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Référentiel de compétences

Le référentiel de compétences est un outil de management devenu indispensable aujourd’hui dans le service des ressources humaines. Souvent, il est utilisé lors des réunions stratégiques de divers services. Nous faisons le point sur le sujet à travers cet article pour que le référentiel ne puisse plus avoir de secret pour vous.

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Table des matières :

Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?
Comment construire un référentiel de compétences ?
Pourquoi construire un référentiel de compétences ?
Qu’est-ce qu’un référentiel des emplois et des compétences ?
Comment construire une matrice de compétences ?

Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?

Vous avez peut-être déjà entendu parler du référentiel de compétences, sans vraiment en connaître les détails. Nous allons vous éclairer un peu plus dans cette première partie, en commençant par sa définition pour passer ensuite par une comparaison concrète entre le référentiel de compétences et la fiche de poste, deux termes que l’on confond souvent.

Définition : Référentiel de compétences

Par définition, un référentiel de compétences est un outil de management qui recense l’ensemble des compétences qu’un salarié doit détenir pour occuper un poste ou exercer un métier, dans un seul et même dossier. Les compétences en question peuvent être qualifiées de « générales » (personnelles, comportementales, relationnelles, etc.) ou de « techniques » (pour les activités d’un corps de métier). Selon les besoins de l’entreprise et de son organisation, il est possible de mettre en place des référentiels de compétences dits « transversaux ». Cette étape consiste à regrouper les métiers par compétences nécessaires à leur bonne réalisation plutôt que par fonction. En règle générale, le référentiel sera élaboré selon trois critères qu’il faudra bien distinguer :

  • les connaissances et les savoirs : ceux que l’individu a acquis lors de ses études et de ses différentes formations (initiales et continues)
  • les savoir-faire : ceux qui ont été acquis au fil des années, par expérience et par pratique du métier
  • les savoir-être : ce sont les compétences que l’on peut catégoriser en tant que qualités naturelles.

Le référentiel de compétences peut se présenter comme un atout majeur pour les salariés, mais aussi pour les dirigeants, notamment dans un contexte où chacun aspire à avoir plus de flexibilité et à une évolution de carrière plus rapide. Par ailleurs, le référentiel permettra également de réaliser une cartographie complète des forces et des besoins qui sont présents dans l’organisation d’une entreprise donnée.

Référentiel de compétences et fiche de poste, est-ce la même chose ?

Beaucoup font l’erreur concernant ces deux termes pourtant bien différents. La fiche de poste et le référentiel de compétences ne désignent pas le même document. Le référentiel peut faire partie intégrante de la fiche de poste, mais les deux ne permettent pas de répondre aux mêmes exigences et aux mêmes besoins.

Rappelons que, d’une part, la fiche de poste est un document qui rassemble toutes les informations qui sont nécessaires sur un poste en particulier, comme l’identification du poste, ses relations fonctionnelles et hiérarchiques, les activités et les missions qui y sont attachées, les compétences requises ou encore les moyens qui doivent être alloués au poste. D’autre part, le référentiel sert à réaliser une cartographie des savoirs et des connaissances indispensables à l’exercice d’un ensemble de métiers ou d’une fonction.

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Comment construire un référentiel de compétences ?

Les avantages offerts par le référentiel sont nombreux, mais il est primordial qu’il soit établi avec les bonnes méthodes. Pour bien construire un référentiel de compétences, nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes, elles vous serviront de base pour mettre en place le vôtre.

1ère étape : déterminer l’objectif du référentiel

Vous devrez vous poser les bonnes questions avant de commencer à mettre en place votre référentiel de compétences. À quoi vous serviront les résultats des travaux ? Comment allez-vous utiliser le document par la suite ? Une fois que vous aurez vos réponses, vous pourrez mieux définir le périmètre et la structure du document.

2ème étape : choisir l’unité à étudier

Pour cette étape, vous devrez sélectionner le périmètre sur lequel vous allez vous concentrer. Selon le cas, il peut s’agir d‘un poste, d’un service, d’un métier ou même d’une entreprise. La ligne directrice ici est de ne pas se laisser tenter par une trop grande ambition en choisissant un périmètre trop large, car les démarches seront particulièrement lourdes.

3ème étape : identifier les compétences avec minutie

En identifiant le plus clairement possible les compétences clés de votre entreprise, votre référentiel sera plus pertinent. Pour ce faire, le mieux est de créer différents groupes de travail pour l’identification des compétences, étant donné que les services des ressources humaines ou les managers ne pourront pas avoir une vue assez objective concernant l’exécution des missions pour un poste. Lors de sessions de travail incluant les managers, les dirigeants, les membres du service des ressources humaines et les salariés, des échanges et une réflexion sérieuse sur le sujet des métiers essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise pourront être réalisés.

Après cela, les principaux responsables (la direction, le service des ressources humaines ainsi que les managers de chaque service) pourront déterminer les référentiels par ordre de priorité. Par la suite, il sera toujours possible d’organiser régulièrement des séances de travail en groupe pour définir les compétences du référentiel.

4ème étape : hiérarchiser les compétences par importance et faire un regroupement par grandes familles

Il existe aussi bien une hiérarchie au sein des fonctions de l’entreprise qu’au niveau des postes. Il faut souligner le fait que dans un métier, toutes les connaissances et compétences n’ont pas toujours la même importance. De ce fait, il est important de définir toutes les compétences indispensables, ainsi que les niveaux requis, à la bonne tenue du poste, mais aussi les compétences souhaitables et les compétences annexes. Comme on l’a précisé un peu plus haut, vous pouvez classer les compétences selon trois types de distinction : les compétences techniques, les connaissances théoriques et les savoir-être.

5ème étape : créer des niveaux de maîtrise pour chaque compétence

Cette étape peut être associée à la précédente, elle permet d’évaluer le degré de maîtrise pour une compétence. Chaque niveau peut ainsi être apprécié comme : suffisant, insuffisant… en fonction des exigences que demande le poste en question. Le positionnement d’un profil sur un ensemble de niveaux peut aussi faire l’objet d’une catégorisation : senior ou junior.

6ème étape : conception de la cartographie, sur un support clair et simple à utiliser

Une fois que vous avez toutes les données en main, vous pourrez les mettre en forme pour terminer votre référentiel de compétence. Le but principal est de regrouper les compétences par type en indiquant les exigences des niveaux et les niveaux attendus en fonction des objectifs. Pour une utilisation optimale du document, optez pour un visuel simple et aéré pour en faciliter la compréhension. Un document trop complexe à lire sera difficile à comprendre, ce qui entraînera une lassitude de vos collaborateurs.

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Pourquoi construire un référentiel de compétences ?

Le référentiel a pour principal avantage de permettre à une entreprise d’effectuer un état des lieux des compétences de ses collaborateurs et de ses forces vives. Grâce à lui, il vous sera possible de réaliser un inventaire des compétences, mais aussi des connaissances requises pour l’exécution des tâches liées à une fonction ou à un poste. Le référentiel de compétences permet également de mesurer de façon plus ou moins précise le niveau des salariés par rapport à leurs missions. Avec cet outil, l’entreprise aura toutes les données dont elle aura besoin pour conduire sa GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences).

L’entreprise sera alors en mesure d‘identifier les talents potentiels et de mettre en place les recrutements ou les formations nécessaires pour combler les éventuels manques. Par ailleurs, le référentiel de compétences est aussi une sorte de base de données qui peut servir au quotidien pour de nombreux types de documents RH.

Qu’est-ce qu’un référentiel des emplois et des compétences ?

Le référentiel des emplois et des compétences est un document qui répertorie tous les métiers et les compétences qui sont présents dans une entreprise ou une organisation afin de permettre d’en étudier la composition détaillée. Il se présente sous forme de tableau, composé de différentes colonnes, représentant les métiers classés par familles et les différents intitulés de tous les postes qui y sont associés.

Référentiel de compétences GPEC

Le référentiel de compétences est utilisé lors de la phase de diagnostic d’une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). L’objectif est de mesurer l’écart qu’il peut y avoir entre les personnes qui travaillent dans l’entreprise et les compétences que l’on attend d’eux en fonction de leur activité, service ou métier. Le référentiel, comme nous l’avons déjà précisé, servira de base pour la construction d’un plan d’action adapté aux lacunes constatées.

Comment construire une matrice de compétences ?

La matrice de compétences est basée sur les comportements mesurables et observables. Il y a diverses étapes à suivre pour en construire une :
· Recenser tous les comportements observables (compétences, activités requises pour l’atteinte d’objectifs…) ;
· Créer un tableau avec deux axes et y inscrire les compétences et les objectifs recensés lors de la première étape. Axe vertical : les compétences identifiées, axe horizontal : le nom des personnes concernées ;
· Faire une analyse et établir une conclusion. Cette dernière étape permettra de connaître les axes à améliorer et d’établir le plan d’action à mener en conséquence.

Pour de plus amples informations sur la cartographie des compétences, c’est ici !

 

Article rédigé par Miora Rabemanantsoa

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