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Jours de fractionnement : des congés payés fractionnés [Modèle de calcul]

jours de fractionnement

Quand les collaborateurs ne prennent pas l’intégralité de leur congé principal durant la période légale, le code du travail prévoit des jours de congés supplémentaires appelés jours de fractionnement.

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Qu’est-ce qu’un congé de fractionnement ? Dans quelles conditions les salariés peuvent-ils en bénéficier ?

La gestion des congés et absences de vos semployés mérite les bonnes informations, de la méthode et de bons outils. Faisons le point.

Pour vous faciliter votre suivi, nous avons créé un modèle Excel GRATUIT de calcul des jours de fractionnement.

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Table des matières :

Jour de fractionnement : définition

Tous les ans, le collaborateur a droit à 5 semaines de congés payés, soit 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés. Le décompte en jours ouvrables et jours ouvrés est à déterminer selon le cas.

Les 4 premières semaines constituent le congé principal. À cet effet, la loi établit une période réglementaire pour le prendre allant du 1er mai au 31 octobre.

Cependant, le collaborateur, ou l’employeur, peut décider de « fractionner » le congé principal pour qu’il soit pris en plusieurs fois. Dans ce cas, le collaborateur peut obtenir de jours de vacances supplémentaires sous conditions. On les appelle jours de fractionnement.

Notez que la 5ème semaine n’est pas prise en compte lors du calcul de ce congé supplémentaire.

Congé de fractionnement et code du travail

Qui est concerné ?

Tous les collaborateurs peuvent bénéficier des jours de fractionnement, peu importe l’ancienneté ou le type de contrat.

Ceci étant, le fractionnement n’est pas une décision unilatérale et nécessite l’accord des deux parties. Il ne peut pas être imposé par l’employeur ni pris sans son accord.

De manière générale, le collaborateur doit :

  • Prendre un congé de 12 jours consécutifs dentre le 1er Mai et le 31 octobre.
  • Avoir un reliquat d’au moins 3 jours du congé principal

Quelles conditions s’appliquent aux jours de fractionnement dans une année incomplète ?

Dans le cas d’un collaborateur qui rejoint l’entreprise en cours d’année, il y a une autre condition qui s’ajoute. L’employé doit avoir un cumul de 15 jours de congé payé (y compris ceux déjà pris).

Selon la loi, le collaborateur a droit à 2,5 jours ouvrables par mois. Pour être éligible au congé de fractionnement, le collaborateur doit alors avoir travaillé à minima 6 mois dans votre société.

Comment calculer les congés fractionnés ?

Lors du calcul des congés de fractionnement, vérifiez d’abord si votre organisation opère en jours ouvrés ou jours ouvrables. Dans le code du travail, le décompte des congés payés se fait en jours ouvrables.

Selon l’article L3141-23, voici comment ils sont attribués.

1 jour de fractionnement

Le collaborateur a 1 journée de fractionnement s’il a un cumul entre 3 et 5 jours de congés non pris durant la période tolérée.

2 jours de fractionnement

Le collaborateur en profite s’il a un cumul de minimum 6 jours de congés non pris.

⚠️ Attention ! Ces mesures ne s’appliquent pas à la 5ème semaine du congé payé. Seul le congé principal est pris en considération dans le compte.

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Cas pratique : Exemple de calcul de jours de fractionnement

Pour mieux comprendre, rien de mieux qu’un exemple :

  • Collaborateur A prend un congé de 11 jours consécutifs en juin et 5 jours en août. Bien que le nombre de jours pris est supérieur à 12 jours durant la période établie par la loi, le collaborateur n’a pas respecté l’obligation des 12 jours consécutifs. Il n’a donc pas droit à un jour supplémentaire.
  • Collaborateur B part 15 jours en juillet et 7 jours en septembre. Au 31 octobre, il a un solde de 2 jours de congés. Il ne pourra pas obtenir un congé supplémentaire puisque le système stipule qu’il doit avoir un solde de 3 jours de congés restant après la période légale.
  • Collaborateur C pose 20 jours consécutifs au mois de septembre. À la fin du mois d’octobre, il lui reste 4 jours de congés : il a donc droit à 1 jour de fractionnement
  • Collaborateur D prend un congé de 14 jours consécutifs au mois d’octobre, ce qui lui laisse un reliquat de 10 jours. Dans ce cas-là, le collaborateur D à droit à 2 jours de fractionnement

Comment bénéficier des congés de fractionnement ?

Ce n’est qu’à partir du 31 octobre que les salariés peuvent bavoir des jours de congés supplémentaires ou jours de fractionnement. Ces derniers correspondent donc à des jours de vacances pris en dehors du moment fixé par la loi.

Si les salariés ne prennent pas la totalité de leur congé principal entre le 1er mai et le 31 octobre, ils bénéficient d’un jour de fractionnement s’il leur reste entre trois et cinq jours de congés et de deux jours de fractionnement s’il leur reste au moins six jours de congés.

Ils doivent disposer d’une ancienneté suffisante dans l’année en cours pour bénéficier d’au moins 15 jours ouvrables de congés payés.

Le nombre de jours de congés payés restants et l’accord collectif (ou la convention collective) déterminent les jours de fractionnement. Dans tous les cas, ils doivent apparaître sur la feuille de paie de chaque employé, généralement à partir du mois de novembre.

Les congés supplémentaires fonctionnent de la même façon que les congés payés sur le bulletin de paye.

Est-ce qu’ils sont obligatoires ?

Comme précisé plus haut, le congé principal, soit 4 semaines de congés payés, doit être pris entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année.

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Pour rappel, le salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables de congé d’affilée. Qu’il lui reste 3 jours ou une semaine de congé, il est obligé de le poser à une date postérieure. Dans ce cas précis, le fractionnement est alors obligatoire car la loi elle-même l’impose.

Cependant, il est important de rappeler que 12 jours ouvrables (au moins) doivent être pris pendant la période légale.

Il est possible, aussi bien pour l’employeur que pour le salarié, de déroger aux règles de fractionnement des congés par accord individuel, par convention collective, par accord d’entreprise ou d’établissement.

L’employeur peut ainsi accorder le fractionnement, en le subordonnant à une renonciation des congés supplémentaires.

NB : Il est primordial de vérifier les contenus des règlements de l’entreprise pour connaître tous les détails des modalités adoptées relatives au fractionnement des congés.

Comment obtenir les 2 jours de fractionnement ?

À titre de rappel, si un salarié n’a pas été en mesure de prendre la totalité de ses congés principaux pendant la période légale, il pourra bénéficier d’un jour de fractionnement s’il lui reste entre 3 et 5 jours de congés, ou de 2 jours s’il a au moins 6 jours de congé restants.

Concrètement, si un salarié est embauché au cours d’une période donnée, il y aura droit s’il a :

  • Acquis au minimum 15 jours ouvrables de congé payé (pour une année complète, il devrait avoir 24 jours) ;
  • Pu prendre 12 jours continus entre la période allant du 1er mai au 31 octobre ;
  • Un reliquat d’au minimum 3 jours ouvrables qui ne sont pas compris dans la période légale des prises de congé.

Les jours de fractionnement dépendent du nombre de jours de congé qui restent au salarié, d’une part, et d’autre part de l’accord collectif ou de la convention collective de la société.

Les congés supplémentaires doivent impérativement apparaître sur la fiche de paie (à partir du mois de novembre, dans la majorité des cas).

Exemple : si un salarié a 30 jours de congés payés (c’est-à-dire, 5 semaines) et qu’il prend un congé de 3 semaines au mois de juillet et 2 semaines au mois de février (toujours dans le cycle légal établi par le Code du travail), il lui restera 12 jours au 1er novembre. Il est à souligner que la 5e semaine n’est pas à prendre en compte pour calculer des jours de fractionnement. Ces informations nous permettent donc de conclure qu’il reste une semaine (ou 6 jours) au salarié. Dans ce cas, il aura droit à ses 2 jours.

Congés de fractionnement : les règles

Ils concernent tous les salariés, peu importe leur type de contrat (CDD ou CDI).

Renonciation du salarié

Lorsque le salarié décide de ne pas prendre tous ses congés payés principaux dans la période légale, l’employeur fait généralement figurer la mention « renonciation aux jours de congé de fractionnement » sur les documents de demande de prise de congé.

En procédant ainsi, le salarié accepte de renoncer à ses congés de fractionnement en signant la demande de congé. L’’employeur doit garder toutes les demandes de congés payés signés. Il pourra ainsi justifier la renonciation des jours de fractionnement par le salarié en cas de litige ou de contestation.

Type de contrat

Les salariés à temps partiel bénéficient d’une durée de congé payé identique à ceux qui sont en CDI ou CDD. Aussi, les règles qui concernent les jours de fractionnement s’appliquent également aux salariés à temps partiel.

Les apprentis pourront eux aussi acquérir le même nombre de jours de congé et de fractionnement que les autres salariés.

Fermeture obligatoire

Dans le cas où la fermeture de l’entrerpise est imposée en fin d’année, deux cas peuvent être considérés :

  • Si l’employeur a accordé des prises de congé malgré la fermeture de la firme, les salariés n’auront pas droit à des jours de fractionnement ;
  • Si, pour une raison ou une autre, il a empêché ses salariés de prendre des jours de congé, ils auront le droit aux jours de fractionnement.

Bulletin de paie

Le fonctionnement des fiches de paie pour les jours de fractionnement est le même que pour les congés payés.

Les règles concernant le bulletin de paie sont claires. En cas de prise de congé, le gestionnaire de paie devra comparer les deux méthodes de calcul disponibles pour l’indemnité de congés payés et opter pour celle qui est la plus favorable au salarié :

  • Maintien de salaire : où l’on doit diviser la rémunération mensuelle par 26 ;
  • Méthode du dixième, avec la formule suivante : base de congés payés de la période légale de prise de congés/10/nombre de jours de congés payés que le salarié a acquis (mis à part les congés de fractionnement).

La méthode choisie diffère selon les entreprises. Certaines préfèrent le paiement du dixième, si c’est plus favorable pour le salarié, au moment du solde des congés ou à la fin de la période de référence. Alors que d’autres préfèrent opter pour un calcul systématique au moment de chaque prise de congés.

Cas particulier : départ du collaborateur

Dans le cas où un salarié déciderait de partir de la société, ses jours de congé de fractionnement devront impérativement être soldés par le biais d’indemnités compensatrices de congés payés.

Dans ce type de situation, la méthode de décompte reste la même. Le congé devra être soldé selon la règle du maintien du salaire si le dixième a été payé par anticipation.

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Renoncer aux jours de fractionnement

Le code du travail autorise la non-attribution du droit de fractionnement si cela a été établie par un accord d’entreprise ou une convention collective.

Il arrive aussi que le collaborateur renonce à son droit au congé supplémentaire. En effet, tout le monde ne veut pas prendre son congé principal durant la période du 1er Mai au 31 octobre. Certains préfèrent le fractionner sur un intervalle plus longue.

Dans ce cas-là, pour accepter la demande du collaborateur, l’employeur peut lui demander de renoncer à son droit aux congés de fractionnement (Code du travail, art. L.3141-19)

La cour de Cassation précise que l’on peut toujours renoncer à ces jours supplémentaires, sous réserve de le faire de façon « expresse et non équivoque » car cette renonciation ne peut pas être présumée. Par conséquent, le collaborateur doit absolument exprimer sa renonciation par écrit.

Comment gérer vos congés avec un logiciel RH ?

congés et absences

Nombreux sont les collaborateurs qui se pressent au service RH pour réclamer leur congé, changer la date de celui-ci, etc. Beaucoup de dirigeants et managers RH sont noyés sous la paperasse et ne savent plus où donner de la tête avec la gestion congés en ligne gratuit avec Excel.

Dans ce sens, un logiciel RH vous aide à mieux vous organiser. En effet, l’automatisation vous fait gagner un temps précieux. Vous avez plus de visibilité sur l’ensemble des congés de vos collaborateurs.

Avec un logiciel de congés pour gérer les absences, vous pouvez :

  • Créer des types de congés personnalisés, comme les jours de fractionnement
  • Voir l’historique des congés déjà pris, pour vous aider à déterminer ces jours de congés supplémentaires
  • Améliorer le processus des demandes de congés
  • Avoir accès à des informations et chiffres clés sur les congés et absences dans votre entreprise
  • Et plus encore ! 

 

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