Accompagner sa transformation digitale avec le portail RH

Le portail RH et le self service RH sont des notions très en vogue actuellement.

Les logiciels de gestion RH sont toujours plus perfectionnés et proposent presque tous ces fonctionnalités.

Si autant de logiciels se focalisent dessus, c’est parce qu’ils sont centraux dans l’accompagnement vers la transformation digitale de l’entreprise !

Voyons dans cet article pourquoi le portail RH et le self service RH sont si importants.

Table des matières

Explication des concepts
Fonctionnement du portail RH
Les avantages du portail RH
Bien choisir son logiciel de gestion RH
Portail RH et logiciel de gestion RH
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Explication des concepts : le self service RH et le portail RH

Le portail RH et le self service RH sont deux notions imbriquées : 

  • Le portail RH, c’est tout simplement la partie du logiciel de gestion RH, aussi appelé SIRH, qui permet aux salariés d’accéder à leurs informations personnelles.
  • Le self service RH est un concept, qui permet à différentes personnes de consulter ou modifier des informations présentes sur le portail RH. 

Les deux notions sont liées, puisque c’est via le portail RH que l’on peut mettre en place le  self service RH dans une entreprise !

Le but du self service RH est de diluer la gestion administrative entre les différents acteurs.

Ainsi, ce n’est plus uniquement le RH qui a la main sur le logiciel et les informations, mais également le manager ou le salarié.

Cela permet de les responsabiliser et de leur donner accès à des informations clefs.

Cela permet enfin de décharger le RH d’une grosse charge de travail.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, je vous invite à consulter cet article qui explique en profondeur le fonctionnement et l’intérêt du self service RH.

portail RH et self-service rh

Fonctionnement du portail RH

Comme vous l’avez compris, le SIRH est le logiciel global, qui intègre une fonction portail RH qui permet de faire du self service RH.

Il est donc très important de choisir le bon logiciel de gestion RH, simple, facile à prendre en main et à diffuser dans les différents pôles de l’entreprise.

Il doit en outre proposer un portail RH, qui offre à minima ces fonctionnalités :

  • Une page de connexion à l’espace personnel du salarié
  • La possibilité de déposer des pièces (arrêt maladie, notes de frais, RIB)
  • La possibilité d’effectuer des demandes (de congés, de RTT ou de formation)
  • La possibilité de consulter ses fiches de paie

Le fonctionnement du portail RH se repose donc sur l’accès à un espace personnel dédié.

C’est ce qui permet d’assurer une confidentialité et une sécurité totale pour chaque collaborateur : 

  • Ainsi, impossible pour votre collègue de consulter votre fiche de paie ! 
  • En revanche, votre manager peut avoir accès à certains informations, comme les demandes de remboursement de notes de frais ou les arrêts maladie.

Par exemple, le manager pourra avoir accès aux demandes de remboursement de notes de frais pour les valider, mais pas aux autres parties du portail RH.

Chaque logiciel de gestion RH offre un portail RH avec des fonctionnalités différentes plus ou moins poussées. 

Cependant, pour que votre portail RH ait un vrai intérêt à être utilisé, il doit avoir au minimum les fonctionnalités décrites ci-dessus.

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Les avantages du portail RH

Ce qui fait la force d’un bon portail RH, c’est donc à la fois : 

  1. sa prise en main facile, 
  2. le bon paramétrage pour conserver la confidentialité des informations sensibles

Voyons maintenant cinq avantages concrets à utiliser un bon portail RH dans votre entreprise.

Premièrement, comme nous l’avons évoqué précédemment, le portail RH permet de faciliter la circulation de l’information au sein de l’entreprise.

Grâce à cela, il possible de faire fonctionner le processus administratif rapidement et de manière dématérialisée.

Deuxièmement, avec un portail RH, les collaborateurs auront tous accès à des données globales sur l’entreprise et ne rateront plus les opportunités.

Ils pourront par exemple avoir accès aux offres d’emploi interne et y postuler, ou encore aux différentes sessions de formation interne et demander à y participer.

Troisièmement, les managers pourront soumettre régulièrement des plannings personnalisés aux différents collaborateurs ou proposer des réunions de suivi.

Cela permet à la fois d’améliorer la gestion des employés, de leur accorder une attention particulière et ainsi de les valoriser.

Quatrièmement, les RH gagnent à la fois en efficacité et en tranquillité d’esprit. 

Par exemple, plus besoin de courir après les salariés pour obtenir leur factures de notes de frais. Ils le feront eux-mêmes quand ils souhaiteront être remboursés !

Cinquièmement, la gestion administrative peut fonctionner à distance, à toute heure, de manière dématérialisée, même en cas d’épidémie, de pandémie ou d’arrêt maladie.

Cependant, les avantages d’une solution digitale pour les RH n’est pas toujours évidente pour les CEO et les managers, on vous invite à lire cet article afin de les convaincre.

Le portail RH de Factorial : une solution complète de gestion RH

Factorial est un logiciel de gestion RH qui permet aux collaborateurs d’avoir plus d’autonomie. À travers leur profil, ils pourront facilement demander des absences ou des jours de congé ainsi que visualiser le nombre de jours de congés qu’il leurs restent. Ils ont aussi accès à leurs documents et peuvent même les signer en ligne ou télécharger des document tels que des justificatifs d’absence. Ils peuvent visualiser leurs bulletins de paie, voir les événements à venir et bien plus encore !

Vous pourrez gérer facilement toutes les requêtes de vos collaborateurs tout en économisant du temps et en réduissant les erreurs. Découvrez toutes les fonctionalités de Factorial.

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Bien choisir son logiciel de gestion RH

On l’a vu par exemple lors de la crise du coronavirus. Les entreprises les plus résilientes ont été celles qui avaient mis en place des processus administratifs simplifiés et dématérialisés.

Cette tendance à la dématérialisation de l’information et des communications risque d’ailleurs de se généraliser, et ce, pour deux raisons : 

  1. Les entreprises cherchent toujours à diminuer leurs coûts pour augmenter leur marges.
    Le télétravail partiel est une solution envisagée par les entreprises pour diminuer les surfaces des bureaux.
  2. Les salariés sont en demande de pouvoir concilier davantage leur vie professionnelle et leur vie personnelle.
    Leur permettre de gérer l’administratif depuis chez eux est un bon moyen de leur offrir plus de temps loin du bureau.

Il est donc important d’accompagner la transformation digitale de l’entreprise.

Comment? 

En y implémentant, dès maintenant, un logiciel de gestion RH puissant et facile à prendre en main, proposant un portail RH sécurisé.

Et c’est le dernier point sur lequel je souhaite insister : bien choisir son logiciel est crucial.

Outre les questions de sécurité, de fonctionnalité et de paramétrage dont nous avons parlé dans cet article, il y a une dernière donnée à considérer : la facilité de prise en main.

mise en place self-service rh

Le portail RH doit permettre de faciliter les échanges.

Il est donc important qu’en seulement quelques heures de formation, tout le monde puisse prendre en main le logiciel.

C’est d’autant plus important que : 

  • de nouveaux collaborateurs vont rejoindre l’entreprise et qu’il faudra les former,
  • certaines personnes sont très peu à l’aise avec les nouvelles technologies

On vous invite à lire ces autres articles où l’on parle plus en detail des logiciels de gestion RH :

La digitalisation des RH : la solution de demain 

La communication interne est un élément central au bon fonctionnement d’une organisation.

Cette communication est en train de muter, avec la généralisation des outils digitaux et du télétravail.

Le portail RH et le self service RH sont de bons moyens de faire face à cette mutation. Ils permettent également de responsabiliser les salariés et de libérer du temps pour le RH.

Cependant, il est fondamentale de choisir un outil :

  • facile à prendre en main
  • entièrement sécurisé
  • paramétrable à souhait

Factorial saura répondre à tous ces critères pour accompagner au mieux la transformation digitale de votre entreprise.

Logiciel gestion rh

 

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