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L’entretien professionnel obligatoire : l’heure du bilan

La mise en place d’un entretien professionnel est indispensable pour le bon fonctionnement de l’entreprise, au-delà du fait qu’il est obligatoire. Pour que vous puissiez mieux comprendre les spécificités de ce dispositif, nous vous invitons à lire les détails sur le sujet dans cet article.

Sommaire

Est-ce que l’entretien professionnel est obligatoire ?

L’entretien professionnel est obligatoire en France depuis le 7 mars 2014, quel que soit l’effectif de l’entreprise. Il est imposé aux salariés qui sont présents dans l’entreprise depuis au moins 2 ans ou qui sont de retour après une longue absence (après un congé de maternité, un congé de proche aidant, un congé d’adoption, un congé parental d’éducation, à l’issue d’un mandat syndical, etc.).

Pour certains employeurs, on en est aujourd’hui à l’heure du bilan. L’entretien professionnel permet aux salariés de faire le point sur leurs perspectives professionnelles, sur leurs compétences et sur les possibilités de formation qui pourraient leur être utiles pour progresser dans le milieu professionnel. À cause de la crise sanitaire liée à la pandémie, les entretiens professionnels qui devaient normalement se dérouler entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2020 pourront être reportés jusqu’au 30 juin 2021. Il est à noter que ce report concerne aussi les entretiens professionnels bisannuels et que l’application des éventuelles sanctions est également suspendue jusqu’à cette nouvelle date butoir.

Sauf exception, les employeurs doivent recevoir leurs salariés tous les 2 ans dans le cadre d’un entretien professionnel. Ce dernier concerne tous les salariés, quel que soit leur type de contrat : CDI, CDD, alternance, à temps partiel ou à temps plein.

Est-ce qu’un salarié peut refuser l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est obligatoire pour l’employeur, et il est tenu de le faire passer à tous ses salariés. D’un autre côté, cet entretien est uniquement un droit pour le salarié, il est donc facultatif. Selon le cas, il peut tout à fait refuser de le passer, mais dans ce cas de figure, il est tout de même recommandé de garder précieusement une trace écrite du refus, par le biais d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou encore d’une remise contre décharge.

Qui doit réaliser l’entretien professionnel ?

Tout dépend de la configuration de l’entreprise, mais dans la majorité des cas, l’entretien professionnel peut être réalisé et mené par le N+1 du salarié, les équipes des ressources humaines, le responsable Formation ainsi que les équipes en charge du développement des compétences.

Cependant, il est nécessaire que la personne qui doit faire passer l’entretien ait été formée à ce type de procédure et dispose des outils nécessaires dans l’accomplissement de cette tâche. Ce genre de formation est très utile pour éviter les habitudes descendantes et évaluatives qui sont souvent présentes dans les entretiens « classiques ». Si l’entretien professionnel est réalisé par le manager opérationnel, il faudra que celui-ci communique la synthèse des entretiens réalisés au service de gestion des ressources humaines.

Comment la loi encadre-t-elle l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est bien encadré par la loi. L’article 2014-288 du 5 mars 2014 stipule que chaque salarié doit impérativement bénéficier d’un entretien professionnel, peu importe la taille de l’entreprise dans laquelle il travaille, tous les deux ans. Tous les six ans, le salarié a aussi droit à un état des lieux qui récapitule son parcours professionnel. Cette dernière obligation a été appliquée à partir du 7 mars 2020 pour tous les salariés qui ont au minimum six ans d’ancienneté dans l’entreprise à compter de cette date.

Chaque année, le comité social et économique doit être informé par l’employeur (via la base de données économiques et sociales) sur la mise en place des entretiens professionnels pour les entreprises qui ont moins de 50 salariés. Cette démarche doit se faire dans le cadre de la consultation sur la politique de l’entreprise, s’il n’y a pas d’accord qui organise le contenu de la consultation, selon l’article L.2312-26 du Code du travail.

Comment la loi encadre-t-elle l’entretien professionnel

Entretien professionnel obligatoire dans la fonction publique

Au sein de la fonction publique, on a ce que l’on appelle un entretien professionnel ou d’évaluation, qui a été introduit par la loi 2009-972 du 3 août 2009, et qui est relatif aux parcours professionnels ou à la mobilité dans la fonction publique. Cet entretien est aujourd’hui généralisé pour l’ensemble des structures publiques, après avoir été uniquement introduit dans la fonction publique d’État. Plusieurs thèmes doivent absolument être abordés lors de l’entretien professionnel dans la fonction publique :

  • L’actualisation de la fiche de poste
  • Les compétences acquises et développées ainsi que les résultats professionnels obtenus
  • L’évaluation par rapport à l’atteinte des objectifs fixés pour l’année
  • L’appréciation de la valeur professionnelle
  • La mise en place des objectifs pour l’année à venir
  • L’identification des besoins en formation en rapport avec les objectifs fixés
  • Les perspectives d’évolution dans le domaine professionnel en ce qui concerne la mobilité et la carrière en général.

D’après la loi, l’évaluation doit être réalisée en référence au métier, au cadre d’emploi, à l’activité de l’agent et à ses missions. Ce qui signifie que si un agent de catégorie C a dû effectuer des tâches qui relèvent d’un cadre B, par carence, il ne pourra pas être évalué de façon négative, étant donné que cela ne correspond pas aux compétences qui sont exigées pour son grade.

L’entretien professionnel obligatoire dans la fonction publique est annuel, mais les managers et leurs agents peuvent convenir régulièrement d’une réunion pour évoquer certains des points que nous avons cités précédemment. Par ailleurs, il est même conseillé d’organiser ce type de réunion le plus souvent possible pour assurer un suivi plus précis de l’avancée de l’individu dans ses efforts pour atteindre ses objectifs pour l’année. Si les difficultés sont identifiées rapidement, il sera plus facile d’apporter des solutions correctrices, et cela, bien avant la date du prochain entretien annuel.

Questions à poser lors d’un entretien professionnel obligatoire

Plusieurs questions peuvent être posées lors d’un entretien professionnel obligatoire, mais c’est au responsable qui doit le mener de bien les choisir. Les questions sont classées en diverses catégories en respectant les thèmes qui sont à aborder durant l’entretien : objectifs, compétences, formations utiles et avenir.

Les objectifs

La personne qui mène l’entretien pourra poser ces questions pour évaluer les années précédentes et les années à venir en ce qui concerne les objectifs du salarié :

  • Quels sont les progrès que vous avez pu réaliser depuis notre dernier entretien ?
  • Quel type de mission vous plaît le plus ?
  • Quelles sont les difficultés que vous rencontrez et dans quel contexte ?
  • Comment est-ce que vous expliquez les difficultés que vous rencontrez dans les domaines que vous avez cités ?
  • De votre point de vue, pourquoi n’avez-vous pas atteint vos objectifs ? Et de quoi avez-vous besoin pour y arriver ?
  • Quelles démarches avez-vous déjà entreprises pour combattre ces difficultés ?
  • Quelles sont les solutions que vous avez trouvées pour dépasser vos objectifs ?
  • Quels pourraient être vos prochains objectifs si vous deviez les choisir vous-mêmes ?
  • Qu’allez-vous changer pour atteindre vos objectifs ?
  • En cette période de crise, comment comptez-vous améliorer vos résultats si jamais l’on devait réduire le budget qui vous est alloué ?
  • De quels moyens techniques, matériels ou logiciels avez-vous besoin pour être plus efficace ?
  • Selon vous, est-ce que vous pourrez atteindre vos objectifs cette année ?

Les compétences

Pour que le salarié puisse progresser, l’évaluateur doit poser des questions démontrant son intérêt pour ses points forts, mais aussi pour ses points faibles afin de construire un meilleur plan d’action :

  • Quelles tâches effectuez-vous habituellement avec beaucoup de facilité ?
  • Quelles sont les compétences que vous avez et que vous n’utilisez pas encore, mais qui peuvent vous être utiles dans votre travail ?
  • Quelles ont été vos principales réussites lors de cette année ? Et comment avez-vous géré la situation ?
  • Quelles sont les tâches qui vous posent le plus de problèmes ?
  • Dans quel type de travail rencontrez-vous des difficultés ? (travail d’équipe, reporting, management…)
  • Quelles solutions pourraient convenir aux problèmes que vous avez identifiés selon vous ?
  • Comment est-ce que vous pourriez améliorer votre travail de manière générale ?
  • Quels sont les échecs que vous avez connus récemment ?

Les formations

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Toujours pour aider le salarié à devenir meilleur avec le temps et pour l’aider à progresser de manière continue, les entreprises mettent généralement en place des formations. Le choix de celles-ci doit être discuté lors de l’entretien :

  • Selon les difficultés identifiées précédemment, quelles sont les formations qui pourraient vous aider ?
  • Connaissez-vous tous les types de formation que nous proposons au sein de l’entreprise ?
  • Avez-vous déjà suivi des formations dans l’entreprise ? Est-ce qu’elles ont été bénéfiques pour vous ?
  • Pensez-vous qu’il y ait une formation qui vous serait utile, mais que nous ne proposons pas pour le moment ?
  • Si je choisis une formation pour vous, accepteriez-vous de la suivre ?

L’avenir

Les questions sur l’avenir et les perspectives d’évolution sont importantes pour préparer au mieux les années suivantes :

  • Quelles sont vos perspectives d’avenir ?
  • Quel horizon souhaitez-vous toucher dans un avenir proche ?
  • Quels sont vos objectifs personnels au sein de l’entreprise ?
  • Quels objectifs souhaitez-vous atteindre jusqu’à notre prochain entretien ?
  • Est-ce que le plan d’action que nous avons mis en place ensemble vous convient ?

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