Votre entreprise devrait-elle passer à l’externalisation de la paie ?

Les entreprises qui embauchent du personnel ont le choix entre la gestion de la paie en interne et l’externalisation de la paie.

Des entreprises choisissent d’externaliser et de confier leur paie à un prestataire externe.

La gestion de la paie peut être fastidieuse et consommatrice de temps. L’entreprise peut alors choisir l’externalisation partielle ou totale de la paie selon les compétences dont elle dispose.

En quoi consiste cette politique de gestion de la paie ? Quels sont les avantages et les différentes étapes de l’externalisation ? Tous les détails importants dans cet article.

Externalisation RH : définition

L’externalisation RH est une démarche adoptée par certaines entreprises. Elle consiste à confier à un prestataire externe une partie des activités RH de l’entreprise comme :

• La prise en charge d’un processus RH
• L’exploitation d’un logiciel de gestion RH (cette exploitation peut être partielle ou complète)
• La gestion d’une fonction RH comme le recrutement, la gestion administrative du personnel, la formation ou encore la paie.

Cette solution résulte d’une décision stratégique. L’externalisation RH représente, en effet, un levier qui permet à une organisation professionnelle de gagner en compétitivité.

La délégation de certaines tâches permet à l’équipe RH de gagner du temps pour la réalisation d’autres activités ou missions à plus forte valeur ajoutée.

Ce peut être la négociation sociale, la gestion des talents ou la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) ou encore les éléments de paie .

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

La gestion de la paie, pour chaque entreprise, ne consiste pas uniquement à payer les salariés tous les mois.

Elle implique l’établissement de divers documents juridiques qui demandent des connaissances spécifiques.

Le gestionnaire de paie doit ainsi tenir compte des différents statuts et contrats au sein de l’entreprise, mais aussi de la législation en vigueur et de la convention applicable.

La réglementation concernant la paie est assez complexe et certains chefs d’entreprise préfèrent confier cette tâche à des experts dans le domaine, d’où l’externalisation de la paie.

Mais en quoi consiste cette politique de gestion ? Il s’agit de sous-traiter la gestion de la paie à un prestataire ou à une entreprise extérieure afin de gagner du temps pour se concentrer sur les activités principales de l’entreprise.

En matière d’externalisation de la paie, l’entreprise peut choisir un éditeur de logiciel comme un SIRH paie, un cabinet comptable, un gestionnaire de paie indépendant ou encore un cabinet d’externalisation de la paie.

Externalisation partielle

Le prestataire met à votre disposition un outil de gestion externe pour faciliter la gestion de votre paie.

Vous continuez à éditer votre paie et votre prestataire contrôle avant de publier les paies. 

En d’autres termes, il vous accompagne. Mais c’est vous qui rentrez vos données dans un logiciel de paie, en règle générale, pour créer les bulletins de paie de vos employés.

Externalisation totale

Cette solution de paie vous libére totalement de la gestion de la paie. Vous n’avez plus rien à faire en interne, ou presque, l’entreprise externe s’occupe de tout.

Vous devrez être disponible pour échanger avec votre prestataire et transmettre toutes les informations dont il pourrait avoir besoin. Vous devrez vérifier les bulletins de salaire pour éviter des erreurs.

Comment se passe une externalisation de la paie ?

Comme nous l’avons précisé précédemment, l’externalisation de la paie est une solution adoptée par les entreprises pour déléguer une partie ou la totalité des tâches relatives à la gestion de la paie à un prestataire extérieur.

Parmi les différentes tâches du processus de paie, on notera :

• La saisie des informations,
• le calcul des éléments variables,
• le contrôle de conformité des bulletins de paie et d’édition des fiches de paie,
• la distribution ou l’envoi des fiches de paie aux salariés,
• le paiement,
• le stockage des divers documents…

En matière d’externalisation de la paie, l’entreprise peut également déléguer les moyens informatiques afin de rendre moins lourds les différents processus de gestion de la paie en interne : gestion et maintenance des logiciels, des bases de données…

Comment externaliser la paie ?

Choisir de déléguer une partie ou la totalité de ses missions RH (externalisation du bulletin de paie, externalisation d’un processus de la fonction RH…) est une décision importante.

L’externalisation de la paie, en général, a pour objectif principal de libérer les sociétés des fonctions dites à faible valeur ajoutée. De cette façon, elles dégagent du temps et gagnent en productivité.

Pour la réussite de ce projet, il y a certaines étapes clés à cinsidérer.

Définir clairement les objectifs

Les raisons de l’externalisation, pour une entreprise, peuvent être multiples. Il est primordial de les définir pour déterminer la suite des opérations.

Pour commencer, posez-vous les questions suivantes :

• L’entreprise est-elle contrainte par des enjeux financiers ? (il s’agit ici d’optimiser les dépenses, de réduire les coûts relatifs aux fonctions support de l’entreprise)
• La solution d’externalisation est-elle liée au départ d’un collaborateur que l’entreprise n’a pas pu remplacer ? (faute de candidats ou de temps, par exemple)
• Est-ce que la taille de l’entreprise lui permet de disposer d’un service RH pour le traitement des fiches de paie ?

Il n’existe pas de bonnes ou de mauvaises raisons pour déléguer certaines tâches RH à un prestataire extérieur.

Toutefois, pour répondre aux mieux aux besoins de l’entreprise, il est important de bien analyser le fonctionnement de celle-ci.

Bien cadrer les besoins de l’entreprise en fonction du contexte

Il faut prendre en compte la taille de l’entreprise, le climat social et la complexité du cadre réglementaire… Le niveau d’externalisation à adopter dépend de ces paramètres.

Pour une entreprise qui a l’habitude de gérer la paie en interne depuis plusieurs années, l’externalisation est loin d’être une opération aisée.

La première étape, en général, consiste à déléguer les moyens informatiques. Une fois cette opération réussie, l’entreprise pourra envisager de se lancer dans les prochaines étapes.

S’assurer de la faisabilité de l’opération

Il est important de bien mesurer les processus de gestion interne étant donné que, parfois, il est beaucoup plus prudent de commencer par simplifier les processus internes de l’entreprise.

Pour cela, la première chose à faire est de déterminer le retour sur investissement attendu (ROI), en prenant en compte le coût de production de la paie en interne, le coût du projet d’externalisation et le coût récurrent de la prestation pour une solution d’externalisation.

Les contrats d’externalisation sont souvent conclus pour une durée comprise entre trois et cinq ans. Il faudra donc mesurer le ROI sur cette période.

Trouver le bon prestataire : prestataire indépendant, cabinet, entreprise…

Une fois les trois premières étapes franchies et la décision prise, il est temps de trouver le bon prestataire.

Depuis quelques années, le marché français de l’externalisation RH et de l’externalisation de la paie a accueilli un grand nombre de nouveaux acteurs.

Ainsi, pour éviter les mauvaises surprises, choisissez le bon partenaire en lui posant les bonnes questions.

Sur le plan informatique, par exemple, vous pouvez lui demander s’il est possible de visiter sa salle de machine, de connaître ses solutions de back-up.

Au niveau de la mise en place du projet, n’hésitez pas à demander au prestataire de vous présenter les CV de son équipe, de lui demander la méthodologie qu’il envisage d’adopter ou encore de vous présenter le planning des opérations.

Ces questions sont, bien évidemment, présentées à titre d’exemple. La liste n’est pas exhaustive.

À lire aussi : Tout savoir sur la fiche de paie dématérialisée

Comment gérer la paie d’une entreprise ?

La gestion de la paie est encadrée par le Code du travail.

Elle fait partie de la gestion administrative du personnel et est formalisée par la fiche de paie ou le bulletin de salaire.

Ce document doit être fourni aux salariés d’une entreprise, en respectant des règles légales, mais aussi les règles conventionnelles.

Un matricule RH y apparaît permettant d’identifier le salarié.

Pour la gestion de la paie, l’entreprise pourra opter pour la gestion en interne ou l’externalisation.

Gérer la paie consiste notamment à :

• réaliser les différentes tâches de collecte de données relatives à l’activité de chaque salarié (planning, formation, congé, absences…),
• faire de calcul de la rémunération et des cotisations relatives au salaire (le prélèvement à la source ou PAS y compris),
• produire les déclarations obligatoires comme la DUE (Déclaration Unique d’Embauche) et la DSN (Déclaration Sociale Nominative).

Pourquoi externaliser la paie ?

Traiter la paie est complexe en plus d’être une tâche à faible valeur ajoutée.

L’externalisation de la paie permet à l’entreprise de :

• gagner du temps,
• simplifier le traitement de la paie,
• miser sur la sécurité (en évitant des litiges entre employeur et employé, des erreurs sur le bulletin de salaire, des retards dans la paie, des contrôles administratifs ratés…),
• être réactif au moment d’effectuer des procédures administratives (déclarations, conformité des documents),
• consacrer du temps au développement du personnel,
• profiter du savoir-faire d’un expert des opérations courantes de paie,
• s’appuyer sur un logiciel de paie spécialisé maîtrisé par le prestaire.

Toutefois, le choix de l’externalisation peut dépendre de plusieurs critères en fonction du type de structure.

Pour les entreprises de moins de 10 salariés

Pour les TPE qui sont constituées de moins de 10 salariés, faire appel à une entreprise sous-traitante est plus rentable que de réaliser les paies en interne.

Si l’on prend en compte le coût d’une solution de paie, le temps que cela prend, l’expérience que doit avoir le responsable de cette tâche, les coûts liés aux salaires et à la veille sociale pour éviter les erreurs, l’externalisation de la paie est logiquement le meilleur choix qui s’offre aux petites structures.

D’ailleurs, c’est souvent le dirigeant qui s’occupe de la gestion de la paie, un traitement qui demande beaucoup de temps, qui serait mieux investi dans la réalisation des missions qui lui sont dédiées au sein de l’entreprise.

Pour les entreprises qui ont plus de 10 salariés

Bien qu’à partir de 10 salariés, l’entreprise commence peu à peu à se structurer et à se développer, l’embauche d’un comptable pour s’occuper de la gestion de la paie des salariés peut encore s’avérer difficile.

Il faut savoir que la législation sociale est en évolution perpétuelle et implique un très bon niveau d’expertise pour gérer la paie de manière adéquate.

Une erreur peut coûter très cher à l’entreprise, pouvant même mettre son activité en péril (indemnité prud’homale, redressement Urssaf…).

Il est donc extrêmement important de faire confiance à des personnes qualifiées pour réaliser les paies.

Pour les grandes entreprises

En ce qui concerne les grandes entreprises, il faut savoir que le climat social est très important, surtout dans celles qui sont culturellement bien syndiquées.

S’il y a des erreurs de paie récurrentes ou un service de paie défaillant, l’image de la Direction et du service des Ressources Humaines pourrait être rapidement entachée.

En choisissant une externalisation du bulletin de paie, l’entreprise pourra trouver une solution à ce genre de problématique et retrouver ainsi une relation plus calme et plus sereine avec les représentants du personnel et les salariés.

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Les avantages de l’externalisation Ressources Humaines

Comme nous venons de le préciser, l’externalisation RH n’est pas réservée qu’aux grandes entreprises. Tout le monde peut en bénéficier, que ce soit les TME, les TPE ou encore les experts-comptables.

Avant de voir quels sont les principaux avantages de l’externalisation de la paie, rappelons qu’il y a trois degrés disponibles en fonction des besoins d’une entreprise donnée :

• L’externalisation matérielle : le prestataire choisi proposera des outils précis (souvent hébergés sur leurs serveurs) pour la gestion de la paie de l’entreprise, afin que celle-ci puisse réaliser elle-même sa paie en interne, sans devoir se soucier des problèmes de gestion des moyens informatiques.
• L’externalisation de service : le prestataire prendra en charge tout le processus de gestion de la paie avec ses propres outils. L’entreprise n’aura plus besoin d’un service en interne pour la paie, le prestataire s’occupera de tout avec des obligations de conformité et de résultats. Pour ce degré, l’entreprise aura accès aux indicateurs RH.
• L’externalisation de service avec accès : identique à l’option précédente, mis à part le fait que l’entreprise disposera d’un accès à tous les outils utilisés, et toujours avec un accès aux indicateurs RH.

Externalisation paie : avantages inconvénients

Comme dans tous les systèmes de gestion au sein d’une entreprise, l’externalisation présente aussi bien des avantages que des inconvénients.

Il est donc conseillé de bien prendre en compte chaque paramètre avant de s’engager dans cette démarche.

Avantages

• Gain de temps et d’argent
• Sérénité concernant les problèmes réglementaires et juridiques
• Utilisation d’une interface simplifiée

Inconvénients

• En cas de mauvais choix de prestataire, les conséquences pourraient être désastreuses pour l’entreprise. Il est donc primordial de faire confiance à des prestataires expérimentés.
• Si l’entreprise décide d’externaliser la paie, elle va devoir libérer des postes en interne et perdre ainsi des compétences.

Comment internaliser la paie ?

Même si l’externalisation paie semble parfois être la solution idéale pour les entreprises, l’internalisation est un choix à considérer.

En effet, l’internalisation de la paie présente aussi de nombreux avantages (malgré quelques inconvénients). D’autant plus que vous avez aujourd’hui des SIRH intuitifs, faciles à installer et économiques.

Pour internaliser la paie, il convient aux entreprises de disposer du bon logiciel de paie. C’est une solution RH qui permet une gestion optimale de la paie et de l’administration du personnel en général.

Le logiciel permet de créer, mais aussi d’éditer, les bulletins de salaire, de synchroniser la paie avec la comptabilité, de réaliser les télédéclarations fiscales et sociales et de suivre l’évolution et les activités de la masse salariale.

Ainsi, pour internaliser la paie, en alternative à l’externalisation paie et l’externalisation RH, il faudra suivre les étapes suivantes :

• Choisir le bon logiciel de paie
• Préparer l’intégration
• Analyser le référentiel de paie
• Rédiger le cahier des charges
• Commencer la double production
• Lancer la production interne
• Réaliser un audit de paie.

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