Les congés et absences : le guide complet

En travaillant dans les RH, vous rencontrez probablement un certain nombre de questions liées à la gestion des congés et absences, qu’ils soient rémunérés ou non. En fait, l’une des questions les plus fréquemment posées par les nouveaux employés est liée à la politique de congés de l’entreprise. C’est parce que tout le monde aime avoir la liberté de prendre un congé si nécessaire, que ce soit pour des vacances, une maladie ou même des problèmes personnels ou familiaux. Pour que vous puissiez répondre aux questions de vos employés sur ce thème, il est important de comprendre la différence entre les congés non rémunérés et payés et les différentes formes de celui-ci. Vous trouverez ci-dessous tout ce que vous devez savoir sur les demandes de congé des employés.

Table des matière

Définition de la gestion des congés et absences 

La gestion des congés et absence est comme son nom l’indique, un concept RH qui consiste en la gestion des absences et congés du personnel au sein d’une entreprise.

Cette procédure passe par trois étapes clés : la demande de congés, l’évaluation de la demande, l’approbation ou le refus.

Qu’est ce que les demandes de congés

Une demande de congé est toute demande de jours de congé, présentée par un employé pour une durée et pour une raison spécifiques. Les congés peuvent être accordés comme non payés ou payés. Nous y reviendrons ci-dessous.

Les buts de la gestion des congés et absences par le département RH est de :

  • Rendre la procédure plus régularisé et plus simple pour les collaborateurs
  • Donner aux collaborateurs plus de fiabilité et de confiance sur les congés
  • Centraliser et réguler les informations dans l’entreprise au sujet des congés
  • Éviter les erreurs et les chevauchements qui pourraient résulter en des manques de personnel
  • Créer un planning qui peut par la suite être partagé

Lois et règlements sur les congés et absences en entreprise 

La prise de congés et d’absences est strictement réglementée que ce soit dans le nombre de jours de congés qu’un collaborateur peut prendre, la justification de ses absences, la rémunération lors du congé …

Droit et obligations de l’employeur :

Les congés payés sont une obligations pour les employeurs quels que soit le type de contract de l’employé (Temps plein ou temps partiel), l’ancienneté du collaborateur … L’employeur ne peut pas remplacer les jours de repos pas des indemnités financières et à pour obligation.

L’accord d’entreprise fixe la période de prises de congés, cependant, en l’absence de celle-ci, l’employeur peut accorder lui même cette période après consultation avec les parties concernés. Une période légale à respecter existe, celle-ci va du 1er mai au 31 octobre.

La date de départ en congés peut être modifiée par l’employeur selon la convention de l’entreprise ou en l’absence de cette dernière, il est possible de modifier les dates seulement à plus d’un mois avant le départ en congé

Logiciel gestion congés et absences

Droit et obligations de l’employé : 

Les congés payés sont un droit pour les employés, plus que ça, l’employé a pour obligation de prendre ses jours de congés et il lui est interdit par la loi de travailler pendant cette période.

Chaque mois de travail procure à l’employé 2,5 jours ouvrables de congés. Pendant ses jours de congés, l’employé a droit a des indemnités financières de la part de l’employeur.

Lors d’une absence, l’employé doit fournir un justificatif (L’absence pour raison médicale laisse à l’employé 48h afin de la justifier)

Toutes les lois que vous devez connaître concernant la gestion des congés et absences 

Loi el Khomri 

La loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 compte 123 articles. Elle modifie en profondeur les codes du travail. Elle porte sur de nombreux aspects du travail tels que les heures de travail, l’embauche …

Notament, pour ce qu’il s’agit de la prise de congés :

  • Elle permet à l’employeur de donner des congés à l’employé dès l’embauche (sous réserve que ce salarié ait acquis un solde de congés acquis suffisants)
  • Le fractionnement des congés payés doit être déterminé en priorité par accord d’entreprise et dans le cas de son absence
  • L’employeur ne peut pas s’opposer à la prise de 24 jours de congés consécutifs lorsque l’employé a des circumstences particulières (enfant à charge, adulte handicapé …)
  • La durée du congé exceptionnelle pour un décé a été ralongée
  • les 2 jours de congés supplémentaires sont maintenant offerent aussi aux pères lors de la naissance de l’enfant ou à l’annonce de la survenue d’un handicap chez l’enfant.

Gestion des congés et absences

Tous les types de congés que vous devez connaître 

Les congés existent sous multiples formes selon les motifs du congé : maternité, maladie, vacance … Cependant, chaque type de congé est réglementé par ses proposes régulations et conditions en prenant en compte de multiples facteurs tels que l’ancienneté, le type de contrat ou même la période durant laquelle le congé est pris. voici une liste des types de congés les plus communs :

  • Congés payés
  • Congés sans solde
  • Disponibilité convenance personnelle
  • Congés médicaux
  • Congés pour raisons familiales
  • RTT

👉 Lisez notre guide complet sur les types de congés 

calcul des jours de congé et rémunération des congés payés

Le calcul des congés est souvent un exercice compliqué pour les managers RH étant donné les nombreuses lois qui régissent les congés et leur attribution.

Il est aussi important de noter que le calcul des congés varie selon la situation de l’employé, par exemple : si le calcul des congés se fait lors d’une année incomplète, ce n’est pas la même chose que lorsque on calcul le congé d’un salarié qui va travailler une année complète avec l’entreprise.

👉 En savoir plus sur le calcul des congés

Gestion des congés et absences 

La gestion des congés et absences est une problématique clée pour tout manager RH. Il existe plusieurs façons de le faire :

Gestion manuelle des congés 

Plusieurs managers RH optent pour la gestion des congés d’une façon manuelle. Celle-ci requiert différents outils tels que les emails, un ficher Excel ou même des calendriers/Agenda physiques.

Cette approche à la gestion des congés et absences consomme beaucoup de temps au gestionnaire RH ainsi qu’au collaborateur car elle demande beaucoup de communication et de corrdination ainsi que beaucoup d’attention afin d’éviter les erreurs.

👉 Afin de faciliter un peu ce process, nous vous offrons ce modèle de planning des congés sur Excel.

✅ Gestion des congés et absences avec un logiciel 

 

Logiciel planning congés

À mesure que les ressources humaines se développent, le planning des congés devient plus compliqué et les négociations avec chaque employé peuvent ralentir tout le travail des gestionnaires RH.

Il existe des logiciels de gestion des congés et absences qui peuvent vous aider à simplifier et automatiser ce processus, comme le logiciel de gestion des congés et absences de Factorial. Vous pouvez en découvrir plus sur la fonctionnalité de gestion des congés de Factorial en cliquant ici.

👉 En apprendre plus sur Factorial 

L’utilisation d’un logiciel est meilleur que l’utilisation d’Excel car il vous permet de :

  • Donner la possibilité à vos employés de voir facilement le nombre de jours de congé qui leurs restent et de faire leur demande de congé en un seul clic.
  • Centraliser toutes les demandes de congés au même endroit et les avoir mises à jour automatiquement par le logiciel.
  • Accepter ou refuser les demandes de congés en un seul clic. Le reste se fait automatiquement.
  • Vérifier facilement le nombre de jours de congé restants pour chaque employé.
  • Avoir accés à des rapports complets sur les congés et absences dans l’entreprise

Au delà de la fonctionnalité de gestion des congés et absences, Factorial dispose de multiples autres fonctionnalités qui facilitent et optimisent vos process RH. Découvrir toutes les fonctionnalités de Factorial.

La gestion des congés et absences peut rapidement devenir un vrai casse-tête. Facilitez vous la tâche et optimisez vos process RH avec Factorial. Inscirvez-vous gratuitement et profitez de 14 jours gratuits 🚀