Le calcul des congés payés mérite votre attention. N’importe quel salarié dispose de jours de congés rémunérés par l’employeur. La loi étant très restrictive sur le sujet, il faut également faire attention à respecter scrupuleusement ce qui se fait pour gérer les congés payés.
Mais vous avez de la chance : dans cet article, nous allons vous donner toutes les informations clefs en main, pour chaque type de contrats !
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Table des matières
Comment fonctionnent les congés payés ?
Les congés payés sont des périodes de vacances ou de repos, durant lesquelles le salarié est payé par l’employeur, comme s’il était dans l’entreprise. La durée et les conditions changent dans chaque pays.
En France, la loi prévoit que :
- Tout salarié a droit aux congés payés
- Les congés doivent être pris et ne peuvent pas être remplacés par des primes (sauf pour les salariés dans l’impossibilité de prendre ces congés)
- Le salarié en vacances n’a pas le droit de travailler, ni pour son employeur ni pour un autre
- La formation, les congés maternité et tous les autres types d’arrêts maladie sont considérés comme des jours ouvrant droit au calcul des congés payés
Ces principes ne peuvent être dérogés ni par accord d’entreprise, ni par accord collectif !
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Comment calculer les jours de congés payés ?
Rentrons à présent dans le concret et regardons comment cela se passe pour chaque contrat de travail. En préambule, il faut savoir que le nombre de congés payés se calcule en fonction d’une période de référence.
En principe, le début de cette période de référence est le 1er juin. Cette date peut-être modifiée par accord d’entreprise et doit obligatoirement durer 12 mois.
Solde de congés payés = congés payés acquis – congés payés pris
Combien de jours de congés payés un employé cumule-t-il par an ?
L’article L3141-3 du Code du travail stipule que le salarié acquiert 30 jours de congés ouvrables maximum à l’année. Comptez 25 jours en jours ouvrés.
Voici comment s’y prendre en jours ouvrés et en jours ouvrables :
- En cas de calcul en jours ouvrables (lundi au samedi), le salarié débloque 2,5 jours par mois
- En cas de calcul en jours ouvrés (lundi au vendredi), le salarié débloque 2,08 jours par mois
La différence est minime puisque lorsqu’un salarié pose ses congés, il doit :
- en poser 6 pour faire une semaine s’il est en jours ouvrables
- contre 5 s’il est en jours ouvrés
En outre, il faut savoir que :
- Le calcul des droits doit se faire au mois, au nombre de semaines et au nombre de jours
- Lorsque le nombre de congés obtenus n’est pas complet mais à virgule (par exemple 22,5 jours de congés), il faut arrondir à l’entier supérieur (ici 23).
Un salarié à temps plein aura donc toujours 5 semaines. Et l’employeur peut aussi lui accorder des congés supplémentaires en dehors du congé principal : les jours de fractionnement. Voici pour les principes de base. Voyons donc maintenant les exceptions.
Comment calculer l’indemnité de congés payés ?
Pour calculer l’indemnité de congés payés, deux méthodes sont couramment utilisées :
- Méthode du Maintien du Salaire : L’indemnité équivaut au salaire que le salarié aurait gagné s’il avait continué à travailler pendant ses congés. Vous calculez le salaire horaire, puis multipliez ce montant par le nombre d’heures de congé.
- Méthode du « Dixième » : L’indemnité est égale à 1/10e de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence.
Comparez ces deux méthodes et retenez celle qui est la plus favorable pour le salarié.
Exemple : Prenons le cas d’un salarié qui gagne 3 000 € brut par mois, avec une période de référence de 12 mois. Si ce salarié prend deux semaines de congés payés, comment calculer son indemnité ?
- Méthode du « Dixième » : L’indemnité est de 1/10e de la rémunération annuelle, soit 3 600 € (3 000 € x 12 mois / 10). Pour deux semaines de congés, l’indemnité s’élève à 138 € (3 600 € / 26 semaines ouvrables dans l’année x 2 semaines).
- Méthode du Maintien du Salaire : En calculant le salaire horaire (3 000 € / 4,33 semaines par mois / 40 heures par semaine), vous obtenez un taux horaire d’environ 17,46 €. Pour deux semaines de congés (80 heures), l’indemnité serait de 1 396,80 € (80 heures x 17,46 €).
Dans ce cas, la méthode du « Dixième » est plus avantageuse pour le salarié, avec une indemnité de 138 € contre 1 396,80 €. Assurez-vous de choisir la méthode qui bénéficie le plus au salarié, en fonction de sa situation spécifique.
Généralement, l’indemnité de congés payés apparaît sur la fiche de paie sous « Indemnité congés payés (x jours). » Assurez-vous de choisir la méthode la plus avantageuse pour le salarié.
Les exceptions au calcul des congés payés
Report des jours de congés payés ou indemnisation
Le calcul des jours de congés payés devra prendre en compte les cas particuliers suivants :
- Un salarié en arrêt de travail avant et pendant ses congés pourra reporter ses congés payés.
Bon à savoir : S’il est en arrêt pendant les congés payés, ils ne pourront ni être reportés ni prolongés. Par contre, il faut faire le calcul de l’indemnité de congés payés et l’indemnité journalière de l’assurance maladie auquel le salarié a droit.
- Un jour férié non travaillé qui tombe pendant les congés n’est pas décompté dans le calcul du nombre de jours fériés.
- Un salarié prenant ses congés payés durant son préavis de fin de contrat va voir son préavis reporté en conséquence.
Bon à savoir : Les congés payés non pris à la fin du contrat ouvrent droit à une indemnité compensatrice de congés payés.
Calcul des congés payés en cas d’année incomplète
Ce cas peut arriver lorsque le salarié est dans l’entreprise depuis moins d’un an ou est entré avant le début de la date de référence. Ce calcul est assez simple comme nous allons le voir.
Par souci de simplicité, nous n’allons parler qu’en jours ouvrables. Pour un calcul en jours ouvrés, il vous suffit de remplacer 30 jours par 25 jours.
Par exemple :
Si on admet que la période de référence va du 1er juin au 31 mai, et que le salarié a intégré l’entreprise le 1er septembre :
- Le salarié a effectué 9 mois sur 12
- Il n’obtiendra donc que 9/12e des congés (soit 75% de 30 jours = 22,5 jours)
- Il faut arrondir à l’entier supérieur : 23 jours ouvrables de congés payés.
On peut également calculer qu’il a travaillé :
- 36 semaines
- Chaque tranche de 4 semaines ouvre droit à 2,5 jours de congés
- (36/4)x2,5 = 22,5 jours
- Il faut arrondir à l’entier supérieur, soit 23 jours ouvrables de congés payés.
On peut enfin calculer qu’il a travaillé :
- 225 jours
- Il obtiendra 2,5 jours par tranche de 24 jours de travail (il travaille du lundi au samedi) 225/24 = 9,375×2,5 = 23,44 jours
- Il faut arrondir à l’entier supérieur : 24 jours de congés payés.
On prendra toujours la durée la plus avantageuse pour le salarié. Dans cet exemple : 24 jours.
Calcul en fin de contrat et en CDD
Il est important de procéder à ces trois calculs pour chaque cas afin de définir celui qui est le plus avantageux pour le salarié et ainsi définir sa durée.
En cas de :
- Fin de contrat d’intérim ou de CDD
- De rupture du contrat de travail, y compris en période d’essai ou de faute lourde
- De démission ou de départ à la retraite
Le calcul de la durée s’effectue de la même manière que dans le cas précédent.
Par exemple :
Un salarié en CDD à travaillé du 1er juin au 31 août :
- 3 mois de travail, soit 2,5×3 = 7,5 jours de congés, 8 arrondis au supérieur
- Il a effectué 11 semaines, soit (11/4)x2,5 = 6,88 jours de congés, 7 arrondis au supérieur
- Il a travaillé 48 jours et obtient 2,5 jours par tranche de 20 jours car l’entreprise fonctionne du lundi au vendredi, soit (48/20) = 2,4×2,5 = 6 jours
Ce salarié aura donc 8 jours de congés payés indemnisés.
Calcul en cas de travail à temps partiel
Etant donné que le calcul du nombre de congés payés peut se faire sur le nombre de mois travaillés, un salarié en temps partiel bénéficie également de 5 semaines de congés s’il travaille toute l’année de référence dans l’entreprise !
Ce principe d’égalité est reconnu dans la loi. Ainsi :
- Un salarié à temps partiel travaille deux fois moins pour obtenir le même nombre de congés
- Inversement, s’il souhaite prendre du repos, il ne peut pas poser une demi-journée mais doit obligatoirement poser une journée entière
Pour chaque mois, il débloque 2,5 jours de congés payés, qu’il ait travaillé 20 heures, 35 heures ou 45 heures dans la semaine ! De même, les heures supplémentaires ne permettent pas de débloquer davantage de congés payés ! Enfin, le calcul des indemnisations est identique entre-temps partiel et temps plein !
Gestion des congés payés avec un logiciel
Avec l’arrivé de la technologie dans le domain des RH, le calcul des congés payés s’est simplifié et peut désormais se faire automatiquement !
Il suffira de définir les conventions et les accords de votre entreprise en ce qui concerne les congés payés.
Les cas et types de contrats sont différents.
Par la suite, le logiciel se chargera automatiquement de garder à jour le compteur de jours de congés disponibles et mêmes les variables de paie liées au congés.
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