Comment fonctionnent les congés payés non pris ?

Les congés payés, bien plus qu’une simple pause, sont un puissant levier pour améliorer la qualité de vie au travail. Tous les salariés d’une entreprise, qu’ils soient cadres ou non, ont tous droit à des congés rémunérés. Pour une année entière de travail, ils ont 5 semaines de vacances.

Il arrive parfois qu’ils ne peuvent pas prendre tous leurs jours de congés durant la péridode prévue par la loi. Ces congés payés non pris ne sont pas simplement des jours de repos manqués.

Ils représentent un indicateur puissant de la dynamique interne d’une entreprise, influençant la satisfaction des employés, la productivité globale et même la perception externe de l’entreprise.

Nous parlons, dans cet article, des règles autour de cette approche, le possible report et le paiement.

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Principe des congés payés non pris

Les salariés du secteur privé ont droit à 2,5 jours de congés payés par mois qu’ils peuvent prendre pendant la période dite de référence, comprise entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours.

Les dates de cette période de référence peuvent être modifiées par une convention collective. Par exemple dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, la période de référence s’étend du 1er avril au 30 mars de l’année suivante. La période de référence peut également être modifiée par accord d’entreprise, d’établissement ou par accord de branche.

Les congés payés non pris durant la période de référence sont perdus, en principe. Le report des congés payés non utilisés sur la période de référence suivante n’est pas autorisé.

Toutefois, un accord entre le salarié et l’entreprise peut changer la donne.

Les exceptions à la perte des congés non pris

La gestion stratégique des congés payés non pris offre une flexibilité précieuse pour les entreprises soucieuses du bien-être de leurs équipes. En permettant le report, vos collaborateurs peuvent planifier leurs congés de manière plus stratégique, conciliant les besoins opérationnels et individuels.

Dans quels cas pouvez-vous autoriser le report de ces jours ? Les raisons peuvent varier, qu’il s’agisse de pics d’activité, de projets critiques, ou de situations personnelles des employés.

1. Accord entre employé et employeur

La possibilité de reporter les congés payés non pris dépend d’une collaboration entre le salarié et l’employeur, sous réserve d’un accord mutuel ou d’une pratique établie dans l’entreprise. En cas d’accord ou d’usage, l’employeur est tenu d’accepter la demande de report du salarié.

2. Absence de l’employé

Dans des situations particulières telles qu’un accident de travail, une maladie professionnelle, un congé maternité ou d’adoption, le salarié a le droit de reporter ses congés non pris.

Si une maladie survient avant la période de congé, les jours non pris peuvent être reportés après la date de reprise du travail. L’employeur est obligé de permettre au salarié de planifier une nouvelle période de congés.

Si la maladie survient pendant les congés, bien que la Cour de justice de l’Union Européenne autorise le report, la position juridique française reste floue sur cette question, créant ainsi une incertitude dans ce contexte.

De façon générale, le salarié ne peut pas rallonger ses jours de congés si une maladie d’origine non professionnelle survient durant les vacances, sauf accord d’entreprise ou de convention collective.

3. Aménagement du temps de travail

Dans le cadre du travail aménagé, le report des congés non pris peut être réglementé par des dispositions spécifiques. Les règles varient en fonction des accords collectifs, de la convention collective applicable et des pratiques internes de l’entreprise.

4. Mise en place d’un CET

Le compte épargne-temps (CET) permet au salarié d’accumuler des droits à congé rémunéré ou de bénéficier d’une rémunération (immédiate ou différée), en contrepartie des périodes de congé ou de repos non prises, ou des sommes qu’il y a affectées.

Toutefois, sa mise en place dans l’entreprise n’est pas obligatoire. Les dispositions du CET sont fixées par convention ou accord d’entreprise ou d’établissement (ou, à défaut, par convention ou un accord de branche).

Quelles sont les conséquences juridiques du refus de report des congés payés non pris ?

Si, conformément à la loi, un salarié demande le report de ses congés non pris et que l’employeur refuse sans motif valable, il s’expose à des conséquences juridiques.

En effet, le refus injustifié peut entraîner une condamnation de l’employeur à verser une indemnité compensatrice de congés payés au salarié concerné. Elle vise à réparer le préjudice subi par le salarié du fait du refus de report de ses congés.

En plus de cette indemnité, l’employeur peut également être contraint de verser des dommages et intérêts. Tout dépend des circonstances spécifiques du refus.

Toute entreprise doit respecter les droits de ses salariés en matière de congés payés non pris. Toutes demandes doivent être traitées avec attention et conformité à la législation en vigueur.

Paiement des congés payés non pris

Bien que l’employeur ne soit pas contraint de rémunérer les congés payés non utilisés, le salarié peut demander des indemnités pour ces congés, notamment dans le cas où il n’a pas pu les prendre à cause de l’employeur.

Cette demande peut être légitimée si l’employeur n’a pas pris les mesures nécessaires pour permettre au salarié de prendre ses congés.

Il n’y a pas de règles particulières pour faire une demande d’indemnisation des congés payés non pris. Mais légalement, le salarié a droit à ses congés et l’employeur est obligé de faciliter leur prise.

Ainsi, le salarié est en droit de réclamer une compensation financière si ces droits ne sont pas respectés.

Indemnisation des congés payés non pris en fin de contrat

Dans le cas des congés non pris en fin de contrat de travail, l’employeur doit verser une indemnité compensatrice de congés payés. Cette indemnité concerne tous les salariés n’ayant pas pris l’ensemble de leurs congés, qu’ils soient en CDI ou en CDD.

L’indemnité compensatrice est due indépendamment du motif de rupture du contrat. Ainsi, que le départ soit dû à une démission, une retraite, ou même à un licenciement pour faute lourde, les congés payés non pris sont indemnisés et versés dans le cadre du solde de tout compte.

Toutes les sommes qui ont un caractère de salaire sont prises en compte dans la base de calcul.

BON À SAVOIR : En cas de procédure collective, l’entreprise pourrait rencontrer des difficultés financières. Le régime de garantie des salaires (AGS) permet cependant aux salariés de percevoir certaines rémunérations dues, y compris l’indemnité compensatrice de congés payés.

BON À SAVOIR : Un logiciel SIRH et paie facilite la gestion des congés payés en automatisant le calcul de l’indemnité des congés payés, en gérant efficacement les soldes de congés payés non pris et assure que les montants versés aux salarié soient précis.

Comment calculer l’indemnité CP solde de tout compte ?

Le calcul de l’indemnité des congés payés dans le solde de tout compte se fait de la même manière que pour l’indemnité compensatrice de congés rémunérés.

Il faudra donc comparer la méthode du 1/10 de la rémunération et celle du maintien de salaire.

Il y aura donc trois points à retenir :

• Retenir la méthode de calcul la plus favorable à l’employé ;
• Examiner le nombre de congés restant jusqu’à la fin du contrat du salarié ;
• Arrondir l’acquisition à l’entier supérieur.

Dans la méthode du 1/10 de la rémunération, il faudra exclure plusieurs éléments :

• Avantages en nature dont le collaborateur a disposé durant ses vacances,
• Prestations de chômage partiel,
• Remboursements de frais professionnels,
• Compensations journalières,
• Primes de 13e mois ou encore les primes de risque.

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Comment gérer procativement les congés payés non pris ?

Gérer proactivement les congés payés non pris nécessite une approche réfléchie et engagée.

• Sensibilisez vos employés en leur rappelant fréquemment l’importance de poser leurs congés payés pour leur bien-être et leur performance.
• Offrez des options flexibles pour la planification des congés pour mieux répondre aux besoins individuels.
• Encouragez la prise régulière de congés en mettant en place des avantages spécifiques comme des jours de congé supplémentaires l’année suivante.
• Utilisez des outils de suivi analytique comme un logiciel SIRH dotés de fonctionnalités spécifiques s’avère essentielle pour surveiller les tendances en matière de congés payés non pris et ajuster les politiques en conséquence. Ces outils permettent de détailler des tendances de congés. Les CEO, DRH et managers ont une vision claire des schémas de comportement, des motifs récurrents et des opportunités d’optimisation des politiques internes.
• Formez les managers à soutenir activement la prise de congés pour les sensibiliser aux avantages d’un équilibre travail-vie personnelle, tout en leur fournissant les compétences nécessaires pour identifier les signes de surcharge chez les employés. Cette démarche renforce une culture qui valorise la santé mentale et la performance globale de l’équipe.
• Évaluez périodiquement les politiques de congés pour qu’elles s’adaptent aux besoins changeants de l’entreprise.

Est-ce que je cumule des congés en chômage partiel ?

Le chômage partiel peut se présenter sous deux formes différentes :

• La fermeture partielle (ou totale) de l’établissement,
• ou la diminution de la durée de travail des salariés de l’entreprise.

L’article R5122-11 du Code du travail stipule que « la totalité des heures chômées est prise en compte pour le calcul de l’acquisition des droits à congés payés ».

Ainsi, en cas de chômage partiel, les vacances fonctionnent de la même manière qu’en période d’activité normale. Le contrat de travail du salarié n’est donc pas rompu, mais suspendu.

La période de chômage partiel n’est pas considérée comme du temps de travail effectif. De ce fait, cette période n’ouvre pas droit à des congés payés.

Comment solder les congés payés ?

Peu importe son ancienneté et quel que soit sont type de contrat (CDD ou CDI), tout salarié a droit à des jours de congés rémunérés. Il a droit à 30 jours ouvrables par année de travail complète.

L’employeur devra prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à ses salariés d’en bénéficier.

Sauf exception, les vacances doivent être soldées avant le 30 avril ou le 31 mai. Cela peut varier selon la politique de chaque entreprise. L’employeur peut accepter d’octroyer des congés supplémentaires, soit des jours de fractionnement.

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En résumé, les congés payés non pris ne devraient pas être perçus comme une simple formalité, mais plutôt comme une opportunité d’investir dans le bien-être des employés. En priorisant une gestion proactive de ces jours de repos, les entreprises contribuent à créer un environnement de travail équilibré et épanouissant.