Au sein d’une entreprise, l’organigramme est un outil très communément utilisé pour pouvoir se faire une idée claire des différentes personnes qui composent l’entreprise et de leur niveau hiérarchique.
Il existe en vérité plusieurs sortes d’organigrammes qui permettent d’opter pour un format correspondant exactement à ses attentes. Alors qu’est-ce qu’un organigramme exactement ? Quels sont les types d’organigramme ? Pourquoi est-il utile ?
Table des matières
Qu’est-ce qu’un organigramme ?
L’organigramme est un graphique de la structure d’une organisation, le plus souvent d’une entreprise. Il permet de représenter les différents éléments qui la composent (ici les salariés) ainsi que les liens qui les unissent (le plus souvent des liens hiérarchiques).
Un organigramme est un très bon outil organisationnel au sein d’une entreprise. Il permet à un nouveau venu de savoir comment est organisée cette dernière, à un dirigeant d’y voir clair dans la structuration de sa société, au service RH d’identifier les besoins de l’entreprise, et bien d’autres choses encore.
L’organigramme d’entreprise a donc de multiples utilités et c’est pour cette raison qu’il continue d’être utilisé encore aujourd’hui. Si auparavant il était dessiné sur papier, il existe aujourd’hui des outils permettant de créer des organigrammes en ligne en seulement quelques clics.
Avant de se lancer, il convient cependant d’identifier la forme d’organigramme qui correspond aux besoins de sa société.
Quels sont les différents types d’organigrammes ?
Il existe plusieurs types d’organigrammes qui divergent pour répondre aux différents besoins et attentes des entreprises.
L’organigramme hiérarchique
Il s’agit de la forme la plus répandue en entreprise. Cette structure représente l’entreprise, les services et les collaborateurs de l’entreprise. Il permet de faire un schéma en arborescence qui illustre la répartition des postes et le niveau de responsabilité de chacun.
Chaque collaborateur peut ainsi connaître son niveau dans l’entreprise, mais aussi identifier sa hiérarchie.
Le trombinoscope d’entreprise
Le trombinoscope se base sur l’utilisation de photos. Il permet ainsi une identification plus facile de ces collègues. Ce sont donc les équipes de communication internes qui utilisent le plus souvent cet outil. On peut ainsi aisément mettre un nom sur un visage.
L’arborescence par compétence
L’organigramme d’entreprise par compétence permet de représenter des collaborateurs en fonction de leur position hiérarchique, mais aussi en fonction de leurs compétences techniques.
Il s’agit d’un outil particulièrement adéquat pour attribuer une mission à un membre du personnel par exemple. On va donc plutôt utiliser cette solution auprès de la direction ou encore des services RH.
La représentation transversale par projet
Ici, il s’agit de regrouper les collaborateurs sur un schéma en fonction des projets auxquels ils participent. On retrouve ce type d’organigramme d’entreprise dans des sociétés qui travaillent plutôt de manière transversale.
Les groupes de travail sont ainsi d’avantages mis en avant et chaque collaborateur peut ainsi mieux comprendre le rôle de chacun dans l’entreprise.
L’organigramme horizontal
Dans une entreprise avec pas ou peu de niveaux hiérarchiques, on va plutôt privilégier l’organigramme plat ou que l’on appelle aussi horizontal.
On va donc le plus souvent retrouver très peu de niveau hiérarchique avec des salariés au même niveau de pouvoir. Ce qui donne sa forme horizontale au schéma.
Bien évidemment, cette solution ne s’applique que si la structure même de l’entreprise est pensée ainsi. Sans quoi on reviendra vite à l’organigramme hiérarchique ou en pyramide.
La structure divisionnelle
Avec la structure divisionnelle, on représente l’organisation de l’entreprise par centre de profit, en fonction de ses produits ou marchés par exemple.
On utilise ce type d’organigramme dans les entreprises aux activités très diversifiées. On peut ainsi identifier plusieurs divisions comme des groupes presque indépendants et ainsi y voir plus clair dans l’organisation de l’entreprise.
La structure matricielle
Enfin, on peut aussi aborder la structure matricielle qui est un modèle dans lequel un employé peut rendre compte à plusieurs responsables.
Le but de cet organigramme est donc d’illustrer les multiples liens qui peuvent relier les membres de l’entreprise. On peut notamment parler d’organisation matricielle faible, d’organisation matricielle équilibrée et d’organisation matricielle forte selon les cas de figure.
On peut donc se tourner vers ce type de schéma dans une entreprise qui dispose de plusieurs chaines de commandement. Quel que soit le type d’organigramme que l’on a choisi de mettre en place pour représenter le fonctionnement de son entreprise, il est tout à fait possible de le créer en ligne.
Dans quel cas est-il recommandé d’utiliser un organigramme ? Quel que soit le modèle que vous choisissez d’utiliser, les organigrammes permettent de définir les relations au sein de votre entreprise et de veiller à ce que tout le monde sache comment communiquer les informations essentielles.
Pourquoi un organigramme est important ?
L’utilisation d’un organigramme d’entreprise est importante pour un certain nombre de raisons :
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- Clarté de la structure organisationnelle : Il permet de représenter visuellement la structure hiérarchique et fonctionnelle de l’entreprise. Les employés comprennent comment l’entreprise est organisée, qui est responsable de quoi et comment les différentes unités ou départements interagissent.
- Communication interne : Il facilite la communication interne en indiquant clairement les canaux de communication et de prise de décision. Les employés savent à qui s’adresser pour obtenir des informations ou des directives.
- Prise de décision : Les organigrammes aident les dirigeants à prendre des décisions éclairée puisqu’ils peuvent mieux visualiser la répartition des responsabilités.
- Recrutement et formation : Dans les processus de recrutement et de formation, ils aident à déterminer les postes vacants, les qualifications requises et les futurs besoins en personnel.
- Gestion des ressources humaines : Les services des ressources humaines peuvent plus facilement gérer les questions liées au personnel, telles que les promotions, les évaluations de performance, les rémunérations, etc.
- Évolutivité : Ils sont mis à jour pour refléter les changements organisationnels, tels que l’expansion de l’entreprise, la création de nouveaux postes ou la réduction des effectifs. Ils servent de référence pour suivre l’évolution de la structure de l’entreprise.
- Responsabilité et responsabilisation : En définissant clairement qui est responsable de chaque fonction, les organigrammes encouragent la responsabilisation au sein de l’entreprise. Les employés savent ce qui est attendu d’eux et qui est responsable de superviser leur travail.
- Planification stratégique : Les entreprises peuvent élaborer des stratégies en identifiant les domaines qui nécessitent des ajustements ou une réorganisation. Ils contribuent à une meilleure compréhension des forces et des faiblesses de la structure organisationnelle.
Comment créer un organigramme en ligne ?
Grâce à un outil en ligne dédié comme un logiciel d’organigramme, il est possible de créer un organigramme en ligne de sa société que l’on va ensuite pouvoir imprimer, partager ou encore archiver selon son besoin.
Vous pouvez utiliser des modèles prêts à l’emploi, les personnaliser ou faire un organigramme en partant de zéro. Il restera par ailleurs toujours accessible pour une éventuelle modification lors d’un recrutement ou d’un départ par exemple. On peut donc mettre à jour son modèle de manière à la fois simple et rapide.
