Le calcul des frais kilométriques fait partie de la gestion des frais professionnels au sein d’une entreprise, donc des dépenses engagées par les collaborateurs dans le cadre de leurs activités. En fonction de l’organisation de l’entreprise et du mode de prise en charge, cette gestion peut être une tâche lourde sur le plan administratif.
Dans cet article, nous vous donnons tous les éléments clés pour comprendre le sujet afin de vous aider dans vos démarches administratives et bien utiliser les barèmes kilométriques.
Table des matières
Qu’est-ce que les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques ou encore indemnités kilométriques sont un type de frais de déplacement. Ces frais professionnels engagés par les salariés sont déduits de l’impôt sur le revenu en tant que frais réels déductibles. Voilà un avantage fiscal qui plaît !
L’indemnité kilométrique ou IK concerne les dirigeants et les salariés qui utilisent leurs véhicules personnels à des fins professionnelles. Cette compensation financière est versée par l’entreprise.
Les frais exposés pour le trajet domicile travail sont déductibles, mais est limité à 40 km. Lorsque la distance séparant votre domicile de votre lieu de travail excède 40 km (soit 80 km aller-retour), la prise en compte du kilométrage ne s’effectue que pour 40 km.
Pour la calculer, l’administration fiscale a mis en place un barème des frais kilométriques dédié (publié chaque année) concernant les déplacements professionnels en voiture, scooter et vélo.
À noter que les indemnités kilométriques dépendent de la puissance administrative en cv du véhicule et de la distance parcourue.
Qu’est-ce qui est compris dans les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques couvrent les frais d’entretien (dépense en pneus, échappement, révision…), les charges liées à l’usure, le carburant utilisé ainsi que l’assurance du véhicule.
En ce qui concerne les 2 roues, l’achat d’équipements de protection est également pris en compte. En ce qui concerne les péages ou les stationnements (parking, parcmètre), une indemnisation spécifique peut être accordée sur présentation de justificatifs.
Indemnité kilométrique : dans quel cas peut-on en bénéficier ?
Il est important de rappeler que seuls les dirigeants et les salariés peuvent percevoir des indemnités kilométriques. Un associé ou un collaborateur qui ne dispose d’aucune fonction officielle au sein de l’entreprise ne peut pas en bénéficier.
N.B : Vous pouvez bénéficier des frais kilométriques quel que soit votre salaire. Assurez-vous de bien remettre toutes les pièces justificatives à votre service comptable.
Certaines conditions doivent être remplies pour bénéficier d’indemnités kilométriques :
- Le véhicule utilisé par le dirigeant ou un salarié ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise.
- Tous les déplacements doivent être justifiés : lieu, date, destination, objet du déplacement, nombre de kilomètres réalisés…
- Tous les déplacements doivent être de nature strictement professionnelle.
Comment calculer les frais kilométriques en 2023 ?
Chaque année, généralement au mois de mars, un barème est publié par l’État pour calculer le montant des indemnités kilométriques que les entreprises doivent verser.
Le nombre de chevaux du véhicule ainsi que la distance parcourue pendant l’année civile sont pris en compte dans le calcul. Sachez tout de même que, depuis 2013, les véhicules de plus de 7 CV sont exclus de l’indemnité kilométrique.
Le barème kilométrique pour les voitures
| CV | De 0 à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
| 3 et – | 0,529 € x km | (0,316 € x km) + 1 065 | 0,370 € x km< |
| 4 | 0,606 € x km | (0,340 € x km) + 1 330 | 0,407 € x km |
| 5 | 0,636 € x km | (0,357 € x km) + 1 395 | 0,427 € x km |
| 6 | 0,665 € x km | (0,374 € x km) + 1 457 | 0,447 € x km |
| 7 et + | 0.697 € x km | (0.394 € x km) + 1 515 | 0.470 € x km |
Le barème kilométrique pour les motos
Pour les motos, voici le barème à appliquer pour les indemnités kilométriques :
| Puissance fiscale | distance <= 3 000 km | distance de 3 001 à 6 000 km | distance >= 6 001 km |
| 2 CV (ou moins) | d x 0,395 € | (d x 0,099 €) + 891 | d x 0,248 € |
| 3, 4, 5 CV | d x 0,468 € | (d x 0,082 €) + 1 158 | d x 0,275 € |
| 5 CV (ou plus) | d x 0,606 € | (d x 0,079 €) + 1 583 | d x 0,343 € |
Le barème kilométrique pour les scooters
Le tableau suivant indique le barème applicable pour les salariés qui utilisent un scooter ou un vélomoteur de moins de 50 cm3.
| distance < 3 000 km | distance 3 001 à 6 000 km | distance > 6 000 km |
| d x 0,315 € | (d x 0,079 €) + 711 | d x 0,198 € |
Les modalités de calcul
Pour rappel, le calcul des indemnités kilométriques se fait en fonction du nombre de chevaux fiscaux. Le quota pour chaque cheval sera ensuite multiplié par le nombre de kilomètres parcourus lors des différents déplacements.
Pourquoi utiliser un simulateur de frais kilométriques ?
La simulation des frais kilométriques est un outil précieux pour les entreprises soucieuses de calculer avec précision les dépenses liées aux déplacements de leurs employés.
Grâce à des simulateurs de frais kilométriques, il est possible d’estimer les coûts associés aux déplacements professionnels en fonction de divers paramètres tels que la distance parcourue, le type de véhicule utilisé et les taux de remboursement en vigueur.
Ces simulateurs permettent aux employeurs d’obtenir une vision claire des dépenses potentielles, ce qui facilite la budgétisation et la planification des déplacements. De plus, la simulation des frais kilométriques permet également aux employés de mieux comprendre les montants qui leur seront remboursés, favorisant ainsi la transparence et la confiance au sein de l’organisation.
En utilisant des outils de simulation fiables, comme celui proposé par le service des impôts, les entreprises peuvent optimiser leur gestion des frais kilométriques et garantir un remboursement équitable pour leurs employés, tout en maintenant un contrôle efficace sur leurs dépenses.
Comment calculer les frais de déplacement ?
Il faut savoir que le salarié peut se déplacer de différentes manières en fonction de ses possibilités. Il peut utiliser un véhicule personnel à titre professionnel ou utiliser les transports en commun (train, taxi, avion…).
Chaque catégorie possède son propre système de calcul qui répond à des normes juridiques. Pour les frais de déplacement avec un véhicule personnel, les paramètres à considérer sont :
- l’assurance,
- les frais de carburant,
- les frais de nettoyage et d’entretien du véhicule.
Afin de connaître le montant de l’indemnité, la puissance fiscale du véhicule utilisé et le nombre de kilomètres parcourus par le salarié sont à prendre en compte.
L’indemnité kilométrique voiture est calculée en multipliant la distance parcourue en km dans le contexte de l’exercice professionnel, par les indices précisés plus haut.
Par exemple, si un salarié utilise une voiture qui possède 5 chevaux pour les besoins de son travail et qu’il effectue 15 000 km, le barème prévu est de 0,357 € (voiture de 5 chevaux) pour les kilométrages compris entre 5 001 et 20 000 km.
On devra donc multiplier 0,339 par 15.000 et ajouter 1 395 au résultat. Pour notre exemple, l’indemnité remboursable au salarié sera arrêtée à la somme de 6 480 euros.
Si le salarié prévoit de louer une voiture, il doit en premier lieu avoir l’accord de son employeur.
De cette façon, il pourra se faire rembourser les frais de péage et de stationnement, mais toujours sous réserve de la présentation des preuves justifiant ses dépenses avec une note de frais kilométrique.
Un modèle de note de frais est alors nécessaire pour qu’il bénéficie de l’indemnité kilométrique.
Comment calculer le remboursement des indemnités kilométriques à vélo ?
Le remboursement des frais kilométriques est effectué sur la base de 27 centimes d’euro par kilomètre parcouru. Le salarié peut bénéficier d’un remboursement maximum de 200 € par an.
Exemple avec le barème kilométrique 2022 pour les vélos
En 2022, l’indemnité kilométrique passe de 0,24 euros (2021) à 0,25 euros par km. Autrement dit, tous les trajets domicile-lieu de travail réalisés à vélo sont soumis à une exonération d’impôt et de cotisations de sécurité sociale avec un IKG fixé à un montant maximum de 0,25 € par kilomètre.
Le forfait mobilité durable
Pour inciter l’utilisation de moyens de transports propres pour se rendre au travail, le forfait mobilités durables permet aux employeurs du privé de prendre en charge tout ou une partie des frais de transports personnels de leurs salariés, jusqu’à 600 € par an.
Il concerne notamment les frais de vélo et de covoiturage. Cette option est facultative mais c’est une bonne manière pour vous d’encourager vos collaborateurs à faire un petit geste pour la planète pour faire leur trajet entre leur domicile et leur lieu de travail.
Sont pris en compte les frais de carburant, les frais engagés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène. Les moyens de transports suivants sont pris en compte :
- les vélos, électriques ou mécaniques ;
- le covoiturage (conducteur ou passager) ;
- les moyens de déplacement personnels motorisés ou pas, qu’il soient pris en location ou en libre-service. Ça peut être un scooter ou une trottinette électrique en flotte libre (free-floating) ;
- les transports en commun qui ne rentrent pas dans le cadre des frais d’abonnement ;
- n’importe quel service de mobilité partagée.
Vos salariés peuvent faciliter leur déplacement avec une carte prépayée. Découvrez-en plus sur le titre-moibilité.
Calculer les frais kilométriques pour une association
Au sein d’une association, le barème de remboursement des frais kilométriques est applicable aussi bien pour les bénévoles que pour les salariés.
Comme le cas des véhicules personnels dans une entreprise, le barème pour une association prend en compte la puissance du véhicule utilisé et le nombre de kilomètres parcourus. Le barème est fixé chaque année et comprend différentes catégories : automobiles, cyclomoteurs et motos.
Pour les automobiles
| Puissance administrative du véhicule | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
| Moins de 3 CV | Distance x 0,529 | (Distance x 0,316) + 1 065 | Distance x 0,37 |
| 4 CV | Distance x 0,606 | (Distance x 0,340) + 1 330 | Distance x 0,407 |
| 5 CV | Distance x 0,636 | (Distance x 0,357) + 1 395 | Distance x 0,427 |
| 6 CV | Distance x 0,665 | (Distance x 0,374) + 1 457 | Distance x 0,447 |
| Plus de 7 CV | Distance x 0,697 | (Distance x 0,394) + 1 515 | Distance x 0,470 |
Pour les cyclomoteurs
| Jusqu’à 3000 km | De 3001 à 6000 km | Plus de 6 000 km |
| Distance x 0,315 | (Distance x 0,079) + 611 | Distance x 0,198 |
Pour les motos
| Puissance de la moto | Jusqu’à 3000 km | De 3001 à 6000 km | Plus de 6 000 km |
| Jusqu’à 2 CV | Distance x 0,395 | (Distance x 0,099) + 891 | Distance x 0,248 |
| De 3 à 5 CV | Distance x 0,468 | (Distance x 0,082) + 1 158 | Distance x 0,275 |
| Plus de 5 CV | Distance x 0,606 | (Distance x 0,079) + 1 1183 | Distance x 0,343 |
À titre d’exemple, si un bénévole effectuer 4 000 km pour effectuer des activités de l’association au cours d’une année et qu’il a une voiture de 4 chevaux, il pourra présenter un montant de frais kilométriques égal à 4 000 x 0,606, soit 2 424 euros.
BON À SAVOIR : Le montant des frais de déplacement est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.
Gagnez du temps pour gérer les notes de frais en ligne.
