de capital humain, elle permet de cerner les besoins, les forces et les faiblesses pour ensuite élaborer des solutions adaptées.

Logiciel de gestion RH

Quels sont les objectifs de la GPEC ?

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences a été introduite par la loi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005 (loi Borloo). Pour les entreprises qui comptent plus de 300 salariés, cette loi rend la démarche GPEC obligatoire, au moins une fois tous les trois ans. L’objectif de cette contrainte légale, c’est de favoriser le dialogue social dans une entreprise afin d’anticiper et prévenir les crises dans la gestion des ressources humaines. Même si la GPEC n’est pas obligatoire dans les entreprises comptant moins de 300 salariés, sa mise en place reste malgré tout recommandée.

Les principaux objectifs de la GPEC sont les suivants :

Avoir les bons effectifs

La GPEC, associée à la réalisation d’une cartographie des compétences, permet d’adapter les ressources d’une entreprise aux différentes évolutions de son environnement. Grâce à une cartographie des compétences, vous pouvez visualiser l’ensemble des compétences de vos salariés. Il s’agit donc d’un outil permettant d’avoir une vision globale des différents métiers de l’entreprise, mais également des effectifs associés. La mise en place de la GPEC au sein d’une entreprise permet ainsi de résoudre les problèmes de sous-effectifs ou de sureffectifs.

Bien structurer l’organisation de l’entreprise

Avoir une vue d’ensemble des métiers et des différentes activités associées au sein d’une entreprise (grâce à une cartographie des compétences) permet à celle-ci d’effectuer des ajustements structurels (mobilité interne ou externe, par exemple) afin de mieux anticiper les évolutions.

Évaluer les compétences et en assurer la pertinence

Mettre en place une GPEC est une occasion pour l’entreprise d’identifier les éventuelles lacunes par rapport aux compétences de ses salariés afin de pouvoir les combler. L’intérêt consiste à pousser les salariés à valoriser les compétences qu’ils possèdent déjà et de développer celles qui manquent, ce qui permettra à l’entreprise de réduire les écarts entre les compétences disponibles. Pour les compétences manquantes, des formations peuvent être proposées.

Adopter une bonne distribution géographique des compétences

Grâce à une GPEC efficace, l’entreprise peut, en fonction de ses activités stratégiques, distribuer les compétences au bon endroit. En effet, la sous-utilisation ou la surutilisation d’effectifs sur certaines zones stratégiques constitue un point important lors de l’organisation de la démarche.

Faire des économies

Quels sont les objectifs de la GPEC ?

Si le projet est bien mené, la GPEC, au-delà de son aspect structurel et organisationnel, permet à une entreprise de réaliser des économies notables. L’entreprise pourra alors optimiser les ressources internes, favoriser la mobilité interne et réduire les coûts de prestataires externes, par exemple.

Quelles sont les étapes de la GPEC ?

Pour qu’elle soit efficace, la GPEC doit passer par trois étapes clés :

L’analyse des ressources actuelles de l’entreprise : cette étape est très importante. Elle consiste à recenser tous les métiers et les compétences au sein de l’entreprise. Il s’agit donc, en quelque sorte, de dresser un panorama exhaustif de la gestion RH. La moyenne d’âge des salariés fait également partie des facteurs à prendre en compte.

L’anticipation des besoins en compétences et en effectifs ou élaboration d’un référentiel de compétences : cette étape consiste en une réflexion plus prospective et proactive. L’objectif consiste à cerner les différents enjeux à moyen terme (3 à 5 ans) en matière de recrutement, de formation et de gestion des carrières. Il s’agit donc d’une démarche d’anticipation permettant de définir la situation idéale de l’entreprise.

L’ajustement et la mise en œuvre des mesures afin de corriger les écarts : une fois la situation actuelle et la situation idéale de l’entreprise bien définies, la prochaine étape consiste à discuter, à déterminer et à examiner les mesures qui pourraient être prises pour combler les lacunes et les écarts et ainsi atteindre les objectifs fixés.

Quels sont les outils d’aide à la GPEC ?

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences requiert une parfaite connaissance du domaine. Avec les bons outils qui vont être mis en place à la suite d’un accord collectif, la gestion des ressources humaines sera nettement améliorée. Parmi les dispositifs les plus répandus, nous listerons particulièrement les suivants :

Fiche de poste

C’est un outil de management à valoriser dans l’organisation des RH. Il permet de clarifier les responsabilités et les rôles de chaque salarié. On y retrouve le contexte et la définition d’une fonction ainsi que la liste des aptitudes et des compétences nécessaires pour un poste. Il est différent du profil de poste qui décrit le candidat idéal que l’entreprise recherche.

L’entretien annuel d’évaluation

Cette étape est réalisée entre l’employé et son n+1 dans la plupart des cas, mais il est possible qu’il doive faire l’entretien avec son n+2, cela dépend de l’entreprise. Cet exercice permet de faire une évaluation de la performance du salarié, sans pour autant se limiter à un seul aspect. L’entrevue est avant tout un vecteur qui permet de détecter efficacement les meilleurs potentiels. Plusieurs sujets peuvent être abordés durant cet exercice.

Le bilan de compétences

Ce diagnostic est très important. Lors de cette étape, le salarié devra faire le point sur ses compétences personnelles et surtout professionnelles. À l’issue de ce travail, il sera plus facile d’aboutir ou non à la définition d’un projet professionnel personnalisé (en fonction des résultats) ou au suivi d’une ou de diverses formations spécifiques. Le bilan de compétences peut être proposé sous forme d’un stage à réaliser dans le cadre d’un congé avec pour motif le bilan de compétences. En ce qui concerne la durée, le bilan ne doit pas excéder les 24 heures de travail, le salarié aura le choix entre trois journées ou six demi-journées.

L’entretien professionnel

Quels sont les outils d'aide à la GPEC ?

L’entretien professionnel est différent de l’entretien annuel d’évaluation. Celui-ci n’est pas axé sur l’évaluation du travail du salarié dans sa globalité, il permet de définir plus clairement les perspectives d’évolution de l’employé par rapport à son poste et à ses qualifications. Au début, on appelait cette étape l’entretien de seconde partie de carrière, il est obligatoire pour chaque salarié d’une entreprise une fois tous les deux ans au minimum.

Le bilan de carrière

Avec l’initiative de l’entreprise, un bilan de carrière peut être mené avec le salarié. Il s’agit d’une réflexion des deux parties ayant pour objet la définition des attentes de la société quant à l’évolution de carrière et des responsabilités du salarié. Durant ce bilan, le projet professionnel de l’intéressé sera aussi abordé. Selon les habitudes ou la manière de procéder d’une entreprise, le bilan pourra être effectué, soit en travail de groupe, soit en entretien individuel.

Les logiciels adaptés

Trouver un logiciel de gestion RH pour la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est aujourd’hui plus qu’indispensable. Grâce à ce type d’outil digital, vous aurez une aide précieuse pour l’évaluation de la situation, l’identification des besoins ainsi que le développement et la planification. Plusieurs modules sont disponibles sur le logiciel (modules formations, modules entretiens, modules compétences…). Digitaliser vos ressources humaines est donc une solution très intéressante pour une meilleure gestion RH.

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Comment mettre en place la GPEC ?

La mise en place de la GPEC devra être découpé en différents axes en fonction des outils que vous déciderez d’adopter. Pour chaque axe, il faudra fixer les objectifs, choisir la méthode adaptée, allouer les moyens nécessaires, fixer les étapes à suivre ainsi que les délais de réalisation à respecter et enfin intégrer les indicateurs de réussite.

Pour la mise en place d’une GPEC en entreprise, les principaux acteurs sont :

  • L’équipe RH et les membres de la direction qui ont pour rôle d’assurer le pilotage du projet
  • Les managers qui déclinent les besoins opérationnels en ressources à partir d’une stratégie définie
  • Les représentants du personnel : qui interviennent à la mise en place du projet, ils participent à la détermination des mesures d’accompagnement à adopter
  • Les collaborateurs : étant donné que c’est une démarche participative et globale de l’organisation, les collaborateurs sont également impliqués au projet.

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