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gestion note de frais

Comment calculer les frais kilométriques ?

Le calcul des frais kilométriques fait partie de la gestion des frais professionnels au sein d’une entreprise, donc des dépenses engagées par les collaborateurs dans le cadre de leurs activités.

En fonction de l’organisation de l’entreprise et du mode de prise en charge, cette gestion peut être une tâche lourde sur le plan administratif.

Dans cet article, nous vous donnons tous les éléments clés pour comprendre le sujet afin de vous aider dans vos démarches administratives.

Table des matières :


Qu’est-ce que les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques ou encore indemnités kilométriques sont un type de frais de déplacement. Ces frais professionnels engagés par les salariés sont déduits de l’impôt sur le revenu. Voilà un avantage fiscal qui plaît !

L’indemnité kilométrique ou IK concerne les dirigeants et les salariés qui utilisent leurs véhicules personnels à des fins professionnelles. Cette compensation financière est versée par l’entreprise.

Pour la calculer, l’administration fiscale a mis en place un barème dédié (publié chaque année) concernant les déplacements professionnels en voiture, scooter et vélo. A noter que les indemnités kilométriques dépendent de la puissance du véhicule et de la distance parcourue.

Qu’est-ce qui est compris dans les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques couvrent les frais d’entretien (dépense en pneus, échappement, révision…), les charges liées à l’usure, le carburant utilisé ainsi que l’assurance du véhicule.

En ce qui concerne les 2 roues, l’achat d’équipements de protection est également pris en compte. En ce qui concerne les péages ou les stationnements (parking, parcmètre), une indemnisation spécifique peut être accordée sur présentation de justificatifs.

Indemnité kilométrique : dans quel cas peut-on en bénéficier ?

Il est important de rappeler que seuls les dirigeants et les salariés peuvent percevoir des indemnités kilométriques. Un associé ou un collaborateur qui ne dispose d’aucune fonction officielle au sein de l’entreprise ne peut pas en bénéficier.

N.B : Vous pouvez bénéficier des frais kilométriques quel que soit votre salaire. Assurez-vous de bien remettre toutes les pièces justificatives à votre service comptable.

Certaines conditions doivent être remplies pour bénéficier d’indemnités kilométriques :

  • Le véhicule utilisé par le dirigeant ou un salarié ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise.
  • Tous les déplacements doivent être justifiés : lieu, date, destination, objet du déplacement, nombre de kilomètres réalisés…
  • Tous les déplacements doivent être de nature strictement professionnelle.

Comment calculer les frais kilométriques en 2021 ?

Chaque année, généralement au mois de mars, un barème est publié par l’État pour calculer le montant des indemnités kilométriques que les entreprises doivent verser. Le nombre de chevaux du véhicule ainsi que la distance parcourue pendant l’année civile sont pris en compte dans le calcul.

Sachez tout de même que, depuis 2013, les véhicules de plus de 7 CV sont exclus de l’indemnité kilométrique.

Le barème kilométrique pour les voitures

CV De 0 à 5 000 km De 5 001 à 20 000 km Plus de 20 000 km
3 0.456 x km (0.273 x km) + 915 0.318 x km
4 0.523 x km (0.294 x km) + 1 147 0.352 x km
5 0.548 x km (0.305 x km) + 1 1200 0.368 x km
7 et + 0.601 x km (0.34 x km) + 1 301 0.405 x km

Le barème kilométrique pour les motos

Pour les motos, voici le barème à appliquer pour les indemnités kilométriques :

Puissance fiscale distance <= 3 000 km distance de 3 001 à 6 000 km distance >= 6 001 km
2 CV (ou moins) d x 0,341 (d x 0,085) + 768 d x 0,213
3, 4, 5 CV d x 0,404 (d x 0,071) + 999 d x 0,237
5 CV (ou plus) d x 0,523 (d x 0,068) + 1 365 d x 0,295

Le barème kilométrique pour les scooters

Le tableau suivant indique le barème applicable pour les salariés qui utilisent un scooter ou un vélomoteur de moins de 50 cm3.

distance < ou = 2 000 km distance 2 001 à 5 000 km distance > ou = 5 001 km
d x 0,272 (d x 0,064) + 416 d x 0,147

Les modalités de calcul

Pour rappel, le calcul des indemnités kilométriques se fait en fonction du nombre de chevaux fiscaux. Le quota pour chaque cheval sera ensuite multiplié par le nombre de kilomètres parcourus lors des différents déplacements.

Comment calculer les frais de déplacement ?

Il faut savoir que le salarié peut se déplacer de différentes manières en fonction de ses possibilités.

Il peut utiliser un véhicule personnel à titre professionnel ou utiliser les transports en commun (train, taxi, avion…). Chaque catégorie possède son propre système de calcul qui répond à des normes juridiques.

Frais de déplacement avec un véhicule personnel

Les paramètres à considérer sont :

  • l’assurance,
  • les frais de carburant,
  • les frais de nettoyage et d’entretien du véhicule.

Afin de connaître le montant de l’indemnité, la puissance fiscale du véhicule utilisé et le nombre de kilomètres parcourus par le salarié sont à prendre en compte.

Par exemple, si un salarié utilise une voiture qui possède 5 chevaux pour les besoins de son travail et qu’il effectue 15 000 km, le barème prévu est de 0,305 (voiture de 5 chevaux) pour les kilométrages compris entre 5 001 et 20 000 km.

On devra donc multiplier 0,305 par 15.000 et ajouter 1 188 au résultat. Pour notre exemple, l’indemnité remboursable au salarié sera arrêtée à la somme de 5 763 euros.

Si le salarié prévoit de louer une voiture, il doit en premier lieu avoir l’accord de son employeur. De cette façon, il pourra se faire rembourser les frais de péage et de stationnement, mais toujours sous réserve de la présentation des preuves justifiant ses dépenses. Il faudra donc établir une note de frais kilométrique.

Pour en savoir plus sur la gestion de notes de frais, c’est ici !

Comment calculer le remboursement des frais kilométriques ?

Le remboursement des frais kilométriques est effectué sur la base de 25 centimes d’euro par kilomètre parcouru. Le salarié peut bénéficier d’un remboursement maximum de 200 € par an.

L’indemnité kilométrique voiture est calculée en multipliant la distance parcourue en km dans le contexte de l’exercice professionnel, par les indices précisés.

Calculer les frais kilométriques pour une association

Au sein d’une association, le barème de remboursement des frais kilométriques est applicable aussi bien pour les bénévoles que pour les salariés.

Comme le cas des véhicules personnels dans une entreprise, le barème pour une association prend en compte la puissance du véhicule utilisé et le nombre de kilomètres parcourus.

Le barème est fixé chaque année et comprend différentes catégories : automobiles, cyclomoteurs et motos.

Pour les automobiles

Puissance administrative du véhicule Jusqu’à 5 000 km De 5 001 à 20 000 km Plus de 20 000 km
Moins de 3 CV Distance x 0,456 (Distance x 0,273) + 915 Distance x 0,318
4 CV Distance x 0,523 (Distance x 0,194) + 1147 Distance x 0,352
5 CV Distance x 0,548 (Distance x 0,308) + 1200 Distance x 0,368
6 CV Distance x 0,574 (Distance x 0,323) + 1256 Distance x 0,386
Plus de 7 CV Distance x 0,601 (Distance x 0,34) + 1301 Distance x 0,405

Pour les cyclomoteurs

Le barème pour une association est calculé comme suit :

Distance x 0,272 jusqu’à 3 000 km, (Distance x 0,064) + 416 pour les distances parcourues entre 3 001 à 6 000 km et Distance x 0,147 pour les distances de plus de 6 000 km.

Pour les motos

Puissance de la moto Jusqu’à 3000 km De 3001 à 6000 km Plus de 6 000 km
Jusqu’à 2 CV Distance x 0,341 (Distance x 0,085) + 768 Distance x 0,213
De 3 à 5 CV Distance x 0,404 (Distance x 0,071) + 999 Distance x 0,237
Plus de 5 CV Distance x 0,523 (Distance x 0,068) + 1365 Distance x 0,295

À titre d’exemple, si un bénévole effectuer 4 000 km pour effectuer des activités de l’association au cours d’une année et qu’il a une voiture de 4 chevaux, il pourra présenter un montant de frais kilométriques égal à 4 000 x 0,523, soit 2 092 euros.

 

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