En tant qu’employeur, vous ne pouvez faire l’impasse sur une bonne compréhension de la paie. En effet, savoir lire et comprendre une fiche de paie sont deux éléments essentiels pour bien rémunérer vos salariés et vous conformer à la législation sociale.
Même si au premier abord, la lecture d’un bulletin de paie peut vous sembler complexe, il est tout à fait possible avec la bonne méthode de décrypter facilement les informations essentielles qu’il contient.
C’est exactement ce que nous vous proposons dans cet article dans lequel nous vous expliquerons en détail les différentes parties d’une fiche de paie ainsi que les points d’attention sur lesquels se focaliser pour une meilleure compréhension de la paie et de ses subtilités.
Quelles sont les lois encadrant le bulletin de paie ? Quels sont les éléments figurant sur une fiche de paie ? Enfin, comment l’établir facilement sans erreur et en toute simplicité ? On vous explique tout pas à pas !
Table des matières
Évolutions et cadre juridique du bulletin de paie
La naissance progressive du bulletin de paie
La naissance des cotisations sociales en juillet 1929 conduit à l’obligation de justifier ces dernières. C’est ainsi qu’en mars 1931, la loi impose la délivrance d’une pièce justificative.
C’est la naissance d’une version très simpliste du bulletin de paie avec seulement quelques mentions essentielles permettant l’identification du salarié, le salaire brut puis celui résultant des diverses déductions, c’est-à-dire le salaire net.
Le bulletin de paie : une obligation pour tout employeur
L’employeur est tenu de remettre un bulletin de salaire à tous ses salariés lors du versement de leur paie. C’est ce que prévoit l’article L3243-1 et suivant du Code du travail.
L’employeur doit remettre le bulletin de salaire simultanément au versement de la somme qui y est indiquée. En parallèle, il n’est pas tenu de faire signer le salarié pour justifier que ce bulletin a bien été remis.
Du choc de simplification à la dématérialisation du bulletin de paie
Conscient de la complexification croissante de la législation sociale et des difficultés éprouvées par les entreprises, le gouvernement a initié en janvier 2018 le bulletin de paie simplifié.
Ce dernier a ainsi voulu rendre sa lecture plus simple et plus accessible à tous, même aux moins initiés. Depuis janvier 2017, les entreprises peuvent remettre la fiche de paie en version dématérialisée, sans qu’il s’agisse d’une obligation pour elles.
Exemple de fiche de paie
Voici un exemple de fiche de paie qui nous servira pour expliquer les différentes parties qui la constituent :
Les 5 éléments clés pour comprendre une fiche de paie
Le bulletin de paie simplifié n’en demeure pas moins complexe. Pour vous aider à y voir plus clair, voici les cinq éléments clés figurant sur toute fiche de paie en prenant soin de lire celui-ci de haut en bas.
- L’identification des différentes parties ;
- Les composantes de la rémunération ;
- Les taxes et cotisations sociales ;
- Le salaire net et le salaire net après impôt ;
- Enfin, le décompte des congés payés.
L’identification des différentes parties
Le haut de la fiche de paie doit permettre de distinguer clairement qui est le salarié et qui est l’entreprise qui l’emploie et donc le rémunère dans le cadre du contrat de travail.
En ce qui concerne le salarié, il devra être fait mention de :
- Son nom et prénom,
- l’emploi et la qualification ou la classification conventionnelle,
- son numéro de sécurité sociale,
- sa date d’ancienneté.
En ce qui concerne l’entreprise, seront mentionnés :
- Son nom ;
- Son adresse ;
- Son code APE ainsi que son numéro SIREN ;
- La convention collective applicable au sein de l’entreprise (À défaut, les règles de droit commun tirées du Code du travail s’appliquent.)
💡Focus sur la notion de mentions obligatoires
Les mentions obligatoires d’un bulletin de paie sont indiquées à l’article R3243-1 du Code du travail.
Ces mentions portent à la fois sur l’identification des parties, la rémunération, les diverses cotisations sociales, les versements et prélèvements divers ainsi que la rémunération nette versée au salarié.
Les composantes de la rémunération
Une fois le salarié et l’employeur clairement identifiés, le bulletin de salaire détaille les composantes de la rémunération qui vont composer l’assiette des cotisations salariales et patronales.
Pour cela, on y trouve :
- Le salaire brut qui correspond au salaire avant déduction des charges sociales et fiscales ;
- Les primes diverses telles que les primes exceptionnelles, les primes d’ancienneté ou bien encore les primes d’assiduité ;
- Les heures supplémentaires ;
- Ou encore les avantages en nature.
💡Focus sur l’assiette de cotisations
D’après l’Urssaf, l’assiette de cotisation correspond à “la base sur laquelle sont appliqués les taux de cotisation des différentes cotisations et contributions”.
L’employeur est responsable du paiement des cotisations et doit donc être vigilant sur la bonne détermination des éléments à intégrer dans l’assiette de cotisations.
Une règle générale consiste à intégrer dans cette base tous les avantages et accessoires en nature ou en argent versés à l’occasion du travail (Art. L136-1-1 du Code de la sécurité sociale). Certaines sommes comme l’intéressement peuvent être exclues de cette base de cotisation.
Les contributions et cotisations sociales
Les cotisations sociales représentent l’ensemble des cotisations et contributions dont sont redevables les salariés et leur employeur dans le cadre de l’exécution du contrat de travail et du versement de la rémunération.
Ces dernières vont venir en diminution de la rémunération et permettent de financer la protection sociale, la retraite ou encore l’assurance chômage.
Depuis la simplification du bulletin de paie en 2018, les cotisations sont désormais présentées en six catégories :
- la santé ;
- les accidents du travail — maladies professionnelles ;
- la retraite ;
- les allocations familiales ;
- les autres contributions dues par l’employeur.
Les cotisations sociales dues par le salarié et l’employeur sont :
- Les cotisations de sécurité sociale ;
- Les cotisations d’assurances maladie, maternité et invalidité ;
- Les contributions d’assurance chômage ;
- Les cotisations de retraite ;
- Les cotisations APEC pour les salariés cadres.
Ces cotisations sont uniquement dues par l’employeur :
- Le forfait social ;
- La contribution versement transport ;
- La cotisation accidents du travail ;
- La cotisation allocations familiales ;
- La contribution solidarité autonomie ;
- La contribution à la formation professionnelle ;
- La taxe d’apprentissage ;
- La taxe sur les salaires.
Enfin, les salariés sont les seuls redevables de la CSG-CRDS. En fonction du niveau de rémunération, certaines réduction de charges sociales sont possibles.
💡Focus sur la différence entre contributions et cotisations
Les cotisations sont des prélèvements destinés à financer certaines prestations sociales et reversées selon les situations aux salariés. Quant aux contributions sociales, elles sont des impôts.
Le salaire net et le salaire net après impôt
Depuis le 1er janvier 2019, les impôts sont directement prélevés sur le bulletin de paie du salarié. C’est donc à l’entreprise de prélever directement le montant de l’impôt sur le revenu puis de le reverser à l’administration fiscale.
On parle donc de prélèvement à la source.
Le taux à appliquer est directement celui communiqué par l’administration. En cas de contestation de ce taux, c’est au salarié de prendre attache auprès du service des impôts des particuliers.
💡Focus sur le montant net social
À compter du 1er juillet 2023, il conviendra de faire figurer une nouvelle mention sur le bulletin de paie. Il s’agit du “montant net social”, à ne pas confondre avec la mention “salaire net”.
Ce montant net social sera celui à déclarer auprès des organismes sociaux susceptibles de verser des prestations sociales.
Le décompte des congés payés
Dernière rubrique importante du bulletin de paie : celle consacrée aux congés payés. Il devra être clairement indiqué, les congés acquis, les congés en cours d’acquisition, les congés pris sur la période en cours et sur l’année antérieure et enfin le solde de congés payés.
💡Focus sur la période de référence
Les droits à congés payés sont fonction du temps de travail effectif du salarié et que ce dernier a effectué durant une période donnée, dite “période de référence”.
Le droit du travail fixe le point de départ de cette période au 1er juin de chaque année. Certaines conventions collectives peuvent prévoir une périodicité différente.
Nos conseils pour établir facilement la paie de vos salariés
La fiche de paie n’a désormais plus aucun secret pour vous ! Vous savez désormais tout des éléments à bien comprendre pour la décrypter. Cependant, une question demeure : comment établir une fiche de paie facilement et surtout sans erreur ?
Voici nos trois meilleurs conseils pour y parvenir :
- Vous tenir informé des obligations légales en matière de paie ;
- Planifier votre gestion des ressources dans une perspective globale et de long terme ;
- Vous appuyer sur un SIRH performant.
Se tenir informé des obligations légales en matière de paie
La gestion de la paie est soumise à une législation fluctuante. En tant qu’employeur, vous devez vous tenir informé des diverses obligations légales, mais aussi conventionnelles pour produire une paie conforme.
C’est essentiel pour ne pas subir un litige prud’homale mais aussi un redressement Urssaf coûteux.
Planifier votre gestion des ressources humaines sur le long terme
La production de la paie n’est qu’un élément de votre gestion des RH. En effet, elle est souvent la partie visible de celle-ci et doit donc refléter vos choix en matière de politique salariale, de bien-être au travail et donc de préservation d’un climat social apaisé. Le respect des échéances étant essentiel en paie, veillez donc à cela en toutes circonstances.
S’appuyer sur un SIRH performant
L’utilisation d’un logiciel de paie et encore mieux d’un SIRH peut grandement vous faciliter l’établissement de vos bulletins de paie.
En effet, les calculs complexes sont automatisés, le décompte des congés payés effectués en temps réel et permettent de conserver les données de paie en toute sécurité.
De plus, les mises à jour légales de taux sont directement implémentés, ce qui permet de vous alléger et de produire des paies fiables sans difficulté. Justement, c’est exactement ce que Factorial vous propose !
Un dernier mot
Bien comprendre une fiche de paie est indispensable pour respecter la législation sociale et verser une rémunération correcte à ses salariés.
Depuis sa simplification, il est désormais plus accessible à tous, à condition également de s’appuyer sur un logiciel RH efficace et intuitif comme Factorial ! 😉
