Le décompte des congés payés représente parfois un véritable casse-tête, aussi bien pour les RH que pour les salariés.
Mais ne vous inquiétez pas, on vous explique tout dans les lignes suivantes !
On le sait, les congés payés constituent un droit accessible à tous les salariés.
Il s’agit de jours durant lesquels les salariés ne travaillent pas, mais conservent leur salaire. Ces vacances annuelles revêtent cependant des aspects techniques, des détails qui peuvent parfois être un peu compliqués.
Mais comment fonctionne le décompte ? Quel est son calcul ? Le samedi est-il décompté dans les congé payés ? Lisez notre article.
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Table des matières
Décompte des congés payés : durée et fonctionnement
Selon la loi, dès lors qu’un salarié a occupé un poste au sein de la même entreprise pendant au moins 10 jours, il se voit accorder un droit à des congés payés.
2,5 jours ouvrables par mois, c’est la durée des congés payés. Ainsi, tout salarié ayant travaillé pendant 48 semaines dans la même entreprise peut bénéficier de la durée de congés payés maximale.
En principe, c’est l’employeur qui organise les congés payés au sein d’une entreprise, et cela, après avoir consulté des membres du personnel.
Les dates sont alors mises en place par l’employeur. Ce dernier décide du départ des salariés.
Selon la loi, sauf en cas de situations exceptionnelles, l’ordre et les dates de départ ne doivent plus être modifiés à moins d’un mois des dates prévues.
L’employeur peut aussi accorder des congés supplémentaires appelés jours de fractionnement dont les conditions sont précises.
D’ailleurs, il faut aussi tenir compte des types de contrat les congés payés en CDD peuvent avoir d’autres règles que pour un CDI ou un contrat d’apprentissage.
Comment calculer le décompte des congés payés ?
Les congés payés peuvent être calculés en jours ouvrables et jours ouvrés.
Les jours ouvrés renvoient aux jours travaillés au sein de l’entreprise : du lundi au vendredi, dans la plupart des entreprises.
En ce qui concerne les jours ouvrés, les salariés peuvent bénéficier de 25 jours de congés annuels. Les jours ouvrables, quant à eux, correspondent aux jours de la semaine.
On ne compte pas le dimanche (jour de congé hebdomadaire) et les jours fériés. À ce propos, un jour férié payé est possible selon les cas.
Dans le cas où le calcul se fait en jours ouvrables, les salariés ont droit à 30 jours de congés payés annuels.
Congé payé décompté en heure
La jurisprudence ne permet pas le décompte des congés payés en heures. Ils sont décomptés en jour.
Est-il possible de prendre des congés par demi-journée ?
Avant d’y répondre, qu’est-ce qu’une demi-journée de travail ? En règle générale, il s’agit d’une période de 6 heures en continue dans le cadre d’une journée de travail. L’heure de début n’a pas d’importance.
La prise de congés payés sur des demi–journées n’est pas prévue par la loi. Ceci étant, elle est possible si l’employeur et l’employé se mettent d’accord.
Samedi : décompte des congés payés jours ouvrables
Le fractionnement des congés peut demander un peu de réflexion, notamment par rapport au calcul des congés payés et des jours à prendre.
Est-ce qu’il faut prendre en compte les samedis ? Si oui, à quel moment ?
Pour les salariés qui ne travaillent pas le samedi, puisque le Code du travail ne précise rien sur la question, il est important de rappeler que 30 jours ouvrables comprennent 5 samedis.
Ainsi, même si le salarié ne travaille jamais le samedi, ces 5 samedis sont considérés dans le décompte des jours de congés.
Dans certains secteurs, le salarié travaille et dans ce cas il s’agit d’un samedi jour ouvré.
À NOTER : En général, le calcul des congés payés se fait en jours ouvrables. Le calcul en jours ouvrés peut être toléré par la jurisprudence seulement lorsqu’il est favorable aux salariés. Pour un jour férié qui tombe un samedi, par exemple, le jour est perdu si le calcul se fait en jours ouvrés. Si, par contre, le calcul se fait en jours ouvrables, le salarié bénéficiera d’un jour de congé en plus.
Décompte des congés payés temps partiel
Quel que soit leur temps de travail, les salariés à temps partiel peuvent bénéficier, eux aussi, de 30 jours ouvrables de congés annuels.
Les règles restent les mêmes qu’avec les salariés à temps plein concernant le calcul des indemnités de congés payés.
RAPPEL : Selon le Code du travail, les congés payés commencent « au premier jour ouvrable durant lequel le salarié aurait dû travailler ». Et il n’y a pas d’exception pour les salariés à temps partiel. Le décompte des congés payés est de 6 jours ouvrables pour chaque semaine de congé prise.
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Acquisition des congés payés
L’acquisition des congés payés dépend de la période de référence. Cette dernière était fixée du 1er au 31 mai de l’année suivante avant la loi de travail de 2016.
Mais aujourd’hui, il est possible pour l’employeur ou l’entreprise de fixer une autre période de référence par convention, accord de branche ou accord d’entreprise.
Comme nous l’avons indiqué précédemment, l’employeur est en mesure de définir d’autres périodes, permettant ainsi aux nouveaux salariés de l’entreprise de bénéficier de congés payés dès leur embauche.
Décompte des congés payés et jours de repos
6 jours ouvrables de congés payés sont décomptés, même si les salariés ont 2 jours de repos par semaine.
Par contre, le congé ne sera pas prolongé d’une journée si le dernier jour de congé est un jour ouvrable non travaillé au sein de l’entreprise.
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Comment calculer la retenue pour absence ?
Il est à rappeler qu’un salarié qui est absent de son lieu de travail suspend automatiquement son contrat de travail.
L’employeur n’est donc plus obligé de lui verser un salaire, sauf dans le cas des congés payés, d’absences pour maladie ou de motifs exceptionnels.
La retenue sur le salaire de l’employé doit être proportionnelle à la durée de son absence. Elle doit aussi figurer sur le bulletin de paie, sur une ligne à part.
D’ailleurs, pour faciliter le lien entre la paie et les congés, vous pouvez avoir recours à un outil complet, qui intègre un logiciel de gestion des congés et un logiciel SIRH paie.
Le calcul de la retenue pour absence est réalisé dans la majorité des cas selon la méthode de l’horaire réel.
Il est possible que d’autres méthodes soient utilisées si ces dernières sont plus favorables au salarié. Toutefois, il faut savoir que seule la méthode de l’horaire réel est reconnue par la Cour de cassation.
La méthode de l’horaire réel
C’est la méthode la plus difficile à comprendre pour un salarié, mais aussi pour l’employeur. Elle n’est pourtant pas la moins avantageuse parmi les méthodes disponibles pour le calcul de la retenue pour absence.
Afin d’obtenir le taux d’horaire de l’absence, il vous faudra diviser le salaire par le nombre d’heures réelles qui sont normalement travaillées au cours du mois.
Après ce calcul, on obtiendra un taux horaire moyen que l’on appliquera au nombre d’heures d’absence.
La première étape consistera à diviser la rémunération mensuelle par le nombre d’heures de travail normalement travaillées dans le mois.
La deuxième étape consistera à déterminer la retenue pour absence en multipliant le taux horaire obtenu grâce à la première étape par le nombre d’heures d’absence.
Concrètement, si un salarié gagne 2 500 euros par mois, et qu’il est absent pendant 3 jours dans un mois donné, on obtiendra :
- Nombre d’heures de travail normal : 20 jours de travail x 7 heures = 140 heures travaillées réellement.
- Taux horaire de l’absence : 2 500 / 140 = 17,86 euros.
- Retenue pour absence : 17,86 euros x 7 h x 3 jours = 375,06 euros.
La méthode des jours ouvrés
Cette méthode est celle qui se rapproche le plus de la méthode de l’horaire réel. Cependant, elle est un peu moins efficace en termes de précision si le salarié est absent seulement quelques heures dans une seule journée.
Avec cette méthode, le calcul se fait en deux étapes :
-
- Le salaire mensuel brut est multiplié par le nombre de jours d’absence ;
- Le résultat de cette première étape sera divisé par le nombre réel de jours ouvrés du mois pendant lequel le salarié a été absent (les jours fériés devront être inclus comme jours travaillés).
La méthode de l’horaire mensuel moyen
Cette méthode consiste à retenir un nombre constant d’heures ou de jours travaillés pour calculer l’absence du salarié, peu importe le mois considéré.
Pour ce faire, on doit diviser le salaire mensuel par 151,67 pour obtenir un taux horaire moyen, avant de multiplier le résultat par le nombre d’heures d’absence.
Ainsi, si un salarié gagne 2 000 euros par mois en travaillant 151,67 heures par mois et qu’il a été absent pendant 20 heures, la retenue pour absence sera de : 2 000 euros / 151,57 x 20 = 263,73 euros.
La méthode des jours ouvrables
Ici, le calcul de la retenue se fait comme suit :
Le salaire mensuel brut est multiplié par le nombre de jours d’absence. Le résultat sera ensuite divisé par le nombre réel de jours ouvrables dans le mois où le salarié est absent (il faudra inclure les jours fériés comme jours travaillés).
La méthode des jours calendaires
Avec cette méthode, il faudra calculer la retenue en multipliant le salaire mensuel brut par le nombre de jours calendaires d’absence. On divisera le résultat par le nombre réel de jours calendaires dans le mois de l’absence (en incluant les jours fériés comme jours travaillés).
En moyenne, dans le mois, on aura 1/30ème et cela correspond au calcul des indemnités journalières pour la sécurité sociale.
La formule est donc :
rémunération mensuelle / nombre de jours du mois x nombres de jours calendaires d’absence
puis rémunération mensuelle / 30 jours x nombres de jours d’absence.
Comment calculer les heures d’absence ?
Le travail hebdomadaire d’un salarié est généralement de 35 heures, qui sont réparties du lundi au vendredi.
Pour calculer les heures d’absence, il faudra donc se référer à la méthode de l’horaire réel précédemment expliquée.
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