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Les congés et absences : le guide complet

congés et absences

La gestion des absences et des congés, qu’ils soient rémunérés ou non, est nécessaire pour la bonne de l’entreprise.

Quels que soient sa taille et son domaine d’activité, en tant que PDG, directeur ou manager, vous voulez des employés motivés et engagés.

Et avec une politique de congés transparente et claire, vous pouvez y parvenir. Tout le monde aime avoir la liberté de prendre un congé si nécessaire, que ce soit pour des vacances, une maladie ou même des problèmes personnels ou familiaux.

D’après le chercheur et professeur de bonheur Shawn Achor, partir en congés a aussi de gros avantages pour les entreprises.

partir en congés

Alors autant vous dire, que laisser vos équipes partir en vacances peut rapporter.

Parfois, il ne s’agit pas de vacances mais plutôt d’absences occasionnées par des circonstances exceptionnelles.

Et comprendre la différence entre les congés non rémunérés et payés, leurs différentes formes et conditions, est crucial.

Nous avons concocté ce guide pour vous premettre de vous y retrouver et mieux réagir face à toute demande de congé ou d’absence de vos employés.

logiciel de gestion des congés

Table des matières :

Définition de la gestion des congés et absences 

La gestion des congés et absences est comme son nom l’indique, un concept RH qui consiste en la gestion des absences et congés du personnel au sein d’une entreprise.

Cette procédure passe par trois étapes clés : la demande, l’évaluation de la demande, l’approbation ou le refus des congés.

Qu’est-ce que la demande de congés ?

Une demande de congé est toute demande de jours de congé, présentée par un employé pour une durée limitée et une raison spécifique.

Les congés peuvent être décomptés en jours ouvrables et jours ouvrés, accordés comme non payés ou payés. Nous y reviendrons ci-dessous.

Le but de la gestion des congés et absences par le département RH est de :

      • Régulariser la procédure et la rendre plus simple pour les collaborateurs
      • Donner aux collaborateurs plus de fiabilité et de confiance sur les congés
      • Centraliser et réguler les informations dans l’entreprise au sujet des congés
      • Éviter les erreurs et les chevauchements pour ne pas manquer de personnel
      • Créer un planning qui peut par la suite être partagé

Lois et règlements sur les congés et absences en entreprise

La prise de congés et d’absences est strictement réglementée que ce soit dans le nombre de jours de congés qu’un collaborateur peut prendre, la justification de ses absences, la rémunération lors du congé …

Droit et obligations de l’employeur sur les congés payés

Les congés payés sont une obligation pour les employeurs quels que soit le type de contrat de l’employé (Temps plein ou temps partiel), l’ancienneté du collaborateur …

L’employeur ne peut pas remplacer les jours de repos par des indemnités financières. Il doit aussi respecter le décompte des congés payés pour assurer un bulletin de paie en bonne et due forme.

L’accord d’entreprise fixe la période de prises de congés. Cependant, en l’absence de celle-ci, l’employeur peut accorder lui même cette période après consultation avec les parties concernés.

Une période légale à respecter existe, celle-ci va du 1er mai au 31 octobre.

La date de départ en congés peut être modifiée par l’employeur selon la convention de l’entreprise ou en l’absence de cette dernière, il est possible de modifier les dates seulement à plus d’un mois avant le départ en congé.

Droit et obligations de l’employé sur les congés payés

Les congés payés sont un droit pour les employés. Plus que ça, l’employé a pour obligation de prendre ses jours de congés et il lui est interdit par la loi de travailler pendant cette période.

Chaque mois de travail procure à l’employé 2,5 jours ouvrables de congés. Pendant ses jours de congés, l’employé a droit a une compensation financière, l’indemnité de congés payés.

Lors d’une absence, l’employé doit fournir un justificatif (L’absence pour raison médicale laisse à l’employé 48h afin de la justifier)

Loi el Khomri pour la gestion des congés et absences

La loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 compte 123 articles. Elle modifie en profondeur les codes du travail.

Elle porte sur de nombreux aspects du travail tels que les heures de travail, l’embauche…

Notament, pour ce qu’il s’agit de la prise de congés :

      • Elle permet à l’employeur de donner des congés à l’employé dès l’embauche (sous réserve que ce salarié ait acquis un solde de congés acquis suffisants)
      • Le fractionnement des congés payés doit être déterminé en priorité par accord d’entreprise et dans le cas de son absence
      • L’employeur ne peut pas s’opposer à la prise de 24 jours de congés consécutifs lorsque l’employé a des circumstences particulières (enfant à charge, adulte handicapé …)
      • La durée du congé exceptionnelle pour un décé a été ralongée
      • les 2 jours de congés supplémentaires sont maintenant offerent aussi aux pères lors de la naissance de l’enfant ou à l’annonce de la survenue d’un handicap chez l’enfant.

Gestion des congés et absences

Tous les types de congés que vous devez connaître

Les congés existent sous multiples formes selon les motifs du congé : maternité, maladie, vacances…

Cependant, chaque type de congé est réglementé par ses proposes régulations et conditions.

Ils prennent en compte de multiples facteurs tels que l’ancienneté, le type de contrat ou même la période durant laquelle le congé est pris.

Voici une liste des types de congés les plus communs :

      • Congés payés
      • Congé maternité et paternité
      • Congé maladie

👉 Lisez notre guide complet sur les types de congés

Quelles est la différence entre RTT et congé payé ?

Les RTT et les congés payés fonctionnent indépendemment. Le congé payé est déterminé selon la loi même si certaines règles peuvent être modifiées par un accord de branche. Tous les salariés, sans exception, y ont droit.

Alors que les jours de réduction du temps de travail sont régis par une convention ou un accord d’entreprise.

Il s’agit d’une compensation en repos pour les heures supplémentaires de travail faites au-delà de la durée légale de 35h par semaine.

Absences injustifiées

Il y a des absences qui peuvent être sanctionnables et sanctionnés. L’employé se permet de ne pas se rendre sur son lieu de travail sans prévenir.

Il est alors complètement désengagé de l’entreprise, peut-être à cause d’un climat social défavorable ou une autre raison personnelle.

Cette exception à la règle n’est heureusement pas majoritaire. L’absentéisme au travail doit être regardé de près.

Les jours de congé pour fractionnement

En dehors de la période légale, un collaborateur peut prendre des congés supplémentaires avec l’accord de son entreprise.

Ces jours de fractionnement consistent à fractionner une partie des congés sur toute l’année.

En d’autres termes, ils sont accordés à l’employé lorsqu’il n’a pas pris l’intégralité de son congé principal (24 jours ouvrables) sur la période légale (du 1er mai au 31 octobre).

Calcul des jours de congé et rémunération des congés payés

Le calcul des congés payés est souvent un exercice compliqué pour les managers RH étant donné les nombreuses lois qui régissent les congés et leur attribution.

Il est aussi important de noter que le calcul des congés varie selon la situation de l’employé.

Par exemple, le calcul des congés d’une année incomplète est différente que le calcul du congé d’un salarié qui va travailler une année complète dans l’entreprise.

Comment l’employé doit-il faire sa demande de congés ?

La mise en place d’un processus de demande précis permet aux employés de faire leurs demandes dans les règles. Précisez s’ils peuvent le faire via un logiciel, email ou sur papier.

La méthode choisie doit être suivie mais pour cela, elle doit aussi être adapatée à votre personnel.

Maintenir une cohérence facilitera la gestion des demandes de congé.

En outre, si vous utilisez un planning de congés sur Excel, vous devez vous assurer que vous en avez des copies et qu’elles sont disponibles sur le lieu de travail.

Quand les employés peuvent-ils demander un congé ?

Le plus important pour vous est de vous assurer qu’il y a le nombre de personnes suffisants présentes au bureau pour que l’entreprise continue à fonctionner à tout moment, dans les meilleures conditions.

Pour éviter de vous retrouver avec un manque de personnel, en particulier quand le volume d’affaires est élevé, vous pouvez décider d’imposer une période spécifique durant laquelle les employés ne peuvent pas s’absenter.

Par exemple, si février est un mois où la productivité bat son plein pour l’entreprise, vous pouvez choisir de faire travailler tout le monde.

Au contraire, quand le rythme de travail est bas, vous pouvez opter pour des congés payés imposés.

Encore une fois, communiquez ces informations à vos employés en amont pour qu’ils comprennent pourquoi telle ou telle pratique est nécessaire.

Procédure des congés et absences en entreprise

La gestion des congés et absences est une problématique clée pour tout manager RH. Il existe plusieurs façons de le faire.

La gestion manuelle des congés 

Plusieurs managers RH optent pour la gestion des congés d’une façon manuelle.

Vous pouvez opter pour une gestion de congés en ligne gratuit avec différents outils tels que les emails, un fichier Excel ou même des calendriers/Agenda physiques.

La gestion des congés et absences consomme beaucoup de temps au gestionnaire RH ainsi qu’au collaborateur.

Elle demande à la fois beaucoup de communication et de coordination mais aussi beaucoup d’attention afin d’éviter les erreurs.

✅ La gestion des absences et congés avec un logiciel 

 

Logiciel planning congés

À mesure que les ressources humaines se développent, le planning des congés devient plus compliqué et les négociations avec chaque employé peuvent ralentir tout le travail des gestionnaires RH.

Il existe des logiciels de gestion des congés et absences qui peuvent vous aider à simplifier et automatiser ce processus, comme le logiciel de congés de Factorial.

L’utilisation d’un logiciel est meilleur que l’utilisation d’Excel car il vous permet de :

      • Donner la possibilité à vos employés de voir facilement le nombre de jours de congé qui leurs restent et de faire leur demande de congé en un seul clic.
      • Centraliser toutes les demandes de congés au même endroit et les avoir mises à jour automatiquement par le logiciel.
      • Accepter ou refuser les demandes de congés en un seul clic. Le reste se fait automatiquement.
      • Vérifier facilement le nombre de jours de congé restants pour chaque employé.
      • Avoir accés à des rapports complets sur les congés et absences dans l’entreprise

Au delà de la fonctionnalité de gestion des congés et absences, Factorial dispose de multiples autres fonctionnalités qui facilitent et optimisent vos process RH. Découvrir toutes les fonctionnalités de Factorial.

 

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