L’entretien annuel d’évaluation est fortement recommandé pour analyser et encourager le travail de vos salariés.
S’il n’est pas obligatoire, une convention collective peut en faire une obligation. Quoi qu’il en soit, il est une opportunité pour s’aligner sur des buts communs.
Il permet aussi d’améliorer l’ambiance et la qualité du travail, et de motiver les troupes.
Et vous voulez que cet entretien se passe dans les meilleures conditions. Nous vous donnons nos conseils pour bien le préparer et le mener, et en bonus une trame d’entretien annuel à télécharger gratuitement.
Table des matières
Quels sont les objectifs de l’entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien annuel d’évaluation est un moment d’échange, de motivation, de fixation d’objectifs… entre le manager et le salarié.
C’est l’occasion de faire le bilan sur les performances de l’employé et d’apprécier ses compétences comme son évolution.
On peut dire que c’est une rencontre privilégiée entre un manager et un collaborateur. Pourquoi ?
Ce bilan annuel va renforcer votre lien et votre rôle managérial. Mais, il va aussi stimuler la performance individuelle de vos collaborateurs.
Pour éviter que cette rencontre génère du stress ou de la démotivation, assurez-vous de penser collaboration plutôt qu’évaluation.
Est-ce que l’entretien annuel d’évaluation est obligatoire ?
L’entretien d’évaluation annuelle permet de faire un bilan des capacités du collaborateur, des goals accomplis et des améliorations nécessaires.
Il n’est surtout pas à confondre avec l’entretien professionnel.
Soyons clairs, il n’est pas obligatoire dans le cadre légal ! La loi ne prévoit ni obligation, ni sanction si le patron n’en met pas en place.
Néanmoins, les patrons et les RH ont la possibilité de l’imposer par la convention collective.
Ainsi, il est obligatoire pour le salarié si l’employeur décide de le mettre en place.
Les limites de l’entretien d’évaluation
Puisque cette évaluation n’est pas encadrée, elle peut être de toute forme et de toute régularité.
Par exemple :
- Un entretien annuel individuel classique
- Une auto-évaluation professionnelle mensuelle
- Un entretien global trimestriel d’une certaine catégorie de salariés
- Une notation journalière de chaque salarié dans chaque secteur
Il existe néanmoins deux limitations :
- Ne pas rendre public ces évaluations pour ne pas mettre en concurrence ouverte les salariés entre-eux.
- Utiliser des outils de mesure de la performance tangibles et claires. Pour cela, appuyez-vous sur un outil RH performant.
Attention : consultez votre convention collective. Si la loi ne prévoit rien, celle-ci peut en revanche prévoir l’obligation de respecter un entretien annuel sur l’avancée des objectifs des salariés.
Ne pas respecter cette obligation conventionnelle expose l’entreprise à de fortes sanctions !
Quelle est la différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel ?
Le premier concerne d’avantage une pratique managériale tandis que l’autre s’appuie sur le salarié.
L’entretien annuel permet de faire un bilan sur le travail réalisé sur l’année écoulée, le niveau de professionnalisme et l’atteinte des objectifs.
L’entretien professionnel, quant à lui, est obligatoire (au minimum tous les deux ans).
Il permet d’aligner les perspectives d’évolution du salarié avec des enseignements adaptés à ses besoins.
👉 Informez-vous plus en détail sur l’objectif de l’entretien professionnel et comment le mener
Comment bien préparer un entretien annuel individuel ?
Outre le fait d’adopter les bons outils pour récupérer des données factuelles sur le salarié, il est nécessaire de :
- Mettre en place un processus identique pour tous les salariés afin d’éviter toute discrimination
- Avertir vos salariés que leur données personnelles peuvent être collectées
- Informer des méthodes d’évaluation
L’objectif de ces trois étapes est de faire comprendre au salarié que cet entretien n’est pas du “flicage” ou un moyen de pression.
C’est simplement l’occasion pour lui comme pour vous de mettre à plat les freins et de redéfinir ensemble les objectifs et les priorités.
Dans la vidéo ci-dessous, nous vous donnons quelques pistes pour bien préparer et réussir ses entretiens annuels :
3 astuces clefs pour faire le bilan sur l’année passée
- Discutez avec lui de manière bienveillante. Expliquez que cette réunion est dans son intérêt, comment tout le processus va se passer et que la parole est libre.
- Utilisez des outils objectifs et transparents qui ne pourront être contestés.
- Prévenez-le en amont. Il pourra lui aussi se préparer, réfléchir aux différents problèmes et améliorations à évoquer.
Et surtout, laissez votre ego de côté ! Le but est de créer une relation de confiance avec votre salarié, qui permette à tout le monde de s’améliorer, pas de gagner une discussion.
Il existe des logiciels qui vous assistent lors de votre évaluation annuelle, vous pouvez par exemple :
- Préparer des questions types que vous pourrez envoyer en avance à de nombreux employés à la fois afin de mieux orienter la discussion
- Envoyer des communiqués ou des emails automatiquement grâce à des workflows
- Récolter les données et les avoir sous forme de résumés et graphiques
Avoir un modèle entretien annuel d’évaluation prêt à l’emploi
Préparer une grille pour l’évaluation annuelle demande du temps et quelques recherches.
Servez-vous de notre exemple de questionnaire pour peaufiner le vôtre en l’adaptant à votre entreprise, sa culture et sa stratégie, et aux compétences de vos salariés.
Et pour ça, vous avez aussi besoin de l’aide vos collaborateurs. Validez son contenu avec eux.
BONUS : Il n’y a pas de grille d’évaluation type mais ce modèle d’entretien individuel à télécharger pourra vous servir de base 👇.
Évaluer les performances d’un collaborateur
Pour estimer correctement le travail de chaque collaborateur, il est important de se munir d’outils d’évaluation de performance.
Vous pourrez suivre leur progression et leurs résultats sur les objectifs établis au cours de l’année.
Ce type d’outil permet également de mettre en avant les différents axes d’améliorations ainsi que les apprentissages nécessaires pour le développement des compétences de l’employé.
Pour le bon déroulement de l’évaluation du salarié, nous vous donnons ces conseils :
- Idéalement, choisissez un endroit tranquille, loin du bruit et des autres collaborateurs.
- Allouez un temps additionnel à l’entretien pour que la discussion se fasse dans un cadre détendu.
- Sollicitez l’aide de vos collaborateurs. Demandez-leur de préparer à l’avance leur entretien en identifiant leurs principales réussites et les sujets à améliorer.
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Développer les compétences du salarié
Le développement des compétences des salariés est l’affaire des employeurs.
L’objectif est de leur permettre d’acquérir de nouvelles connaissances, d’améliorer des savoir-faire et/ou savoir-être ou de faire une mise à niveau.
Il faut savoir que ce concept est complètement différent de la formation professionnelle.
L’un est obligatoire et à la charge de l’employeur, l’autre est une initiative prise par le salarié.
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Être à l’écoute des besoins en formation
Durant l’entretien, le salarié pourra évoquer son souhait de se former.
La formation continue, permet à toute personne active d’accéder, de maintenir et de changer d’emploi.
Elle rentre dans le cadre du CPF (compte personnel de formation).
Avec les évolutions technologiques, économiques et sociales, chaque réforme de formation professionnelle tente de s’adapter à l’offre.
Comment se déroule un entretien annuel ?
Cet entretien a lieu entre le salarié et, soit son RH, son manager ou son patron. Choisissez la personne la mieux placée pour mener cette discussion.
Utilisez une grille d’analyse qui reprend les éléments point par point, sur laquelle vous pourrez vous baser pour le suivi.
Ne faites pas durer cet entretien trop longtemps. Dans la majorité des cas, une heure maximum est amplement suffisante.
Il peut arriver exceptionnellement que le salarié ait un gros malaise et qu’il s’épanche sur ses problèmes. Écoutez-le et prenez le temps de trouver des solutions avec lui !
Cet entretien individuel doit être à la fois formel et informel :
- le salarié n’a pas le droit d’être accompagné par un délégué du personnel,
- il peut formuler des demandes (augmentation, amélioration des conditions de travail),
- il ne peut être ni sanctionné (baisse de salaire ou rétrogradation), ni licencié.
A la fin de l’entretien, vous pourrez remettre une copie de la grille d’analyse à votre salarié.
Cela n’est pas obligatoire, mais permet de créer une base de suivi pour le prochain entretien.
Je vous conseille vivement de mener des entretiens d’évaluation de manière régulière.
Tous les trimestres si possible, plutôt que d’en faire un seul à l’année.
Plus vous dialoguez avec vos salariés, plus tôt vous pourrez traiter les problèmes et mieux ce sera pour tout le monde.
Cet entretien doit faire partie de votre process de bien-être salarié, tout comme l’onboarding et l’offboarding.
Exemple commentaire entretien annuel d’évaluation
Voici un exemple d’appréciation d’entretien d’évaluation.
Parlez de performances, de perspectives d’évolution, etc.
Camille est constante dans son travail, elle prend constamment des initiatives et est force de proposition. Je peux compter sur elle et c’est appréciable. Elle doit améliorer le respect des deadlines.
Quelles sont les étapes de l’entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien annuel d’évaluation est un processus clé pour évaluer les performances d’un employé au cours de l’année écoulée, fixer des objectifs pour l’année à venir et discuter de son développement professionnel. Bien que les étapes spécifiques puissent varier en fonction de l’entreprise et de ses pratiques, voici les étapes générales de l’entretien annuel d’évaluation :
1. Préparation
Avant l’entretien, le manager et l’employé se préparent en rassemblant des informations pertinentes, telles que les objectifs précédents, les réalisations, les défis rencontrés et les compétences développées.
2. Ouverture de l’entretien
L’entretien commence par une introduction chaleureuse et un climat favorable à la discussion. Le manager explique l’objectif de l’entretien et met l’employé à l’aise.
3. Révision des objectifs précédents
Le manager et l’employé passent en revue les objectifs fixés lors de l’entretien précédent et évaluent dans quelle mesure ils ont été atteints. Les réalisations, les succès et les défis sont discutés.
4. Évaluation des performances
Le manager donne à l’employé un retour d’information sur ses performances au cours de l’année écoulée. Les forces, les faiblesses et les domaines d’amélioration sont identifiés et discutés en détail. Des exemples concrets sont donnés pour illustrer les points abordés.
5. Établissement de nouveaux objectifs
Les objectifs pour l’année à venir sont fixés conjointement par le gestionnaire et l’employé. Ils doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Les attentes et les critères de réussite sont clairement définis.
6. Plan de développement
Les besoins de développement de l’employé sont identifiés et un plan est élaboré pour l’aider à améliorer ses compétences et à atteindre ses objectifs professionnels. Cela peut inclure des formations, des mentorats, des affectations spéciales ou d’autres opportunités de croissance.
7. Discussion sur la rémunération et les avantages
Si cela est approprié, l’entretien peut également inclure une discussion sur la rémunération, les augmentations salariales, les promotions ou les avantages supplémentaires.
8. Clôture de l’entretien
L’entretien se termine par un résumé des discussions, des points d’action convenus et des prochaines étapes. Le manager et l’employé se remercient mutuellement pour leur participation et leur engagement.
9. Suivi et suivi
Après l’entretien, le gestionnaire et l’employé s’engagent à faire un suivi régulier sur les objectifs fixés, à fournir un soutien et un encadrement appropriés, et à évaluer les progrès réalisés lors de réunions ultérieures.
Il est important de noter que ces étapes sont générales et qu’elles peuvent être adaptées en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation.
Parler de la rémunération durant l’entretien d’évaluation : bonne ou mauvaise idée ?
Certains DRH et managers sont d’avis de laisser ce sujet à plus tard, à l’occasion d’un nouvel entretien.
Il leur semble plus pertinent de réserver l’entretien individuel pour parler de la progression et des réalisations des employés.
Dans d’autres entreprises, on choisit d’en parler à ce moment-là car on estime que l’entretien annuel et le salaire sont intimement liés.
Comment conclure un entretien annuel d’évaluation ?
Ca y est, vous êtes arrivé à la fin du bilan annuel de votre salarié. Vous vous demandez maintenant comment clôturer un entretien individuel annuel ?
Terminez sur une note positive et suivez ces conseils :
- Rappelez les bonnes performances et les points positifs relevés concernant le travail global et les aptitudes de votre collaborateur.
- Revenez sur les axes à développer pour l’année suivante.
- Demandez le retour de l’employé sur le déroulement de l’entretien et les objectifs établis ensemble.
- Rassurez le collaborateur sur sa capacité à compléter ces missions et donner quelques idées concrètes pour les mettre en œuvre.
Le plus important, c’est que votre collaborateur reparte de son entretien motivé et prêt à se projeter un avenir ambitieux au sein de la société, et non pas contrarié ou froissé.
Vous pouvez, par exemple, accompagner vos collaborateurs dans la préparation de leurs entretiens annuels en amont et les aider à prendre du recul sur le travail effectué durant l’année et à s’auto-évaluer.
Cela leur permettra d’être plus à l’aise lors de leurs entretiens.
À quoi sert la fiche de poste lors de l’entretien annuel en entreprise ?
La fiche de poste est un outil de communication entre votre employé et vous qui va servir à diriger l’entretien annuel.
Étant évolutive, elle peut être actualisée à tout moment et notamment, durant cet entretien.
Elle atteste des nouvelles qualifications et responsabilités des salariés.
Ce que vous devez retenir
- L’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire à la différence de l’entretien annuel professionnel.
- L’objectif principal est de suivre l’avancée des tâches et de créer une relation de discussion et d’amélioration saine avec le salarié.
Soyez donc ouvert à la discussion, mettez à l’aise votre interlocuteur et soyez prêt à entendre les critiques.
Basez-vous sur des données factuelles, comme peut vous le proposer Factorial.
Vous pouvez avoir besoin d’un exemple d’entretien annuel d’évaluation pour commencer.
C’est en créant un climat de confiance que vous allez pouvoir tirer toute votre équipe vers le haut !
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