Une entreprise devient responsable de la gestion de la paie dès qu’elle recrute son premier salarié. Elle peut confier la gestion de la paie à un prestataire externe ou s’en occuper en interne. Dans ce deuxième cas de figure, elle doit s’équiper d’un logiciel de paie dédié pour les PME.
Les critères de recherches pour trouver le bon logiciel peuvent être nombreux et il est facile de s’y perdre lorsque l’on n’a pas encore eu l’occasion d’utiliser ce genre d’outil. Nous vous proposons 5 conseils utiles pour choisir le logiciel de paie pour votre PME.
Table des matières
Quelles solutions pour gérer la paie de vos employés ?
Avant de se concentrer sur la recherche et le choix de votre logiciel de paie, il est essentiel pour vous d’évaluer le périmètre de vos besoins.
Ainsi, il vous sera plus simple de prévoir les fonctionnalités prioritaires, le volume de données à traiter, le nombre d‘utilisateurs, etc.
À partir de cette étape, vous pourrez délimiter le budget que vous pourrez allouer à votre futur logiciel de gestion de la paie.
Il ne faudra pas non plus oublier de prendre en compte la formation pour bien utiliser le logiciel.
L’externalisation de la paie pour une PME reste une solution à envisager, mais avoir un logiciel de paie en ligne offre de nombreux avantages.
Pourquoi utiliser un logiciel de paie pour PME ?
Un outil de gestion de la paie est indispensable en vue de la complexité de la réglementation en vigueur actuellement, surtout depuis la mise en place du prélèvement à la source et de la DSN.
De nombreux logiciels de paie sont disponibles sur le marché, et proposent des solutions plus ou moins similaires, d’où la difficulté de faire son choix.
Un bon logiciel de paie pour PME dispose d’un certain nombre de fonctionnalités qui permettent de traiter entièrement la paie de tous les employés.
L’utilité d’un logiciel de paie est de prendre en charge la gestion courante de la paie, mais aussi la gestion administrative du personnel.
Parmi les fonctionnalités que l’on doit retrouver dans un logiciel de paie, nous avons :
- L’édition des fiches de paie et des bordereaux des charges sociales ;
- La gestion des règlements avec une génération automatique du fichier, permettant de faire les transferts et les virements à la banque ;
- L’intégration des écritures de paie dans la comptabilité de manière automatique ;
- La télédéclaration des DSN (déclarations sociales nominatives) ;
- La réalisation des DADS (déclaration annuelle des données saisies) ;
- L’établissement de documents en tout genre : contrat de travail, attestations ASSEDIC, certificat de travail, promesses d’embauche, arrêt de travail, etc.
- La gestion du registre unique du personnel ;
- Etc.
Logiciel de paie sous licence ou mode SaaS ?
Le choix de la solution pour la gestion de la paie de vos employés devra être fait selon vos besoins, la taille et l’environnement de votre entreprise. Vous avez notamment le choix entre deux catégories de logiciels : sous licence et en mode SaaS.
L’avantage avec le logiciel sous licence c’est qu’il est installé sur vos serveurs, il est donc très sécurisé. Malheureusement, les mises à jour fréquentes et leurs coûts constituent souvent un frein pour les PME.
La solution SaaS, de son côté, vous permet d’avoir accès à votre service en tout temps et de façon sécurisée. C’est l’éditeur qui s’occupera du stockage de vos données. Les mises à jour sont automatiques et vous pourrez avoir accès aux données de partout, sur divers types de support.
Quels critères pour choisir un logiciel de paie ?
1- Automatisation des processus
Avant de choisir un logiciel de paie pour votre PME, vous devrez analyser toutes les fonctionnalités qu’il propose.
L’automatisation des processus est un impératif pour un logiciel de ce genre. La gestion de la paie est une tâche à la fois complexe et chronophage.
En effet, les données qu’il faut traiter pour la rémunération de tous les collaborateurs se comptent par centaines et les erreurs ne peuvent pas être tolérées, étant donné que cela pourrait avoir des répercussions tragiques sur l’entreprise.
Avec un bon logiciel RH, il sera possible d’automatiser les processus, après avoir pris le temps de bien le paramétrer. L’utilisation d’un logiciel permet d’éviter une externalisation coûteuse et de conserver la compétence en interne.
Pour vous faire gagner du temps dans la gestion de la paie et pour éviter toutes les erreurs de saisie, il faudra vérifier que le logiciel est capable de générer automatiquement le journal des écritures de paie. Ce dernier pourra être injecté dans votre compatibilité par la suite.
2- Gestion des fiches de paie
La gestion des fiches de paie est beaucoup plus facile avec un logiciel spécifique et un coffre-fort électronique pour bulletin de paie pour le stocker.
Il est donc important de vérifier si les options et fonctionnalités liées à cette tâche sont bien disponibles sur le logiciel. Un bon outil permettra aux responsables d’éditer un bulletin de salaire en détail.
Il pourra prendre en compte tous les éléments variables à saisir chaque mois, comme les congés payés, les primes ou encore les heures supplémentaires.
La dématérialisation et l’archivage des bulletins de salaire font également partie des options les plus importantes pour un logiciel de paie pour PME.
Il sera toutefois essentiel de s’assurer que la dématérialisation des fiches de paie est bien conforme avec la loi et que les données seront bien accessibles dans le coffre-fort du Compte personnel d’activité.
3- Sécurité des données
Rappelons que les PME et les TPE ne recherchent pas forcément les mêmes fonctionnalités qu’une ETI ou une GE. Les plus petites ont surtout besoin des fonctionnalités basiques en relation avec l’édition des bulletins de salaire.
La question de la sécurité des données est toutefois un point sur lequel tout le monde peut se mettre d’accord. Il est important que votre entreprise respecte les lois sur la protection des données nominatives. Elle doit s’assurer que les logiciels soient parfaitement sécurisés.
Le mieux est d’opter pour une solution suffisamment « ouverte » pour que la récupération des données soit rapide et simple.
Voici les points de sécurité sur lesquels il faudra faire très attention avant de choisir son logiciel de paie :
- La gestion des profils et l’authentification : les authentifications doivent être faites par identifiant et mot de passe uniques pour chaque salarié.
- L’hébergement des données et leurs sauvegardes : vérifiez bien que le logiciel RH que vous allez choisir utilise un hébergement sécurisé (sécurité anti-incendie, contrôle des services, sécurité anti-intrusion, accès physique aux salles des serveurs…).
- La confidentialité des données : les certifications des logiciels sont primordiales, il faudra bien les vérifier. ITrust Security Metrics est un des labels les plus fiables.
4- Rapports personnalisables
En plus des fonctionnalités basiques d’un logiciel de paie, comme la simplification des procédures de gestion de notes de frais, la possibilité d’avoir des rapports personnalisables est également un élément à vérifier sur un outil de solution RH.
Avec cette option, vous pourrez suivre les changements qui affectent la paie de vos collaborateurs. Et vous pourrez aussi passer en revue les licenciements et les embauches ou vérifier les horaires de travail et les types de contrats de chaque employé.
5- Bonus : logiciel tout-en-un
Il existe des logiciels sur mesure qui proposent toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre PME et qui sont simples à utiliser.
La solution dite « tout-en-un » est pratique et permet d’être plus performant dans la gestion de la paie dans une entreprise. Cependant, les solutions de paie proposent souvent des offres évolutives, mais cela a généralement un prix.
Plus vous aurez besoin de fonctionnalités, plus votre abonnement sera onéreux. Ce type d’alternative est surtout dédié aux grandes entreprises qui ont plus de 100 salariés.
De nombreux facteurs peuvent faire varier les coûts des logiciels de paie :
- Taille de l’entreprise ;
- Maintenance et mises à jour ;
- Formation du personnel ;
- Installation ainsi que les différents paramétrages des comptes ;
- Coût de la licence ;
- Etc.
Factorial est un logiciel SIRH très simple d’utilisation et qui peut être classé dans la catégorie des logiciels « tout-en-un ».
Il peut s’adresser aussi bien aux grandes entreprises qu’aux PME. Toutes les tâches RH peuvent être réalisées en quelques clics sur ce SIRH paie.
Il propose plusieurs fonctionnalités :
- Gestion des absences et des congés ;
- Suivi du temps de travail ;
- Gestion des variables de la paie ;
- Suivi des candidats ;
- Gestion du planning et des shifts ;
- Gestion des documents ainsi que les signatures électroniques ;
- Evaluation des performances ;
- Assistance au onboarding et au offboarding ;
- Gestion des formations ;
- Création de rapports et d’indicateurs RH ;
- Etc.
Factorial est très flexible et peut s’adapter aux besoins de chaque entreprise. Il possède plusieurs certifications : GDPR, elDAS et ISO 27001.
