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7 conseils pour optimiser le remboursement de note de frais

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6 minutes de lecture

En tant qu’employeur, vous avez certaines obligations à respecter envers vos employés. Le remboursement des notes de frais en fait partie.

Lorsque vos salariés ont des frais à assumer dans l’exercice de leur métier, il est de votre responsabilité de couvrir leurs dépenses et de les rembourser le plus rapidement possible.

Mais en quoi consiste le remboursement des notes de frais ? Quelles sont les règles à respecter pour l’entreprise ? Comment optimiser ces remboursements ? Explications.

La note de frais : de quoi parle-t-on ?

La note de frais concerne l’ensemble des dépenses réalisées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Dans la majorité des cas, l’employé avance les frais et l’entreprise doit les lui rembourser dans un délai plus ou moins court.

Pour ce faire, le salarié devra produire des justificatifs et respecter certaines règles pour récupérer les sommes qu’il a engagées. 

Il faut bien noter que les notes de frais sont à la seule charge de l’employeur et qu’elles ne peuvent pas être déduites du salaire versé.

En quoi consiste le remboursement des notes de frais ?

Pour être remboursée, une note de frais doit avoir un caractère professionnel, être proportionnée et donc d’un montant raisonnable ou respectant les limites fixées par l’entreprise mais aussi être justifiée de manière comptable (facture ou justificatif de paiement).

Si les notes de frais professionnelles doivent obligatoirement être remboursées par l’employeur, ce dernier peut tout de même refuser de s’acquitter de certaines, si elles sont plus d’ordre personnel ou si elles dépassent les règles en vigueur au sein de la société.

Le remboursement passe par plusieurs étapes. Le manager ou employeur doit tout d’abord valider les dépenses, les transmettre au(x) comptable(s) qui devra(ont) les contrôler avec l’ensemble des justificatifs et enfin, si tout est en ordre, effectuer le remboursement.

Quels types de notes de frais sont remboursables ?

Il existe plusieurs types de frais qui peuvent prétendre à un remboursement :

  • Les frais de repas : Cela comprend les repas lors d’un déplacement professionnel ou lors d’un rendez-vous client. Une facture ou un ticket de caisse doivent être fournis pour remboursement ;
  • Les frais de déplacement : Ces frais sont liés au déplacement d’un salarié dans le cadre de son activité professionnelle comme les frais de transport, les frais kilométriques, les frais de taxi et/ou de parking ;
  • Les frais d’hébergement : Les frais de logement et d’hébergement doivent être en rapport avec un grand déplacement. Le lieu de la mission doit se trouver à plus de 50 km du domicile du salarié et le temps de trajet en transport doit être supérieur à 1h30 ;
  • Les frais de télétravail : Le salarié est susceptible de réclamer une note de frais concernant le télétravail sous certaines conditions. Cela concerne les frais de repas, une partie de son loyer, les factures d’électricité ou encore le forfait Internet ;
  • Les outils issus des nouvelles technologies : L’achat de matériel ou l’engagement de frais concernant les nouvelles technologies de l’information et de la communication peuvent, dans certains cas, générer des notes de frais remboursables ; 
  • Les fournitures de bureau ou de consommables divers : Si le salarié doit se procurer certains outils ou objets pour exercer son activité, cela peut justifier une note de frais.

Quel délai de remboursement ?

Les délais de remboursement d’une note de frais sont souvent sujets à conflits. D’après une étude Ifop publiée en octobre 2022, seules 18 % des entreprises remboursent les notes de frais en moins d’une semaine, contre 48 % en deux semaines et plus. Les cadres de TPE sont 37% à déclarer qu’ils doivent attendre plus de deux semaines pour récupérer leur argent.

Cependant, il est utile de préciser qu’il n’existe pas de délai légal de remboursement de note de frais. L’employeur possède une large fenêtre de tir puisqu’il doit seulement rembourser les frais professionnels dans un délai de 5 ans.

Il est pourtant conseillé aux entreprises de régler ces dépenses dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours après réception des justificatifs. Il est d’ailleurs apprécié d’imposer un délai le plus court possible pour une meilleure organisation de l’entreprise mais également pour le bien-être des salariés.

Les méthodes de remboursement de notes de frais

Pour rembourser une note de frais, l’employeur dispose de deux méthodes bien distinctes : le remboursement au réel ou le remboursement au forfait.

En choisissant de rembourser les frais au réel, l’employeur opte pour un défraiement des frais réellement engagés par le salarié. Dans ce cas précis, le remboursement se fera dans sa globalité et sur la base d’un ticket de caisse ou d’une facture.

Le remboursement au forfait est quelque peu différent puisque l’entreprise attribue à chaque type de frais un montant fixe. Ce forfait décidé par l’employeur sert à couvrir les dépenses professionnelles du salarié. Si le montant de la note de frais dépasse celui de l’allocation forfaitaire, le reste sera à la charge de l’employé. Ici aussi, les justificatifs sont nécessaires.

Comment optimiser le remboursement des notes de frais

Le remboursement de notes de frais peut très vite devenir une tâche chronophage. Les délais de défraiement peuvent souvent tarder et mettre dans l’embarras vos employés. Voici quelques astuces pour réduire le temps de remboursement et optimiser la gestion de notes de frais.

Définir une politique de dépenses

En premier lieu, il est crucial de mettre en place une politique de dépenses structurée, claire et précise. Pour ce faire, il est essentiel de connaître le fonctionnement de votre entreprise afin de définir une politique de frais adaptée à votre secteur et la taille de votre société.

Vous pouvez définir des plafonds en fonction du type de dépense, définir les délais de remboursement et lister les employés et leurs notes de frais. Aussi, choisissez la méthode remboursement adéquate pour encore plus de réactivité et d’efficacité.

Être organisé

Une bonne organisation est la clé d’un remboursement de notes de frais plus rapide. Pour cela, il est nécessaire de respecter votre politique de dépenses, de mettre en place des process, des délais de paiement et surtout, de veiller au respect de ces derniers.

La gestion des notes de frais doit être rigoureuse et il est conseillé d’opter pour la dématérialisation et pour un logiciel notes de frais. Pensez à stocker les justificatifs de paiement et à réaliser régulièrement des vérifications.

Posséder des justificatifs à jour

Rembourser rapidement des notes de frais est tout un art. Pour raccourcir les délais, il est primordial pour l’employeur de détenir tous les justificatifs, à jour et dûment remplis. Ainsi, la responsabilité du salarié est également engagée puisque ce dernier devra envoyer ses documents comptables sans tarder.

Afin d’éviter tout retard, soyez certain que les procédures concernant les notes de frais soient bien connues de vos employés. Une fois les justificatifs en votre possession, vérifiez-les et procédez sans plus attendre au remboursement. 

Simplifier le processus d’approbation

Afin de gagner du temps dans le traitement des notes frais, simplifiez au maximum le processus d’approbation. Pas besoin de plusieurs niveaux de validation, le supérieur hiérarchique direct de votre salarié peut de lui-même valider une note de frais.

Pour vous aider, il existe des outils de gestion des notes de frais comme celui de Factorial permettant d’instaurer un workflow de validation avec envoi en temps réel.

Disposer d’une trésorerie 

Afin de rembourser vos collaborateurs dans des délais réduits, il est recommandé d’avoir à disposition une trésorerie prévue à cet effet. Il est impératif de bénéficier des fonds suffisants pour pouvoir régler vos employés en temps voulu.

C’est d’ailleurs pour cela qu’il est toujours préférable d’élaborer un plan de trésorerie. Vous pourrez prévoir et anticiper les dépenses plus facilement et rembourser plus rapidement vos salariés.

Utiliser un logiciel de notes de frais

La meilleure façon de rembourser presqu’instantanément vos employés est d’utiliser un logiciel de gestion de notes de frais. Il est bien souvent compliqué et fastidieux de procéder aux remboursements des frais engagés par vos collaborateurs. Un logiciel comme celui de Factorial vous aide à résoudre ces problématiques et vous pourrez même rembourser vos salariés en moins d’une semaine.

logiciel remboursement de note de frais
Avec un tel logiciel, vous pouvez centraliser toutes les notes de frais, réaliser un suivi précis des dépenses, contrôler les sommes engagées et même accepter ou refuser des notes de frais. Cet outil collaboratif vous permet de gagner du temps et d’automatiser les process de remboursement.

Le logiciel note de frais de Factorial s’accompagne même d’une nouveauté. Dorénavant, les notes de frais peuvent désormais être importées dans le logiciel de paie automatiquement pour faciliter leur remboursement. 

Si vous souhaitez rembourser le plus rapidement possible vos collaborateurs, optez pour l’automatisation et un logiciel de qualité. Vos salariés vous remercieront !

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