La mise en place d’une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, ou GPEC, est indispensable pour qu’une entreprise adapte ses ressources humaines et réagisse à l’évolution constante de son environnement.
La GPEC s’impose comme un des principaux fondements de la politique de gestion des ressources humaines d’une entreprise. Elle s’adapte naturellement aux objectifs, mais aussi aux contraintes de chaque structure, de la plus petite à la plus importante. Pour mener à bien ce projet, voici les points à comprendre et à maîtriser.
Sommaire
- Qu’est-ce que la GPEC ?
- Quels sont les objectifs de la GPEC ?
- Quelles sont les étapes de la GPEC ?
- Quels sont les outils d’aide à la GPEC ?
- Comment mettre en place la GPEC ?
- ✅ Logiciel de gestion des ressources humaines
Qu’est-ce que la GPEC ?
La GPEC ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est une méthode conçue pour adapter les effectifs, les compétences et les emplois aux exigences de la stratégie adoptée par les entreprises et les changements ou modifications de leurs environnements économique, social et juridique.
Elle consiste donc à déterminer les évolutions des compétences, des emplois et des missions, mais aussi à répondre aux besoins de l’entreprise en anticipant les mouvements d’effectifs à organiser.
Pour la gestion RH au sein d’une entreprise, l’engagement d’une GPEC représente une démarche saine.
En matière de capital humain, elle permet de cerner les besoins, les forces et les faiblesses pour ensuite élaborer des solutions adaptées.
Quels sont les objectifs de la GPEC ?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences a été introduite par la loi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005 (loi Borloo).
Pour les entreprises qui comptent plus de 300 salariés, cette loi rend la démarche GPEC obligatoire, au moins une fois tous les trois ans.
L’objectif de cette contrainte légale est de favoriser le dialogue social dans une entreprise pour anticiper et prévenir les crises dans la gestion des ressources humaines.
Même si la GPEC n’est pas obligatoire dans les entreprises comptant moins de 300 salariés, sa mise en place reste malgré tout recommandée.
Voici les principaux objectifs de la GPEC.
Avoir les bons effectifs
La GPEC, associée à la réalisation d’une cartographie des compétences, permet d’adapter les ressources d’une entreprise aux différentes évolutions de son environnement.
Grâce à une cartographie des compétences, vous pouvez visualiser l’ensemble des compétences de vos salariés.
Il s’agit donc d’un outil permettant d’avoir une vision globale des différents métiers de l’entreprise, mais également des effectifs associés.
La mise en place de la GPEC au sein d’une entreprise permet ainsi de résoudre les problèmes de sous-effectifs ou de sureffectifs.
Bien structurer l’organisation de l’entreprise
Avoir une vue d’ensemble des métiers et des différentes activités associées au sein d’une entreprise (grâce à une cartographie des compétences) permet à celle-ci d’effectuer des ajustements structurels (mobilité interne ou externe, par exemple) afin de mieux anticiper les évolutions.
Évaluer les compétences et en assurer la pertinence
Mettre en place une GPEC est une occasion pour l’entreprise d’identifier les éventuelles lacunes par rapport aux compétences de ses salariés afin de pouvoir les combler.
L’intérêt consiste à pousser les salariés à valoriser les compétences qu’ils possèdent déjà et à développer celles qui manquent. Ce qui permettra à l’entreprise de réduire les écarts entre les compétences disponibles.
Pour les compétences manquantes, des formations peuvent être proposées.
Adopter une bonne distribution géographique des compétences
Grâce à une GPEC efficace, l’entreprise peut, en fonction de ses activités stratégiques, distribuer les compétences au bon endroit.
En effet, la sous-utilisation ou la surutilisation d’effectifs sur certaines zones stratégiques constitue un point important lors de l’organisation de la démarche.
Faire des économies
Si le projet est bien mené, la GPEC, au-delà de son aspect structurel et organisationnel, permet à une entreprise de réaliser des économies notables.
L’entreprise pourra alors optimiser les ressources internes, favoriser la mobilité interne et réduire les coûts de prestataires externes, par exemple.
Quelles sont les étapes de la GPEC ?
Pour qu’elle soit efficace, la GPEC doit passer par trois étapes clés.
#1 L’analyse des ressources actuelles de l’entreprise
Cette étape est très importante. Elle consiste à recenser tous les métiers et les compétences au sein de l’entreprise.
Il s’agit donc, en quelque sorte, de dresser un panorama exhaustif de la gestion RH. La moyenne d’âge des salariés fait également partie des facteurs à prendre en compte.
#2 L’anticipation des besoins avec une cartographie des emplois et des compétences
Cette étape consiste en une réflexion plus prospective et proactive. L’objectif consiste à cerner les différents enjeux à moyen terme (3 à 5 ans) en matière de recrutement, de formation et de gestion des carrières.
Il s’agit donc d’une démarche d’anticipation permettant de définir la situation idéale de l’entreprise. Pour dresser une cartographie des compétences, l’élaboration d’un référentiel de compétences disponibles dans l’organisation est essentiel.
#3 L’ajustement et la mise en œuvre du plan d’action afin de corriger les écarts
Une fois la situation actuelle et la situation idéale de l’entreprise bien définies, la prochaine étape consiste à discuter, à déterminer et à examiner les mesures qui pourraient être prises pour combler les lacunes et les écarts et ainsi atteindre les objectifs fixés.
Il est à présent temps de déployer votre démarche GPEC. Vous pourrez ensuite faire le bilan et analyser le ROI.
Quels sont les outils de la GPEC ?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences requiert une parfaite connaissance du domaine. Avec les bons outils qui vont être mis en place à la suite d’un accord collectif, la gestion des ressources humaines sera nettement améliorée.
Parmi les outils gpec les plus répandus, nous listerons particulièrement les suivants :
Fiche de poste : document clé de la GPEC
C’est un outil de management à valoriser dans l’organisation des RH. Il permet de clarifier les responsabilités et les rôles de chaque salarié.
On y retrouve le contexte et la définition d’une fonction ainsi que la liste des aptitudes et des compétences nécessaires pour un poste. La fiche de poste est différent du profil de poste qui décrit le candidat idéal que l’entreprise recherche.
Bilan de compétences
Ce diagnostic est très important. Lors de cette étape, le salarié devra faire le point sur ses compétences personnelles et surtout professionnelles.
À l’issue de ce travail, il sera plus facile d’aboutir ou non à la définition d’un projet professionnel personnalisé (en fonction des résultats) ou au suivi d’une ou de diverses formations spécifiques.
Le bilan de compétences peut être proposé sous forme d’un stage à réaliser dans le cadre d’un congé avec pour motif le bilan de compétences. En ce qui concerne la durée, le bilan ne doit pas excéder les 24 heures de travail, le salarié aura le choix entre trois journées ou six demi-journées.
Entretien annuel d’évaluation
Cette étape est réalisée entre l’employé et son n+1 dans la plupart des cas, mais il est possible qu’il doive faire l’entretien avec son n+2, cela dépend de l’entreprise.
Cet exercice permet de faire une évaluation de la performance du salarié, sans pour autant se limiter à un seul aspect. L’entrevue est avant tout un vecteur qui permet de détecter efficacement les meilleurs potentiels. Plusieurs sujets peuvent être abordés durant cet exercice.
👉🏼 En savoir plus sur l’entretien annuel d’évaluation
Entretien professionnel
L’entretien professionnel est différent de l’entretien annuel d’évaluation. Celui-ci n’est pas axé sur l’évaluation du travail du salarié dans sa globalité, il permet de définir plus clairement les perspectives d’évolution de l’employé par rapport à son poste et à ses qualifications.
Au début, on appelait cette étape l’entretien de seconde partie de carrière, il est obligatoire pour chaque salarié d’une entreprise une fois tous les deux ans au minimum.
👉🏼 Voir l’article complet sur l’entretien professionnel
Bilan de carrière
Avec l’initiative de l’entreprise, un bilan de carrière peut être mené avec le salarié. Il s’agit d’une réflexion des deux parties. Le but est de définir des attentes de la société quant à l’évolution de carrière et des responsabilités du salarié.
Durant ce bilan, le projet professionnel de l’intéressé sera aussi abordé. Selon les habitudes ou la manière de procéder d’une entreprise, le bilan pourra être effectué, soit en travail de groupe, soit en entretien individuel.
Pyramide des âges
La pyramide des âges est indispensable dans la boîte à outils des ressources humaines. Elle fournit des informations précieuses sur la démographie de l’entreprise et les atouts de cette main-d’œuvre.
Vous pourrez alors vous assurer que la bonne personne occupe le bon poste au bon momement. Cette représentation graphique du personnel par âge et par sexe permet aux RH d’anticiper les besoins en effectif. Ce qui veut dire que vous saurez détecter s’il y un sureffectif ou au ontraire un sous-effectif.
Logiciel adapté
Trouver un logiciel de gestion RH pour la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est aujourd’hui plus qu’indispensable.
Avec ce type d’outil digital, vous pourrez évaluer la situation, identifier les besoins ainsi que le développement et la planification. Plusieurs modules sont disponibles sur le logiciel (modules formations, modules entretiens, modules compétences…).
Digitaliser vos ressources humaines est donc une solution très intéressante pour une meilleure gestion RH.
👉🏼 Si vous avez envie d’en savoir un peu plus sur la digitalisation RH, lisez notre guide complet
Comment mettre en place la GPEC ?
La mise en place de la GPEC devra être découpée en différents axes. Cela se fera en fonction des outils que vous déciderez d’adopter.
Pour chaque axe, il faudra fixer les objectifs, choisir la méthode adaptée, allouer les moyens nécessaires, fixer les étapes à suivre ainsi que les délais de réalisation à respecter et enfin intégrer les indicateurs de réussite.
Pour la mise en place d’une GPEC en entreprise, les principaux acteurs sont :
- L’équipe RH et les membres de la direction qui ont pour rôle d’assurer le pilotage du projet
- Les managers qui déclinent les besoins opérationnels en ressources à partir d’une stratégie définie
- Les représentants du personnel qui mettent en place le projet. Ils participent à la détermination des mesures d’accompagnement à adopter
- Les collaborateurs sont aussi impliqués car c’est une démarche participative et globale de l’organisation.
