Comment créer un planning de congés sur Excel ?

Le planning congés sur Excel est utilisé par un certain nombre d’entreprises. Avec le retour du beau temps notamment, on a facilement l’esprit qui se perd à penser aux vacances.

Mais avec ça, arrive aussi le casse-tête de la gestion des congés du personnel. Et ce, quelle que soit la période de l’année ! Vous devez faire des allers et retours avec les salariés pour bien noter leurs jours de congé.

Et vous devez aussi vous assurer que les congés ne se chevauchent pas et garder à jour le nombre de jours de congé disponibles pour chaque employé. De quoi vous donner le tournis !

C’est pour cela que nous avons créé un modèle de planning congés Excel gratuit prêt à être utilisé.

Planning des congés sur Excel

Gérez les congés de vos collaborateurs avec ce modèle Excel gratuit !

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Pour poursuivre, nous vous guidons étape par étape pour créer votre propre fichier Excel de gestion des congés, à retrouver aussi dans notre tutoriel vidéo.

Nous vous proposons ensuite une alternative au planning des congés du personnel Excel, plus simple et plus efficace pour optimiser vos RH !

Qu’est-ce qu’un planning de congés ?

Le planning de congés est un outil important de la gestion des ressources humaines. Il sert à organiser et suivre les heures de travail, ainsi que les absences et congés des collaborateurs.

C’est un outil de gestion dont l’objectif principal est de vous offrir un récapitulatif de la disponibilité de tous vos collaborateurs.

Vous allez mieux organiser les absences de vos salariés  et éviter que les congés payés se “chevauchent”. Vous pouvez aussi permettre à un salarié de prendre ses congés payés en dehors d’une certaine période.

Ces jours de fractionnement viennent en supplément des 30 jours ouvrables de congés payés. Ainsi, vous pourrez maintenir la continuité des différents services de votre entreprise et leur niveau de productivité.

Par ailleurs, le planning du personnel vous permet aussi de garder un œil sur les temps de travail effectués par vos collaborateurs. Vous pouvez vous en servir pour veiller au respect de la loi concernant les temps de travail.

À quoi sert un planning de congés ?

Le tableau de congés est un outil qu’on utilise pour le planning et la gestion des congés du personnel. Il comporte différentes informations telles que les noms des employés, les types de congés (congés maladie, congés d’été, congés sans solde, etc.).

Un planning de congés bien géré contribue à la satisfaction des employés, à la productivité de l’entreprise et à la conformité légale. C’est un outil crucial pour la gestion des ressources humaines et la planification opérationnelle.

Avoir un planning de congés détaillé facilite la gestion des absences, Cependant, Excel peut vous limiter au moment de rentrer dans la précision et apliquer des filtres particuliers.

Avoir un tableau pour la gestion des congés permet de visualiser rapidement les congés et les absences planifiées pour un meilleur contrôle et une meilleure distribution des ressources.

Que doit inclure un planning de congés pour les salariés ?

Rassemblez ces éléments et organisez-les pour créer un planning de congé efficace et gérer les absences des employés de manière transparente :

1. Liste des salariés : noms, prénoms, numéros d’identification, et éventuellement leurs postes ou services.
2. Calendrier des jours fériés : jours officiels et locaux pour l’année en cours.
3. Politiques de congés : procédures de demande de congé, périodes de préavis, restrictions saisonnières, priorités en cas de chevauchement, etc.
4. Solde de congé actuel : nombre de jours de congé disponibles pour l’année en cours.
5. Demandes de congé : dates de début et de fin, type de congé (congé payé, congé maladie, congé sans solde, etc.).
6. Dates de pic d’activité de l’entreprise : périodes de l’année où elle a besoin de plus de personnel pour éviter les perturbations majeures.

Pensez à faire des mises à jour régulières et une sauvegarde des données pour éviter toute perte d’informations importantes.

Comment faire un planning de congés ?

Vous pouvez faire un planning en utilisant Excel ou avec un logiciel de gestion des congés. La seconde option vous donnera plus de visibilité et plus de flexibilité que la première.

Toutefois, si vous souhaitez utiliser le format Excel, avec un niveau élevé à moyen de compétences Excel, il est possible de créer un modèle utile.

Tout d’abord, vous devez installer le programme Microsoft Excel, ou son dérivé, sur votre ordinateur. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un programme payant et à moins que votre entreprise ne vous fournisse la licence correspondante, vous ne pouvez l’utiliser que pour une durée limitée.

Exemple de format Nº1

Vous pouvez créer un format basic de planning de congés avec :

• Une colonne où indiquer le nom et prénom de chaque salarié
• Une ligne pour chacune des dates du calendrier de l’année
• Des cellules que vous remplirez avec tous congés validés par les managers

Vous pourrez ensuite l’afficher dans un format digital facilement consultable par les salariés sur leur ordinateur. Mais vous pouvez aussi imprimer votre liste que vous mettrez à disposition à différents endroits stratégiques dans les bureaux.

Exemple de format Nº2

Voici ce que nous vous proposons aussi de faire :

1. Créez un nouveau fichier Excel et nommez-le de manière à ce qu’il soit facile à retenir. Quelque chose comme les demandes de congé [NomCompagnie] 2023 serait suffisant.
2. Commencez par immobiliser 4 colonnes sur le côté gauche de l’écran.
3. Après cela, fusionnez les cellules de la première ligne. Ici, nous écrirons l’année en cours (2023).
4. Au deuxième rang, effectuez des divisions de 28/29, 30 et 31 jours pour chaque mois. Janvier, février, mars… Enfin jusqu’en décembre.
5. Sur la troisième ligne, vous pouvez créer une formule qui compte le nombre précédent + 1 afin que le nombre apparaisse automatiquement.

Si vous avez correctement suivi les étapes, vous devriez avoir un calendrier annuel comme cet exemple de planning de congés Excel :

Revenons maintenant à la partie gauche de l’écran à la section (les colonnes) que nous avons immobilisée au début. Ajoutez toutes les informations qui apparaissent dans cette autre capture d’écran.

Dans chaque cellule, indiquez l’équipe, le nom de l’employé, le nombre total de jours disponibles et les jours restants. Et voilà ! 

Comment personnaliser la présentation d’un planning avec Excel ?

Si vous avez téléchargé notre exemple de planning de congés Excel, vous n’avez plus qu’à personnaliser sa présentation comme bon vous semble :

• Ajouter différentes tailles de polices,
• Faciliter la lecture du planning de travail en jouant avec les caractères gras, les styles de bordures, la taille des cellules, les couleurs de remplissage.

Mais n’en faites pas trop, vos données doivent être lisibles, compréhensibles et facilement trouvable.

Vous pourrez rajouter une formule pour décompter le nombre de jours ouvrés et ouvrables par exemple. On va spécifier les samedis, dimanches, jours fériés et autres ponts. Le plus important est de rester simple et de maintenir la clarté du tableau.

N’oubliez pas que la gestion d’un planning de congés avec Excel peut devenir complexe à mesure que le nombre d’employés et de demandes de congés augmente. Dans ce cas, l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés dédié peut être plus efficace pour automatiser le processus et minimiser les erreurs.

Comment gérer les planning des congés ?

Vous pouvez optimiser la planification des congés, minimiser les conflits et assurer une gestion plus efficace du personnel en gardant en tête ces points clés.

1. Utiliser un logiciel de gestion des congés : centralisez et automatisez le processus pour gagner du temps et éviter les erreurs.
2. Définir des politiques de congés claires : Établissez des règles précises pour la demande et l’approbation des congés, telles que la période de préavis requise, les restrictions saisonnières, et les priorités en cas de chevauchement.
3. Établir un calendrier de planification : Créez un calendrier annuel qui indique les périodes de pic d’activité, de vacances obligatoires et les jours fériés pour aider les employés à planifier leurs congés.
4. Encourager la planification à l’avance : Incitez les employés à soumettre leurs demandes de congé le plus tôt possible pour mieux anticiper.
5. Gérer les demandes équitablement : En cas de chevauchement, assurez-vous que les politiques de priorité et d’équité sont appliquées de manière transparente.
6. Informer les employés : Communiquez les règles et les procédures de gestion des congés à l’ensemble du personnel pour éviter toute confusion.
7. Suivre et mettre à jour : Utilisez le logiciel de gestion des congés pour suivre les demandes, approuver ou rejeter, et mettre à jour le calendrier en temps réel.
8. Gérer les remplacements : Prévoyez des plans de remplacement pour les employés en congé pour maintenir la continuité des services.

Comment communiquer le planning des congés ?

Diffuser un planning de congés de manière efficace est crucial pour assurer une bonne organisation.

1. Utiliser des canaux de communication internes
   •  les e-mails professionnels, les tableaux d’affichage en ligne ou les systèmes de messagerie interne.
2. Envoyer des rappels par e-mail
   • Avant la pose des congés, rappelez les procédures et les dates limites. Dites aux employés comment accéder au planning des congés en ligne.
3. Organiser une réunion d’information
   • Expliquez les procédures avant la période de planification des congés et répondez aux questions.
4. Utiliser des outils de gestion des plannings visuels
   • Créez un planning visuel facile à comprendre à l’aide d’outils en ligne. Partagez le lien ou l’image du planning via les canaux de communication appropriés.
5. Fournir des instructions claires
   • Expliquez la manière dont les employés peuvent accéder au planning des congés, soumettre leurs demandes et toute autre information pertinente.
6. Organiser des sessions de formation
   • Si l’entreprise utilise un nouveau système de gestion des congés, assurez-vous que tout le monde se familiarise avec l’outil.
7. Utiliser des notifications push
   • Si votre outil de gestion des plannings le permet comme le logiciel de Factorial, activez les notifications push pour informer automatiquement les employés des mises à jour du planning ou des statuts de leurs demandes.
8. Encourager les questions et les retours
   • Créez un espace où les employés peuvent poser des questions ou fdonner leur avis sur le planning des congés.
9. Segmenter l’information
   • Donnez des plannings des congés spécifiques à chaque département ou équipe spécifiques pour une vision plus ciblée.
10. Utiliser les médias sociaux internes
    • Partagez le calendrier sur les plateformes internes. Chez nous par exemple, Slack est intégré à Factorial.

Pourquoi un logiciel RH peut rendre votre gestion des congés plus simple et efficace ?

5 problèmes de gestion des planning…

À mesure que les ressources humaines se développent, le planning des congés devient plus compliqué. Les négociations avec chaque employé peuvent d’ailleurs ralentir tout le travail des gestionnaires RH.

Toute l’année, et notamment en été, gérer les congés peut vite se transformer en cauchemar. Vous rencontrez des situations toutes aussi problématiques les unes que les autres.

1. Les allers-retours avec vos salariés n’en finissent pas : vous recevez un email ou une visite pour une demande de congés. Vous devez vérifier les soldes de congés mais vous manquez de visibilité sur ces données et avez du mal à suivre leur évolution.
2. Les types de congés sont nombreux et évolutifs, chacun avec son mode de fonctionnement et ses règles : les dates d’absences et le type de congé sont confirmés mais vous devez valider la demande de votre employé via différents formulaires papiers.
3. Les informations relatives aux congés et absences de chaque collaborateur doivent être partagées avec le gestionnaire de paie : vous devez centraliser les données, calculer le nombre de jours acquis et pris pour chacun, le montant de l’indemnité à verser…
4. Des erreurs de saisie se sont sont glissées sur la fiche de paie : votre salarié vient vous voir et vous réclame une modification parce que le solde de congés ne correspond pas ou vous vous rendez compte que vous l’avez sous ou surpayé parce que le décompte des jours de congés payés n’était pas bien calculé. Quel casse-tête pour régulariser manuellement ces anomalies !
5. Les dates de congés sont posées au compte-goutte par manque de temps et de procédure pour anticiper : vous vous retrouvez en effectif réduit de personnel et votre service client en pâtit parce-que les périodes d’absences se chevauchent.

Vous pouvez en finir avec ce désordre en rendant vos salariés autonomes dans leur gestion des congés payés. En passant à l’automatisation, vous gagnez 30% de temps à faire autre chose que des tâches administratives.

Que vous pouvez résoudre en 5 minutes avec un logiciel RH

1. Une visibilité instantanée sur les soldes de congés intégrés dans un tableau de bord centralisé.
2. L’enregistrement de tous vos types de congés et l’automatisation du processus de validation des demandes.
3. Le calcul automatique des jours acquis, pris et les indemnités à verser simplifie la communication avec le gestionnaire de paie. Les mises à jour sont en temps réel et les données liées à la paie sont envoyées automatiquement pour générer vos bulletins de salaire automatiquement.
4. Les employés voient facilement le nombre de jours de congé qui leur restent et font leur demande de congé en un seul clic.
5. La centralisation de toutes les demandes de congés. Elles se font de façon instantanée via un ordinateur, un mobile ou tout autre appareil connecté. Vos employés et vous aurez accès à un calendrier d’équipe qui permet de voir en un coup d’œil qui sera absent du bureau et quand, comme les potentiels congés qui se chevauchent.

Factorial s’adapte à vos conventions de congés ainsi que vos types de congés et d’absences.

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