Heures supplémentaires, mieux vaut prévenir que guérir !

La question des heures supplémentaires est souvent épineuse. D’autant que le respect et le contrôle de la durée légale du travail a un fort impact sur de nombreux aspects dans l’entreprise.

Entre autres, optimiser le suivi du temps de travail permet de contrôler le versement des heures supplémentaires.

De plus, la nomenclature technique est très précise et demande de connaître en détail les différences, parfois fines, de la loi.

Une heure complémentaire et une heure supplémentaire ne sont, par exemple, pas la même chose !

Entre règles du code du travail, exceptions, exonérations possibles et législation changeante, il est temps de faire le point !

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Qu’est-ce que les heures supplémentaires ?

Comme dans tout aspect juridique, il y a un principe clair et une multitude d’exceptions à connaître.

La règle, prévue par le code du travail, est la suivante : 

• La durée légale du travail est fixée en France à 35 heures hebdomadaire. Cela vaut pour les salariés qui n’ont pas de statut cadre et sont à temps plein.
• Au lieu de prendre la durée de 35 heures hebdomadaire comme base, pour apporter plus de flexibilité à l’employeur (par exemple en raison d’activités cycliques ou saisonnières), le législateur à prévu la possibilité de prendre en compte également une base de 1607 heures de travail annuel. C’est ce qu’on appelle le travail au forfait.

Au delà des heures réglementaires, on passe alors en heure supplémentaire ou en heure complémentaire en fonction de son contrat.

Quelle est la différence entre les heures supplémentaires et les heures complémentaires ?

1. L’heure supplémentaire est l’heure travaillée au delà de 35 heures par semaine (ou 1607 heures par an) pour un emploi à temps plein
2. L’heure complémentaire est l’heure travaillé au delà de la durée hebdomadaire de travail prévue par le contrat, pour un emploi à temps partiel

Nombre d’heures supplémentaires maximum par mois : quel est-il ?

Le nombre d’heures supplémentaires par semaine ne peut jamais excéder 48 heures. Il est de 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives.

Sachant qu’une journée de travail ne peut pas dépasser 10 heures par jour.

📌 Exemple : Si vous travaillez 7 heures par jour pendant 5 jours par semaine, vous ne pourrez effectuer que 13 heures supplémentaires dans la semaine, et ce pendant 6 semaines maximum.
Puis, vous ne pourrez plus faire que 5 heures supplémentaires maximum par semaine pendant les 6 semaines suivantes afin de ne pas dépasser les 44 heures de moyenne hebdomadaire sur 12 semaines consécutives.

Il existe néanmoins des exceptions à cette règle :

1. Dans certaines entreprises ou secteur (par exemple : l’hôpital privé, le transport routier, les commerces de fruits et légumes), c’est l’accord collectif ou de branche qui prévaut sur le code du travail. Il faut alors prendre la base horaire (ou le forfait) prévu par l’accord et non les 35 heures.
2. Dans certains secteurs, le seuil de déclenchement des heures supplémentaires n’est pas fixé à 35 heures mais au delà. Car sont pris en compte dans le temps de travail : les temps d’habillage et de déshabillage, de transport, de restauration, de pause, etc.

Ainsi, toute heure au delà des 35 heures prévues par la loi (ou plus en fonction des accords collectifs, d’entreprise ou de branche) est considérée comme une heure supplémentaire qui ouvre droit à une contrepartie.

Rémunération des heures supplémentaires

Une heure supplémentaire est toute heure de travail effectuée au delà de la durée de travail hebdomadaire prévue par la loi. Dès la première heure de travail en plus, un taux horaire majoré est appliqué.

Les salariés au forfait jour (cela concerne principalement les cadres), n’ont pas le droit à une majoration de leur salaire, au delà des 35 heures.

Cependant, sur la convention de forfait individuelle doit apparaître le nombre d’heures supplémentaires (inférieur ou égal à la durée maximale journalière et hebdomadaire de travail) et rémunérées que le salarié effectuera.

Le paiement majoré des heures supplémentaires est donc davantage utilisé pour les professions non-cadres, où il est possible de faire le calcul du temps de travail effectif avec précision.

La limite maximale d’heures supplémentaires prévu par la loi pour un salarié est de 220 heures par an. Ce seuil est possible à déroger en cas d’accord de branche ou d’entreprise.

Calcul des heures supplémentaires : comment sont-elles payées ?

En ce qui concerne le paiement et la gestion des heures supplémentaires, voici la règle :

1. La majoration des heures supplémentaires est en principe fixée par une convention collective.
2. Le taux ne peut pas être inférieur à 10 % de la rémunération habituelle.
3. Si aucune convention ne précise les taux, la loi prévoit que les 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires soient payées 25 % de plus.
4. Au delà de ces 8 heures, c’est 50 % de plus.
5. Les heures supplémentaires sont exonérées de certaines cotisations salariales. Les entreprises de moins de 20 salariés bénéficient de réductions spécifiques.

Enfin, la convention collective peut prévoir de remplacer la majoration des heures supplémentaires par un repos compensateur ou par des RTT (réduction du temps de travail) en cas de forfait cadre.

⚠️Attention : ces RTT ou ce repos compensateur ne sont pas à comparer à des congés payés !

Comment améliorer leur gestion dans votre entreprise ?

Pour sortir de l’aspect théorique et passer au concret, des études ont mesuré ce qui se passe en réalité dans les entreprises :

• Les salariés travaillent en moyenne 39,1 heures par semaine
• La durée effective des salariés à temps complet est de 1 652 heures par an
• Les cadres travaillent plus longtemps que les employés ou les ouvriers

Face à ces constats, on comprend que toute entreprise fait face à la question des heures supplémentaires.

C’est pourquoi il est essentiel de bien gérer les heures effectuées par vos salariés dans votre entreprise !

Pour cela, je vous conseille de : 

• utiliser des logiciels de gestion de temps de travail et de RH adaptés. Cela, afin d’optimiser les plannings et éditer des fiches de paies claires,

Le logiciel de gestion RH de Factorial vous permet un contrôle des heures de travail facile et flexible pour vos employés.

Ils ont la possibilité de marquer leurs heures de travail à partir du Dashboard sur leur ordinateur ou à travers l’appli mobile.

Pour plus de sécurité, l’employeur a l’option d‘activer la géolocalisation afin d’être notifié si des collaborateurs pointent en dehors du bureau.

Il peut aussi mettre un code QR à l’entrée du bureau les employés vont scanner avec leur appli mobile pour marquer le début et la fin de leur journée de travail.

Grâce au logiciel, l’employeur a accès à des rapports sur les heures travaillées des collaborateurs et les heures supplémentaires sont comptabilisées lors de la création de la fiche de paie.

Inscrivez-vous et essayez notre logiciel de temps gratuitement pendant 14 jours. 

Heure sup : quelques conseils pour faciliter sa gestion

• Mettre en place un système efficace pour calculer le temps de travail effectif de vos employés, comme une pointeuse par exemple,
• si ce n’est pas encore le cas, mettre en place un accord collectif. Cela permet de simplifier la gestion des heures supplémentaires et des horaires de travail,
• prévenir en amont vos salariés qu’ils devront travailler davantage. En les impliquant dans le processus et en les tenant au courant de la charge de travail à effectuer, ils seront plus enclin à accepter,
• essayer autant que possible de favoriser le volontariat. Il vaut mieux faire travailler quelqu’un de motivé plutôt que de forcer,
• prendre du temps à chaque fin de mois de faire le décompte des heures travaillées avec le salarié.

Toutes ces astuces vous faciliteront grandement votre travail au quotidien !

Bien expliquer son fonctionnement 

L’idéal, pour éviter tout problème, est d’entretenir une bonne communication avec les salariés de l’entreprise ou, à défaut, avec les syndicats représentatifs du personnel.

Passez du temps à leur expliquer comment fonctionne le système d’heures supplémentaires.

Montrez pourquoi vous devez mettre en place des heures supplémentaires.

Enfin, il est essentiel de s’appuyer sur des outils de qualité pour gérer au mieux vos plannings.

Vous allez ainsi éviter toute mauvaise surprise ou contestation dans la gestion des heures supplémentaires.

Refus de faire ou de payer des heures supplémentaires, comment ça marche ?

Les heures supplémentaires sont obligatoires. L’employé ne peut donc pas vous refuser de faire ces heures extras si vous en faites la demande.

Bien sûr, vous devez pour cela respecter la réglementation en vigeur.

Ceci étant, il y a des motifs pour lesquels, l’employé peut refuser.

Les freins côté employeur :

• Les heures effectuées dépassent le contingent et le CSE n’a pas donné son accord préalable
• Le taux de majoration ou le paiement des heures supp ne sont pas appliqués
• La demande n’a pas été faite dans les temps prévus

Les freins côté employé :

• Une raison médicale dont l’employeur a connaissance
• Un contrat de travail dans lequel le nombre d’heures supplémentaires est limité

Les sanctions encourues pour l’employeur commepour le salarié n’en vaut peut-être pas la peine.

Vous pouvez être contraint de payer des heures supplémentaires, de verser des dommages et intérêts, jusqu’à avoir une amende.

Mais dans le cas d’un refus de la part du salarié, vous pouvez aussi agir.

Cela va d’une sanction disciplinaire au licenciement pour faute (si le refus est répétitif et que le travail à effectuer suppose l’urgence).

Comment sont exonérées les heures supplémentaires ?

Depuis le 1er janvier 2019, les heures supplémentaires sont défiscalisées pour les salariés des secteurs privé et public. La case 1GH est désormais visible et apparaîtra sur la déclaration d’impôts 2022.

Les salariés doivent donc déclarer leurs heures supplémentaires. Elles sont exonérées d’impôt sur un plafond de 5 000 € net maximum (soit 5.358 €  brut) sur l’année (au-delà, elles sont imposables).

Sachez que le plafond est estimé selon le taux horaire (taux maximl de 11,31%), non le nombre d’heures supplémentaires.

Heures supplémentaires et majoration

Les heures supplémentaires permettent une rémunération plus favorable, soit un salaire majoré ou plutôt un taux horaire majoré. Il y a majoration de salaire au moment où le salarié a fait sa première heure de travail au delà des 35 heures légales.

Ces heures sont décomptées par semaine et non au mois. En règle générale, un accord ou une convention fixent ce taux qui ne peut pas être inférieur à 10%.

Sans accord, toutes les heures supplémentaires effcetuées au delà de la durée légale hebdomadaire ou équivalente ouvrent droit à :

• Une majoration de salaire de 25% pour les huit premières heures supp
• Une majoration de salaire de 5o% pour les heures suivantes

Repos compensateur de remplacement, c’est quoi ?

Les heures supplémentaires peuvent aussi être payées par un repos compensateur de remplacement (RCR).

Par exemple, une heure supplémentaire rémunérée à 50 % peut être remplacé par un temps de repos d’une durée de 30min.

Une convention ou un accord collectif peut prévoir le RCR.

Contrepartie Obligatoire en Repos (COR)

En complément aux  majorations pour compenser des heures supplémentaires, une contrepartie en repos est obligatoire pour chaque heure supplémentaire. Son taux est déterminé en fonction de l’effectif de l’entreprise.

L’employé a droit de le prendre après avoir accumulé 7h minimum. Ce mode d’aménagement du temps de travail doit être pris par journée ou demi-journée. Il doit l’utiliser dans les deux mois et peut tout à fait le prendre en même temps que des jours de congés payés.

Nouvelle déduction forfaitaire patronale des heures supplémentaires

Dans un communiqué publié le 30 septembre 2022, le Bulletin officiel de la sécurité sociale informe d’une déduction forfaitaire patronale sur les heures supplémentaires pour les entreprises entre 20 et 250 salariés.

Elle est fixée à 50 centimes par heure supplémentaire.

Pour suivre le temps de travail de vos collaborateurs et les heures supplémentaires, un logiciel de gestion des temps vous facilite leur gestion et vous donne du temps pour vous consacrer à des choses plus importantes ✅

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