À l’approche de la période estivale, la gestion des demandes de congés ne se fait pas toujours sans heurts. Pire encore, il arrive que les demandes de congés donnent lieu à des conflits entre salariés. Si la situation s’envenime, ces conflits peuvent avoir un impact significatif sur la productivité, la satisfaction des salariés et l’ambiance générale de l’entreprise.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, il convient d’adopter une approche proactive afin de prévenir et de gérer au mieux ces situations potentiellement conflictuelles.
Comment identifier et comprendre les sources de conflit ? Quelles sont les meilleures méthodes pour gérer efficacement les conflits liés aux demandes de congé ? Mais, surtout quels sont les leviers pertinents pour les prévenir ?
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Table des matières
Identifier et comprendre les conflits liés aux demandes de congé
Afin de mieux se saisir d’un problème de gestion des demandes de congés, il faut comprendre :
- le cadre légal encadrant les demandes de congés ;
- les différentes formes que peut prendre un conflit ;
- ainsi que l’impact de ce type de conflit pour l’entreprise.
Le cadre légal des demandes de congés
Les articles L3141-12 et suivants du Code du travail fixent les règles encadrant le nombre et la prise de congés payés. Le droit du travail prévoit que l’employeur peut refuser une demande de départ en congé dès lors que celui-ci n’est pas abusif et n’entrave pas la bonne continuité de l’activité.
Afin de permettre aux salariés d’anticiper leur prise de congé, l’employeur devra aviser ses salariés de l’ouverture de la période de prise de congés annuels au moins un moins à l’avance, et ce, par tout moyen.
👍 C’est à l’employeur de fixer la période de prise de congés dans l’entreprise. Elle devra obligatoirement comprendre la période allant du 1er mai au 31 octobre.
L’article L3141-16 prévoit l’ordre des départs en congé en tenant compte de :
- la situation de famille du salarié, et notamment les dates de congés du conjoint ;
- l’ancienneté dans l’entreprise ;
- l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.
Certaines conventions collectives peuvent aussi compléter ces critères en tenant compte des charges de famille ou encore des dates de vacances scolaires.
💡S’agissant d’une demande de congé lié à un événement familial, l’employeur est tenu d’accepter la demande d’absence de son salarié.
Les différentes formes de conflits liés aux demandes de congés
Pour parvenir à limiter ce type de conflit, il vous faut connaître les différentes formes qu’il peut prendre :
- des désaccords résultant de l’ordre de prise de congés ;
- de la surcharge de travail émanant des absences au sein de l’équipe ;
- ou encore d’un report de la prise de congés consécutive à un arrêt lié à une maladie professionnelle ou un accident du travail.
D’autres conflits peuvent également surgir si des congés ont été accordés à certains salariés et poussent d’autres à se sentir contraints d’annuler leur prise de congés, ce qui peut provoquer du stress et du mécontentement.
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L’impact des conflits liés aux demandes de congé
Les conflits liés aux demandes de congé impactent principalement l’organisation et le climat de travail. En outre, ils impactent la productivité et le moral des équipes qui sont moins enclines à donner le meilleur d’elles-mêmes. Par ailleurs, c’est l’image de marque de l’entreprise qui peut s’en trouver affectées.
Il faudra donc à la fois anticiper la période de prise de congés et faire preuve de pédagogie si les demandes individuelles ne peuvent être complètement satisfaites.
Comment prévenir les conflits liés aux demandes de congé ?
Pour minimiser les conséquences de conflits liés aux demandes de congé, il convient d’adopter une gestion proactive de la gestion des congés afin que chacun puisse partir en vacances l’esprit serein. Deux pistes d’actions sont à considérer.
Expliquer la politique de prise de congés en vigueur au sein de l’entreprise
Un des moyens les plus efficaces pour prévenir les conflits consiste avant tout à s’assurer que tous les salariés comprennent bien la politique de congés en vigueur au sein de l’entreprise. Pour cela, il faudra donc veiller à communiquer clairement dessus lors de la phase d’onboarding des nouvelles recrues puis de façon régulière auprès des collaborateurs en place.
Cette communication peut prendre la forme de sessions d’information, d’emails explicatifs ou bien encore d’un guide mis à disposition sur l’intranet de l’entreprise. L’objectif est avant tout de faire en sorte que chaque salarié ait une information fiable sure quand et comment il peut formuler sa demande de congé ainsi que le traitement qui lui est réservé.
Promouvoir la communication et le respect de demandes de congés formulées par les salariés
Pour permettre un climat de travail productif, il est important de veiller à ce que les salariés se sentent à l’aise pour exprimer leurs besoins tout comme leur préoccupation en matière de bénéfice de leurs congés.
En outre, une fois que les règles sont énoncées et communiquées au salarié, ce dernier est en droit d’attendre un traitement équitable de sa demande de congé, surtout lorsqu’il s’est efforcé de respecter la politique de l’entreprise. Ce climat de confiance et de respect aide indéniablement à la prévention des conflits.
3 méthodes efficaces pour résoudre les conflits liés aux demandes de congés
Malgré des actions déployées en amont, il arrive parfois que des conflits liés aux demandes de congé surviennent. Voici trois méthodes efficaces et concrètes pour en venir à bout.
# 1 — Adopter une politique claire gestion des congés
En plus de rappeler les règles légales et conventionnelles applicables en matière de demande et de prise de congé, la politique de gestion des congés doit servir de cadre pour résoudre les conflits. Par conséquent, elle devra être équitable, transparente et appliquée de manière cohérente pour tous les salariés. En outre, elle doit aussi prévoir un volet dédié à la résolution de conflit avec par exemple de la médiation.
Cette politique de gestion des congés est aussi là pour harmoniser les pratiques, surtout si le management se fait à distance.
#2 — S’équiper d’un système fiable de gestion des congés et de suivi des absences
Un logiciel RH performant et qui permet de suivre facilement les congés et les plannings de présence peut grandement aider à résoudre d’éventuels conflits. Un tel système fournit une vue d’ensemble des demandes de congés et les éventuels chevauchements de congés ou d’absences pouvant donner lieu à des conflits.
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#3 — Arbitrer équitablement les désaccords
Si vous ne pouvez accéder à la demande de congés de votre salarié et à condition d’avoir respecté les diverses règles légales et conventionnelles, assurez-vous de traiter la situation de manière équitable en tenant compte des besoins et préoccupations de toutes les personnes impliquées.
Par exemple, si un salarié a consenti à décaler ses vacances au profit d’un de ses collègues, assurez-vous qu’il soit prioritaire lors de sa prochaine demande de congé. Dans le même esprit, si dans un binôme, la période de congé du collègue donne lieu à une surcharge de travail pour le collègue restant, songez éventuellement à dispatcher les tâches avec d’autres salariés ou bien à faire appel à un intérimaire.
Pour finir
La gestion des demandes de congés constitue un enjeu important. Elle peut impacter à la fois la productivité, la satisfaction des collaborateurs, mais aussi l’ambiance générale de l’entreprise.
Afin de prévenir au mieux les conflits résultants de demande de congé, il faudra veiller à adopter une gestion proactive de celle-ci. En ajoutant à cela, une bonne communication, un système de gestion automatisé de suivi des congés et des absences ainsi qu’une approche respectueuse et juste des demandes de congés, l’entreprise parviendra à limiter efficacement la survenance de conflits.
