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Calcul congés payés : mode d’emploi

Le calcul des congés payés mérite votre attention.

N’importe quel salarié dispose de jours de congés rémunérés par l’employeur.

La loi étant très restrictive sur le sujet, il faut également faire attention à respecter scrupuleusement ce qui se fait en matière de gestion de congés payés.

Mais vous avez de la chance : dans cet article, nous allons vous donner toutes les informations clefs en main, pour chaque type de contrats !

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Comment fonctionnent les congés payés ?

Les congés payés sont des périodes de vacances ou de repos, durant lesquelles le salarié est payé par l’employeur, comme s’il était dans l’entreprise.

La durée et les conditions changent dans chaque pays.

En France, la loi prévoit que : 

  • Tout salarié a droit aux congés payés
  • Les congés doivent être pris et ne peuvent pas être remplacés par des primes (sauf pour les salariés dans l’impossibilité de prendre ces congés)
  • Le salarié en vacances n’a pas le droit de travailler, ni pour son employeur ni pour un autre
  • La formation, les congés maternité ou encore les accidents du travail sont considérés comme des jours ouvrant droit au calcul des congés payés

Ces principes ne peuvent être dérogés ni par accord d’entreprise, ni par accord collectif !

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Comment calculer les jours de congés payés ?

Rentrons à présent dans le concret et regardons comment cela se passe pour chaque contrat de travail.

En préambule, il faut savoir que le nombre de congés payés se calcule en fonction d’une période de référence.

En principe, le début de cette période de référence est le 1er juin. Cette date peut-être modifiée par accord d’entreprise et doit obligatoirement durer 12 mois.

Solde de congés payés = congés payés acquis – congés payés pris

Combien de jours de congés payés un employé cumule-t-il par an ?

L’article L3141-3 du Code du travail stipule que le salarié acquiert 30 jours de congés ouvrables maximum à l’année. Comptez 25 jours en jours ouvrés.

  1. En cas de calcul en jours ouvrables (lundi au samedi), le salarié débloque 2,5 jours par mois
  2. En cas de calcul en jours ouvrés (lundi au vendredi), le salarié débloque 2,08 jours par mois

La différence est minime puisque lorsqu’un salarié pose ses congés, il doit : 

  1. en poser 6 pour faire une semaine s’il est en jours ouvrables 
  2. contre 5 s’il est en jours ouvrés

En outre, il faut savoir que : 

  • Le calcul des droits doit se faire au mois, au nombre de semaines et au nombre de jours
  • Lorsque le nombre de congés obtenus n’est pas complet mais à virgule (par exemple 22,5 jours de congés), il faut arrondir à l’entier supérieur (ici 23).

Un salarié à temps plein aura donc toujours 5 semaines.

Voici pour les principes de base. Voyons donc maintenant les exceptions.

Les exceptions du calcul des congés payés 

Report des jours de congés payés ou indemnisation

Le calcul des jours de congés payés devra prendre en compte les cas particuliers suivants :

  • Un salarié en arrêt de travail avant et pendant ses congés pourra reporter ses congés payés.

Bon à savoir : S’il est en arrêt pendant les congés payés, ils ne pourront ni être reportés ni prolongés. Le salarié aura droit à une indemnité journalière de l’assurance maladie et une indemnité de congés payés.

  • Un jour férié non travaillé  qui tombe pendant les congés n’est pas décompté dans le calcul du nombre de jours fériés.
  • Un salarié prenant ses congés payés durant son préavis de fn de contrat va voir son préavis reporté en conséquence.

Bon à savoir : Les congés payés non pris à la fin du contrat ouvrent droit à une indemnité compensatrice de congés payés.

Calcul des congés payés en cas d’année incomplète

Ce cas peut arriver lorsque : 

  1. Le salarié est dans l’entreprise depuis moins d’un an ou est entré avant la début de la date de référence,
  2. le salarié a bénéficié d’un arrêt de travail pour maladie non professionnelle.

Ce calcul est assez simple comme nous allons le voir.

Par souci de simplicité, nous n’allons parler qu’en jours ouvrables. Pour un calcul en jours ouvrés, il vous suffit de remplacer 30 jours par 25 jours.

Par exemple : 

Si on admet que la période de référence va du 1er juin au 31 mai, et que le salarié a intégré l’entreprise le 1er septembre : 

  • Le salarié a effectué 9 mois sur 12
  • Il n’obtiendra donc que 9/12e des congés (soit 75% de 30 jours = 22,5 jours)
  • Il faut arrondir à l’entier supérieur : 23 jours ouvrables de congés payés.

On peut également calculer qu’il a travaillé : 

  • 36 semaines
  • Chaque tranche de 4 semaines ouvrent droit à 2,5 jours de congés
  • (36/4)x2,5 = 22,5 jours
  • Il faut arrondir à l’entier supérieur, soit 23 jours ouvrables de congés payés.

On peut enfin calculer qu’il a travaillé : 

  • 225 jours
  • Il obtiendra 2,5 jours par tranche de 24 jours de travail (il travaille du lundi au samedi) 225/24 = 9,375×2,5 = 23,44 jours 
  • Il faut arrondir à l’entier supérieur : 24 jours de congés payés.

On prendra toujours la durée la plus avantageuse pour le salarié. Dans cet exemple : 24 jours.

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Calcul en fin de contrat et en CDD

Il est important de procéder à ces trois calculs pour chaque cas afin de définir celui qui est le plus avantageux pour le salarié et ainsi définir sa durée.

En cas de : 

  • Fin de contrat d’intérim ou de CDD
  • De rupture du contrat de travail, y compris en période d’essai ou de faute lourde
  • De démission ou de départ à la retraite

Le calcul de la durée s’effectue de la même manière que dans le cas précédent.

Par exemple : 

Un salarié en CDD à travaillé du 1er juin au 31 août : 

  • 3 mois de travail, soit 2,5×3 = 7,5 jours de congés, 8 arrondis au supérieur
  • Il a effectué 11 semaines, soit (11/4)x2,5 = 6,88 jours de congés, 7 arrondis au supérieur
  • Il a travaillé 48 jours et obtient 2,5 jours par tranche de 20 jours car l’entreprise fonctionne du lundi au vendredi, soit (48/20) = 2,4×2,5 = 6 jours

Ce salarié aura donc 8 jours de congés payés indemnisés.

Une fois défini le nombre de jours disponibles, il faut calculer le montant à verser.

Pour cela, deux possibilités : 

  1. Soit prendre 1/10e la somme brute du salaire de la période de référence
    Par exemple pour 25000€ brut, cela fait 2500€ bruts mensuel
    Ensuite on fait : 2500 x (8/30) = 666,67€
  2. Soit prendre le salaire brut inscrit sur la fiche de paie et procéder au même calcul

Encore une fois, le salarié bénéficie du calcul le plus avantageux.

Calcul des congés payés en temps partiel

Calcul en cas de travail à temps partiel

Etant donné que le calcul du nombre de congés payés peut se faire sur le nombre de mois travaillés, un salarié en temps partiel bénéficie également de 5 semaines de congés s’il travaille toute l’année de référence dans l’entreprise ! 

Ce principe d’égalité est reconnu dans la loi. Ainsi :

  • Un salarié à temps partiel travaille deux fois moins pour obtenir le même nombre de congés
  • Inversement, s’il souhaite prendre du repos, il ne peut pas poser une demi-journée mais doit obligatoirement poser une journée entière

Pour chaque mois, il débloque 2,5 jours de congés payés, qu’il ait travaillé 20 heures, 35 heures ou 45 heures dans la semaine ! 

De même, les heures supplémentaires ne permettent pas de débloquer davantage de congés payés ! 

Enfin, le calcul des indemnisations est identique entre temps partiel et temps plein ! 

Gestion des congés payés avec un logiciel 

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Avec l’arrivé de la technologie dans le domain des RH, le calcul des congés payés s’est simplifié et peut désormais se faire automatiquement !

Il suffira de définir les conventions et les accords de votre entreprise en ce qui concerne les congés payés.

Les cas et types de contrats sont différents.

Par la suite, le logiciel se chargera automatiquement de garder à jour le compteur de jours de congés disponibles et mêmes les variables de paie liées au congés.

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Ce que vous devez retenir 

Une fois ces principes compris, le calcul des congés payés devient un jeu d’enfant.

La vraie difficulté réside dans le fait d’effectuer un suivi efficace du nombre de jours, d’heures ou de mois effectué dans l’entreprise par le salarié pendant la période de référence.

Pour cela, je vous recommande vivement d’adopter un bon logiciel RH !

Cela vous permettra à la fois de vous mettre en conformité avec la loi et à la fois d’être sûr de ne pas léser vos salariés et éviter ainsi les conflits ! 

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