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entretien annuel d'évaluation entre manager et salarié

Mener un entretien annuel d’évaluation efficace [modèle gratuit]

L’entretien annuel d’évaluation est fortement recommandé pour analyser et encourager le travail de vos salariés.

S’il n’est pas obligatoire, une convention collective peut en faire une obligation. 

Quoi qu’il en soit, il est une opportunité pour s’aligner sur des objectifs communs. Il permet aussi d’améliorer l’ambiance et la qualité du travail, et de motiver les troupes.

Et vous voulez que cet entretien se passe dans les meilleures conditions.

Voici nos conseils pour bien le préparer et le mener.

Sommaire

entretien annuel d'évaluation modèle

Quels sont les objectifs de l’entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation est un moment d’échange, de motivation, de fixation d’objectifs… entre le manager et le salarié.

C’est l’occasion de faire le bilan sur les performances de l’employé et d’apprécier ses compétences comme son évolution.

On peut dire que c’est une rencontre privilégiée entre un manager et un collaborateur. Pourquoi ?

Ce bilan annuel va renforcer votre lien et votre rôle managérial. Mais, il va aussi stimuler la performance individuelle de vos collaborateurs.

Pour éviter que cette rencontre génère du stress ou de la démotivation, assurez-vous de penser collaboration plutôt qu’évaluation.

Est-ce que l’entretien annuel d’évaluation est obligatoire ?

L’entretien annuel d’évaluation permet de faire un bilan des compétences du collaborateur, des objectifs accomplis et des améliorations nécessaires.

Il n’est surtout pas á confondre avec l’entretien professionnel.

Soyons clairs : l’entretien annuel n’est pas obligatoire dans le cadre légal ! La loi ne prévoit ni obligation, ni sanction si le patron n’en met pas en place.

Néanmoins, les patrons et les RH ont la possibilité de l’imposer par la convention collective. Ainsi, l’entretien annuel est obligatoire pour le salarié si l’employeur décide de le mettre en place !

Les limites de l’entretien d’évaluation

Puisque cette évaluation n’est pas encadrée, elle peut être de toute forme et de toute régularité ! 

Par exemple : 

  • Un entretien annuel individuel classique
  • Un entretien global trimestriel d’une certaine catégorie de salariés
  • Une notation journalière de chaque salarié dans chaque secteur

Il existe néanmoins deux limitations : 

  1. Ne pas rendre public ces évaluations pour ne pas mettre en concurrence ouverte les salariés entre-eux.
  2. Utiliser des outils de mesure de la performance objectifs et claires. Pour cela, appuyez-vous sur un outil RH performant.

Attention : consultez votre convention collective. Si la loi ne prévoit rien, celle-ci peut en revanche prévoir l’obligation de respecter un entretien annuel sur l’avancée des objectifs des salariés.

Ne pas respecter cette obligation conventionnelle vous expose à de fortes sanctions !

Quelle est la différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel ?

Le premier concerne d’avantage une pratique managériale tandis que l’autre s’appuie sur le salarié.

L’entretien annuel permet de faire un bilan sur le travail réalisé sur l’année écoulée, les compétences professionnelles et l’atteinte des objectifs.

L’entretien professionnel, quant à lui, est obligatoire (au minimum tous les deux ans). Il permet d’aligner les perspectives d’évolution du salarié avec des formations adaptées à ses besoins.

👉 Informez-vous plus en détail sur l’objectif de l’entretien professionnel et comment le mener

Comment bien préparer un entretien annuel individuel ?

Si vous avez décidé d’évaluer vos salariés ou tout simplement y êtes obligé en raison de votre convention collective, alors il vous faudra vous y préparer.

Outre le fait d’adopter les bons outils pour récupérer des données factuelles sur le salarié, il est nécessaire de : 

  • Mettre en place un processus identique pour tous les salariés afin d’éviter toute discrimination
  • Avertir vos salariés que leur données personnelles peuvent être collectées dans le cadre de l’entretien individuel
  • Informer votre salarié des méthodes d’évaluation

L’objectif de ces trois étapes est de faire comprendre au salarié que cet entretien n’est pas du “flicage” ou un moyen de pression. 

C’est simplement l’occasion pour lui comme pour vous de mettre à plat les freins et de redéfinir ensemble les objectifs et les priorités.

Préparation d'un entretien avec le salarié

3 points clefs pour faire le bilan sur l’année passée

  1. Discutez avec lui de manière bienveillante. Expliquez que cette réunion est dans son intérêt, comment tout le processus va se passer et que la parole est libre.
  2. Utilisez des outils objectifs et transparents qui ne pourront être contestés.
  3. Prévenez-le en amont. Il pourra lui aussi se préparer, réfléchir aux différents problèmes et améliorations à évoquer.

Et surtout : laissez votre ego de côté ! Le but est de créer une relation de confiance avec votre salarié, qui permette à tout le monde de s’améliorer, pas de gagner une discussion ! 

Il existe des logiciels qui vous assistent lors de votre évaluation annuelle, vous pouvez par exemple :

  • Préparer des questions types que vous pourrez envoyer en avance à de nombreux employés à la fois afin de mieux orienter l’entretien
  • Envoyer des communiqués ou des emails automatiquement grâce à des workflows
  • Récolter les données et les avoir sous forme de résumés et graphiques

Évaluer les performances d’un collaborateur

Pour évaluer correctement le travail de chaque collaborateur, il est important de se munir d’outils d’évaluation de performance. Vous pourrez suivre leur progression sur les objectifs établis au cours de l’année.

Ce type d’outils permet également de mettre en avant les différents axes d’améliorations ainsi que les formations nécessaires pour le développement des compétences de l’employé.

Pour le bon déroulement de l’entretien, nous vous donnons ces conseils :

  • Idéalement, choisissez un endroit tranquille, loin du bruit et des autres collaborateurs.
  • Allouez un temps additionnel à l’entretien pour que la discussion se fasse dans un cadre détendu.
  • Sollicitez l’aide de vos collaborateurs. Demandez-leur de préparer à l’avance leur entretien en identifiant leurs principales réussites et les points à améliorer.

👉 Découvrez notre solution pour mesurer vos objectifs d’entreprise et suivre leur progression ici !

Développer les compétences du salarié

Le développement des compétences des salariés est l’affaire des employeurs.

L’objectif est de leur permettre d’acquérir de nouvelles connaissances, d’améliorer des savoir-faire et/ou savoir-être ou de faire une mise à niveau.

Il faut savoir que ce concept est complètement différent de la formation professionnelle. L’un est obligatoire et à la charge de l’employeur, l’autre est une initiative prise par le salarié.

👉 Construisez votre plan de développement de compétences

Être à l’écoute des besoins en formation professionnelle

Durant l’entretien, le salarié pourra évoquer son souhait de se former.

La formation professionnelle, ou formation continue, permet à toute personne active d’accéder, de maintenir et de changer d’emploi.

Elle rentre dans le cadre du CPF (compte personnel de formation).

Avec les évolutions technologiques, économiques et sociales, les différentes réformes de formation tentent sans cesse de s’adapter à l’offre.

👉 Apprenez-en plus sur la réforme de la formation professionnelle et son financement

Comment se déroule un entretien individuel annuel ?

Cet entretien a lieu entre le salarié et, soit son RH, son manager ou son patron. Choisissez la personne la mieux placée pour mener cette discussion. 

Utilisez une grille d’analyse qui reprend les éléments point par point, sur laquelle vous pourrez vous baser pour le suivi.

entretien avec un salarié

Ne faites pas durer cet entretien trop longtemps. Dans la majorité des cas, une heure maximum est amplement suffisante.

Il peut arriver exceptionnellement que le salarié ait un gros malaise et qu’il s’épanche sur ses problèmes. Écoutez-le et prenez le temps de trouver des solutions avec lui !

Cet entretien individuel doit être à la fois formel et informel : 

  • le salarié n’a pas le droit d’être accompagné par un délégué du personnel, 
  • il peut formuler des demandes (augmentation, amélioration des conditions de travail), 
  • il ne peut être ni sanctionné (baisse de salaire ou rétrogradation), ni licencié.

A la fin de l’entretien individuel, vous pourrez remettre une copie de la grille d’analyse à votre salarié. Cela n’est pas obligatoire, mais permet de créer une base de suivi pour le prochain entretien.

Je vous conseille vivement de mettre en place des entretiens individuels de manière régulière. Tous les trimestres si possible, plutôt que d’en faire un seul à l’année.

Plus vous dialoguez avec vos salariés, plus tôt vous pourrez traiter les problèmes et mieux ce sera pour tout le monde.

Cet entretien doit faire partie de votre process de bien-être salarié, tout comme l’onboarding et l’offboarding.

Exemple commentaire entretien annuel d’évaluation

Une trame entretien annuel d’évaluation va vous être utile et un exemple d’appréciation entretien annuel aussi.

Parlez de performances, de perspectives d’évolution, etc.

Camille est constante dans son travail, elle prend constamment des initiatives et est  force de proposition. Je peux compter sur elle et c’est appréciable. Elle doit améliorer le respect des deadlines.

Comment conclure un entretien annuel ?

Ca y est, vous êtes arrivé à la fin de l’entretien. Vous vous demandez comment clôturer un entretien annuel ?

Terminez sur une note positive et suivez ces conseils :

  • Rappeler les bonnes performances et les points positifs relevés concernant le travail global et les compétences de votre collaborateur.
  • Revenir sur les points à développer pour l’année suivante.
  • Demander le retour de l’employé sur le déroulement de l’entretien et les objectifs établis ensemble.
  • Rassurer le collaborateur sur sa capacité à compléter ces objectifs et donner quelques conseils concrets pour les mettre en œuvre.

Le plus important, c’est que votre collaborateur reparte de son entretien motivé et prêt à se lancer dans la période professionnelle qui suit, et non pas contrarié ou froissé.

Vous pouvez, par exemple, accompagner vos collaborateurs dans la préparation de leurs entretiens annuels en amont et les aider à prendre du recul sur le travail effectué durant l’année et à s’auto-évaluer. Cela leur permettra d’être plus à l’aise lors de leurs entretiens.

Ce que vous devez retenir

  • L’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire à la différence de l’entretien annuel professionnel.
  • L’objectif principale est de suivre l’avancée des objectifs, du travail et de créer une relation de discussion et d’amélioration saine avec le salarié.

Soyez donc ouvert à la discussion, mettez à l’aise votre interlocuteur et soyez prêt à entendre les critiques.

Basez-vous sur des données factuelles, comme peut vous le proposer Factorial. Vous pouvez avoir besoin d’un entretien annuel d’évaluation exemple pour commencer.

C’est en créant un climat de confiance que vous allez pouvoir tirer toute votre équipe vers le haut !

Assurez-vous d’avoir une trame d’entretien annuel d’évaluation complète et pertinente grâce à un logiciel de gestion RH

 

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