Selon le secteur d’activités d’une entreprise et le poste occupé par un(e) salarié(e), des déplacements professionnels peuvent intervenir. Quand cela est le cas, l’employeur a des obligations qu’il doit honorer.
En effet, l’entreprise doit respecter certaines règles et mettre en place quelques dispositions dans le cadre de déplacements professionnels.
Quelles sont donc les obligations de l’employeur ? En quoi cela impacte-t-il le temps de travail ? L’employé(e) peut-il refuser un déplacement ? On en parle !
👍Réservez sans plus attendre votre démo offerte avec l’un des experts Factorial.
Table des matières
Déplacement professionnel c’est quoi ?
Un déplacement professionnel correspond au voyage réalisé par un(e) salarié(e), à la demande de l’employeur afin d’exercer son activité professionnelle. Rendez-vous client, voyage d’affaires à l’étranger ou encore jour(s) travaillé(s) sur un site de l’entreprise, les déplacements professionnels sont variés.
Ils peuvent être d’une durée inférieure ou supérieure à 24 heures mais ne doivent pas être de plus de 90 jours consécutifs et de plus de 180 jours par an au total, quand cela concerne un transport à l’étranger.
Quelles obligations pour l’employeur ?
Si les déplacements professionnels peuvent donc faire partie des missions d’un collaborateur ou d’une collaboratrice, l’entreprise doit remplir plusieurs obligations.
Le respect du délai de prévenance
Lorsqu’une société souhaite envoyer un(e) salarié(e) en déplacement professionnel, elle doit le ou la prévenir en avance. Dans les faits, ce délai de prévenance ne doit pas être inférieur à 48 heures afin que l’employé(e) puisse prendre diverses dispositions, comme s’occuper de la garde de ses enfants.
Il est même conseillé de le faire avec un délai supérieur quand cela concerne un voyage d’affaires à l’étranger et assez long.
Une obligation de préavis du salarié est obligatoire pour chaque trajet demandé.
➡️ En savoir plus sur les ordres de mission.
Le remboursement des frais de déplacement
Cela apparaît comme une évidence mais en tant qu’employeur, il est de votre devoir de rembourser les frais de déplacement. Frais de transport, d’hébergement et de repas seront donc à votre charge.
Les remboursement peuvent se faire de 2 manières :
- Au réel : l’employeur réalise un remboursement des frais réellement engagés par l’employé(e), dans sa globalité et sur la base d’un justificatif ;
- Au forfait : L’entreprise fixe un montant fixe pour chaque type de frais avec l’attribution d’un forfait servant à couvrir les dépenses professionnelles.
La majorité des sociétés optent pour le remboursement au réel. Le ou la salarié(e) doit donc fournir une note de frais, dans un délai de 3 ans, afin de justifier ses dépenses. Ce seuil dépassé, le remboursement des frais de déplacement n’est plus obligatoire.
📥 Téléchargez gratuitement notre eBook sur la gestion des notes de frais.
L’obligation de proposer un moyen de transport adapté
L’employeur a l’obligation de garantir un transport confortable au salarié lors d’un déplacement professionnel. C’est lui qui doit définir le moyen de transport adéquat puisque c’est ce dernier qui doit assumer les frais de déplacement.
D’ailleurs, l’entreprise peut opter pour un moyen de transport en particulier au détriment d’un autre. Cela peut être pour des raisons budgétaires comme environnementales. Mais ce choix devra prendre en considération l’état de santé de l’employé(e).
Un(e) collaborateur(trice) peut utiliser son véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel. Dans ce cas, l’employeur versera des frais kilométriques en fonction d’un barème selon la distance parcourue.
À noter : Les frais de transport remboursés sont ceux indiqués par l’accord d’entreprise. Tout surplus doit être assumé financièrement par le ou la salarié(e).
Assurer la sécurité des salariés
Le Code du travail est sans équivoque sur la question : l’employeur se doit d’assurer la sécurité des salariés dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Concrètement, l’entreprise doit prendre les mesures nécessaires afin de protéger la santé physique et mentale des collaborateurs(trices). Elle doit notamment savoir précisément où ils se trouvent et quand tout en restant en contact avec eux pour leur indiquer la procédure à suivre en cas de problème.
L’employeur doit-il mentionner les déplacements professionnels dans le contrat de travail ?
C’est une question légitime que se posent de nombreux employé(e)s, à plus forte raison quand le poste occupé peut s’accompagner de déplacements professionnels. Pourtant, il faut savoir que l’entreprise n’est pas obligée d’indiquer la présence de voyages d’affaires réguliers dans le contrat de travail.
Aucune loi ne l’exige. Cependant, beaucoup de structures préfèrent insérer une clause de mobilité dans les contrats par souci de transparence et afin d’éviter toute mauvaise surprise. Surtout, le contrat étant signé par l’employé(e), ce dernier ou cette dernière a donc donné son accord sans équivoque pour réaliser des déplacements professionnels.
Un salarié peut-il refuser un déplacement professionnel ?
Sauf cas exceptionnel, un(e) salarié(e) ne peut pas refuser de voyage d’affaires, à plus forte raison quand la nature du poste occupé s’accompagne de ce type de déplacements.
Toutefois, l’employé(e) peut demander d’en être dispensé(e) en cas d’obligations familiales (enfant malade, problèmes médicaux…), si sa sécurité n’est pas garantie (déplacement dans un lieu dangereux) ou encore si l’employeur refuse de prendre en charge les frais professionnels.
Un(e) salarié(e) refusant un déplacement professionnel sans raison valable s’expose à des sanctions qui peuvent aller de l’avertissement au licenciement.
Quel délai de remboursement pour les frais professionnels ?
Il n’existe pas de délai légal de remboursement des frais professionnels. Selon la loi, l’employeur dispose d’un délai de 5 ans pour effectuer le remboursement de notes de frais mais il peut imposer un délai plus court au sein de son entreprise.
D’ailleurs, la majorité des sociétés règlent assez rapidement les notes de frais. L’objectif est de satisfaire au mieux les salarié(e)s et de faire en sorte que les frais qu’ils ont engagés soient remboursés le plus rapidement possible, à condition d’avoir tous les justificatifs nécessaires.
Il est conseillé aux entreprises de régler ces dépenses dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours après réception des justificatifs.
L’employeur peut-il refuser de rembourser les frais professionnels ?
Il est possible pour un employeur de refuser le paiement de certaines notes de frais.
Par exemple, des frais professionnels qui ne respectent pas la politique de dépenses de l’entreprise peuvent ne pas être remboursés. Toutes les dépenses ne peuvent pas être acceptées et c’est pour cela qu’il est primordial d’indiquer clairement les frais remboursés.
Aussi, l’absence de justificatif des dépenses peut motiver un refus de remboursement. Si pas de justificatif, pas de défraiement. SI le ou la salarié(e) a perdu son justificatif, il devra trouver un moyen de prouver la dépense réalisée.
Enfin, l’entreprise peut refuser de rembourser des frais de déplacement professionnels si les justificatifs n’ont pas été transmis à temps ou s’ils dépassent les seuils de dépenses autorisés.
Si l’employeur n’est pas dans son droit, il s’expose à des sanctions et peut se retrouver à devoir verser au salarié(e) des dommages et intérêts. Bien évidemment, l’employé(e) devra prouver le préjudice subi.
