Le planning congés sur Excel est utilisé par un certain nombre d’entreprises.Avec le retour du beau temps notamment, on a facilement l’esprit qui se perd à penser aux vacances.
Mais avec ça, arrive aussi le casse-tête de la gestion des congés du personnel. Et ce, quelle que soit la période de l’année !Vous devez faire des allers et retours avec les salariés pour bien noter leurs jours de congé.
Et vous devez aussi vous assurer que les congés ne se chevauchent pas et garder à jour le nombre de jours de congé disponibles pour chaque employé.De quoi vous donner le tournis !
Nous allons tout d’abord vous guider étape par étape afin de créer votre propre fichier Excel de gestion des congés grâce à un modèle planning congés Excel gratuit 2023 prêt à être utilisé.
Nous vous proposons ensuite une alternative au planning des congés du personnel Excel, plus simple et plus efficace pouroptimiservos RH !
Table des matières
Qu’est-ce qu’un planning de congés ?
Le planning de congés est un outil important de la gestion des ressources humaines.
Il sert à organiser et suivre les heures de travail, ainsi que les absences et congés des collaborateurs.
Le planning du personnel est un outil de gestiondont l’objectif principal est de vous offrir un récapitulatif de la disponibilité de tous vos collaborateurs.
Vous allez mieux organiser les absences de vos salariés et éviter que les congés payés se “chevauchent”.
Vous pouvez aussi permettre à un salarié de prendre ses congés payés en dehors d’une certaine période.
Ces jours de fractionnement viennent en supplément des 30 jours ouvrables de congés payés.
Ainsi, vous pourrez maintenir la continuité des différents services de votre entreprise et leur niveau de productivité.
Par ailleurs, le planning du personnel vous permet aussi de garder un œil sur les temps de travail effectués par vos collaborateurs.
Vous pouvez vous en servir pour veiller au respect de la loi concernant les temps de travail.
Comment faire un planning du personnel ?
Établir un planning du personnel n’est pas chose facile. En effet, vous devrez y consacrer beaucoup de temps puisque de nombreux paramètres doivent être pris en compte.
Vous pouvez faire un planning en utilisant Excel ou avec un logiciel de gestion des congés et absences.
La seconde option vous donnera plus de visibilité et plus de flexibilité que la première.
Toutefois, si vous souhaitez utiliser le format Excel, nous vous expliquons plus bas comment faire un planning de congés avec cet outil.
L’utilité du tableau de congés pour le planning du personnel
Le tableau de congés est un outil qu’on utilise pour le planning et la gestion des congés du personnel.
Il comporte différentes informations telles que les noms des employés, les types de congés ( congés maladie , congés d’été, congés sans solde, etc.).
Avoir un planning de congés détaillé facilite la gestion des absences mais Excel peut vous limiter au moment de rntrer dans la précision et apliquer des filtres particuliers selon les besoins de votre entreprise.
Les avantages d’un planning des congés du personnel
Avoir un tableau pour la gestion des congés permet de visualiser rapidement les congés et les absences planifiées afin d’avoir un meilleur contrôle et une meilleure distribution des ressources.
5 problèmes que vous pouvez résoudre en 5 minutes avec Factorial
À mesure que les ressources humaines se développent, le planning des congés devient plus compliqué.
Les négociations avec chaque employé peuvent d’ailleurs ralentir tout le travail des gestionnaires RH.
Toute l’année, et notamment en été, gérer les congés peut vite se transformer en cauchemar lorsque cette tâche n’est pas automatisée.
Vous rencontrez des situations toutes aussi problématiques les unes que les autres.
- Les allers-retours avec vos salariés n’en finissent pas : vous recevez un email ou une visite pour une demande de congés. Vous devez vérifier les soldes de congés mais vous manquez de visibilité sur ces données et avez du mal à suivre leur évolution.
- Les types de congés sont nombreux et évolutifs, chacun avec son mode de fonctionnement et ses règles : les dates d’absences et le type de congé sont confirmés mais vous devez valider la demande de votre employé via différents formulaires papiers.
- Les informations relatives aux congés et absences de chaque collaborateur doivent être partagées avec le gestionnaire de paie : vous devez centraliser les données, calculer le nombre de jours acquis et pris pour chacun, le montant de l’indemnité à verser…
- Des erreurs de saisie se sont sont glissées sur la fiche de paie : votre salarié vient vous voir et vous réclame une modification parce que le solde de congés ne correspond pas ou vous vous rendez compte que vous l’avez sous ou surpayé parce que le décompte des jours de congés payés n’était pas bien calculé. Quel casse-tête pour régulariser manuellement ces anomalies !
- Les dates de congés sont posées au compte-goutte par manque de temps et de procédure pour anticiper : vous vous retrouvez en effectif réduit de personnel et votre service client en pâtit parce-que les périodes d’absences se chevauchent.
Pourquoi un logiciel RH peut rendre votre gestion des congés et absences plus simple et efficace ?
Vous pouvez en finir avec ce désordre en rendant vos salariés autonomes dans leur gestion des congés payés.
En passant à l’automatisation avec un logiciel de congés, vous pouvez passer 30% de votre temps à faire autre chose que des tâches administratives.
Toutes les informations concernant vos salariés sont mises à jours en temps réel et les données liées à la paie sont envoyées automatiquement pour générer vos bulletins de salaire automatiquement.
Il facilite la gestion des congés pour vous et tous vos collaborateurs. Les demandes de congés peuvent se faire de façon instantanée via un ordinateur, un mobile ou tout autre appareil connecté.
Comment faire un planning de congés en quelques clics avec un logiciel en ligne ?
Factorial vous offre beaucoup d’avantages par rapport à Excel pour une gestion des congés du personnel simplifiée. Il vous permet de :
- Donner la possibilité à vos employés de voir facilement le nombre de jours de congé qui leur restent et de faire leur demande de congé en un seul clic.
- Centraliser toutes les demandes de congés au même endroit et les avoir mises à jour automatiquement par notre logiciel.
- Accepter ou refuser les demandes de congés en un seul clic. Le reste se fait automatiquement.
- Vérifier facilement le nombre de jours de congé restants pour chaque employé.
Factorial s’adapte àvos conventions de congésainsi quele type de congéset d’absences que vous voulez mettre en place pour votre personnel.
Vos employés et vous aurez accès à uncalendrier d’équipequi permet de voir en un coup d’œil qui sera absent du bureau et quand, comme les potentiels congés qui se chevauchent, tout celaautomatiquement mit à jour par notre logicielsans que vous ayez à perdre du temps à le faire manuellement.
Comment gérer les demandes de congés de vos employés si vous utilisez Excel ?
L’utilisation demodèles Excel comme outils de gestion des congésreste l’un des moyens les plus utilisés dans de nombreuses entreprises.
C’est un moyen simple de gérer les vacances, les congés parentaux ou autres types de demandes de congés.
Avec un niveau élevé à moyen de compétences Excel, il est possible de créer un modèle utile.
Il peut vous aider à compter le nombre de jours pendant lesquels chaque employé sera absent du bureau, mais ce n’est pas l’outil le plus efficace.
Le planning des congés Excel est une approche que de nombreuses entreprises prennent sans pour autant vraiment évaluer leurs besoins réels en termes de gestion des congés et d’absences.
Pour que le planning des congés du personnel soit effectif et offre plus de solutions que de complications, vous devez probablement aussi joindre d’autres outils.
Car, admettons-le, le tableau Excel planning congés automatisé ne va pas se remplir ni s’actualiser tout seul !
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Faire un planning de congés sur Excel
Nous vous expliquons comment procéder étape par étape, pour créer un planning de congés sous Excel. Vous avez 3 possibilités.
1- Lire pas à pas les étapes de création d’un tableau de congés
Tout d’abord, vous devez installer le programme Microsoft Excel, ou son dérivé, sur votre ordinateur.
N’oubliez pas qu’il s’agit d’un programme payantet à moins que votre entreprise ne vous fournisse la licence correspondante, vous ne pouvez l’utiliser que pour une durée limitée.
Exemple de format Nº1
Vous pouvez créer un format basic de planning de congés avec :
- Une colonne où indiquer le nom et prénom de chaque salarié
- Une ligne pour chacune des dates du calendrier de l’année
- Des cellules que vous remplirez avec tous congés validés par les managers
Vous pourrez ensuite l’afficher dans un format digital facilement consultable par les salariés sur leur ordinateur. Mais vous pouvez aussi imprimer votre liste que vous mettrez à disposition à différents endroits stratégiques dans les bureaux.
Exemple de format Nº2
Voici ce que nous vous proposons aussi de faire :
- Créez un nouveau fichier Excel et nommez-le de manière à ce qu’il soit facile à retenir. Quelque chose comme les demandes de congé [NomCompagnie] 2023 serait suffisant.
- Commencez par immobiliser 4 colonnes sur le côté gauche de l’écran.
- Après cela, fusionnez les cellules de la première ligne. Ici, nous écrirons l’année en cours (2023).
- Au deuxième rang, effectuez des divisions de 28/29, 30 et 31 jours pour chaque mois. Janvier, février, mars… Enfin jusqu’en décembre.
- Sur la troisième ligne, vous pouvez créer une formule qui compte le nombre précédent + 1 afin que le nombre apparaisse automatiquement.
Si vous avez correctement suivi les étapes, vous devriez avoir un calendrier annuel comme cet exemple de planning de congés Excel :
Revenons maintenant à la partie gauche de l’écran à la section (les colonnes) que nous avons immobilisée au début. Ajoutez toutes les informations qui apparaissent dans cette autre capture d’écran.
Dans chaque cellule, indiquez l’équipe, le nom de l’employé, le nombre total de jours disponibles et les jours restants. Et voilà !
2- Tutoriel vidéo pour créer un planning de congés sous Excel
Ici, rien de plus simple. Cliquez et regardez.
3- Modèle gratuit prêt à l’emploi
Pour les plus pressés, nous avons la solution. Téléchargez notre modèle de congés gratuit et adaptez-le facilement à votre entreprise.
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Comment personnaliser la présentation d’un planning avec Excel ?
Si vous avez téléchargé notre exemple de planning de congés Excel, vous n’avez plus qu’à personnaliser sa présentation comme bon vous semble.
Vous pouvez ajouter différentes tailles de polices. Facilitez la lecture de votre planning de travail en jouant avec les caractères gras, les styles de bordures, la taille des cellules, les couleurs de remplissage.
Mais n’en faites pas trop, vos données doivent être lisibles, compréhensibles et facilement trouvable.
Vous pourrez rajouter une formule pour décompter le nombre de jours ouvrés et ouvrables par exemple. On va spécifier les samedis, dimanches, jours fériés et autres ponts.
Le plus important est de rester simple et de maintenir la clarté du tableau.
Gestion des congés Excel : un outil puissant mais contraignant
L’utilisation d’un tableau des congés sur Excel peut vite devenir un exercice chronophage et complexe. En effet, il demande qu’on entre manuellement toutes les informations et les mises à jour.
Entre l’envoi du tableau Excel de suivi des congés à chaque employé ou son partage via Drive, son actualisation, la vérification des potentiels chevauchements de congés ou d’absences… On fait face à de nombreux freins.
Les limites et les risques d’Excel pour l’entreprise
Si vous utilisez Excel pour gérer les demandes annuelles de congés,vous devez sûrement recueillir un bon nombre par e-mail.
L’une des tâches les plus longues pour le responsable des ressources humaines est de communiquer avec chaque employé.
Il faut noter ses demandes dans un fichier Excel, vérifier qu’il n’y a pas d’autres personnes déjà en congé les mêmes jours, puis calculer le total restant de jours que cet employé peut prendre.
Selon la taille de votre entreprise, vous aurez besoin de beaucoup de patience et de consulter quelques tutoriels pour améliorer vos compétences Excel.
Les freins principaux sont :
- Impossibilité de centraliser toutes les données
- Mises à jour manuelles consommatrices de temps
- Collaboration et partage compliqués
- Collecte de données incorrectes ou faussées
Les alternatives à Excel
Vous pouvez utiliser d’autres outils gratuits comme Googlesheets. Mais si vous voulez en finir avec des tâches manuelles, pensez à un planning de congés automatisé .
Pour savoir si vous devriez vous lancer, retrouvez notre comparaison entre la gestion des congés en ligne et le planning de congés Excel.
