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La formation en entreprise : comment ça marche

formation en entreprise

Au cours de leur carrière, les salariés peuvent progresser et développer leurs compétences. La formation en entreprise est d’ailleurs un atout considérable pour les employés comme pour l’employeur.

Grâce aux nombreuses formations qui existent, il est possible de faire grandir vos équipes et de leur offrir des perspectives d’évolution.

Dans cet article, Factorial vous dit tout ou presque sur la formation en entreprise.

La formation en entreprise c’est quoi ?

La formation professionnelle est un processus d’apprentissage qui permet aux salariés d’acquérir de nouvelles connaissances et compétences indispensables à l’exercice d’une activité professionnelle.

Ainsi, la formation en entreprise offre la possibilité aux employés d’assimiler des savoir-faire et savoir-être qui seront utiles pour réaliser leurs tâches quotidiennes.

Surtout, la formation professionnelle est un levier pour favoriser l’évolution hiérarchique au sein d’une même société.

Ce processus de développement peut s’articuler autour de différents dispositifs tels que les stages de formation, les alternances, des congés pour formation ou des plans de formation mis en place par l’entreprise.

Comment ça marche ?

En France, la formation professionnelle est très encadrée par l’État. Du côté des entreprises, c’est à elles de l’intégrer à la politique RH et de gérer son organisation tout comme sa mise en place.

En effet, l’entreprise est obligée d’organiser la formation de ses salariés, tout au long de l’exécution de leur contrat de travail.

Si le salarié a besoin de maîtriser de nouveaux outils ou de nouvelles compétences pour s’adapter à son poste ou occuper de nouvelles fonctions, son employeur doit lui fournir les formations adéquates.

Les entreprises doivent posséder un budget pour la formation de leurs employés.

C’est à elles de la payer en versant certains montants à des organismes collecteurs de formation ou qui peuvent elles-mêmes organiser des formations internes.

Le salarié peut également opter pour l’organisme de formation de son choix mais il doit impérativement procéder à la déclaration obligatoire prévue par le Code du travail.

Enfin, il faut savoir que les sociétés doivent impérativement faire une déclaration annuelle avec les budgets consacrés à la formation professionnelle.

Si ce n’est pas le cas, elles encourent des poursuites judiciaires pour une possible fraude fiscale.

Pourquoi la formation en entreprise est-elle obligatoire ?

Selon le Ministère de l’économie, la formation des salariés par l’employeur est obligatoire pour :

  • Permettre aux salariés de s’adapter à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi avec l’évolution des technologies ;
  • Offrir aux salariés concernés la possibilité d’occuper un nouvel emploi dans le cadre d’un reclassement ;
  • Assurer la formation d’un jeune en contrat d’insertion ou d’alternance ;
  • Appliquer l’accord ou la convention collective si l’entreprise en possède et si des périodes de formation obligatoire sont prévues ;
  • Se conformer au contrat de travail signé s’il contient une obligation de formation.

Aussi, l’employeur est dans l’obligation de dispenser des formations en matière de santé, d’hygiène et de sécurité au travail.

Elles concernent notamment les salariés nouvellement embauchés, ceux sous contrat à durée déterminée, ceux qui changent de poste de travail, les employés qui reprennent le travail après un arrêt de travail d’au moins 21 jours et ceux qui sont liés par un contrat de travail temporaire (sauf salariés déjà qualifiés).

À noter : ces formations obligatoires sont comme des heures de travail et doivent donc être rémunérées.

Qui paye la formation en entreprise ?

Former ses salariés, c’est préparer l’avenir. Ainsi, la formation en entreprise est payée par cette dernière, surtout si elle en est à l’origine.

Effectivement, toute société a l’obligation de proposer à ses salariés une formation et doit en prendre en charge l’aspect financier.

C’est pour cela qu’elle doit absolument posséder un budget alloué à la formation professionnelle et au financement de l’apprentissage. Il dépend évidemment de la masse salariale de l’entreprise et du secteur d’activités dans lequel elle évolue.

Quels types de formation professionnelle pour vos salariés ?

Pour faire progresser vos salariés et leur permettre de développer leurs compétences, deux possibilités s’offrent à vous : la formation interne et la formation externe.

La formation interne

En fonction de ses besoins et de ses moyens, une société peut choisir de former elle-même ses employés.

Dans la majorité des cas, c’est le service des ressources humaines qui est chargé de l’organisation des formations professionnelles.

Bien évidemment, il existe plusieurs dispositifs de formation, de financement et d’accompagnement afin de permettre à votre entreprise de gérer au mieux la formation en interne.

En faisant appel à vos propres ressources humaines et matérielles, vous définissez vous-même les objectifs, le contenu et les modalités pédagogiques de la formation.

Qui plus est, vous avez la totale maîtrise de son déroulement et de sa temporalité.

Cependant, une entreprise peut choisir l’option interne si elle dispose d’une structure pérenne de formation avec des locaux et du matériel dédiés.

Ces formations peuvent d’ailleurs se faire en présentiel ou en distanciel.

La formation interne nécessite une organisation précise et une formalisation rigoureuse.

Souvent, elle permet à l’entreprise de réaliser des économies et de mettre en place un processus propre à son fonctionnement.

La formation externe

La formation externe et donc le recours à un prestataire est une solution que choisissent les sociétés qui n’ont pas les moyens et le temps pour le faire en interne.

Dans ce cas de figure, l’organisme retenu dispense directement la formation aux salariés concernés, que ce soit dans ses locaux ou dans ceux de l’entreprise qui fait appel à ses services.

La formation en externe s’accompagne d’un coût, bien souvent élevé.
Certes, il existe des aides pour les financer mais c’est un paramètre à prendre en compte lors de la réalisation des budgets en formation d’une structure.

L’avantage principal de la formation externe est qu’elle offre de la tranquillité à l’entreprise qui peut confier cette tâche de la formation à un prestataire.

La formation en entreprise : les avantages

La formation en entreprise représente de nombreux atouts tant pour les employés que pour l’employeur.

Pour l’entreprise, elle :

  • Permet de conserver les meilleurs talents ;
  • Favorise la compétitivité ;
  • Permet de sélectionner les compétences à optimiser ;
  • Augmente les possibilités d’innovation ;
  • Favorise la gestion des équipes et permet la mobilité interne ;
  • Augmente l’attractivité ;
  • Développe la marque employeur ;
  • Améliore les objectifs et le niveau d’engagement interne ;
  • Limiter le turn over.

Pour le salarié, elle :

  • Favorise l’apprentissage de nouvelles compétences ;
  • Permet la mise à niveau des connaissances ;
  • Améliore la réalisation des objectifs ;
  • Offre des possibilités de promotion interne ;
  • Augmente la motivation et le développement tant professionnel que personnel ;
  • Encourage le travail d’équipe ;
  • Facilite la communication interne ;
  • Augmente l’engagement envers l’entreprise ;
  • Favorise l’adaptation aux nouvelles technologies.

Quelques conseils pour bien gérer la formation en entreprise

La formation en entreprise n’est pas si simple à gérer, surtout quand on est une structure de petite ou moyenne taille et que l’on manque de moyens. Il existe quelques règles à appliquer.

Définir vos objectifs de formation

Pour que vos formations soient le plus efficaces possibles, il est primordial de connaître les objectifs que vous ciblez.

Que ce soit pour former un nouvel arrivant ou simplement développer les compétences d’un salarié déjà présent dans l’entreprise, le but n’est pas le même.

À vous de définir vos priorités et de connaître vos besoins en formation. Cela vous permettra de mettre en place un planning de formation et d’anticiper à minima.

Analyser les coûts

Et oui, avant de se lancer dans des projets de formation trop complexes et ambitieux, il est conseillé de réaliser une étude budgétaire et d’analyser les coûts à venir. 

Formation courte ou longue ? Combien d’employés seront concernés ? Formation interne ou externe ?

Faites appel à tous les outils possibles et réalisez une projection financière viable.

Cela vous évitera les mauvaises surprises et vous pourrez retenir la meilleure solution pour vos finances.

Réduire les coûts annexes

En optant par exemple pour une formation interne ou en choisissant une formation sur un temps plus court, vous pouvez aisément réduire certains frais.

Il est aussi envisageable d’éliminer les coûts d’hébergement ou de déplacement en réalisant la formation dans vos locaux.

L’objectif n’est pas de proposer une formation au rabais mais de préférer l’option la moins coûteuse pour votre structure.

Professionnaliser la formation

Une erreur très commune est de proposer une formation de piètre qualité en voulant justement réaliser de trop grandes économies.

Ne l’oubliez pas, dispenser des formations est bénéfique pour vos employés mais également pour vous !

Ainsi, pensez à professionnaliser au maximum les formations que vous allez dispenser.

Si vous décidez de le faire en interne, choisissez le tuteur le plus à même d’opérer. Et si vous en avez la possibilité, faites appel à un prestataire professionnel.

Penser aux aides de financement

On en revient au côté pécuniaire mais sachez qu’il existe des aides pour financer la formation en entreprise.

Si ce projet peut être bénéfique au territoire ou aux citoyens par exemple, vous pouvez même obtenir une aide européenne.

Aussi, l’État peut vous soutenir avec un dispositif comme l’aide à la formation du Fonds national de l’emploi (FNE-formation) qui permet la prise en charge d’une partie du coût des formations des salariés des entreprises en fonction de leur niveau d’activité.

Digitaliser la formation

Avec la transformation digitale et l’émergence des nouvelles technologies, il existe de nouvelles façons de dispenser les formations afin de les rendre plus attractives et efficaces.

Ainsi, pensez à digitaliser la formation en entreprise. Plus ludique, rapide et novateur, le salarié peut la suivre depuis son poste de travail, depuis chez lui ou même pendant sa pause.

Qui plus est, le e-learning est une solution flexible à moindre coût.

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