L’employeur doit informer les salariés sur les congés payés de l’année précédente. En principe, ils doivent être soldés avant le 31 mai ou 30 juin de l’année N. Mais, cela dépend de la période d’acquisition.
Le solde de congé payé est par ailleurs une des mentions obligatoires sur le bulletin de paie.
Que veut dire congés en N-1 ? Congé N et N-1, quelles différences ? Faisons le point sur cette spécificité dans la gestion des congés pour comprendre chaque détail important.
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Table des matières
Qu’est-ce que les congés N-1 ?
Les congés N-1 sont des jours de congé acquis par un salarié au cours de l’année précédente, c’est-à-dire l’année qui précède l’année en cours. Par exemple, si l’on parle des « congés n-1 » en 2024, cela fait référence aux congés pris en 2023. Ils peuvent généralement être pris l’année suivante.
On les retrouve sous la mention « congés N-1 » ou « CP N-1 ». Ils permettent une meilleure gestion des ressources humaines en planifiant plus facilement les congés des collaborateurs.
Par ailleurs, les congés acquis sont les congés obtenus par l’employé au cours de la période de référence de l’année précédente. Les congés en cours d’acquisition sont les congés obtenus au cours de l’année pour la période de référence suivante. Sur la fiche de paie, ils sont indiqués par la mention « congés N » ou « CP-N ».
Quelle est la différence entre N et N-1 ?
Les congés N et N-1 appartiennent à des périodes temporelles différentes. Les « congés N » font référence aux jours de congés pris cette année, tandis que les « congés N-1 » concernent ceux pris l’année dernière.
En tant que responsable RH, il est crucial de gérer ces congés pour assurer une planification équitable et surveiller les reports éventuels de l’année précédente. Cela impacte la paie en fonction des jours pris pendant l’année en cours et des reports de l’année précédente.
Comment lire les congés payés sur une fiche de paie ?
L’employeur doit réaliser un bulletin de paie pour le paiement du salaire. C’est une preuve juridique du travail que le salarié a accompli. Il comporte un certain nombre d’informations détaillées dont les congés payés.
Les lire sur une fiche de paie peut sembler déroutant au premier abord. Mais une fois que vous savez où chercher, cela devient simple. En principe, les congés payés de l’année précédente, notés « N-1 », sont souvent récapitulés dans une section en fin de document.
Tous les mois, le compteur de congés est adapté en fonction des congés acquis et pris par le salarié. Vous verrez probablement un solde qui indique le nombre de jours ou d’heures auxquels vous avez droit.
Solde de congés
- CP N-1 : XX jours (ou heures)
Des détails supplémentaires peuvent indiquer la méthode de calcul du solde, par exemple, en fonction du nombre de jours travaillés l’année précédente. Si l’employé ne trouve pas ces informations de manière évidente, le service RH de l’entreprise doit être capable de l’aider.
Les congés N-1 ou CP N-1
Pour une première période allant de 2023 à 2024, par exemple, la mention congés acquis désigne les congés payés acquis au cours de la période 2023-2024.
Le salarié ne peut prendre ces jours de congés qu’au cours de la période de référence de l’année suivante. C’est-à-dire, entre le 30 mai 2024 et le 1er juin 2024.
Les congés en N ou CP-N
À titre d’exemple, le salarié peut prendre les jours de congés acquis au cours de l’année entre le 30 mai 2023 et le 1er juin 2024 lors de la prochaine période de référence, donc entre 2024 et 2025.
Le calcul du solde de congés payés
Le nombre de congés payés restant peut être compris en lisant la fiche de paie. On l’obtient par :
- La soustraction des congés payés acquis et les congés que le salarié a pris depuis le début de la période de référence (c’est-à-dire, le 1er juin de l’année en cours).
Les congés payés, qui sont calculés en jours ouvrables ou en jours ouvrés selon le cas, sont généralement indiqués en bas à gauche de la fiche de paie. En ce sens, un SIRH paie vous facilite le calcul pour que chaque document soit bien à jour.
👉 Pour aider vos salariés à mieux comprendre leur bulletin de salaire, lisez notre article sur comment lire une fiche de paie ?
Comment calculer les congés payés en N-1 ?
Ils sont obtenus par la soustraction entre les congés payés acquis et les congés payés que l’employé a pris depuis le 1er juin de la période de référence précédente.
Par exemple, si un employé a pris 20 jours de congés payés sur les 30 qu’il a acquis au cours de la période de référence précédente, son solde de congés payés est égal à 10 jours pour la période N-1.
Pour la période N, il a acquis 7,5 jours de congés, étant donné que trois mois se sont écoulés depuis le 1er juin de la nouvelle période de référence.
Le tableau suivant permet une lecture facile de ces informations.
|
CONGÉS N-1 |
CONGÉS N |
|
| ACQUIS | 30 | 7, 5 |
| PRIS | 20 | 0 |
| SOLDE | 10 | 7,5 |
👉 Pour aller plus loin, lisez notre article sur Comment calculer l’indemnité de congés payés ?
Quand perd-on ses congés payés ?
Selon l’article L3141-1 du Code du travail, « tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur ». Ainsi, tous les employés d’une entreprise bénéficient de congés payés, qu’ils soient cadres ou non.
Une année entière de travail permet à chaque salarié de profiter de 5 semaines de congés payés. Mais que se passe-t-il lorsque ceux-ci ne sont pas pris ?
2,5 jours de congés payés par mois sont permis. Ils peuvent être pris pendant la période de référence. En principe, ils sont perdus s’ils ne sont pas pris par le salarié durant cette période. Toutefois, s’il existe un accord entre l’employeur et l’employé, le report de congés peut être envisageable.
Dans certains cas, le report des congés payés est possible :
- Accident de travail,
- congé d’adoption ou de maternité,
- refus d’une demande de congés par l’employeur pour des raisons professionnelles (volume de travail important, par exemple).
Est-ce que les congés N-1 non pris sont perdus ?
Les congés payés N-1 peuvent être perdus si le salarié ne les prend pas avant la date limite de la période de référence. Il peut toutefois faire une demande auprès de son employeur pour les reporter et prendre un congé sabbatique, par exemple.
La procédure qu’il devra suivre comporte 3 étapes :
- En premier lieu, envoyer une lettre avec accusé de réception. Celle-ci explique les raisons de sa demande à son employeur, et ce, dans les meilleurs délais ;
- Ensuite, attendre la réponse de son employeur, qui a le droit d’accepter ou de refuser sa demande. L’absence de réponse ne vaut pas automatiquement acceptation tacite du report ;
- Enfin, dans le cas où un accord est trouvé entre les deux parties, l’employeur et l’employé l’établissent par écrit. Cela facilite les démarches et alimente les preuves en cas de litige par la suite dû au report de congés.
BON À SAVOIR : Si les congés n’ont pas été pris à cause de l’employeur, pour n’importe quelle raison, ces congés devront être indemnisés par l’entreprise.
L’employeur peut-il imposer le report des congés à son salarié ?
En règle générale, non. Dans le cas d’un aménagement de la durée du travail à l’année, un accord ou une convention de branche ou encore un accord ou une convention d’établissement ou d’entreprise peut prévoir un report de ces jours de congé.
Les congés pourront être pris jusqu’au 31 décembre de l’année qui suit celle où la période de prise des congés a débuté. Si le salarié refuse de partir en congé alors que son employeur l’y invite, les congés seront perdus.
Cependant, dès lors que le salarié refuse de prendre ses congés malgré des avertissements répétés, le montant des indemnités de congés payés qu’il réclame doit être limité à la période de trois ans pendant lesquels l’employeur acceptait le report de ses congés.
Quand prendre les congés N-1 ?
Les congés N-1 peuvent être pris avant le 30 avril N+1, selon le Droit du travail. Pour diverses raisons, l’employé peut faire une demande auprès de son employeur pour reporter ses congés. Ce dernier est libre de valider ou non cette demande selon l’organisation interne de l’entreprise ou des accords collectifs en place.
Dans l’usage, les congés peuvent être déposés soit par demi-journée, soit par jour. Ce peut être tout au long de l’année mais toujours dans la limite des possibilités du planning de l’entreprise.
Pour rappel, en plus de ces congés, des jours de congé supplémentaires peuvent être accordés aux salariés. Il s’agit des jours de fractionnement, prévus en fonction de leur situation personnelle.
Ainsi, pour un salarié de moins de 21 ans avec des enfants à charge au 30 avril N-1, un jour de congé supplémentaire lui sera attribué par enfant (si son droit de congé n’excède pas les 6 jours avec, en plus, 2 jours supplémentaires).
Pour un salarié de plus de 21 ans avec des enfants à charge au 30 avril N-1, 2 jours de congés supplémentaires lui seront attribués (mais la totalité des congés qui lui seront accordés ne devra pas excéder les 30 jours ouvrables).
Pour les salariés qui sont également étudiants, le calcul en jours ouvrables par tranche de 60 jours ouvrables travaillés correspond à 5 journées. Elles leur sont accordés en vue de préparer des examens.
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