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Comment mener un entretien annuel d’évaluation efficace ?

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12 minutes de lecture
Comment mener un entretien annuel d’évaluation efficace

L’entretien annuel d’évaluation est fortement recommandé pour analyser et encourager le travail de vos salariés. S’il n’est pas obligatoire, une convention collective peut en faire une obligation. Quoi qu’il en soit, il est une opportunité pour s’aligner sur des buts communs. Il permet aussi d’améliorer l’ambiance et la qualité du travail, et de motiver les troupes.

C’est un outil de gestion de carrière pouvant servir de plateforme pour discuter des aspirations professionnelles de l’employé et de la manière dont elles peuvent être alignées avec les objectifs de l’entreprise.

Pour maximiser votre succès lors des entretiens annuels d’évaluation, il est impératif de préparer préalablement une grille d’entretien. Vous vous demandez peut-être comment vous y prendre, ou peut-être que le manque de temps vous empêche de vous y consacrer pleinement ?

📩 Téléchargez notre modèle entretien annuel d’évaluation 

Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation est un moment d’échange, de motivation, de fixation d’objectifs… entre le manager et le salarié. C’est l’occasion de faire le bilan sur les performances de l’employé et d’apprécier ses compétences comme son évolution.

On peut dire que c’est une rencontre privilégiée entre un manager et un collaborateur. Pourquoi ? Ce bilan annuel va renforcer votre lien et votre rôle managérial. Mais, il va aussi stimuler la performance individuelle de vos collaborateurs.

Il se passe tous les ans mais vous pouvez très bien choisir de modifier sa cadence, une fois tous les 6 mois par exemple. Pour éviter que cette rencontre génère du stress ou de la démotivation, assurez-vous de penser collaboration plutôt qu’évaluation.

Est-ce que l’entretien annuel d’évaluation est obligatoire ?

Soyons clairs, il n’est pas obligatoire dans le cadre légal ! La loi ne prévoit ni obligation, ni sanction si un patron n’en met pas en place. Ne le confondez surtout pas avec l’entretien professionnel.

L’entretien d’évaluation annuelle permet de faire un bilan des capacités du collaborateur, des goals accomplis et des améliorations nécessaires.

Néanmoins, les chefs d’entreprise et les RH peuvent imposer sa mise en place par la convention collective et le rendre obligatoire pour le salarié.

L’entretien d’évaluation a-t-il des limites ?

Puisque cette évaluation n’est pas encadrée, elle peut être de toute forme et de toute régularité

Par exemple :

  • Un entretien annuel individuel classique
  • Une auto-évaluation professionnelle mensuelle
  • Un entretien global trimestriel d’une certaine catégorie de salariés
  • Une notation journalière de chaque salarié dans chaque secteur

Il existe néanmoins deux limitations :

  1. Ne pas rendre public ces évaluations pour ne pas mettre en concurrence ouverte les salariés entre-eux.
  2. Utiliser des outils de mesure de la performance tangibles et claires. Pour cela, appuyez-vous sur un outil RH performant.

Attention : consultez votre convention collective. Si la loi ne prévoit rien, celle-ci peut en revanche prévoir l’obligation de respecter un entretien annuel sur l’avancée des objectifs des salariés. Ne pas respecter cette obligation conventionnelle expose l’entreprise à de fortes sanctions.

Quelle est la différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel ?

Le premier concerne d’avantage une pratique managériale tandis que l’autre s’appuie sur le salarié. L’entretien annuel permet de faire un bilan sur le travail réalisé sur l’année écoulée, le niveau de professionnalisme et l’atteinte des objectifs.

L’entretien professionnel, quant à lui, est obligatoire (au minimum tous les deux ans). Il permet d’aligner les perspectives d’évolution du salarié avec des enseignements adaptés à ses besoins.

👉 Informez-vous plus en détail sur l’objectif de l’entretien professionnel et comment le mener.

Comment bien préparer un entretien annuel individuel ?

Outre le fait d’adopter les bons outils pour récupérer des données factuelles sur le salarié, il est nécessaire de :

  • Mettre en place un processus identique pour tous les salariés afin d’éviter toute discrimination
  • Avertir vos salariés que leur données personnelles peuvent être collectées
  • Informer des méthodes d’évaluation

L’objectif est de faire comprendre au salarié que cet entretien n’est pas du “flicage” ou un moyen de pression. C’est simplement l’occasion pour lui comme pour vous de mettre à plat les freins et de redéfinir ensemble les objectifs et les priorités.

Servez-vous de notre exemple de questionnaire pour peaufiner le vôtre en l’adaptant à votre entreprise, sa culture et sa stratégie, et aux compétences de vos salariés. 👇

entretien annuel

Réaliser un entretien d’évaluation en 6 étapes clés

L’entretien annuel d’évaluation est un processus clé pour évaluer les performances d’un employé au cours de l’année écoulée, fixer des objectifs pour l’année à venir et discuter de son développement professionnel. Bien que les étapes spécifiques puissent varier en fonction de l’entreprise et de ses pratiques, voici les étapes générales de l’entretien annuel d’évaluation.

  1. Préparation de la réunion

    • Actions : Prévenez votre collaborateur en amont. Il pourra lui aussi se préparer, réfléchir aux différents problèmes et améliorations à évoquer. Pour le bon déroulement de l’évaluation, idéalement, choisissez un endroit tranquille, loin du bruit et des autres collaborateurs. Pensez à allouer un temps additionnel à l’entretien pour que la discussion se fasse dans un cadre détendu. Prévoyez large ! Si un entretien dure environ une heure d’ordinaire, rajoutez un créneau de 30 min de plus.
    • Conseil : Avant l’entretien, prenez le temps de relire le parcours professionnel du collaborateur et ses réalisations clés de l’année. Identifiez les domaines de succès et les opportunités d’amélioration.
    • Bonne pratique : Consultez les objectifs précédents fixés, les résultats obtenus et les feedbacks collectés tout au long de l’année.
  2. Ouverture de l’entretien

    • Actions : Commencez par saluer chaleureusement le collaborateur. Utilisez son prénom et maintenez un contact visuel pour établir une connexion immédiate. Rappelez l’intérêt de la réunion est dans son intérêt, comment tout le processus va se passer et encouragez un échange transparent. Créez une atmosphère positive.
    • Exemple de question : « Bonjour [Nom], merci d’être là aujourd’hui. Comment vous sentez-vous par rapport à notre entretien annuel ? »
    • Bonne pratique : Encouragez le collaborateur à partager ses sentiments et ses attentes pour instaurer une communication ouverte. Discutez de manière bienveillante.
  3. Discussion des réalisations et des objectifs atteints

    • Actions : Rappellez brièvement le but de l’entretien annuel pour mettre le collaborateur à l’aise et le guider dans la conversation. Commencez par exemple par « Aujourd’hui, nous allons discuter de vos réalisations, de vos objectifs, et de la manière dont nous pouvons continuer à favoriser votre développement professionnel ». Invitez le collaborateur à partager ses pensées et ses attentes dès le début pour créer un environnement conversationnel. Donnez à l’employé un retour d’information sur ses performances au cours de l’année écoulée. Les forces, les faiblesses et les domaines d’amélioration sont identifiés et discutés en détail. Donnez des exemples concrets pour illustrer les points abordés.
    • Exemple de question : « Avant de commencer, je tiens à souligner que cet entretien est également l’occasion pour vous de partager vos perspectives. Qu’aimeriez-vous aborder en priorité ? » ou « Pouvez-vous partager un exemple concret de projet où vous avez excédé les attentes ? »
    • Bonne pratique : Utilisez des données tangibles pour illustrer les réussites et encouragez le collaborateur à réfléchir sur son propre parcours.
  4. Identification des axes d’amélioration

    • Actions : Posez des questions ouvertes pour encourager le collaborateur à réfléchir sur ses propres performances et à identifier les domaines où il souhaite s’améliorer. Favorisez un feedback constructif. Partagez des observations spécifiques et encouragez une auto-évaluation honnête, mettant l’accent sur le développement professionnel plutôt que sur les faiblesses. Impliquez le collaborateur dans la définition d’un plan d’action concret pour améliorer les compétences identifiées, favorisant ainsi un engagement actif dans son propre perfectionnement. Ce qui va aider à construire un plan de développement de compétences pertinent.
    • Exemple de question : « Nous cherchons toujours à nous améliorer. Y a-t-il des domaines où vous pensez pouvoir renforcer vos compétences ou sur lesquels vous souhaitez vous concentrer davantage ? »
    • Bonne pratique : Soyez constructif dans vos commentaires, encouragez l’auto-évaluation et proposez des solutions pour le développement professionnel.
  5. Établissement des objectifs pour l’année à venir

    • Actions : Discutez des objectifs professionnels du collaborateur, encourageant une vision à long terme alignée sur les priorités de l’entreprise. Si cela est approprié, l’entretien peut également inclure une discussion sur la rémunération, les augmentations salariales, les promotions ou les avantages supplémentaires.
    • Exemple de question : « En pensant à l’année à venir, quelles sont les compétences que vous aimeriez développer, et quels objectifs professionnels vous fixez-vous ? »
    • Bonne pratique : Assurez-vous que les objectifs sont SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) et alignés sur les objectifs de l’entreprise.
  6. Clôture et plan d’action

    • Actions : Après l’entretien, le gestionnaire et l’employé s’engagent à faire un suivi régulier sur les objectifs fixés, à fournir un soutien et un encadrement appropriés, et à évaluer les progrès réalisés lors de réunions ultérieures. Il est important de noter que ces étapes sont générales et qu’elles peuvent être adaptées en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation.
    • Exemple de question : « Nous avons couvert beaucoup de choses aujourd’hui. Pour conclure, quelles sont vos attentes par rapport à notre collaboration pour atteindre ces objectifs ? »
    • Bonne pratique : Résumez les points discutés, déterminez les prochaines étapes, et assurez-vous que le collaborateur se sent soutenu dans sa progression.

 

💡 BONUS : Des logiciels de suivi d’évaluation comme Factorial vous assistent lors de votre évaluation annuelle. Vous pouvez par exemple :

  • Préparer des questions types que vous pourrez envoyer en avance à de nombreux employés à la fois afin de mieux orienter la discussion
  • Envoyer des communiqués ou des emails automatiquement grâce à des workflows pour notifier la réunion ou autre communication
  • Récolter les données et les avoir sous forme de résumés et graphiques

Comment se déroule un entretien annuel ?

Cet entretien a lieu entre le salarié et, soit son RH, son manager ou son patron. Choisissez la personne la mieux placée pour mener cette discussion. 

Utilisez une grille d’analyse qui reprend les éléments point par point, sur laquelle vous pourrez vous baser pour le suivi. Ne faites pas durer cet entretien trop longtemps. Dans la majorité des cas, une heure maximum est amplement suffisante.

Il peut arriver exceptionnellement que le salarié ait un gros malaise et qu’il s’épanche sur ses problèmes. Écoutez-le et prenez le temps de trouver des solutions avec lui !

Cet entretien individuel doit être à la fois formel et informel : 

  • le salarié n’a pas le droit d’être accompagné par un délégué du personnel, 
  • il peut formuler des demandes (augmentation, amélioration des conditions de travail), 
  • il ne peut être ni sanctionné (baisse de salaire ou rétrogradation), ni licencié.

A la fin de l’entretien, vous pourrez remettre une copie de la grille d’analyse à votre salarié. Cela n’est pas obligatoire, mais permet de créer une base de suivi pour le prochain entretien.

Je vous conseille vivement de mener des entretiens d’évaluation de manière régulière. Tous les trimestres si possible, plutôt que d’en faire un seul à l’année.

Plus vous dialoguez avec vos salariés, plus tôt vous pourrez traiter les problèmes et mieux ce sera pour tout le monde. Cet entretien doit faire partie de votre process de bien-être salarié, tout comme l’onboarding et l’offboarding.

Exemple commentaire entretien annuel d’évaluation

Voici un exemple d’appréciation d’entretien d’évaluation. Parlez de performances, de perspectives d’évolution, etc.

Camille est constante dans son travail, elle prend constamment des initiatives et est  force de proposition. Je peux compter sur elle et c’est appréciable. Elle doit améliorer le respect des deadlines.

➡️ Voici un exemple d’entretien annuel rempli

💡 BONUS : Sur Factorial, pilotez vos évaluations de manière précise et équitable avec un tableau de bord de la performance. En activant le paramètre « score & prochaines étapes » avant de démarrer une évaluation, les managers et les employés pourront estimer la performance en attribuant un chiffre spécifique et définir les prochaines étapes de croissance. La vue unifiée permettra aux managers de voir en un coup d’œil, comment les membres de leur équipe se comportent et comparer les évaluations du manager et de l’employé.

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Quelles sont les principales questions à poser lors de l’entretien d’évaluation ?

Il y a énormément de questions que vous pouvez poser. Le plus important est qu’il y ait une vraie conversation. Voici quelques exepmples pour vous inspirer.

  1. Pouvez-vous partager vos principales réalisations au cours de la dernière année ?
  2. Comment évaluez-vous votre performance par rapport aux objectifs fixés ?
  3. Quels ont été les défis les plus importants que vous avez rencontrés et comment les avez-vous surmontés ?
  4. Que pensez-vous apporter à l’équipe ou au projet dans lequel vous travaillez ?
  5. Quelles compétences avez-vous développées au cours de la dernière année ?
  6. Y a-t-il des domaines dans lesquels vous avez besoin de formation ou de développement professionnel ?
  7. Comment gérez-vous le stress et la pression au travail ?
  8. Avez-vous des suggestions pour améliorer l’efficacité de l’équipe ou du département ?
  9. De quelle manière collaborez-vous avec vos collègues et vos supérieurs hiérarchiques ?
  10. Comment maintenez-vous l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ?
  11. Comment gérez-vous les conflits au travail ?
  12. Avez-vous des idées pour améliorer la communication au sein de l’équipe ?
  13. Quels sont les aspects de votre travail que vous trouvez les plus gratifiants et les plus difficiles ?
  14. Comment assurez-vous votre développement continu et restez-vous au fait des nouvelles tendances de votre domaine ?
  15. Comment maintenez-vous une attitude positive, même face aux défis professionnels ?
  16. Quels sont vos besoins en termes de ressources pour atteindre vos objectifs professionnels ?
  17. Avez-vous des suggestions pour améliorer la satisfaction au travail au sein de l’équipe ?
  18. Quels sont les enseignements que vous tirez de vos expériences professionnelles récentes ?

Parler de la rémunération durant l’entretien d’évaluation : bonne ou mauvaise idée ?

Certains DRH et managers sont d’avis de laisser ce sujet à plus tard, à l’occasion d’un nouvel entretien. Il leur semble plus pertinent de réserver l’entretien individuel pour parler de la progression et des réalisations des employés.

Dans d’autres entreprises, on choisit d’en parler à ce moment-là car on estime que l’entretien annuel et le salaire sont intimement liés.

Comment conclure un entretien annuel d’évaluation ?

Ca y est, vous êtes arrivé à la fin du bilan annuel de votre salarié. Vous vous demandez maintenant comment clôturer un entretien individuel annuel ?

Terminez sur une note positive et suivez ces conseils :

  • Rappelez les bonnes performances et les points positifs relevés concernant le travail global et les aptitudes de votre collaborateur.
  • Revenez sur les axes à développer pour l’année suivante.
  • Demandez le retour de l’employé sur le déroulement de l’entretien et les objectifs établis ensemble.
  • Rassurez le collaborateur sur sa capacité à compléter ces missions et donner quelques idées concrètes pour les mettre en œuvre.

Le plus important, c’est que votre collaborateur reparte de son entretien motivé et prêt à se projeter un avenir ambitieux au sein de la société, et non pas contrarié ou froissé.

Vous pouvez, par exemple, accompagner vos collaborateurs dans la préparation de leurs entretiens annuels en amont et les aider à prendre du recul sur le travail effectué durant l’année et à s’auto-évaluer.

Cela leur permettra d’être plus à l’aise lors de leurs entretiens.

La fiche de poste est-elle utile lors de l’entretien annuel en entreprise ?

La fiche de poste est un outil de communication entre votre employé et vous qui va servir à diriger l’entretien annuel. Étant évolutive, elle peut être actualisée à tout moment et notamment, durant cet entretien. Elle atteste des nouvelles qualifications et responsabilités des salariés.

Quelles actions mettre en place après un entretien annuel ?

Suite à l’entretien annuel, il est crucial de transformer les discussions fructueuses en actions concrètes. Tout d’abord, identifiez les objectifs prioritaires convenus lors de l’entretien. En tant que RH, assurez-vous que les managers ont des plans clairs pour soutenir le développement professionnel de leurs équipes. Encouragez-les à élaborer des formations ciblées ou des mentorats pour renforcer les compétences identifiées comme cruciales.

Pour les CEO, considérez l’alignement des objectifs individuels avec la vision globale de l’entreprise. Si des ajustements sont nécessaires, établissez un plan d’action pour les mettre en œuvre. Faites en sorte que chaque employé comprenne comment son rôle contribue à la réussite de l’entreprise.

Du côté des managers, assurez-vous qu’ils ont les ressources nécessaires pour mettre en œuvre les changements discutés. Cela pourrait impliquer des ajustements dans la répartition des tâches, la mise en place de nouvelles procédures ou l’investissement dans des outils et technologies appropriés.

Pour favoriser une culture d’amélioration continue, encouragez la communication ouverte et régulière entre les équipes. Mettez en place des réunions de suivi périodiques pour évaluer les progrès et ajuster les plans si nécessaire. Cela renforcera l’engagement des employés en démontrant que leurs contributions sont valorisées et que des mesures tangibles sont prises en réponse à leurs feedbacks.

En résumé, après un entretien annuel, l’accent doit être mis sur la transformation des discussions en actions. Les RH doivent soutenir les managers dans la mise en œuvre de plans de développement, les CEO doivent aligner les objectifs individuels sur la vision globale, et les managers doivent avoir les ressources nécessaires pour concrétiser les changements. La communication régulière et les ajustements proactifs sont essentiels pour maintenir l’élan et encourager une culture d’amélioration continue.

Ce que vous devez retenir sur l’entretien annuel d’évaluation

  • L’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire à la différence de l’entretien annuel professionnel.
  • L’objectif principal est de suivre l’avancée des tâches et de créer une relation de discussion et d’amélioration saine avec le salarié.

Soyez donc ouvert à la discussion, mettez à l’aise votre interlocuteur et soyez prêt à entendre les critiques. Basez-vous sur des données factuelles, comme peut vous le proposer Factorial.

Vous pouvez avoir besoin d’un exemple d’entretien annuel d’évaluation pour commencer. C’est en créant un climat de confiance que vous allez pouvoir tirer toute votre équipe vers le haut !

Assurez-vous d’avoir une trame d’entretien annuel d’évaluation complète et pertinente grâce à notre logiciel GPEC

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