Le self-service RH est il pour vous ? Cela fait 20 ans maintenant, que nous sommes entrés dans l’ère de l’information.
Ces évolutions technologiques ont de nombreuses conséquences : essor des moyens de communication, digitalisation ou encore mise en place du travail à distance.
En outre, la crise du coronavirus a encore accéléré la nécessité d’une restructuration profonde de notre façon de travailler.
Dans ce contexte, il est temps de s’interroger sur les nouvelles formes de travail d’avenir, et notamment dans l’univers des services. Les RH ne font pas exception.
Explication et tour d’horizon du self-service RH dans cet article.
Table des matières
- Qu’est-ce que le self-service RH ?
- Pourquoi implémenter le self-service RH ?
- Comment bien mettre en place le self-service RH dans votre entreprise ?
- Solution portail RH ✅
- Pourquoi miser sur un logiciel RH de qualité ?
- Conclusion sur le self-service RH
Qu’est-ce que le self service RH ?
Le principe est assez simple : une plateforme digitale qui permet au collaborateur d’accéder à certaines fonctions, habituellement gérées par les RH.
Cette plateforme est aussi appelée un portail RH.
Cela peut être par exemple :
- La mise à jour de ses informations personnelles
- La mise en ligne des remboursement de frais professionnels
- L’accès à ses fiches de payes en ligne via un coffre-fort numérique bulletin de paie
- Consulter et modifier les heures de travail effectuées
L’objectif est donc triple et permet :
- à la fois de responsabiliser le collaborateur, en lui permettant de gérer lui-même ses informations personnelles,
- à la fois de de flexibiliser le processus RH, parfois un peu rigide
- et à la fois de libérer du temps précieux aux RH, qui peuvent se focaliser sur des tâches plus en adéquation avec leurs compétences
Découvrez dans cet article une présentation du fonctionnement des logiciels de gestion RH et découvrez si certaines fonctionnalités peuvent vous servir pour le self-service RH.
Mais il est évident que pour mettre en place un tel système de modernisation RH, il faut se tourner vers un logiciel clair, efficace, rapide et qui offre un fonction complète.
C’est un système d’organisation de l’entreprise qui va se généraliser dans toutes les structures dans les prochaines années, car il offre de grands avantages.
Pourquoi implémenter le self service RH ?
Maintenant que nous avons vu ce que c’est, voyons en détail toutes les potentialités et les avantages d’un tel système pour :
Pour les RH
Le self-service RH doit être vu comme un levier d’amélioration des conditions de travail, plutôt que comme un ennemi pour vous.
En effet, les attentes des responsables des ressources humaines sont claires :
- ils souhaitent en majorité limiter la gestion administrative ,
- se focaliser davantage sur leurs fonctions principales, à savoir le recrutement, la gestion des conflits dans l’entreprise ou encore la formation.
Récupérer les documents administratifs, les congés ou distribuer les fiches de paies de manière dématérialisée est une innovation RH qui apporte un gain de temps et d’énergie considérable.
Plus besoin de courir derrière les collaborateurs et de perdre une énergie folle là dedans !
Bien évidemment, pour que le processus de modernisation RH soit efficace, il faut accompagner sa mise en place dans l’entreprise et faire face à la peur du changement. Nous allons y revenir plus en détail dans la suite de cet article.
Mais passé cette phase de changement d’habitudes, les gains d’efficacité et de temps seront colossaux.
Pour les managers
Il est en effet beaucoup plus facile de piloter une équipe quand on a soi-même accès, en quelques clics, à la situation des membres de celle-ci :
- Arrêt de travail
- Congés
- Maladie
- Gestion des missions et des budgets
Pour les collaborateurs
Même s’ils risquent d’être réticents à premier abord, ils gagneront beaucoup à profiter de ce processus d’innovation RH.
Voici quelques exemples concrets :
- Un commercial itinérant gagnera un temps fou à gérer à distance l’administratif.
- La portabilité (passer de l’ordinateur au smartphone par exemple) est dans l’air du temps et permet une plus grande efficacité, notamment pour un salarié en déplacement professionnel.
- Un collaborateur est en train de planifier ses vacances chez lui, avec sa famille, le vendredi soir à 21 heures.
Pas besoin d’attendre le lundi à 8 heures pour voir quels sont ses RTT disponibles et poser ses congés.
Un autre point à prendre en compte : le self-service RH permet de donner du pouvoir au collaborateur, de le responsabiliser et le fidéliser. Ce qui est mieux que de l’’infantiliser dans des processus lourds.
Ils pourront y avoir accès via leur espace personnel à tout moment.
Vous pourrez partager et stocker tous les documents RH de vos employés dans un coffre-fort numérique sûr et conforme à la loi.
C’est un avantage important dans une organisation et un levier de différenciation positif, qui sera bien perçu par les salariés.
Le portail RH de Factorial : un logiciel de gestion RH complet et simple d’utilisation
Factorial est un logiciel RH complet qui offre plusieurs fonctionnalités afin d’optimiser la gestion des ressources humaines et d’offrir plus d’autonomie aux collaborateurs.
Il dispose d’une plateforme simple d’utilisation, complètement dans le cloud. Il est aussi disponible sur application mobile pour offrir plus de flexibilité aux managers et aux collaborateurs.
Parmi les fonctionnalités de Factorial vous avez :
- La gestion des congés et absences : les collaborateurs peuvent faire leurs demandes de congés ou d’absence directement depuis le logiciel.
- Le suivi du temps de travail avec pointeuse digitale : la gestion du temps de travail est facilitée pour les collaborateurs, ils disposent d’une pointeuse digitale et ont un accès direct à leur feuille de temps sur le logiciel.
- La gestion électronique des documents avec e-signature : les collaborateurs peuvent retrouver directement leurs documents sur leurs profils personnels.
- Découvrir le reste ✅
Comment bien mettre en place un portail de self service RH dans votre entreprise ?
Passons à l’aspect pratique : la mise en place de l’innovation RH.
La première étape de la modernisation RH est que l’équipe chargée du développement arrive à bien prendre en main le logiciel pour pouvoir expliquer son fonctionnement aux autres.
Il faut également établir une liste des choses essentielles à implémenter pour améliorer le quotidien de l’organisation.
Cette liste varie en fonction de chaque secteur et de chaque fonctionnement interne.
Néanmoins, certains basiques sont toujours intéressants, comme :
- La dématérialisation des contrats de travail
- La possibilité de consulter ses RTT
- Le dépôt en ligne des notes de frais ou des arrêts maladie
Il est normal que les collaborateurs soient dans un premier temps réticents à changer leurs habitudes.
Pour aider à passer cette phase de déploiement, il est ainsi essentiel de s’appuyer sur les managers de l’entreprise.
Le RH et le manager doivent travailler de concert pour expliquer les avantages pratiques d’une telle solution.
Voici quelques idées pour un déploiement réussi :
- Faire des réunions explicatives,
- Faires des réunions pour répondre aux questions,
- Écouter les inquiétudes et les besoins des collaborateurs pour implémenter des caractéristiques qui leur seront vraiment utiles,
- Leur donner un mode d’emploi, mettre en place des formations pratiques,
- Utiliser un logiciel simple à prendre en main et intuitif
Pourquoi miser sur un logiciel RH de qualité ?
Un déploiement réussi, c’est un déploiement adopté par les collaborateurs !
Or, le changement fait peur et il est possible que de nombreuses résistances subsistent, même après la phase explicative et le déploiement.
Si le logiciel est compliqué, peu ergonomique et un vrai casse-tête, son adoption n’en sera que plus compliquée pour tout le monde.
Prenez également en compte que de nombreuses personnes dans les entreprises ne sont pas très adeptes des nouvelles technologies.
Il est donc fondamental de choisir un logiciel RH simple et intuitif à prendre en main.
Factorial est un bon exemple de logiciel qui respecte ces critères.
Conclusion sur le self-service RH
Le self-service RH est quelque chose qui va se généraliser ces prochaines années.
En plus d’être un facteur différenciant pour votre entreprise, il apporte une vraie modernisation RH en simplifiant la vie des managers, des RH et des collaborateurs.
En flexibilisant le processus et en responsabilisant les acteurs, l’innovation RH se met au service d’une meilleure productivité de l’entreprise.
Le changement peut être assez mal accepté par les salariés, d’où la nécessité de s’appuyer sur un logiciel facile à prendre en main, efficace et rapide.
