La question des heures supplémentaires est souvent épineuse. Le respect et le contrôle de la durée légale du travail impactent de nombreux aspects dans l’entreprise.
Entre autres, optimiser le suivi du temps de travail permet de contrôler le versement des heures supplémentaires.
Entre règles du code du travail, exceptions, exonérations possibles et législation changeante, il est temps de faire le point !
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Table des matières
Qu’est-ce que les heures supplémentaires ?
Une heure supplémentaire est toute heure accomplie au-delà de la durée légale hebdomadaire ou de la durée considérée comme équivalente.
Plus précisément, la règle prévue par le code du travail est la suivante :
- La durée légale du travail est fixée en France à 35 heures hebdomadaire. Cela vaut pour les salariés qui n’ont pas de statut cadre et sont à temps plein.
- Au lieu de prendre la durée de 35 heures hebdomadaire comme base, pour apporter plus de flexibilité à l’employeur (par exemple en raison d’activités cycliques ou saisonnières), le législateur à prévu la possibilité de prendre en compte également une base de 1607 heures de travail annuel. C’est ce qu’on appelle le travail au forfait.
Au delà des heures réglementaires, on passe alors en heure supplémentaire ou en heure complémentaire en fonction de son contrat.
Quelle est la différence entre les heures supplémentaires et les heures complémentaires ?
- L’heure supplémentaire est l’heure travaillée au delà de 35 heures par semaine (ou 1607 heures par an) pour un emploi à temps plein
- L’heure complémentaire est l’heure travaillée au delà de la durée hebdomadaire de travail prévue par le contrat, pour un emploi à temps partiel
Combien d’heures supplémentaires maximum par mois ?
Le nombre d’heures supplémentaires par semaine ne peut jamais excéder 48 heures. Il est de 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives.
Sachant qu’une journée de travail ne peut pas dépasser 10 heures par jour.
📌 Exemple : Si vous travaillez 7 heures par jour pendant 5 jours par semaine, vous ne pourrez effectuer que 13 heures supplémentaires dans la semaine, et ce pendant 6 semaines maximum.
Puis, vous ne pourrez plus faire que 5 heures supplémentaires maximum par semaine pendant les 6 semaines suivantes afin de ne pas dépasser les 44 heures de moyenne hebdomadaire sur 12 semaines consécutives.
Il existe néanmoins des exceptions à cette règle :
- Dans certaines entreprises ou secteur (par exemple : l’hôpital privé, le transport routier, les commerces de fruits et légumes), c’est l’accord collectif ou de branche qui prévaut sur le code du travail. Il faut alors prendre la base horaire (ou le forfait) prévu par l’accord et non les 35 heures.
- Dans certains secteurs, les heures effectuées au-delà des 35 heures ne sont pas considérées comme du travail effectif et ne sont donc pas comptabilisées comme des heures supplémentaires. Les heures d’astreinte et d’équivalence (heures d’inaction dans l’entreprise) dans le domaine médical, le transport routier ou le tourisme ne sont donc pas considérées commes des heures supplémentaires.
Ainsi, toute heure au delà des 35 heures prévues par la loi (ou plus en fonction des accords collectifs, d’entreprise ou de branche) est considérée comme une heure supplémentaire qui ouvre droit à une contrepartie.
Comment calculer les heures supplémentaires ?
Faciliter le calcul des heures supplémentaires est possible pour les RH comme pour les salariés. Avec notre modèle Excel, suivez les coûts comme les montants dûs. Gardez un oeil sur les heures travaillées et majorées !
Qui sont les bénéficiaires ?
Dans le secteur privé, tous les salariés peuvent en faire, excepté :
- Le salarié en forfait annuel en jours,
- Le cadre dirigeant de l’entreprise.
Quel est le délai de prévenance pour faire des heures supplémentaires ?
En France, le délai de prévenance pour faire des heures supplémentaires est généralement fixé à 7 jours. Dans son guide sur le temps de travail, le ministère du travail indique : « L’affichage des changements de durée ou d’horaire de travail est réalisé en respectant le délai de prévenance de 7 jours (voir supra) ou le délai prévu par la convention ou l’accord collectif de travail. »
Dans certains secteurs d’activité spécifiques, des dérogations légales peuvent également être en place, permettant des délais de prévenance réduits.
Il est donc recommandé de se référer à la convention collective applicable ou au contrat de travail pour connaître les dispositions précises.
Comment payer les heures supplémentaires ?
Pour savoir comment payer les heures supplémentaires, il faut tout d’abord rappeler qu’une heure supplémentaire est toute heure de travail effectuée au-delà de la durée de travail hebdomadaire prévue par la loi. Dès la première heure de travail en plus, un taux horaire majoré est appliqué.
Les salariés au forfait jour (cela concerne principalement les cadres) n’ont pas le droit à une majoration de leur salaire, au delà des 35 heures.
Cependant, sur la convention de forfait individuelle doit apparaître le nombre d’heures supplémentaires (inférieur ou égal à la durée maximale journalière et hebdomadaire de travail) et rémunérées que le salarié effectuera.
Le paiement majoré des heures supplémentaires est donc davantage utilisé pour les professions non-cadres, où il est possible de faire le calcul du temps de travail effectif avec précision.
La limite maximale prévue par la loi pour un salarié est de 220 heures par an. Ce seuil est possible à déroger en cas d’accord de branche ou d’entreprise.
Comment mieux gérer les heures supplémentaires ?
Pour sortir de l’aspect théorique et passer au concret, des études ont mesuré ce qui se passe en réalité dans les entreprises :
- Les salariés travaillent en moyenne 39,1 heures par semaine
- La durée effective des salariés à temps complet est de 1 652 heures par an
- Les cadres travaillent plus longtemps que les employés ou les ouvriers
Face à ces constats, on comprend que toute entreprise fait face à la question des heures supplémentaires.
C’est pourquoi il est essentiel de bien gérer les heures effectuées par vos salariés dans votre entreprise !
Pour suivre le temps de travail de vos collaborateurs et les heures supplémentaires, un logiciel de gestion des temps vous permet d’optimiser les plannings et éditer des fiches de paies claires. ✅
Le logiciel de gestion RH de Factorial vous permet un contrôle des heures de travail facile et flexible pour vos employés. Ils ont la possibilité de marquer leurs heures de travail à partir du Dashboard sur leur ordinateur ou à travers l’appli mobile.
Pour plus de sécurité, l’employeur a l’option d‘activer la géolocalisation afin d’être notifié si des collaborateurs pointent en dehors du bureau. Il peut aussi mettre un code QR à l’entrée du bureau. Les employés vont scanner avec leur appli mobile pour marquer le début et la fin de leur journée de travail.
Grâce au logiciel, l’employeur a accès à des rapports sur les heures travaillées des collaborateurs et les heures supplémentaires sont comptabilisées lors de la création de la fiche de paie.
Que faire si un salarié refuse de faire des heures supplémentaires ?
Les heures supplémentaires sont obligatoires. L’employé ne peut donc pas vous refuser de faire ces heures extras si vous en faites la demande. Bien sûr, vous devez pour cela respecter la réglementation en vigueur.
Ceci étant, il y a des motifs pour lesquels, l’employé peut refuser.
Les motifs justifiés de refus côté employeur :
- Les heures effectuées dépassent le contingent et le CSE n’a pas donné son accord préalable
- Le taux de majoration ou le paiement des heures supp ne sont pas appliqués
- La demande n’a pas été faite dans les temps prévus
Les motifs justifiés de refus côté employé :
- Une raison médicale dont l’employeur a connaissance
- Un contrat de travail dans lequel le nombre d’heures supplémentaires est limité
Les sanctions encourues pour l’employeur comme pour le salarié n’en vaut peut-être pas la peine. Vous pouvez être contraint de procéder au paiement des heures supplémentaires, de verser des dommages et intérêts, jusqu’à avoir une amende.
Dans le cas d’un refus de la part du salarié, vous pouvez aussi agir. Cela va d’une sanction disciplinaire au licenciement pour faute (si le refus est répétitif et que le travail à effectuer suppose l’urgence).
L’employeur peut-il refuser des heures supplémentaires ?
En tant qu’employeur, vous pouvez refuser des heures supplémentaires dans certains situations comme par exemple si les heures effectuées dépassent le contingent d’heures supplémentaires et ou si le CSE n’a pas donné son accord préalable
Cependant, si vous refusez de payer des heures supplémentaires dûes, vous exposez à des sanctions.
Vous pouvez être contraint de procéder au paiement des heures supplémentaires, de verser des dommages et intérêts, et même recevoir une amende.
Comment sont exonérées les heures supplémentaires ?
Depuis le 1er janvier 2019, elles sont défiscalisées pour les salariés des secteurs privé et public. La case 1GH est désormais visible et apparaîtra sur la déclaration d’impôts 2022.
Les salariés doivent donc déclarer leurs heures supplémentaires. Elles sont exonérées d’impôt sur un plafond de 5 000 € net maximum (soit 5.358 € brut) sur l’année (au-delà, elles sont imposables).
Sachez que le plafond est estimé selon le taux horaire (taux maximal de 11,31%), non le nombre d’heures supplémentaires.
Heures supplémentaires et majoration
Les heures supplémentaires permettent une rémunération plus favorable, soit un salaire majoré ou plutôt un taux horaire majoré. Il y a majoration de salaire au moment où le salarié a fait sa première heure de travail au delà des 35 heures légales.
Ces heures sont décomptées par semaine et non au mois. En règle générale, un accord ou une convention fixent ce taux qui ne peut pas être inférieur à 10%.
Sans accord, toutes les heures supplémentaires effectuées au delà de la durée légale hebdomadaire ou équivalente ouvrent droit à :
- Une majoration de salaire de 25% pour les huit premières heures supp
- Une majoration de salaire de 5o% pour les heures suivantes
Le repos compensateur de remplacement, c’est quoi ?
Les heures supplémentaires peuvent aussi être payées par un repos compensateur de remplacement (RCR) qui est d’ailleurs différent du repos compensateur obligatoire.
Par exemple, une heure supplémentaire rémunérée à 50 % peut être remplacée par un temps de repos d’une durée de 30min.
Une convention ou un accord collectif peut prévoir le RCR.
Contrepartie Obligatoire en Repos (COR) et heures supplémentaires
En complément aux majorations pour compenser des heures supplémentaires, une contrepartie en repos est obligatoire pour chaque heure supplémentaire. Son taux est déterminé en fonction de l’effectif de l’entreprise.
L’employé a droit de le prendre après avoir accumulé 7h minimum. Ce mode d’aménagement du temps de travail doit être pris par journée ou demi-journée. Il doit l’utiliser dans les deux mois et peut tout à fait le prendre en même temps que des jours de congés payés.
Nouvelle déduction forfaitaire patronale des heures supplémentaires
Depuis le 1er octobre 2022, une déduction forfaitaire des cotisations patronales sur les heures supplémentaires, pour les entreprises entre 20 et 249 salariés, est fixée à 0,50 centimes par heure supplémentaire.
Cette déduction forfaitaire est de 1,5 € par heure supplémentaire pour les employeurs de moins de 20 salariés.
FAQ sur les heures supplémentaires
Est-ce qu’un cadre peut avoir des heures supplémentaires ?
Les cadres non dirigeants ont parfois droit au paiement des heures supplémentaires, via une convention de forfait en heures. En revanche, les cadres non dirigeants soumis à une convention de forfait annuel en jours n’en bénéficient pas (Cass. Soc. 3 novembre 2011 : n°09-71075). De même, il n’existe pas de système d’heures supplémentaires pour les cadres dirigeants.
Est-ce que les heures supplémentaires comptent pour la retraite ?
Oui, les heures supplémentaires sont assujetties aux cotisations sociales et sont donc intégrées dans le calcul de votre retraite.
Quel est le nombre maximum d’heures supplémentaires par mois ?
Quel est le maximum d’heures supplémentaires par an ?
Selon la législation française, le nombre maximum par an est fixé à 220 heures pour les salariés à temps plein. Un salarié ne peut pas dépasser ce seuil par mois. Des circonstances exceptionnelles peuvent spécifiquement être prévues par la loi ou les accords collectifs.
Est-ce que l’employeur peut exiger des heures supplémentaires ?
En principe, l’employeur ne peut pas imposer ou contraindre un salarié à réaliser des heures supplémentaires sans son accord. À l’exception de certaines situations d’urgence ou des circonstances exceptionnelles. De même, l’employeur doit informer le salarié à l’avance, conformément aux délais de prévenance prévus par la loi ou les accords collectifs. Le salarié ne peut pas être sanctionné s’il refuse exceptionnellement d’effectuer des heures supplémentaires. Notamment quand l’employeur ne l’a pas prévenu suffisamment tôt.
