L’entretien annuel d’évaluation : comment bien l’aborder ?

L’entretien annuel d’évaluation est une étape obligatoire dans le bon fonctionnement de votre entreprise.

Il existe certaines astuces à suivre pour procéder à l’entretien annuel individuel dans les meilleures conditions.

Découvrons ensemble dans cet article, les bonnes pratiques à respecter.

Table des matières
L’entretien d’évaluation est-il obligatoire ?
Comment bien préparer l’entretien individuel ?
Déroulement de l’entretien individuel
Logiciel d’évaluation des performances ✅

 

L’entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire ?

La définition de l’entretien annuel d’évaluation est un entretien dont le but est de faire un bilan des compétences du collaborateur, des objectifs accomplis ou non et des améliorations nécessaires.

Vous le savez sans doute, en France les choses sont très souvent encadrées par la loi. L’entretien annuel professionnel est, en ce sens, une exception.

Soyons clairs : l’entretien annuel n’est pas obligatoire dans le cadre légal! La loi ne prévoit ni obligation, ni sanction si le patron n’en met pas en place.

Si l’entretien annuel n’est pas obligatoire, le patron et les RH disposent du pouvoir de l’imposer. Ainsi, l’entretien annuel est obligatoire salarié pour le salarié si le patron a décidé d’en mettre un en place !

Par ailleurs, puisque cette évaluation n’est pas encadrée, elle peut être de toute forme et de toute régularité si vous souhaitez en mettre une en place ! 

Par exemple : 

  1. Un entretien annuel individuel classique
  2. Un entretien global trimestriel d’une certaine catégorie de salariés
  3. Une notation journalière de chaque salarié dans chaque secteur

Il existe néanmoins deux limitations : 

  1. Ne pas rendre public ces évaluations pour ne pas mettre en concurrence ouverte les salariés entre-eux.
  2. Utiliser des outils de mesure de la performance objectifs et claires. Pour cela, je vous conseille de vous appuyer sur un outil RH performant comme Factorial.

Attention : consultez votre convention collective. Si la loi ne prévoit rien, celle-ci peut en revanche prévoir l’obligation de respecter un entretien annuel sur l’avancée des objectifs de votre salarié. Ne pas respecter cette obligation conventionnelle vous expose à de fortes sanctions !

Logiciel RH

Comment bien préparer un entretien individuel ?

Si vous avez décidé d’évaluer vos salariés ou tout simplement y êtes obligé en raison de votre convention collective, alors il vous faudra vous y préparer.

Outre le fait d’adopter les bons outils pour récupérer des données factuelles sur le salarié, il est nécessaire de : 

  • Mettre en place un processus identique pour tous les salariés afin d’éviter toute discrimination
  • Avertir vos salariés que leur données personnelles peuvent être collectées dans le but de l’entretien individuel
  • Informer votre salarié des méthodes d’évaluation

L’objectif de ces trois étapes est de faire comprendre au salarié que cet entretien n’est pas du “flicage” ou un moyen de pression, mais simplement l’occasion pour lui comme pour vous de mettre à plat les problèmes et de redéfinir ensemble les objectifs et les priorités.

Entretien annuel professionnel

Le meilleur moyen de bien préparer un entretien individuel avec son salarié consiste donc en 3 points clefs : 

  1. Discuter avec lui de manière bienveillante en lui expliquant que cette réunion est dans son intérêt, comment tout le processus va se passer et que la parole est libre
  2. Utiliser des outils objectifs et transparents qui ne pourront être contestés
  3. Prévenez-le en amont pour qu’il ait lui aussi le temps de se préparer, de réfléchir aux différents problèmes et amélioration qu’il pourrait vous soumettre

Et surtout : laissez votre ego de côté ! Le but est de créer une relation de confiance avec votre salarié, qui permette à tout le monde de s’améliorer, pas de gagner une discussion ! 

Il existe des logiciels qui vous assistent lors de votre évaluation annuelle, vous pouvez par exemple :

  • Préparez des questions types que vous pourrez envoyer en avance à de nombreux employés à la fois afin de par la suite mieux orienter l’entretien
  • Envoyer des communiqués ou des emails automatiquement grâce à des workflows
  • Récolter les données et les avoir sous forme de résumé et de graphiques

Découvrez comment Factorial peut vous aider lors de vos entretiens annuels grâce à sa fonctionnalité d’évaluation des performances

Entretien annuel individuel : pendant et après

Cet entretien a lieu entre le salarié et, soit son RH, soit son manager, soit son patron. Choisissez la personne propice pour mener cette discussion. 

Utilisez une grille d’analyse qui reprend les éléments points par points, sur laquelle vous pourrez vous baser pour le suivi.

entretien annuel salarié

Ne faites pas durer cet entretien trop longtemps : dans la majorité des cas, une heure maximum est amplement suffisant.

Il peut arriver exceptionnellement que le salarié ait un gros malaise et qu’il s’épanche sur ses problèmes : écoutez-le et prenez le temps de trouver des solutions avec lui !

Cet entretien individuel doit être à la fois formel et informel : 

  • le salarié n’a pas le droit d’être accompagné par un délégué du personnel, 
  • il peut formuler des demandes (augmentations, améliorations de conditions de travail), 
  • il ne peut être ni sanctionné (baisse de salaire ou rétrogradation) ni licencié.

A la fin de l’entretien individuel, vous pourrez remettre une copie de la grille d’analyse à votre salarié. Cela n’est pas obligatoire, mais permet de créer une base de suivi pour le prochain entretien.

Je vous conseille vivement de mettre en place des entretiens individuels de manière régulière, tous les trimestres si possible, plutôt que d’en faire un seul annuel : plus vous dialoguez avec vos salariés, plus tôt vous pourrez traiter les problèmes, mieux ce sera pour tout le monde !

Cet entretien doit faire partie de votre process de bien-être salarié, tout comme l’onboarding et l’offboarding, sujets que nous avons traités dans notre article sur le plan d’intégration d’un nouvel employé et sur le départ d’un employé.

Ce que vous devez retenir

L’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire. Il ne faut pas le confondre avec l’entretien annuel professionnel qui est lui obligatoire.

L’objectif est surtout de suivre l’avancée des objectifs, du travail et de créer une relation de discussion et d’amélioration saine avec le salarié.

Soyez donc apte à la discussion, mettez à l’aise votre interlocuteur, soyez ouvert aux critiques et basez-vous sur des données factuelles, comme peut vous le proposer Factorial.

C’est en créant ce climat de confiance que vous allez pouvoir tirer toute votre équipe vers le haut !

Assurez-vous de mener des entretiens annuels d’évaluation complets et pertinants grâce à un logiciel de gestion RH. Découvrez Factorial 💜

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